12 dicas para gerenciar os participantes do Google Meet com eficiência

O Google Meet está ganhando força à medida que continua lançando atualizações para tentar competir com os grandes aplicativos de videoconferência da atualidade. Com sua atualização mais recente, o Google Meet agora pode acomodar até 250 usuários (requer plano Enterprise). O Google Meet também está se tornando gratuito , mas ainda não sabemos quantos usuários serão permitidos na versão gratuita e qual será a duração das reuniões.

O Google Meet também é processado pesadamente para fins educacionais, onde ter um bom grau de controle sobre os participantes (alunos, você sabe!) É de suma importância para a conclusão de uma reunião bem-sucedida. Ressaltando isso, aqui estão as melhores dicas para gerenciar os participantes do Google Meet durante uma reunião.

► Como usar o Google Meet no Gmail

Conteúdo

• 1. Fixar um participante
• 2. Desativar e ativar o som de um participante
• 3. Remova um participante
• 4. Converse com os participantes durante uma reunião
• 5. Adicionar participantes a um evento
• 6. Adicionar participantes a uma reunião em andamento
• 7. Fique conectado com os participantes durante a apresentação
• 8. Criar unidades organizacionais (UO)
• 9. Fique de olho em seus bate-papos durante a apresentação
• 10. Impedir que os participantes criem uma reunião sem você
• 11. Impedir que os participantes voltem a participar de uma reunião depois que você sair
• 12. Permitir interoperabilidade

Fixar um participante

A função de pin no Google Meet permite que os usuários decidam quem permanece no centro da tela, ocupando mais espaço. Por padrão, o Google Meet inicia uma videochamada no layout 'Automático'. Este layout permite que o Google Meet escolha a melhor opção para o feed de vídeo da sua reunião, dependendo das apresentações, palestrantes ativos etc.

No entanto, se desejar manter um determinado participante fixado no centro da tela, independentemente do layout que está sendo usado, você pode substituir o padrão e 'fixá-lo'.

Uma vez fixado, este participante permanecerá destacado no centro da tela até que sejam desafixados.

Como fixar um participante

Em um PC : Passe o mouse sobre a miniatura do participante no feed de vídeo e clique no ícone 'Fixar'.

Em um telefone : coloque o telefone horizontalmente no modo paisagem. Agora toque na miniatura do participante no feed de vídeo e toque no ícone 'Pin'.

Como liberar um participante

Ao fixar um participante, você também obterá o ícone de liberação no lugar do ícone de fixação, que pode ser usado para liberar o participante.

Desativar e reativar o som de um participante

Os hosts da reunião podem silenciar os outros participantes enquanto eles estão falando, para criar um fluxo melhor. No entanto, uma vez silenciado, os participantes devem reativá-lo. Isso significa que, se um host desativar seu som, ele não poderá ativar seu som, a menos que você mesmo ative seu som.

O Google afirma que esta é uma função de segurança implementada para evitar que outras pessoas (o host) reativem o som do seu microfone sem sua permissão. Siga este guia para saber como silenciar um participante de uma reunião do Google Meet.

Como silenciar um participante (como anfitrião)

Se você for um anfitrião e gostaria de silenciar um participante ou participantes, siga este guia.

Etapa 1: Clique no nome do participante na tira de filme ao lado do feed de vídeo.

Etapa 2:  Clique no botão do microfone que aparece ao lado do nome. Depois de clicado, o microfone ficará cinza, indicando que o participante agora está sem som.

Como ativar o som de um participante (como um host)

Você não pode fazer isso sozinho por motivos de privacidade. Apenas o próprio usuário pode reativar o som. Portanto, você deve pedir ao participante para ativar o som.

Como ativar e desativar seu som

Como participante, você pode decidir se deseja ou não que seu microfone seja ativado.

• Para silenciar você mesmo, clique no botão do microfone na parte inferior do feed de vídeo. O botão ficará vermelho para indicar que o microfone agora está sem som. Se o botão já estiver vermelho, significa que você foi silenciado por um host.
• Para reativar seu som , basta clicar no botão vermelho do microfone novamente. O botão agora ficará branco.

Nota: Se você estiver usando um telefone para discar para a reunião, poderá discar * 6 no teclado de discagem para ativar ou desativar o som (dependendo do estado do microfone) em uma reunião.

Remover um participante

Em abril de 2020, o Google Meet lançou uma atualização que permitiu SOMENTE o / os anfitriões da reunião remover outros participantes, se assim o desejassem. Isso ocorreu devido a várias reclamações sobre o uso indevido da função de remoção por parte dos usuários.

Como remover um participante

Em um PC: Para remover um participante de uma reunião, primeiro, clique no botão 'Voltar' para voltar à tela do participante. Passe o mouse sobre o nome do participante e clique no botão 'Remover' . 

Em um smartphone: Selecione o participante e toque em seu nome. Toque no botão 'Remover' .

Depois de removidos, os participantes não podem voltar a participar da chamada, a menos que sejam explicitamente convidados pelo host / hosts de dentro da chamada.

Converse com os participantes durante uma reunião

Durante uma chamada de vídeo, os participantes podem enviar mensagens visíveis para todos os participantes da chamada. Essas mensagens permanecem apenas durante a chamada. Assim que a chamada termina, todas as mensagens enviadas durante a chamada são automaticamente excluídas. Use a função de mensagens para enviar links, documentos do Google, etc.

