Cum să începeți să utilizați fluxul de lucru pentru aprobarea Microsoft Teams (2022)

Astăzi, vom arunca o primă privire asupra fluxului de lucru de aprobare a echipelor Microsoft, când ați folosi vreodată o aplicație de aprobare? Ei bine, poate aveți o nouă rețetă de prăjituri și aveți nevoie de președintele companiei dvs. de prăjituri să semneze toate rețetele noi. Puteți utiliza aplicația de aprobare pentru asta. În primul rând, vom analiza cum puteți solicita și acorda aprobare direct din aplicație, apoi vom analiza cum puteți face acest lucru dintr-un chat sau un canal. Vom analiza, de asemenea, cum puteți face acest lucru în afara contextului echipelor Microsoft. Să spunem, de exemplu, din SharePoint.

Vreau să vă arăt cum puteți obține aplicația de aprobare. Și există două moduri diferite în care puteți ajunge la el în colțul din stânga jos, sau putem face clic pe pictograma aplicațiilor odată ce aceasta se deschide.

Aceasta vă arată toate aplicațiile diferite pe care le puteți adăuga la echipele Microsoft în colțul din stânga sus. Puteți căuta aplicații. Să introducem aprobarea aici, în colțul din stânga sus. Vedem un rezultat pentru noua aplicație de aprobare. Puteți da clic pe el aici.

Alternativ, putem face clic și pe punctele de suspensie din bara de navigare din partea stângă. De asemenea, puteți căuta aprobări și apoi puteți da clic pe el aici.

Să facem clic pe Aprobare. Aceasta deschide aplicația Approval. Dacă acesta este ceva care va face parte din fluxul dvs. de lucru zilnic, puteți, de asemenea, să fixați aplicația de aprobare, astfel încât să aveți acces ușor la aceasta. În partea stângă, veți vedea acum o pictogramă pentru aprobare. Dacă dai clic dreapta pe el. Puteți fixa această aplicație în bara de navigare.

Acum că ne aflăm în aplicația Approval, să luăm un moment pentru a ne orienta către experiență. În partea stângă, vedem două categorii separate. Primul este primit și aici pot vedea toate cererile de aprobare ale mele, așa că practic oamenii vor să aprob lucrurile.

Și aici, în partea dreaptă, vedeți și o listă cu toate aceste solicitări în partea stângă. De asemenea, pot vedea toate solicitările de aprobare pe care le-am trimis altora, așa că, practic, vreau ca altcineva să aprobe ceva pentru mine.

Sus, este o pictogramă de hamburger. Când dau clic pe acesta, ascunde toate acele categorii diferite și când dau clic din nou pe el, va afișa toate categoriile în partea dreaptă.

În acest tabel, pot vedea aici câteva detalii la nivel înalt ale cererii mele, titlul, starea actuală, când a fost creată, cine a solicitat-o ​​și, de asemenea, cui a fost trimisă. Acum veți vedea în coloana de stare unele dintre acestea sunt închise. Unele dintre acestea au nevoie de informații suplimentare, iar unele dintre ele sunt încă în așteptare.

Pot aplica un filtru dacă să presupunem că vreau să văd doar starea solicitată. Pot face clic pe acesta pentru a-mi filtra lista acum care mi-a filtrat lista.

Dacă vreau să văd detalii suplimentare legate de această solicitare, aș putea pur și simplu să dau dublu clic pe aceasta.

Acest lucru îmi va afișa detaliile și orice atașamente asociate cu această solicitare.

Ei bine, aceasta este o prezentare generală la nivel înalt a interfeței aprobării, dar trebuie să lucrez. Am lucrat la o nouă rețetă de prăjituri și vreau ca președintele nostru să o aprobe, așa că mi-am dat seama de noua aplicație de aprobări pentru a vedea dacă aceasta va muta lucrurile puțin mai repede. În colțul din dreapta sus, pot lansa o nouă cerere de aprobare. Hai să facem clic pe asta.

Acest lucru deschide un nou dialog grozav de solicitare de aprobare și completați toate detaliile cererii mele aici, în partea de sus. Trebuie să introduc un nume pentru a fi ușor de înțeles, așa că atunci când președintele îl vede în lista ei, ea știe rapid ce este, așa că am venit cu un nou cookie, așa că fiți simplu. Fursecuri noi, menta Sriracha. Apoi, trebuie să introduc în aprobare.

