Cara Membuat dan Menggunakan AutoTeks dalam Microsoft Word

Pemproses perkataan telah berjalan jauh sejak awal 1980-an apabila Microsoft mula-mula mengeluarkan Microsoft Word untuk MS-DOS. Ciri terobosannya ialah ia direka untuk digunakan dengan tetikus. Versi Microsoft Word hari ini termasuk ciri yang tidak dapat dibayangkan oleh pengguna ketika itu, termasuk menggunakan keupayaan AutoTeks Microsoft Word untuk mencipta kandungan dengan lebih pantas dan dengan lebih sedikit kesilapan. 

Jika anda banyak menggunakan Word, kemungkinan besar terdapat frasa, blok teks atau grafik yang anda kerap gunakan. Ciri AutoCorrect dan AutoTeks Word dibuat untuk membantu anda memasukkan entri berulang tersebut dengan cepat, menjimatkan masa anda. Contohnya mungkin menambah tandatangan anda pada penghujung surat atau memasukkan bahasa boilerplate ke dalam dokumen seperti kontrak atau permintaan untuk cadangan. 

Perbezaan Antara AutoCorrect dan AutoTeks

Dalam Microsoft Word, AutoCorrect membenarkan anda membuat coretan teks boleh guna semula—sehingga 255 aksara. Coretan tersebut kemudiannya tersedia untuk anda bukan sahaja dalam Word tetapi dalam semua apl Office anda seperti Outlook dan PowerPoint juga.

AutoTeks, sebaliknya, jauh lebih mantap. Ia dibuat untuk mengawal blok teks yang lebih besar. Entri AutoTeks yang anda buat disimpan dengan templat Word anda dan tidak tersedia dalam apl Office lain yang anda gunakan. Kedua-dua AutoCorrect dan AutoTeks tersedia dalam desktop dan versi dalam talian Microsoft Word.

Cara Mencipta dan Menggunakan AutoCorrect

Untuk mengkonfigurasi dan menggunakan entri AutoCorrect, buka dokumen dengan teks yang ingin anda tukar menjadi coretan boleh guna semula. Dalam contoh di bawah, kami mengkonfigurasi AutoCorrect untuk memasukkan blok teks pendek apabila kami menaip -123 .

1. Pilih sehingga 255 aksara teks yang anda mahu gunakan semula dengan menaip siri pendek aksara.

1. Pergi ke Fail > Pilihan > Pembuktian dan pilih butang AutoCorrect Options .

1. Pastikan kotak semak Ganti teks semasa anda menaip ditandakan.

1. Seterusnya, dalam bahagian Ganti , taip aksara yang anda mahu gantikan dengan blok teks yang anda pilih dalam Langkah 1. Dalam kes ini, kami menggunakan aksara -123 . Teks yang anda pilih dalam Langkah 1 akan muncul di bawah Dengan .

1. Akhir sekali, pilih Tambah , kemudian OK , dan kemudian OK sekali lagi. 

Menggunakan Entri AutoCorrect

Sekarang, untuk menggunakan entri AutoCorrect yang anda buat dengan mengikuti langkah di atas, hanya taip -123 ke dalam dokumen Word anda, dan aksara tersebut akan digantikan dengan blok teks yang anda pilih dalam Langkah 1. 

Cara Membuat dan Menggunakan AutoTeks

Jika anda ingin memasukkan blok teks secara automatik yang lebih panjang daripada 255 aksara atau yang termasuk imej, gunakan AutoTeks dan bukannya AutoCorrect.

Mencipta Entri AutoTeks Baharu

Sekali lagi, mulakan dengan membuka dokumen yang mengandungi teks yang anda ingin jadikan sebagai coretan yang boleh diguna semula.

1. Pilih blok teks, termasuk imej, yang anda mahu tukar menjadi masukan AutoTeks.

1. Tekan Alt + F3 . Itu akan melancarkan kotak dialog Cipta Blok Bangunan Baharu di mana anda akan mempunyai beberapa pilihan.
2. Isi maklumat, pastikan anda memasukkan nama dan perihalan yang unik. 