Como enviar uma mensagem de bate-papo

Em um PC:  Passe o mouse sobre o feed de vídeo e clique no botão 'Bate-papo' no canto superior direito da tela. Isso abrirá uma barra lateral onde você pode ver e enviar mensagens de bate-papo para o grupo.

Em um smartphone:  Toque no botão 'Bate-papo' abaixo do feed de vídeo para abrir a janela de bate-papo.

Nota: os participantes não podem ver as mensagens enviadas antes de entrarem na chamada.

Adicionar participantes a um evento

Novos participantes podem ser adicionados a um evento, mesmo após sua criação. Depois de adicionado, você receberá a opção de enviar convites para os novos convites. Se você quiser, os convites serão enviados apenas para os participantes adicionados naquele momento, não para a lista inteira. Para adicionar novos participantes, siga o guia abaixo.

Etapa 1:  Abra o evento em seu Google Agenda. Clique no botão 'Editar evento'.

Etapa 2:  na guia 'Convidados' à esquerda, comece a digitar os nomes dos participantes que deseja adicionar. Se desejar adicionar um participante usando seu ID de e-mail, basta digitar o ID de e-mail completo e clicar em 'Enter'.

Etapa 3:  Clique em 'Salvar'. Você verá um pop-up perguntando se deseja enviar convites aos novos participantes.

Adicionar participantes a uma reunião em andamento

Você pode até adicionar novos participantes a uma reunião em andamento, diretamente da própria reunião. Esses participantes receberão um link de convite no qual podem clicar para serem redirecionados para a reunião.

Siga o guia abaixo para adicionar novos participantes a uma reunião.

Etapa 1: Clique na guia 'Pessoas' no canto superior direito da tela.

Etapa 2:  Clique em 'Adicionar pessoas' e comece a digitar o nome da pessoa. Se desejar adicionar um participante usando seu ID de e-mail, basta digitar o ID de e-mail completo e clicar em 'Enter'.

Como alternativa, clique no 'apelido' da reunião no canto inferior esquerdo da tela e clique em 'Copiar informações de adesão'. Cole as informações copiadas em um e-mail e envie para os usuários que deseja adicionar.

Fique conectado com os participantes durante a apresentação

Você não gostaria de ficar de olho nos seus alunos durante a apresentação? Infelizmente, depois de iniciar o compartilhamento de tela, você não pode mais olhar para os participantes. Felizmente, o Google Meet permite que você faça login em vários dispositivos usando as mesmas credenciais. Dessa forma, você pode usar um dispositivo para apresentar e outro para assistir a aula.

Siga este guia simples para configurá-lo.

Etapa 1:  Entrar e iniciar uma reunião no dispositivo 1. Clique em 'Apresentar agora' na parte inferior da tela e selecione a guia / janela que deseja apresentar.

Etapa 2: usando outro dispositivo (celular, laptop, tablet), faça login usando suas próprias credenciais. Agora você pode assistir a visualização em grade do grupo. Você pode usar o layout lado a lado (até 16 participantes) ou usar a extensão não oficial do Google Grid Chrome para obter uma visão de todos os usuários.

► Como resolver o problema do Google Meet Grid View not working

Criar unidades organizacionais (UO)

As unidades organizacionais ajudam a atribuir privilégios diferentes a usuários diferentes. Isso é útil quando você deseja restringir os usuários que podem criar reuniões, silenciar outras pessoas, etc.

A criação e edição de unidades organizacionais precisam de privilégios de administrador. Para criar uma nova Unidade Organizacional, siga as etapas abaixo.

Etapa 1: faça  login no Google Admin Console usando suas credenciais.

Etapa 2:  Selecione o botão 'Configurações' e clique em Diretório> Unidade Organizacional.

Etapa 3:  Clique no pequeno sinal + para adicionar uma nova Unidade Organizacional. Nomeie a unidade e clique em 'Criar'.

Como designar UOs aos usuários

Agora que você tem unidades organizacionais, precisa adicionar usuários à unidade. Todos os usuários adicionados a uma determinada unidade terão os mesmos privilégios. Para adicionar usuários à nova unidade organizacional, siga as etapas abaixo.

Etapa 1: faça login no Google Admin Console usando suas credenciais.

Etapa 2:  vá para a guia 'Usuários' e selecione os usuários que deseja adicionar à nova unidade organizacional. Uma vez selecionado, clique em 'Mais' na parte superior da página e, em seguida, em 'Alterar unidade organizacional'.

Etapa 3:  Selecione a UO que você criou e clique em 'Alterar'.

Fique de olho nos seus bate-papos durante a apresentação

Quando estiver prestes a fazer uma apresentação em uma reunião do Google Meet, você tem a opção de compartilhar a tela inteira, uma guia específica do navegador ou uma janela específica. Depois que o compartilhamento de tela começa, apenas a guia / janela selecionada é atualizada no feed de vídeo. Isso significa que, se desejar ler a guia de bate-papos, você terá que alternar continuamente entre as guias. Felizmente, existe uma solução!

Siga este guia simples para ficar de olho nos seus bate-papos durante a apresentação.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Embora ainda esteja longe da personalização de outros aplicativos de videoconferência como o Zoom, é um passo bem-vindo na direção certa. O Google declara que está empenhando esforços para melhorar a experiência do Gsuite para contas de educação. Esperamos ver muito mais esforço nas contas comerciais também. 

Você já experimentou alguma dessas dicas? Você tem dicas próprias? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.