Saya baru-baru ini menulis artikel tentang cara menggunakan fungsi ringkasan dalam Excel untuk meringkaskan sejumlah besar data dengan mudah, tetapi artikel itu mengambil kira semua data pada lembaran kerja. Bagaimana jika anda hanya mahu melihat subset data dan meringkaskan subset data?
Dalam Excel, anda boleh membuat penapis pada lajur yang akan menyembunyikan baris yang tidak sepadan dengan penapis anda. Selain itu, anda juga boleh menggunakan fungsi khas dalam Excel untuk meringkaskan data menggunakan hanya data yang ditapis.
Isi kandungan
Dalam artikel ini, saya akan membimbing anda melalui langkah-langkah untuk membuat penapis dalam Excel dan juga menggunakan fungsi terbina dalam untuk meringkaskan data yang ditapis itu.
Cipta Penapis Mudah dalam Excel
Dalam Excel, anda boleh mencipta penapis mudah dan penapis kompleks. Mari kita mulakan dengan penapis mudah. Apabila bekerja dengan penapis, anda harus sentiasa mempunyai satu baris di bahagian atas yang digunakan untuk label. Ia bukan satu keperluan untuk mempunyai baris ini, tetapi ia memudahkan kerja dengan penapis.
Di atas, saya mempunyai beberapa data palsu dan saya ingin membuat penapis pada lajur City . Dalam Excel, ini sangat mudah dilakukan. Teruskan dan klik pada tab Data dalam reben dan kemudian klik pada butang Penapis . Anda tidak perlu memilih data pada helaian atau klik pada baris pertama sama ada.
Apabila anda mengklik pada Penapis, setiap lajur dalam baris pertama secara automatik akan mempunyai butang lungsur kecil yang ditambahkan di bahagian paling kanan.
Sekarang teruskan dan klik pada anak panah lungsur dalam lajur City. Anda akan melihat beberapa pilihan yang berbeza, yang akan saya terangkan di bawah.
Di bahagian atas, anda boleh mengisih semua baris dengan cepat mengikut nilai dalam lajur City. Ambil perhatian bahawa apabila anda mengisih data, ia akan mengalihkan keseluruhan baris, bukan hanya nilai dalam lajur City. Ini akan memastikan bahawa data anda kekal utuh seperti sebelum ini.
Selain itu, adalah idea yang baik untuk menambah lajur di bahagian paling hadapan dipanggil ID dan menomborkannya daripada satu kepada berapa banyak baris yang anda ada dalam lembaran kerja anda. Dengan cara ini, anda sentiasa boleh mengisih mengikut lajur ID dan mendapatkan semula data anda dalam susunan yang sama seperti asalnya, jika itu penting kepada anda.
Seperti yang anda lihat, semua data dalam hamparan kini diisih berdasarkan nilai dalam lajur City. Setakat ini, tiada baris tersembunyi. Sekarang mari kita lihat pada kotak pilihan di bahagian bawah dialog penapis. Dalam contoh saya, saya hanya mempunyai tiga nilai unik dalam lajur City dan ketiga-tiga nilai itu muncul dalam senarai.
Saya pergi ke hadapan dan menyahtanda dua bandar dan meninggalkan satu diperiksa. Sekarang saya hanya mempunyai 8 baris data yang ditunjukkan dan selebihnya disembunyikan. Anda boleh memberitahu anda sedang melihat data yang ditapis dengan mudah jika anda menyemak nombor baris di hujung kiri. Bergantung pada bilangan baris yang disembunyikan, anda akan melihat beberapa garisan mendatar tambahan dan warna nombor akan menjadi biru.
Sekarang katakan saya mahu menapis pada lajur kedua untuk mengurangkan lagi bilangan hasil. Dalam lajur C, saya mempunyai jumlah ahli dalam setiap keluarga dan saya hanya mahu melihat keputusan untuk keluarga yang mempunyai lebih daripada dua ahli.
Teruskan dan klik pada anak panah lungsur dalam Lajur C dan anda akan melihat kotak pilihan yang sama untuk setiap nilai unik dalam lajur. Walau bagaimanapun, dalam kes ini, kami ingin mengklik pada Penapis Nombor dan kemudian klik pada Lebih Besar Daripada . Seperti yang anda lihat, terdapat banyak pilihan lain juga.