Și, așa cum am spus mai devreme, am nevoie de președintele nostru să semneze, așa că voi introduce numele președintelui (Patty ca exemplu) și sper că ea îmi va da voie. Acum, aș putea introduce și alte nume. Să presupunem că am vrut să-l pun pe directorul companiei noastre. Când introduc cel puțin două nume în acest comutator, îmi permite să selectez dacă vreau doar un răspuns de la unul dintre aprobatori sau de la toți aprobatorii.

Acum, în acest caz, am nevoie doar de Patty să semneze, așa că îl voi elimina pe director deocamdată. De asemenea, pot introduce detalii suplimentare. Probabil că ea se va uita doar la titlul aici și apoi va decide dacă să continue sau nu pe baza acestui lucru, dar aș putea la fel de bine să introduc câteva detalii suplimentare în cazul în care doriți să citiți mai multe despre asta.

De asemenea, pot adăuga un atașament la această solicitare de aprobare. Cred că atașarea unei fotografii cu cum arată aceste cookie-uri vă va ajuta cu adevărat să faceți cazul. Voi face clic pe ADD Attachment și pot încărca un fișier de pe computer când dau clic pe acesta.

Există o ultimă întrebare pe care trebuie să o completăm înainte de a putea finaliza cererea noastră de aprobare și este dacă vrem să folosim răspunsuri personalizate în mod implicit. Dacă lăsăm acest lucru dezactivat, Patty va putea să aprobe cererea, ceea ce cred că probabil că o va face. Sau ea va putea să o respingă acum, să spunem că vrem să-i oferim posibilitatea de a folosi alte răspunsuri aici, am putea activa acest lucru și am putea spune, da, aceasta este o idee fantastică sau putem avea un alt răspuns de la client. asta spune pur si simplu nu. Acum, chiar aici, ești limitat la două răspunsuri personalizate.

Dacă utilizați Power Automate, puteți adăuga și mai multe răspunsuri personalizate. Dar trebuie să facem asta în afara echipelor. Mai târziu în postare. Îți voi arăta cum poți face asta. Deocamdată, vreau pur și simplu să folosesc setul implicit, așa că o voi dezactiva. Să mergem mai departe acum și să trimitem cererea noastră de aprobare.

Acum pot vedea în lista mea de set că am o nouă solicitare.

Din nou, văd toate detaliile. Dacă din orice motiv, aș dori să o anulez, aș putea să dau clic pe anulare cerere de aici.

Acum, dacă mă uit la starea actuală, se pare că este în așteptare cu Patty. Sunt foarte nerăbdătoare să văd ce părere are despre această nouă rețetă uimitoare. Sunt acum în contul lui Patty și are o grămadă de solicitări care așteaptă aprobarea ei. Există câteva moduri diferite prin care poate fi la curent cu ceea ce necesită atenția ei, în partea stângă a barei de navigare, să facem clic pe Activitate, aplicația de aprobare, Drepturi la Feed de activitate.

Aici vedeți cererea mea pentru noul cookie principal Saroja. De asemenea, Patty poate reveni la bara de navigare și face clic în aplicația Approval. Și aici, de asemenea, vede și cererea de aprobare și, implicit, o apare pentru a-i atrage atenția, astfel încât să poată analiza această solicitare imediat. Sriracha Men Cookies. Oh, asta sună îngrozitor. Ar trebui să resping asta imediat. Oh, iată o poză. Cred că aș putea arunca o privire rapidă. Hmm. Acestea chiar arată destul de gustoase.

Probabil măcar să încerc asta. Adică, avem o cultură a experimentării. Voi lăsa câteva comentarii aici. Poza l-a vândut. Continuă. În regulă. Să aprobăm asta.

Înapoi în interfața mea, îmi pot vedea lista de parfumuri. Văd că Patty a examinat cererea și se pare că a aprobat acest nou cookie.

Când dau clic pe cererea aici, văd că tocmai a aprobat-o. Jos, se pare că ea a spus că fotografia l-a vândut. E bine că știu cum funcționează Patty. Pentru a crea o nouă solicitare de aprobare, nu trebuie să trec prin aplicația de aprobare.

De asemenea, aș putea crea unul direct fie prin chat, fie dintr-un canal. Am creat un nou canal pentru aprobări aici. Aș putea începe o nouă conversație și să văd o pictogramă în partea de jos aici pentru aprobări.

