Cara Menjejaki Perubahan dalam Excel

Adakah anda sedang mencari cara untuk menjejaki perubahan yang dibuat pada hamparan Excel? Terdapat banyak kes di mana anda perlu mengedarkan fail kepada berbilang orang dan menjejaki perubahan yang dibuat. Anda mungkin mahu menjejaki bila perubahan itu dibuat, siapa yang membuat perubahan, dalam sel mana perubahan berlaku dan data yang diubah.

Excel mempunyai ciri penjejakan terbina dalam yang boleh mengendalikan semua kes di atas. Anda boleh menyemak semua perubahan secara langsung pada lembaran kerja dengan mudah dan anda juga boleh menerima atau menolak setiap perubahan. Terdapat beberapa perkara yang perlu diingat tentang ciri penjejakan Excel:

Isi kandungan

• Mendayakan Penjejakan
• Konfigurasikan Penjejakan
• Melihat Perubahan

1. Menghidupkan penjejakan tidak bermakna anda boleh mengembalikan semula hamparan pada masa ke keadaan sebelumnya dengan membuat asal perubahan. Ia pada asasnya fail log yang merekodkan segala-galanya dan itu sahaja. Anda boleh pergi secara manual dan melihat data yang telah dipadamkan atau ditambahkan, tetapi anda perlu membuat perubahan pada hamparan sendiri.

2. Menghidupkan penjejakan tidak bermakna setiap perubahan yang anda buat akan direkodkan. Sebarang data yang disimpan dalam sel dijejaki, tetapi perubahan lain seperti pemformatan tidak. Perubahan lain yang tidak dijejaki termasuk menyembunyikan/menyahsembunyikan baris dan lajur, ulasan dan nilai sel yang berubah kepada disebabkan pengiraan semula formula.

3. Sejarah perubahan hanya disimpan selama 30 hari secara lalai. Jika anda membuat perubahan pada lembaran kerja Excel dan kemudian membuka buku kerja sekali lagi 45 hari kemudian, maka anda akan dapat melihat sejarah perubahan untuk semua 45 hari sehingga anda menutup buku kerja. Apabila anda menutupnya, sebarang sejarah perubahan yang lebih lama daripada 30 hari akan hilang. Ini bermakna apabila anda membukanya seterusnya, anda tidak akan dapat melihat perubahan yang telah anda buat 45 hari lebih awal.

4. Setiap kali anda menghidupkan penjejakan, buku kerja menjadi buku kerja kongsi. Ini bermakna berbilang pengguna akan membuat perubahan pada dokumen.

Sekarang setelah anda mengetahui beberapa asas tentang cara penjejakan berfungsi dalam Excel, mari kita bincangkan tentang cara mendayakannya, menukar tetapan dan menjejaki perubahan!

Mendayakan Penjejakan

Mari kita teruskan dan hidupkan penjejakan dahulu. Buka Excel dan klik pada tab Semakan  pada reben. Di hujung sebelah kanan, anda sepatutnya melihat pilihan yang dipanggil Jejaki Perubahan  di bawah bahagian Perubahan .

Klik butang dan pilih  Serlahkan Perubahan . Anda akan mendapat kotak dialog di mana anda kini perlu menandai pilihan "Jejaki perubahan semasa mengedit. Ini juga berkongsi buku kerja anda” .

Anda mempunyai beberapa pilihan di sini termasuk  Bila , Siapa dan Di Mana . Untuk Bila , Semua bermakna setiap perubahan akan diserlahkan. Anda juga mempunyai pilihan untuk menyerlahkan perubahan daripada kali terakhir anda menyimpan dokumen, sejak tarikh tertentu, atau perubahan yang masih belum disemak.

Jika anda menyemak  Siapa , anda boleh memilih untuk menjejaki perubahan yang dibuat oleh sesiapa sahaja atau perubahan yang dibuat oleh semua orang kecuali anda. Pilihan Di mana  membolehkan anda menjejaki perubahan hanya untuk bahagian tertentu hamparan. Cuma klik butang di sebelah kanan dan pilih julat sel yang ingin anda jejaki.