Dialog baharu akan muncul dan di sini anda boleh menaip nilai untuk penapis. Anda juga boleh menambah lebih daripada satu kriteria dengan fungsi DAN atau ATAU. Anda boleh katakan anda mahu baris yang nilainya lebih besar daripada 2 dan tidak sama dengan 5, sebagai contoh.
Sekarang saya turun kepada hanya 5 baris data: keluarga hanya dari New Orleans dan dengan 3 atau lebih ahli. Cukup mudah? Ambil perhatian bahawa anda boleh mengosongkan penapis dengan mudah pada lajur dengan mengklik pada menu lungsur dan kemudian mengklik pautan Kosongkan Penapis Daripada "Nama Lajur" .
Jadi itu sahaja untuk penapis mudah dalam Excel. Mereka sangat mudah digunakan dan hasilnya agak lurus ke hadapan. Sekarang mari kita lihat penapis kompleks menggunakan dialog Penapis lanjutan .
Cipta Penapis Lanjutan dalam Excel
Jika anda ingin mencipta penapis yang lebih maju, anda perlu menggunakan dialog Penapis lanjutan . Sebagai contoh, katakan saya ingin melihat semua keluarga yang tinggal di New Orleans dengan lebih daripada 2 ahli dalam keluarga mereka ATAU semua keluarga di Clarksville dengan lebih daripada 3 ahli dalam keluarga mereka DAN hanya yang mempunyai alamat e-mel tamat .EDU . Kini anda tidak boleh melakukannya dengan penapis mudah.
Untuk melakukan ini, kita perlu menyediakan helaian Excel sedikit berbeza. Teruskan dan masukkan beberapa baris di atas set data anda dan salin label tajuk tepat ke dalam baris pertama seperti yang ditunjukkan di bawah.
Sekarang inilah cara penapis lanjutan berfungsi. Anda perlu terlebih dahulu menaip kriteria anda ke dalam lajur di bahagian atas dan kemudian klik butang Lanjutan di bawah Isih & Tapis pada tab Data .
Jadi apa sebenarnya yang boleh kita taip ke dalam sel tersebut? OK, jadi mari kita mulakan dengan contoh kita. Kami hanya mahu melihat data dari New Orleans atau Clarksville, jadi mari taipkannya ke dalam sel E2 dan E3.
Apabila anda menaip nilai pada baris yang berbeza, ini bermakna ATAU. Sekarang kami mahu keluarga New Orleans dengan lebih daripada dua ahli dan keluarga Clarksville dengan lebih daripada 3 ahli. Untuk melakukan ini, taipkan >2 dalam C2 dan >3 dalam C3.
Memandangkan >2 dan New Orleans berada pada baris yang sama, ia akan menjadi pengendali DAN. Perkara yang sama berlaku untuk baris 3 di atas. Akhir sekali, kami hanya mahu keluarga yang mempunyai alamat e-mel tamat .EDU. Untuk melakukan ini, hanya taip *.edu ke dalam kedua-dua D2 dan D3. Simbol * bermaksud sebarang bilangan aksara.
Sebaik sahaja anda berbuat demikian, klik di mana-mana dalam set data anda dan kemudian klik pada butang Lanjutan . Medan Rang Senarai akan secara automatik memikirkan set data anda kerana anda mengkliknya sebelum mengklik butang Lanjutan. Sekarang klik pada butang kecil kecil di sebelah kanan butang julat Kriteria .
Pilih semua daripada A1 hingga E3 dan kemudian klik pada butang yang sama sekali lagi untuk kembali ke dialog Penapis Lanjutan. Klik OK dan data anda kini harus ditapis!
Seperti yang anda lihat, kini saya hanya mempunyai 3 keputusan yang sepadan dengan semua kriteria tersebut. Ambil perhatian bahawa label untuk julat kriteria perlu sepadan dengan tepat dengan label untuk set data agar ini berfungsi.
