Alăturați-vă reuniunilor Microsoft Teams: Ghidul complet (2022)

Acesta este un ghid complet pentru a participa la întâlnirile echipelor Microsoft.

Dacă doriți să aflați despre întâlnirea echipelor Microsoft, vă va plăcea acest nou ghid.

Să ne scufundăm direct.

1 Ce este echipele Microsoft?

2 Apeluri și întâlniri

2.1 Întâlniți-vă acum pe canale

2.2 Add-in Outlook

2.3 Programarea întâlnirilor de canal

2.4 Programarea întâlnirilor private

3 Programați o întâlnire

4 opțiuni de întâlnire a echipelor Microsoft

4.1 Cine poate ocoli Lobby-ul?

4.2 Lăsați întotdeauna apelanții să ocolească lobby-ul

4.3 Anunțați când apelanții se alătură sau pleacă

4.4 Cine poate prezenta?

5 Participarea la o întâlnire a echipelor

5.1 Alăturați-vă întâlnirii echipelor Microsoft folosind linkul

5.2 Alăturați-vă la întâlnirea echipelor Microsoft prin telefon

5.3 Alăturați-vă din calendar

5.4 Alăturați-vă unui canal

5.5 Alăturați-vă întâlnirii echipelor Microsoft folosind browserul

5.6 Echipele Microsoft se alătură întâlnirii în calitate de invitat

6 Găzduiți întâlnirea echipelor dvs

7 opțiuni de găzduire

8 Partajarea ecranului

9 Cum se înregistrează întâlnirea echipelor Microsoft?

9.1 Cum redai o întâlnire în Microsoft Teams?

10 Sfat 1: Eroare Opțiuni întâlnire: Numai organizatorii de întâlniri pot face modificări

11 Sfat 2: Suprimarea zgomotului în echipele Microsoft

Ce este echipele Microsoft?

• Aplicația MS Teams este un spațiu de lucru bazat pe chat în Microsoft 365, care facilitează conversațiile persistente și în fire, găzduiește întâlniri, partajează fișiere, colaborează la documente și lucrează cu echipele din întreaga organizație.
• Echipele Microsoft vă permit să lucrați într-un mod natural, conversațional - cu tot ce aveți nevoie într-un singur loc - disponibil oricând, pe orice dispozitiv.

Apeluri și întâlniri

Configurați următoarele setări pentru apeluri și întâlniri pentru organizația dvs.:

• Accesați „ Centrul de administrare Microsoft Teams ”
• Selectați „ Întâlniri ” din stânga și faceți clic pe „ Politici de întâlnire ”
• Selectați „ Global (prestabilit la nivelul întregii organizații) ”
• Trebuie să vă asigurați că toate opțiunile generale sunt activate.

Microsoft  ridică la 300  numărul maxim de membri permis într-o întâlnire Teams.

Întâlnește-te acum pe canale

Această setare controlează dacă un utilizator poate începe o întâlnire ad-hoc  într-un canal  Teams  . Dacă activați această opțiune, atunci când un utilizator postează un mesaj pe un  canal Teams , utilizatorul poate face clic pe  Întâlniți acum  sub caseta de redactare pentru a începe o întâlnire ad-hoc pe canal .

Add-in Outlook

Asigurați-vă că utilizatorii au activat programul de completare Teams Meeting în Outlook pentru a programa întâlniri.

Programarea întâlnirilor de canal

Când este activată, utilizatorii pot programa o întâlnire pentru un canal la care toți membrii canalului se pot alătura cu ușurință cu un singur clic.

Programarea întâlnirilor private

Când este activată, utilizatorii pot programa întâlniri private care nu sunt listate pe niciun canal.

Programeaza o intalnire

În trecut, mulți dintre voi au folosit Skype for Business (SfB) pentru întâlniri, incluzând un link virtual către invitațiile la întâlniri din Outlook. Puteți face același lucru cu Microsoft Teams.

Ce acțiuni ar trebui luate pentru a vedea „ Întâlnirea echipelor noi ” în Outlook? Va trebui să instalați clientul Teams Desktop și să activați programul de completare Microsoft Teams în Outlook. Odată ce au terminat, Outlook va afișa noua pictogramă pe panglică.