1. Pilih OK . 

Menggunakan Entri AutoTeks Microsoft Word 

Sekarang, untuk menggunakan entri AutoTeks yang baru anda buat, ikut langkah ini.

1. Pilih tab Sisipkan pada bar alat.
2. Pilih Bahagian Pantas dan kemudian AutoTeks .
3. Pilih entri AutoTeks yang anda mahu, dan ia akan dimasukkan ke dalam dokumen Word anda.

Menggunakan Entri AutoTeks melalui AutoCorrect

Sebagai alternatif, anda boleh memasukkan entri AutoTeks yang anda buat dengan menaip nama entri. Kaedah ini pada asasnya menggunakan fungsi AutoCorrect. Sebagai contoh, menggunakan entri AutoTeks di atas, anda boleh mula menaip "Leverage agile frameworks", dan anda akan melihat petua alat muncul yang mengatakan, "(Tekan ENTER untuk memasukkan)."

Apabila anda menekan Enter , blok AutoTeks penuh akan dimasukkan ke dalam dokumen anda.

Jika anda tidak melihat petua alat “(Tekan ENTER untuk memasukkan)”, anda perlu mendayakan Tunjukkan Cadangan AutoLengkap . Anda boleh melakukannya dengan pergi ke Fail > Pilihan > Lanjutan dan tandai kotak di sebelah Tunjukkan Cadangan AutoLengkap .

Menambah Entri AutoTeks pada Bar Alat Akses Pantas

Jika anda ingin mengurangkan bilangan tindakan yang anda mesti ambil untuk memasukkan AutoTeks Microsoft Word, anda boleh menambah entri pada bar alat Akses Pantas. 

1. Pilih anak panah lungsur turun bar alat Akses Pantas dan pilih Lagi Perintah .

1. Dalam kotak lungsur Pilih arahan daripada , pilih Semua Perintah . 

1. Cari AutoTeks dalam senarai di sebelah kiri, dan pilih butang Tambah untuk menambahkannya pada senarai di sebelah kanan.

1. Pilih OK .
2. Kini anda akan melihat bahawa butang AutoTeks telah ditambahkan pada Bar Alat Akses Pantas. 

1. Untuk memasukkan entri AutoTeks, pilih butang AutoTeks, dan kemudian pilih entri AutoTeks yang anda mahu masukkan ke dalam dokumen anda.

Menggunakan Entri AutoTeks Melalui Pintasan

Satu lagi cara untuk memasukkan entri AutoTeks ialah dengan mencipta pintasan papan kekunci.

1. Klik kanan di mana-mana pada reben bar alat dan pilih Sesuaikan Reben…

1. Pilih butang Sesuaikan di bahagian bawah kotak dialog.
2. Dalam senarai Kategori di sebelah kiri, pilih Blok Bangunan .
3. Dalam senarai Blok Bangunan di sebelah kanan, pilih blok bangunan yang anda ingin buat pintasan papan kekunci.
4. Letakkan kursor anda dalam medan Tekan kekunci pintasan baharu dan taip pintasan papan kekunci yang anda mahu gunakan. Dalam contoh di bawah, kami menggunakan Alt + Ctrl + Shift + L sebagai pintasan papan kekunci. 

1. Pilih butang Tugaskan .
2. Pilih Tutup dan kemudian OK . 
3.  Kini, apabila anda kembali dalam dokumen Word anda, anda boleh menggunakan pintasan papan kekunci yang baru anda buat untuk memasukkan entri AutoTeks.

Jadi Lebih Bijak dan Pantas dengan Helah yang Anda Pelajari

Walaupun anda bukan seorang yang benar-benar mementingkan perincian, petua di atas akan menjadikannya kelihatan seperti anda! Anda akan menjimatkan masa dan membuat lebih sedikit ralat semasa anda menyusun dokumen Word jika anda memanfaatkan ciri ini. Jika anda suka, ambil satu langkah lagi dan buat beberapa makro dalam Word untuk sebarang siri tindakan yang anda lakukan berulang kali.