Anda jelas boleh membuat pertanyaan yang lebih rumit menggunakan kaedah ini, jadi bermain-main dengannya untuk mendapatkan hasil yang anda inginkan. Akhir sekali, mari kita bincangkan tentang menggunakan fungsi penjumlahan pada data yang ditapis.
Meringkaskan Data Ditapis
Sekarang katakan saya ingin meringkaskan bilangan ahli keluarga pada data saya yang ditapis, bagaimana saya boleh melakukan perkara itu? Baiklah, mari kosongkan penapis kami dengan mengklik pada butang Kosongkan dalam reben. Jangan risau, sangat mudah untuk menggunakan penapis lanjutan sekali lagi dengan hanya mengklik butang Lanjutan dan mengklik OK sekali lagi.
Di bahagian bawah set data kami, mari tambahkan sel yang dipanggil Jumlah dan kemudian tambahkan fungsi jumlah untuk menjumlahkan jumlah ahli keluarga. Dalam contoh saya, saya hanya menaip =SUM(C7:C31) .
Jadi jika saya lihat semua keluarga, saya mempunyai 78 ahli. Sekarang mari kita teruskan dan gunakan semula penapis Lanjutan kami dan lihat apa yang berlaku.
Alamak! Daripada menunjukkan nombor yang betul, 11, saya masih melihat jumlahnya ialah 78! Kenapa begitu? Nah, fungsi SUM tidak mengabaikan baris tersembunyi, jadi ia masih melakukan pengiraan menggunakan semua baris. Nasib baik, terdapat beberapa fungsi yang boleh anda gunakan untuk mengabaikan baris tersembunyi.
Yang pertama ialah SUBTOTAL . Sebelum kami menggunakan mana-mana fungsi khas ini, anda perlu mengosongkan penapis anda dan kemudian menaip fungsi tersebut.
Setelah penapis dikosongkan, teruskan dan taipkan =SUBTOTAL( dan anda akan melihat kotak lungsur turun muncul dengan sekumpulan pilihan. Menggunakan fungsi ini, anda mula-mula memilih jenis fungsi penjumlahan yang anda mahu gunakan menggunakan nombor.
Dalam contoh kami, saya ingin menggunakan SUM , jadi saya akan menaip nombor 9 atau hanya klik padanya dari menu lungsur. Kemudian taip koma dan pilih julat sel.
Apabila anda menekan enter, anda sepatutnya melihat nilai 78 adalah sama seperti sebelumnya. Walau bagaimanapun, jika anda kini menggunakan penapis sekali lagi, kita akan melihat 11!
Cemerlang! Itulah yang kita mahukan. Kini anda boleh melaraskan penapis anda dan nilai akan sentiasa mencerminkan hanya baris yang sedang dipaparkan.
Fungsi kedua yang berfungsi hampir sama dengan fungsi SUBJUMLAH ialah AGREGATE . Satu-satunya perbezaan ialah terdapat parameter lain dalam fungsi AGGREGATE di mana anda perlu menentukan bahawa anda mahu mengabaikan baris tersembunyi.
Parameter pertama ialah fungsi penjumlahan yang anda ingin gunakan dan seperti SUBTOTAL, 9 mewakili fungsi SUM. Pilihan kedua ialah anda perlu menaip 5 untuk mengabaikan baris tersembunyi. Parameter terakhir adalah sama dan ialah julat sel.
Anda juga boleh membaca artikel saya tentang fungsi ringkasan untuk mengetahui cara menggunakan fungsi AGREGATE dan fungsi lain seperti MOD, MEDIAN, PURATA, dll. dengan lebih terperinci.
Mudah-mudahan, artikel ini memberi anda titik permulaan yang baik untuk mencipta dan menggunakan penapis dalam Excel. Jika anda mempunyai sebarang soalan, sila hantar komen. Nikmati!
Dalam artikel sebelumnya, kami membincangkan cara persidangan video berfungsi dalam Microsoft Teams. Sejak itu, Microsoft telah mengemas kini Pasukan dengan ciri baharu, termasuk keupayaan yang telah lama ditunggu-tunggu dan sangat diingini untuk mencipta bilik pecahan.