Dacă utilizați deja aplicația Microsoft Teams, puteți programa o întâlnire direct din aplicația Teams. Doar selectați „ Fila Calendar ” din partea stângă a barei de activități Teams, pentru a vă deschide Calendarul. De aici, faceți clic pe „ Întâlnire nouă ” în colțul din dreapta sus și completați datele dvs. după cum este necesar.

Alternativ, puteți configura o întâlnire Teams în Calendar Outlook selectând opțiunea „ Întâlnire New Teams ” din Calendar în Outlook.

Invitația din calendar va avea un hyperlink „ Faceți clic aici pentru a participa la întâlnire ” pe care participanții dumneavoastră îl pot face clic în momentul întâlnirii, pentru a se alătura după cum este necesar.

Opțiuni de întâlnire a echipelor Microsoft

Odată configurată întâlnirea, puteți merge la întâlnire și puteți ajusta opțiunile întâlnirii făcând clic pe „ Opțiuni de întâlnire ”  din bara de instrumente Microsoft Teams:

Se va deschide pagina de opțiuni. Apoi puteți seta opțiunile necesare:

Cine poate ocoli Lobby-ul?

• Lobby-ul este o zonă virtuală de așteptare pentru invitații să aștepte până când sunt admiși la întâlnire. Ți-ai setat întâlnirea pentru a permite tuturor să ocolească lobby-ul setând această opțiune la Toată lumea.
• Dacă îl setați la Persoane din organizația mea și organizații de încredere sau Persoane din organizația mea, va trebui să admiteți participanții la întâlnire odată ce vi se solicită acest lucru (va apărea o fereastră Admitere).
• În plus, dacă selectați Toți, participanții recunoscuți de sistem (angajații Outlook/City) nu vor fi anunțați la intrarea în întâlnire.

Notă : Dacă participanții folosesc un telefon mobil nerecunoscut de oraș (telefon din afara orașului), sistemul va anunța în continuare intrarea și ieșirea lor de la o întâlnire.

Lăsați întotdeauna apelanții să ocolească holul

• Când această setare este activată, persoanele care apelează prin telefon se vor alătura întâlnirii dvs. fără a fi nevoie să aștepte ca cineva să le admită.
• Selectați comutatorul pentru a-l porni sau dezactiva.

Anunțați când apelanții se alătură sau pleacă

• Poate doriți să primiți o alertă când cineva care sună prin telefon se alătură sau părăsește întâlnirea dvs. (Este posibil ca administratorul să fi activat aceste alerte în mod implicit.)
• Pentru a modifica această setare, selectați comutatorul pentru a o activa sau dezactiva.

Cine poate prezenta?

• Dacă doriți să limitați sau să permiteți altor participanți posibilitatea de a prezenta (să le partajeze ecranul), va trebui să schimbați această opțiune.
• Toată lumea – Permite oricărui participant să-și partajeze ecranul.
• Persoane din organizația mea – Verificați lista organizației dvs. pentru a determina cine ar fi inclus aici.
• Persoane specifice – adăugați mai mulți prezentatori selectând această opțiune și adăugând numele acestora la meniul derulant Selectați prezentatori pentru această întâlnire.
• Doar eu – permite doar organizatorului întâlnirii să prezinte la întâlnire.
• Odată ce opțiunile dvs. au fost selectate. Faceți clic pe Salvare.

Participarea la o întâlnire a echipelor

Există mai multe moduri de a accesa și de a participa la o întâlnire în Teams, inclusiv prin link, telefon, calendar, canal sau browser.

Alăturați-vă întâlnirii echipelor Microsoft folosind linkul

• Selectați „ Faceți clic aici pentru a participa la întâlnire” în invitația la întâlnire pentru a fi dus la o pagină în care puteți alege fie să vă înscrieți pe web, fie să descărcați aplicația desktop. Dacă aveți deja aplicația Teams, întâlnirea se va deschide automat acolo.

• Dacă nu aveți un cont Teams, este posibil să aveți opțiunea de a vă introduce numele în întâlnire ca invitat, cu condiția ca organizatorul întâlnirii să vă fi dat permisiunea.
• Apoi, în funcție de setările organizatorului, puteți să vă înscrieți imediat la întâlnire sau să mergeți în hol unde oamenii din întâlnire vă pot admite.

Alăturați-vă întâlnirii echipelor Microsoft prin telefon

Dacă invitația la întâlnire afișează un număr de telefon și un ID de conferință, atunci vă puteți alătura întâlnirii respective prin telefon.

