Mesmo que o mundo se torne cada vez mais digital a cada ano, o correio físico continua sendo uma forma importante de se comunicar com outras pessoas, especialmente para empresas. O pacote do Google Apps tem uma grande seleção de ferramentas e complementos que podem ajudar você a simplificar o processo de criação de envelopes. Tudo o que você precisa é de uma impressora, um Windows ou Apple PC e acesso a um navegador como o Google Chrome ou os aplicativos iOS e Android.
Veja como você pode imprimir envelopes usando o Google Docs.
Como imprimir envelopes usando o Google Docs
Existem vários complementos de envelope para o Google Docs que permitem criar e imprimir envelopes. Para este tutorial, usaremos o complemento Mail Merge .
Observação: a mala direta permitirá que você execute 20 mesclagens de até 30 linhas em sua avaliação gratuita.
Etapa 1: abra seu documento
Abra um documento do Google Docs acessando o aplicativo da Web do Google Docs (ou aplicativo para smartphone) e clicando em Novo Google Doc .
Etapa 2: abra a mala direta e escolha o tamanho do envelope
Se você ainda não possui o complemento Mala direta, pode instalá-lo com as etapas a seguir. Se já estiver instalado, pule para a etapa 5.
- Clique em Extensões na barra de ferramentas e selecione Complementos > Obter complementos .
- No menu de complementos do Google Docs, onde diz “Aplicativos de pesquisa”, digite Mala direta . Selecione mala direta na lista.
- Clique no aplicativo Mala direta e selecione Instalar .
- Selecione Continuar , confirme sua conta e dê à mala direta as permissões necessárias.
- Depois de instalado, clique em Extensões > Mala direta > Envelopes . Como alternativa, selecione Mala direta na barra lateral e selecione Envelopes .
- Aguarde o carregamento do pop-up e selecione o tamanho do envelope no menu suspenso ou defina um tamanho de página personalizado. Clique em Salvar para finalizar.
Observação: Se não for possível criar um modelo de envelope dessa maneira, selecione Arquivo > Configurar página . Aqui, você pode definir a orientação e o tamanho do papel antes de passar para a próxima etapa.
Etapa 3: personalize seu envelope
A próxima etapa é editar seu documento para adicionar os campos obrigatórios, incluindo o endereço do destinatário e seu endereço de retorno. Para fazer isso, use as ferramentas de edição do Google Docs como faria em um documento normal. Por exemplo:
Observação: adicione fontes, cores e marcas personalizadas para personalizar seu envelope.
Etapa 4: adicionar campos de mesclagem
Se estiver imprimindo uma série de envelopes de uma lista de e-mails, você pode adicionar campos de mesclagem para acelerar o processo criando um modelo de envelope do Google Docs (em vez de adicionar detalhes individuais a cada envelope). Para fazer isso:
- Clique em Extensões > Mala direta > Iniciar .
- Selecione Abrir Planilha .
- Selecione sua planilha do Google. Se ele não aparecer no menu suspenso, selecione Google Drive e use a caixa de pesquisa para localizar o documento. Se você usou o Microsoft Excel para criar a planilha, pode convertê-la facilmente em uma planilha do Google.
- Coloque o cursor onde você gostaria de inserir um campo de mesclagem. No menu suspenso Campo de mesclagem , selecione o campo que deseja adicionar (por exemplo, Nome do destinatário). Clique em Adicionar .
- Quando terminar, selecione Cartas na caixa suspensa Mesclar para . Em seguida, clique em Mesclar .
- A mala direta exibirá quantos envelopes você deseja criar. Clique em Sim se estiver correto.
- Seus envelopes serão gerados de acordo com os valores da sua planilha.
Passo 5: Abra o novo documento e imprima
Uma vez concluído o processo, abra o documento do envelope. Isso mostrará todos os seus envelopes recém-criados em uma lista. Verifique se tudo está formatado corretamente.
Se sim, é hora de imprimir:
- Selecione Arquivo > Imprimir .
- Selecione Mais configurações e verifique se o Tamanho do papel e outras configurações estão corretas.
- Selecione Imprimir .
Enviar e-mails nunca foi tão fácil
Com este tutorial, você poderá imprimir facilmente quantos envelopes desejar. Usamos a mala direta porque é um dos complementos mais populares e conhecidos do Google Docs. No entanto, existem muitas opções gratuitas se você usar a avaliação gratuita e achar o preço muito alto.
Opcional: use uma lista de discussão para preencher automaticamente seus endereços de envelope
As etapas acima permitem apenas modificar o tamanho do papel em seu documento do Google. Mas esse não é o principal recurso da mala direta. Você sabia que pode usá-lo para inserir automaticamente os nomes e endereços dos envelopes de uma lista de mala direta? Veja como.
Configure sua lista de e-mails no Planilhas Google
É melhor configurar sua lista de e-mails antes de usar a mala direta para Google Docs. Isso torna mais conveniente adicionar seus campos mesclados. Se você nunca configurou nenhuma lista de e-mail antes, veja como iniciar uma:
- Acesse https://sheets.google.com/ e inicie uma nova planilha.
- Na primeira linha da sua planilha, digite os seguintes cabeçalhos de coluna:
- Nome do destinatário
- Endereço da Rua
- Cidade
- Estado
- CEP+4
- Preencha as células sob os cabeçalhos dessas colunas com as informações de correspondência dos destinatários.
Configure seus campos de mesclagem
Os cabeçalhos das colunas que você inseriu na planilha serviriam como campos de mesclagem. Mantenha-os limpos e simples para evitar erros indesejados. Depois de fazer isso, você pode adicioná-los ao seu documento. Veja como fazer isso:
- Volte para o seu documento do Google e clique no botão “ SELECIONAR ” no campo “ Selecionar destinatários ”.
- Selecione a planilha da sua lista de e-mails na nova janela que aparece.
- Clique no botão “ Selecionar ”.
- Abra o menu suspenso “ Inserir um campo de mesclagem ” e escolha os campos que deseja incluir em seu envelope.
- Clique no botão “ INICIAR MAIL MERGE ” depois de configurar seus campos de mesclagem.
Visualize seu documento mesclado por correspondência
Para visualizar seu documento de impressão de envelope preenchido automaticamente no Google Docs, clique no botão “ ABRIR ” na barra lateral. Você também pode clicar no botão “ PDF ” para baixar seu documento mesclado por correspondência em um formato portátil.