Secara matematik, anda mengira julat dengan menolak nilai minimum daripada nilai maksimum set data tertentu. Ia mewakili sebaran nilai dalam set data dan berguna untuk mengukur kebolehubahan - semakin besar julat, lebih banyak penyebaran dan pembolehubah data anda.
Ditemui di tempat yang pelik dalam aplikasi, anda boleh menambah butang tindakan pada slaid PowerPoint untuk menjadikan pembentangan anda lebih interaktif dan lebih mudah digunakan untuk penonton. Butang tindakan ini boleh menjadikan persembahan lebih mudah untuk dinavigasi dan menjadikan slaid dalam pembentangan anda berkelakuan seperti halaman web.
Jadi, anda mempunyai gambar yang menarik tentang anak-anak atau anjing anda dan anda ingin berseronok dengan mengalih keluar latar belakang dan meletakkan latar belakang yang berbeza. Atau mungkin anda hanya mahu mengalih keluar latar belakang pada gambar supaya anda boleh menggunakannya pada tapak web atau dokumen digital.
Berikut ialah senario biasa: Anda telah menerima dokumen Word melalui e-mel yang anda perlu tandatangani dan hantar semula. Anda boleh mencetak, menandatangani, mengimbas dan memulangkan dokumen, tetapi terdapat cara yang lebih mudah, lebih baik dan lebih pantas untuk memasukkan tandatangan dalam Word.
Beberapa perkara dalam hidup lebih teruk daripada kehilangan dokumen Word yang telah anda habiskan selama berjam-jam. Malah penjimatan tidak selalu mencukupi jika cakera keras anda rosak dan anda kehilangan segala-galanya.
Terdapat banyak masa apabila saya perlu memasukkan beberapa pengiraan data mudah dalam dokumen Word dan jadual ialah pilihan terbaik. Anda sentiasa boleh cuba memasukkan keseluruhan hamparan Excel ke dalam dokumen Word anda, tetapi itu kadangkala berlebihan.
Word mempunyai dua ciri yang sangat berguna yang hampir tidak pernah digunakan oleh sesiapa: Bandingkan Dokumen dan Gabungkan Dokumen. Seperti yang ditunjukkan oleh namanya, ciri tersebut membolehkan anda sama ada membandingkan dua dokumen Word antara satu sama lain atau menggabungkan dua dokumen bersama-sama.
Microsoft Teams, seperti Zoom, membenarkan anda membuat panggilan video antara peranti dan mengadakan mesyuarat maya. Apl ini amat berguna untuk pasukan jauh untuk mengadakan mesyuarat apabila rakan sekerja tersebar di lokasi yang berbeza.
Persembahan adalah seperti kereta api. Rangkaian jurulatih yang tidak terputus mengikuti enjin dan pergi ke mana ia membawanya.
Tiga formula yang paling biasa digunakan dalam Excel yang melakukan pengiraan matematik mudah ialah COUNT, SUM dan AVERAGE. Sama ada anda menguruskan belanjawan kewangan dalam Excel atau sekadar menjejaki percutian anda yang seterusnya, anda mungkin pernah menggunakan salah satu fungsi ini sebelum ini.
Jika anda ingin menghantar surat-menyurat yang kelihatan profesional, jangan biarkan perkara pertama yang dilihat penerima anda ialah sampul surat tulisan tangan yang tidak kemas. Ambil sampul surat, masukkan ke dalam pencetak anda, dan taip nama dan alamat menggunakan Microsoft Word.
Apabila buku kerja Excel anda mempunyai berbilang helaian yang serupa dalam reka letak dan struktur, anda boleh menyelaraskan kerja anda dengan mengumpulkan helaian yang serupa. Untuk lebih spesifik, sebaik sahaja anda mempelajari cara mengumpulkan lembaran kerja dalam Excel, anda boleh menggunakan perubahan pada sel yang sepadan dalam semua helaian berkumpulan dengan menukar hanya satu helaian berkumpulan.
Jika apl Microsoft Office yang sama mempunyai ciri yang berbeza pada peranti yang berbeza, ia berkemungkinan kerana ia adalah versi yang berbeza. Sesetengah tambahan dan templat pihak ketiga juga mempunyai ciri yang hanya berfungsi dalam versi Office tertentu.