Akhir sekali, anda boleh menyahtandakan pilihan Serlahkan perubahan pada skrin jika anda tidak mahu orang lain tahu anda menjejaki perubahan. Secara lalai, sebaik sahaja anda mula menjejak dan pilihan ini dipilih, mana-mana sel yang diubah akan menunjukkan anak panah kecil di bahagian atas sebelah kiri untuk menunjukkan ia telah ditukar.

Selain itu, jika anda mengklik pada sel yang diubah (dengan perubahan Sorotan pada skrin dihidupkan), anda akan mendapat tetingkap pop timbul kecil yang menunjukkan nilai itu ditukar dan ditukar kepada dan pada masa apa. Jika anda menyahpilih pilihan Serlahkan perubahan pada skrin, segitiga hitam kecil itu tidak akan muncul.

Jadi perkara yang boleh anda lakukan, sebagai contoh, ialah menyembunyikan perubahan pada skrin dengan tidak menandai kotak, menghantar fail anda kepada semua orang yang perlu membuat perubahan padanya dan apabila anda mendapatkannya semula, hanya pergi ke Jejaki Perubahan dan semak semula kotak itu.

Konfigurasikan Penjejakan

Langkah seterusnya ialah melihat tetapan untuk penjejakan dan melaraskannya agar sesuai dengan keperluan anda. Untuk melakukan ini, klik pada butang Kongsi Buku Kerja yang berada terus di sebelah kiri butang Jejaki Perubahan . Klik pada tab Lanjutan apabila dialog Kongsi Buku Kerja muncul.

Di sini anda boleh menukar bilangan hari untuk menyimpan sejarah perubahan kepada sesuatu selain daripada 30 hari. Secara lalai, perubahan dikemas kini apabila fail disimpan, tetapi anda boleh membuatnya supaya ia dilakukan secara automatik setiap beberapa minit. Akhir sekali, anda boleh memilih cara anda mahu menangani konflik: sama ada dengan diminta atau hanya membiarkan perubahan terakhir apabila menyimpan fail menang.

Melihat Perubahan

Sebaik sahaja anda telah mendayakan penjejakan dan membuat beberapa perubahan, anda boleh mengklik pada butang Jejaki Perubahan sekali lagi, klik pada Serlahkan Perubahan dan anda akan perasan bahawa perubahan Senarai pada kotak helaian baharu tidak lagi dikelabukan.

Semak itu dan klik OK. Lembaran kerja baharu yang dipanggil Sejarah akan ditambahkan yang akan membolehkan anda melihat semua perubahan yang telah dibuat pada buku kerja itu.

Pada satu ketika anda perlu sama ada meluluskan atau menolak perubahan. Anda boleh menyemak semua perubahan dan kemudian memilih dan memilih mana yang anda mahu simpan atau buang.

Hanya klik pada Jejaki Perubahan sekali lagi dan pilih Terima/Tolak Perubahan . Pilih pilihan untuk memilih perubahan yang anda mahu terima atau tolak. Jika anda ingin menyemak semua perubahan, hanya tinggalkan Apabila disemak dan pastikan ia ditetapkan kepada Tidak Disemak .

Klik OK dan Excel akan mula menunjukkan kepada anda setiap perubahan yang dibuat dan memberi anda pilihan untuk Terima atau Tolak . Anda juga boleh Terima Semua atau Tolak Semua perubahan jika anda suka.

Jika anda menolak perubahan, ia akan kembali dengan serta-merta kepada perkara asal dalam sel tersebut. Perlu diingat bahawa jika sel lain merujuk kandungan sel yang ditolak, maka nilai itu juga akan berubah apabila nilai sel yang dirujuk kembali. Ini boleh menyebabkan formula pecah, dsb, jadi berhati-hati.

Itu sahaja! Kini anda boleh menjejaki sebarang perubahan yang dibuat pada hamparan Excel anda dengan mudah menggunakan ciri terbina dalam ini. Jika anda mempunyai sebarang soalan, siarkan ulasan. Nikmati!