Mesmo que o mundo se torne cada vez mais digital a cada ano, o correio físico continua sendo uma forma importante de se comunicar com outras pessoas, especialmente para empresas. O pacote do Google Apps tem uma grande seleção de ferramentas e complementos que podem ajudar você a simplificar o processo de criação de envelopes. Tudo o que você precisa é de uma impressora, um Windows ou Apple PC e acesso a um navegador como o Google Chrome ou os aplicativos iOS e Android.
Veja como você pode imprimir envelopes usando o Google Docs.
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Como imprimir envelopes usando o Google Docs
Existem vários complementos de envelope para o Google Docs que permitem criar e imprimir envelopes. Para este tutorial, usaremos o complemento Mail Merge .
Observação: a mala direta permitirá que você execute 20 mesclagens de até 30 linhas em sua avaliação gratuita.
Etapa 1: abra seu documento
Abra um documento do Google Docs acessando o aplicativo da Web do Google Docs (ou aplicativo para smartphone) e clicando em Novo Google Doc .
Etapa 2: abra a mala direta e escolha o tamanho do envelope
Se você ainda não possui o complemento Mala direta, pode instalá-lo com as etapas a seguir. Se já estiver instalado, pule para a etapa 5.
- Clique em Extensões na barra de ferramentas e selecione Complementos > Obter complementos .
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- No menu de complementos do Google Docs, onde diz “Aplicativos de pesquisa”, digite Mala direta . Selecione mala direta na lista.
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- Clique no aplicativo Mala direta e selecione Instalar .
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- Selecione Continuar , confirme sua conta e dê à mala direta as permissões necessárias.
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- Depois de instalado, clique em Extensões > Mala direta > Envelopes . Como alternativa, selecione Mala direta na barra lateral e selecione Envelopes .
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- Aguarde o carregamento do pop-up e selecione o tamanho do envelope no menu suspenso ou defina um tamanho de página personalizado. Clique em Salvar para finalizar.
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Observação: Se não for possível criar um modelo de envelope dessa maneira, selecione Arquivo > Configurar página . Aqui, você pode definir a orientação e o tamanho do papel antes de passar para a próxima etapa.
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Etapa 3: personalize seu envelope
A próxima etapa é editar seu documento para adicionar os campos obrigatórios, incluindo o endereço do destinatário e seu endereço de retorno. Para fazer isso, use as ferramentas de edição do Google Docs como faria em um documento normal. Por exemplo:
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Observação: adicione fontes, cores e marcas personalizadas para personalizar seu envelope.
Etapa 4: adicionar campos de mesclagem
Se estiver imprimindo uma série de envelopes de uma lista de e-mails, você pode adicionar campos de mesclagem para acelerar o processo criando um modelo de envelope do Google Docs (em vez de adicionar detalhes individuais a cada envelope). Para fazer isso:
- Clique em Extensões > Mala direta > Iniciar .
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- Selecione Abrir Planilha .
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- Selecione sua planilha do Google. Se ele não aparecer no menu suspenso, selecione Google Drive e use a caixa de pesquisa para localizar o documento. Se você usou o Microsoft Excel para criar a planilha, pode convertê-la facilmente em uma planilha do Google.
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- Coloque o cursor onde você gostaria de inserir um campo de mesclagem. No menu suspenso Campo de mesclagem , selecione o campo que deseja adicionar (por exemplo, Nome do destinatário). Clique em Adicionar .
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- Quando terminar, selecione Cartas na caixa suspensa Mesclar para . Em seguida, clique em Mesclar .
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- A mala direta exibirá quantos envelopes você deseja criar. Clique em Sim se estiver correto.
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- Seus envelopes serão gerados de acordo com os valores da sua planilha.
Passo 5: Abra o novo documento e imprima
Uma vez concluído o processo, abra o documento do envelope. Isso mostrará todos os seus envelopes recém-criados em uma lista. Verifique se tudo está formatado corretamente.
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Se sim, é hora de imprimir:
- Selecione Arquivo > Imprimir .
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- Selecione Mais configurações e verifique se o Tamanho do papel e outras configurações estão corretas.
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- Selecione Imprimir .
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Enviar e-mails nunca foi tão fácil
Com este tutorial, você poderá imprimir facilmente quantos envelopes desejar. Usamos a mala direta porque é um dos complementos mais populares e conhecidos do Google Docs. No entanto, existem muitas opções gratuitas se você usar a avaliação gratuita e achar o preço muito alto.
Opcional: use uma lista de discussão para preencher automaticamente seus endereços de envelope
As etapas acima permitem apenas modificar o tamanho do papel em seu documento do Google. Mas esse não é o principal recurso da mala direta. Você sabia que pode usá-lo para inserir automaticamente os nomes e endereços dos envelopes de uma lista de mala direta? Veja como.
Configure sua lista de e-mails no Planilhas Google
É melhor configurar sua lista de e-mails antes de usar a mala direta para Google Docs. Isso torna mais conveniente adicionar seus campos mesclados. Se você nunca configurou nenhuma lista de e-mail antes, veja como iniciar uma:
- Acesse https://sheets.google.com/ e inicie uma nova planilha.
- Na primeira linha da sua planilha, digite os seguintes cabeçalhos de coluna:
- Nome do destinatário
- Endereço da Rua
- Cidade
- Estado
- CEP+4
- Preencha as células sob os cabeçalhos dessas colunas com as informações de correspondência dos destinatários.
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Configure seus campos de mesclagem
Os cabeçalhos das colunas que você inseriu na planilha serviriam como campos de mesclagem. Mantenha-os limpos e simples para evitar erros indesejados. Depois de fazer isso, você pode adicioná-los ao seu documento. Veja como fazer isso:
- Volte para o seu documento do Google e clique no botão “ SELECIONAR ” no campo “ Selecionar destinatários ”.
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- Selecione a planilha da sua lista de e-mails na nova janela que aparece.
- Clique no botão “ Selecionar ”.
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- Abra o menu suspenso “ Inserir um campo de mesclagem ” e escolha os campos que deseja incluir em seu envelope.
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- Clique no botão “ INICIAR MAIL MERGE ” depois de configurar seus campos de mesclagem.
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Visualize seu documento mesclado por correspondência
Para visualizar seu documento de impressão de envelope preenchido automaticamente no Google Docs, clique no botão “ ABRIR ” na barra lateral. Você também pode clicar no botão “ PDF ” para baixar seu documento mesclado por correspondência em um formato portátil.
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