Fail MDI, yang bermaksud Pengimejan Dokumen Microsoft, ialah format imej Microsoft proprietari yang digunakan untuk menyimpan imej dokumen yang diimbas yang dicipta oleh program Pengimejan Dokumen Microsoft Office (MODI). Program ini disertakan dengan Office XP, Office 2003 dan Office 2007.
Alat Microsoft Office menjadi lebih berkuasa dengan setiap kemas kini. Pada masa kini, anda tidak memerlukan apl khusus untuk carta alir.
Sangat mudah untuk mengelirukan Microsoft Office dan Office 365 atau Microsoft 365. Microsoft Office ialah suite pejabat standard yang telah anda gunakan selama bertahun-tahun dan boleh menyertakan versi apl desktop Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access dan Publisher bergantung pada edisi anda mendapatkan.
Adakah Microsoft Outlook ranap sekejap-sekejap apabila anda membuka apl pada komputer Windows anda. Adakah aplikasi sekali-sekala membekukan dan memaparkan makluman "Microsoft Outlook Not Responding" pada selang masa rawak.
Anda boleh meningkatkan penampilan hamparan Excel anda dan menjadikannya lebih menarik secara visual kepada khalayak. Cara terbaik untuk menyedapkannya ialah dengan menambah imej latar belakang Excel.
Microsoft Excel kekal sebagai aplikasi hamparan paling popular di dunia. Data hamparan Excel selalunya sensitif, mengandungi data peribadi atau kewangan.
Bagaimana untuk mengalih keluar tab Anti-Spam McAfee daripada Microsoft Outlook.
Tutorial yang menunjukkan kepada anda beberapa pilihan untuk menetapkan latar belakang dalam dokumen Microsoft Word 365.
Selesaikan masalah biasa apabila anda menerima Sesuatu yang tidak kena Ralat 1058-13 semasa bekerja dengan aplikasi Microsoft Office
Dalam artikel sebelumnya, kami membincangkan cara persidangan video berfungsi dalam Microsoft Teams. Sejak itu, Microsoft telah mengemas kini Pasukan dengan ciri baharu, termasuk keupayaan yang telah lama ditunggu-tunggu dan sangat diingini untuk mencipta bilik pecahan.
Secara matematik, anda mengira julat dengan menolak nilai minimum daripada nilai maksimum set data tertentu. Ia mewakili sebaran nilai dalam set data dan berguna untuk mengukur kebolehubahan - semakin besar julat, lebih banyak penyebaran dan pembolehubah data anda.
Ditemui di tempat yang pelik dalam aplikasi, anda boleh menambah butang tindakan pada slaid PowerPoint untuk menjadikan pembentangan anda lebih interaktif dan lebih mudah digunakan untuk penonton. Butang tindakan ini boleh menjadikan persembahan lebih mudah untuk dinavigasi dan menjadikan slaid dalam pembentangan anda berkelakuan seperti halaman web.
Jadi, anda mempunyai gambar yang menarik tentang anak-anak atau anjing anda dan anda ingin berseronok dengan mengalih keluar latar belakang dan meletakkan latar belakang yang berbeza. Atau mungkin anda hanya mahu mengalih keluar latar belakang pada gambar supaya anda boleh menggunakannya pada tapak web atau dokumen digital.
Berikut ialah senario biasa: Anda telah menerima dokumen Word melalui e-mel yang anda perlu tandatangani dan hantar semula. Anda boleh mencetak, menandatangani, mengimbas dan memulangkan dokumen, tetapi terdapat cara yang lebih mudah, lebih baik dan lebih pantas untuk memasukkan tandatangan dalam Word.
Beberapa perkara dalam hidup lebih teruk daripada kehilangan dokumen Word yang telah anda habiskan selama berjam-jam. Malah penjimatan tidak selalu mencukupi jika cakera keras anda rosak dan anda kehilangan segala-galanya.
Terdapat banyak masa apabila saya perlu memasukkan beberapa pengiraan data mudah dalam dokumen Word dan jadual ialah pilihan terbaik. Anda sentiasa boleh cuba memasukkan keseluruhan hamparan Excel ke dalam dokumen Word anda, tetapi itu kadangkala berlebihan.