Pentru a participa la o întâlnire Teams prin telefon:

• Invitația, dacă se poate alătura prin telefon, va enumera atât un număr de telefon cu taxă, cât și un număr de telefon gratuit. Puteți selecta oricare dintre aceste numere, în funcție de nevoile și preferințele dvs.
• Formați numărul de telefon corespunzător.
• Introduceți ID-ul conferinței când vi se solicită.

Invitația va avea, de asemenea, o listă de numere locale din care să selectați. În schimb, puteți selecta un număr de telefon din această listă dacă numerele de telefon cu taxă și cele gratuite nu sunt locale pentru dvs.

Dacă vedeți un număr de telefon în invitație, dar nu este local pentru dvs., selectați Numere locale și găsiți unul care să vă fie potrivit.

Alăturați-vă din calendar

Selectați Calendar din partea stângă a aplicației pentru a vă vedea întâlnirile. Găsiți întâlnirea dorită, apoi selectați Alăturați-vă .

Sau, dacă cineva începe întâlnirea, veți primi o notificare pe care o puteți folosi pentru a vă alătura.

Alăturați-vă unui canal

Canalele sunt subseturi de echipă; acestea permit membrilor echipei să țină conversații și să partajeze fișiere despre proiecte separate care nu necesită participarea tuturor membrilor echipei. Vă puteți alătura unei întâlniri Teams și de pe un canal, iar întâlnirea va include numai membrul listat pe canal.

Pentru a vă alătura unei întâlniri Teams prin canal, faceți clic pe butonul „ Alăturați-vă”  .

Alăturați-vă întâlnirii echipelor Microsoft folosind browserul

Ce se întâmplă dacă nu puteți accesa versiunea desktop a echipelor Microsoft și doriți să vă alăturați unei întâlniri și să vă prezentați ecranul. Fara resentimente.

• Puteți copia linkul întâlnirii făcând clic dreapta pe linkul „Click here to join the Meeting” din calendarul dvs. și selectați „ Copy Hyperlink” și lipiți-l într-un browser pentru a vă alătura.

• După ce ați lipit linkul, vi se va cere să descărcați versiunea desktop sau să utilizați interfața web. Selectați versiunea web.
• Trebuie să permiteți microfonului și camerei dvs. și asta îi ajută pe alți oameni care sunt la întâlniri să vă audă și să vă vadă fața sau fundalurile personalizate .

Desigur, opțiunile de mai sus funcționează pentru una sau două întâlniri, dar veți fi obosit să o faceți pentru multe întâlniri, așa că puteți lua în considerare următorii pași, deoarece oferă interfață ca versiunea desktop.

• Accesați versiunea web a echipelor
• Selectați aplicația web și selectați calendarul

• Selectați întâlnirea la care să vă alăturați.

Echipele Microsoft se alătură întâlnirii ca invitați

• Ai nevoie să cunoști pe cineva din afara organizației tale? Nu vă faceți griji, cu  Anonymous Join ,  puteți programa o întâlnire Teams cu oricine are o adresă de e-mail validă, chiar dacă nu se află în organizația dvs.
• Puteți invita orice adresă de e-mail validă la o întâlnire în timp ce programați fie din Teams, fie din Outlook și vor primi invitația la întâlnire în e-mail cu informații despre cum să se alăture întâlnirii.
• Oaspeții la întâlnire pot face clic pe link, pot introduce numele lor și pot participa la întâlnire.

• Oaspetele dvs. se va putea alătura pe web fără a fi nevoie să instaleze vreun client sau dacă dorește funcționalități suplimentare, cum ar fi posibilitatea de a începe să-și partajeze ecranul, pot instala și clientul desktop și se pot alătura anonim.
• În mod implicit, toți participanții care nu sunt din organizația dvs. vor ajunge într-un  lobby virtual  după care vor trebui admiși să se alăture întâlnirii efective.

• Acest lucru se face pentru a spori confidențialitatea întâlnirilor dvs., dar vă oferă și timp pentru a vă asigura că sunteți pregătit pentru o întâlnire importantă cu clienții. În viitor, un administrator va avea opțiunea de a actualiza setările pentru a permite utilizatorilor anonimi să se alăture direct, fără a fi nevoie să intre în hol.

