Cara Menggunakan Ciri AutoRecover dan AutoSandar Excel

Ia sentiasa menjadi tragedi yang dahsyat apabila seseorang kehilangan sesuatu yang penting yang sedang mereka kerjakan kerana mereka tidak menyimpan dokumen mereka dengan betul. Ini berlaku lebih kerap daripada yang anda fikirkan kepada pengguna Excel dan Word!

Nasib baik, Microsoft telah menambah banyak ciri dalam beberapa versi terakhir yang membantu mengurangkan kemungkinan kehilangan data akibat ranap, gangguan bekalan elektrik, pemadaman tidak sengaja, dsb. Satu ciri dipanggil AutoRecover dan ciri kedua yang kurang dikenali, dipanggil AutoBackup.

Dalam artikel ini, saya akan bercakap tentang cara mengkonfigurasi kedua-dua pilihan supaya data anda selamat seboleh mungkin. Saya juga ingin menyatakan bahawa versi terkini Office membolehkan anda menyimpan dokumen terus ke OneDrive, yang merupakan pilihan yang baik untuk dipertimbangkan kerana anda masih boleh mengakses kerja anda walaupun pemacu keras anda gagal.

AutoRecover Excel

Ciri Auto Recover dihidupkan secara lalai dan pada asasnya menyimpan dokumen anda secara automatik ke lokasi sementara selepas selang masa yang ditetapkan. Untuk melihat tetapan AutoRecover, klik pada Fail dan kemudian Pilihan .

Klik pada Simpan dalam menu sebelah kiri dan anda akan melihat pilihan AutoRecover di bawah Simpan Buku Kerja .

Secara lalai, maklumat AutoRecover disimpan setiap 10 minit. Sebagai tambahan kepada selang waktu, Excel perlu melahu selama 30 saat sebelum data akan disimpan. Juga, maklumat yang disimpan secara automatik disimpan dalam lokasi fail AutoRecover yang disenaraikan di sini. Jadi bagaimana ia berfungsi? Pada asasnya, katakan anda mempunyai lembaran kerja seperti di bawah dan anda telah menyimpannya.

Sekarang katakan saya menambah data berikut pada hamparan Excel dan tunggu kira-kira 10 minit tanpa menyimpan dokumen saya. Memandangkan selang AutoRecover ditetapkan selama 10 minit, anda perlu menunggu sekurang-kurangnya selama itu untuk data disimpan.

Dalam kes saya, saya mensimulasikan ranap Excel dengan membuka pengurus tugas dan mematikan proses Excel. Selepas itu, saya membuka semula Excel dan serta-merta melihat pilihan yang dipanggil Show Recovered Files .

Jika anda mengklik pada itu, ia akan memaparkan senarai fail Excel yang boleh dipulihkan. Dalam kes saya, ia mempunyai fail asal, yang mempunyai data hanya dalam A1 dan A2, dan ia juga mempunyai fail AutoRecovered, yang termasuk data yang saya tidak simpan ke cakera.

Mengklik pada mana-mana item dalam senarai akan membuka satu lagi contoh Excel yang menunjukkan data dalam fail tertentu itu. Secara keseluruhan, ini adalah ciri yang sangat berguna untuk masa-masa apabila anda tidak menyimpan semua kerja anda, tetapi Excel berakhir secara tiba-tiba.

Kelemahan utama ciri ini ialah data AutoRecover disimpan pada cakera keras yang sama dengan fail anda, jadi jika sesuatu berlaku pada cakera keras anda, semuanya akan hilang. Anda boleh menukar lokasi dalam tetapan di atas kepada pemacu keras yang berasingan atau malah ke lokasi rangkaian, yang saya sangat mengesyorkan.

Ambil perhatian bahawa maklumat AutoRecover juga dipadamkan secara automatik oleh Excel dalam keadaan berikut:

1. Anda menyimpan fail secara manual atau dengan menggunakan Fail – Simpan Sebagai .
2. Anda menutup fail atau keluar dari Excel (sama ada anda menyimpan fail atau tidak)
3. Anda mematikan AutoRecover sepenuhnya atau hanya untuk buku kerja

Jadi pada asasnya, apabila anda menyimpan fail, ia menyingkirkan data AutoRecover. Di samping itu, jika anda keluar dari Excel secara manual dan memilih untuk tidak menyimpan data, ia akan memadamkan data AutoRecover. Hanya perlu diingat apabila menggunakan ciri ini. Jika anda seorang pengguna Excel yang berat, saya akan mencadangkan menetapkan selang AutoRecover kepada sesuatu seperti 2 atau 3 minit dan bukannya 10.

Autosandar

Satu lagi ciri yang tidak diketahui ramai orang tentangnya ialah AutoSandar. Untuk menggunakannya, anda perlu pergi dahulu dan simpan fail anda untuk pergi ke kotak dialog Simpan . Jika anda sudah mempunyai dokumen Excel yang disimpan, pergi ke Fail dan kemudian Simpan Sebagai dan pilih lokasi. Apabila anda melakukan ini, ia akan memaparkan dialog Simpan Sebagai .

Dalam dialog, klik pada butang Alat yang berada di sebelah kiri butang Simpan . Anda akan melihat beberapa pilihan, salah satunya ialah Pilihan Umum . Apabila anda mengklik pada itu, tetingkap kecil akan muncul dengan beberapa lagi pilihan.

Teruskan dan tandai kotak Sentiasa buat sandaran . Klik OK dan sekarang apabila anda menyimpan fail, fail sandaran Excel juga akan dibuat dengan sambungan .XLK. Ambil perhatian bahawa kali pertama anda melakukan ini, fail akan sama. Jika anda membuat pengeditan pada fail asal dan kemudian menyimpannya semula, fail sandaran masih akan kekal sama (data asal). Kali ketiga anda menyimpannya, bagaimanapun, fail sandaran akan dikemas kini dengan maklumat sehingga simpanan kedua.

Pada asasnya, fail sandaran sentiasa satu versi di belakang versi semasa. Jadi, jika anda membuat banyak perubahan, menyimpan fail anda dan kemudian ingin kembali ke versi yang tidak mempunyai perubahan tersebut, anda boleh membuka fail sandaran sahaja.

Fail itu disimpan di lokasi yang sama dengan fail asal dan nampaknya tidak ada cara untuk mengubahnya. Ciri ini tidak menambah banyak keselamatan pada dokumen anda, tetapi ia bagus dalam keadaan tertentu.

Mendayakan ciri sandaran dan pemulihan dalam Excel ini diharapkan dapat menyelamatkan anda daripada kehilangan data penting. Ia sentiasa menjadi pilihan yang baik untuk menggunakan storan awan (seperti OneDrive) sebagai jaring keselamatan tambahan sekiranya komputer anda gagal secara besar-besaran. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila komen. Nikmati!