Găzduiți întâlnirea echipelor dvs

• Când vă alăturați întâlnirii Teams, veți fi întâmpinat cu o pagină de destinație. Aici puteți selecta câteva opțiuni inițiale pentru întâlnire, cum ar fi opțiunile video și audio.
• Când ați selectat „ Alăturați-vă acum ”, vă veți afla într-un hol, așteptând sosirea participanților.
• Veți vedea o bară de opțiuni la subsolul ecranului – pictograma „ persoane ” vă permite să accesați fila de participanți. Făcând clic pe aceasta, se va deschide o filă în partea dreaptă a ecranului, care arată cine a sosit, cine urmează să sosească și cine este invitat.
• Odată ce sunteți gata de plecare, puteți aduce oameni la întâlnire invitându-i din hol folosind fila Participanți.
• Dacă participantul este un coleg intern, acesta se va alătura automat. Cu toate acestea, dacă găzduiți o întâlnire pentru clienți externi, va trebui să selectați manual utilizatorul și să îi permiteți să se alăture din hol.

Opțiuni de găzduire

Când întâlnirea Teams este live, veți vedea o bară de instrumente care oferă 9 opțiuni diferite:

• Oameni : Acest lucru vă va arăta cine a sosit, cine urmează să sosească. De asemenea, puteți alege opțiuni individuale de utilizator, cum ar fi „dezactivați sunetul participanților” sau „faceți un participant”.
• Chat : Aceasta deschide caseta de chat text, astfel încât să puteți introduce comentarii participanților la întâlnire. Un instrument util în cazul în care aveți probleme audio sau doriți să trimiteți linkuri/comentarii în timp ce vă găzduiți întâlnirea.
• Reacții : pe lângă faptul că  ridicați practic mâna într-o întâlnire Teams , vă puteți exprima în alte moduri pentru a face întâlnirile Teams mai incluzive, captivante și distractive.
• Săli : Acest lucru vă permite să creați și să gestionați săli de grup .
• Mai multe : aceasta afișează câteva opțiuni mai avansate din care să selectați, cum ar fi înregistrarea întâlnirii , estomparea fundalului sau afișarea notelor întâlnirii.
• Cameră : aceasta comută camera dvs. în dezactivare/activare.
• Mic: Acest lucru vă permite să dezactivați/dezactivați difuzoarele aparatului dvs. dacă este necesar.
• Partajare : această opțiune vă permite să vă partajați ecranul sau filele individuale pe care este posibil să le aveți deschise.
• Plecare : Odată ce v-ați încheiat întâlnirea, aveți opțiunea de a părăsi întâlnirea sau de a încheia întâlnirea. Toți participanții vor pleca de la întâlnire dacă alegeți sfârșitul întâlnirii.

Partajarea ecranului dvs

Când selectați pictograma „ Partajare ”, aceasta va afișa o bară de instrumente pentru a afișa toate filele deschise pe care le aveți în prezent, împreună cu orice documente recente la care ați lucrat.

• Modul prezentator : prin utilizarea unui mod prezentator, cum ar fi Standout, Side-by-side sau Reporter într-o întâlnire Teams, în loc să partajați doar conținutul ecranului sau ferestrei, deveniți o parte mai captivantă și mai integrantă a prezentării dvs.
• Ecran : Dacă selectați ecran, veți partaja întregul ecran cu participanții. Acest lucru înseamnă, totuși, că, dacă săriți între orice filă deschisă, participanții pot vedea tot ceea ce faceți pe computer.
• Fereastra : Puteți selecta pagini sau ecrane individuale pe care doriți să le partajați în întâlnire. Deci, dacă doriți ca oamenii să vadă doar un document PDF, puteți selecta acest articol, lăsându-vă liber să săriți între programe și file de pe desktop, fără ca niciun participant să vadă acest lucru.
• Tabla albă Microsoft : de îndată ce pânza de tablă albă a fost începută, participanții la întâlnirea echipelor vor putea scrie pe ea.
• Conținut de la cameră : această opțiune le permite utilizatorilor să  transmită conținut  direct din artefacte fizice, cum ar fi table albe și documente, într-un mod lizibil.
• PowerPoint Live : Cu PowerPoint Live, utilizatorii Teams nu trebuie să deschidă un pachet PowerPoint și să partajeze ecranul computerului lor cu un public. În schimb, prezentatorul poate deschide PowerPoint Live în cadrul Teams pentru a livra o prezentare.
• Opțiuni de navigare : pentru cei mai familiarizați cu Teams, puteți utiliza funcții avansate, cum ar fi PowerApps, pe care le-ați configurat pentru a le conecta la profilurile dvs. Teams.

Cum să înregistrez întâlnirea echipelor Microsoft?

• Puteți înregistra activități video, audio și pe ecran partajat pentru întâlnirea dvs. Teams. Înregistrarea este salvată automat în Microsoft Stream, astfel încât mai târziu să o puteți descărca, gestiona sau chiar partaja cu organizația dvs.
• Aveți o evidență a ceea ce s-a discutat în cadrul întâlnirii pentru a analiza și/sau a le împărtăși participanților absenți. De asemenea, înregistrarea poate fi folosită ulterior pentru alte cazuri de utilizare în afaceri din organizația dvs., cum ar fi anunțuri de produse noi, știri corporative, demonstrații de instruire etc.
• Atât organizatorul întâlnirii, cât și participanții interni pot începe sau opri înregistrarea.
• Participanții externi nu vor putea face acest lucru.

Pentru a înregistra întâlnirea echipelor Microsoft:

• Începeți sau alăturați-vă la întâlnire
• Faceți clic pe mai multe opțiuni „…” și apoi selectați „Începe înregistrarea”, așa cum se arată mai jos:

• În calitate de organizator, veți fi notificat că sunteți înregistrat și veți primi un memento pentru a le spune participanților la întâlnire că sunt înregistrate:

• Iată ce vor vedea participanții la întâlnire:

• Pentru a opri înregistrarea, accesați comenzile întâlnirii pe mai multe opțiuni „…” și faceți clic pe „ opriți înregistrarea ” din același meniu.
• Înregistrarea va apărea în istoricul chat-ului pentru organizator și toți participanții interni.

Pentru a afla mai multe despre înregistrarea în echipe, consultați acest articol .

Cum redai o întâlnire în Microsoft Teams?

Atât organizatorul întâlnirii, cât și toți participanții interni pot reda o întâlnire înregistrată.

Notă : invitații externi NU POATE reda o întâlnire înregistrată.

Pentru a face acest lucru, veți accesa fie istoricul conversațiilor Canal din Teams dacă întâlnirea a fost creată într-un canal Teams, SAU istoricul chatului din Teams dacă întâlnirea a fost creată în afara unui canal Teams (direct din Outlook sau dintr-un chat de grup). Găsiți înregistrarea video pentru întâlnire și faceți clic pe „ Redare ” pentru a reda automat înregistrarea întâlnirii prin Microsoft Stream .

Sfat 1: Eroare Opțiuni de întâlnire: Numai organizatorii de întâlniri pot face modificări

• Când faceți clic pe Opțiuni de întâlnire când încercați să creați sau să editați o întâlnire de echipă.
• Vi se solicită un mesaj „Numai organizatorii întâlnirilor pot face modificări”.
• Contul asociat cu solicitarea este un cont de invitat (pentru organizația unui client)

• Cauză: Această eroare va apărea, de asemenea, chiar dacă sunteți conectat la browser cu contul corect, dar în clientul Teams sunteți comutat la un alt chiriaș pentru care sunteți oaspete.

• Remedierea 1 : În cadrul echipelor, asigurați-vă că meniul drop-down din dreapta sus este setat la propriul domeniu (chiriaș de acasă) și apoi încercați să dați clic din nou pe butonul Opțiuni de întâlnire.
• Remedierea 2 : deschideți adresa URL a Opțiunilor de întâlnire într-un browser diferit.
• Remedierea 3 : ștergeți memoria cache a browserului.

Sfat 2: Suprimarea zgomotului în echipele Microsoft

Accesați Microsoft Teams > Faceți clic pe mai multe opțiuni (…) în partea de sus > accesați Setări > Dispozitive > Suprimare zgomot . În meniu, selectați High pentru o suprimare și mai puternică a sunetelor de fundal. Deci, indiferent dacă colegul tău de cameră latră la poștaș sau face gimnastică în fața ușii tale, Teams te acoperă cu o pătură de liniște.

Așa mă alătur la întâlnirile echipelor Microsoft.

Acum vreau să vă întorc: ce strategie din ghidul de astăzi veți încerca mai întâi?

Anunțați-mă lăsând un comentariu rapid mai jos chiar acum.