Când dau clic pe aceasta, probabil veți observa că există un dialog. Este același lucru pe care l-am văzut noi înainte. Voi crea rapid o solicitare de aprobare. Am creat recent un nou manual privind beneficiile angajaților și dorim să o convingem pe Patti să semneze acest lucru. Am completat toate detaliile și sunt gata de plecare, așa că acum să facem clic pe Trimite aici.

Acum vedeți noua solicitare de aprobare afișată în vizualizarea conversației a canalului.

Și aici aveți toate detaliile asociate cu această solicitare. Înapoi în viziunea lui Patti. Ea poate vedea solicitarea și a luat un moment pentru a examina acest nou manual de beneficii și nu este de acord cu multe dintre beneficii, așa că va face clic pe Afișează detalii. La fel ca înainte, ea ar putea fie să respingă, fie să aprobe și va trebui să o respingă înapoi. Acum, din punctul meu de vedere, pot vedea că Patty a respins noul manual privind beneficiile angajaților.

Până acum, am creat toate solicitările noastre de aprobare direct în contextul echipelor Microsoft. Cu toate acestea, vă puteți conecta și la multe alte aplicații și servicii direct la fluxul de lucru de aprobare. Doresc să conectez SharePoint la fluxul de lucru de aprobare. Iată-mă pe un site SharePoint și avem o listă cu o mulțime de idei fantastice de marketing. Acum, în mod ideal, de fiecare dată când un membru al echipei vine aici și dă clic pe Nou pentru a adăuga o idee nouă, vreau ca aceasta să demareze un flux de lucru de aprobare.

Pentru a realiza acest lucru, vom accesa Power Automate pe portalul biroului . În partea stângă, în partea de jos, există o pictogramă pentru toate aplicațiile. Aceasta va afișa toate aplicațiile diferite la care aveți acces. Să facem clic pe cel care spune Power Automate. Acest lucru deschide automatizările de putere. Dacă nu ați folosit niciodată Power Automate înainte, vă permite să automatizați procesele de afaceri prin conectarea diferitelor aplicații și servicii pentru a putea crea fluxul nostru în partea stângă. Să facem clic pe pictograma care spune creați.

Acest lucru ne trimite pe ecranul de creare și există multe tipuri diferite de fluxuri pe care le putem crea. Dorim să creăm un flux automatizat în cloud astăzi. Practic, atunci când cineva adaugă un nou articol la puterea SharePoint, automate va detecta asta și apoi va demara fluxul de aprobare. Să facem clic pe această primă pictogramă. Acest lucru deschide un prompt în care îmi pot construi fluxul automat de cloud.

În primul rând, trebuie să îi dau un nume și voi numi această idee de marketing are nevoie de aprobare. De asemenea, pot alege declanșatorul fluxurilor, practic, atunci când are loc această acțiune, aceasta va porni fluxul acum încă o dată când cineva adaugă un articol la sharepoint. Vreau să înceapă, așa că selectați acest articol, totuși puteți vedea că puteți conecta tot felul de aplicații și servicii diferite pentru a începe fluxul. Deocamdată să alegem când este creat un articol și apoi să facem clic pe creați.

Apoi, introduceți câteva detalii legate de site-ul SharePoint. Introdu adresa site-ului și voi introduce adresa site-ului pentru echipa noastră de marketing. Odată ce introduc asta, pot selecta și numele listei. Când dau clic pe aceasta, avem două liste diferite asociate cu acest site SharePoint și vreau să folosesc lista de idei de marketing și să dau clic pe pasul nou.

Apoi, alegeți o acțiune care are loc atunci când este adăugat un nou element SharePoint. Pot căuta diferiți conectori pentru a putea folosi fluxul de lucru de aprobare, să introducem aprobări și să vedem aplicația de aprobări.

Când dau clic pe aceasta, voi vedea toate acțiunile diferite care pot fi întreprinse acum. Vreau să încep și să aștept o aprobare, așa că voi face clic pe această opțiune.

Aș putea intra în tipul de aprobare. Când dau clic pe aceasta, o pot seta la valoarea implicită de a aprobă și respinge sau aici.

Pot selecta răspunsuri personalizate dacă vă amintiți mai devreme în dialog, putem introduce doar până la două răspunsuri personalizate utilizând automatizarea puterii, putem introduce atâtea câte vrem aici vreau să introduc câteva răspunsuri personalizate și vreau cel puțin un răspuns este pe punctul de a fi aprobat, așa că o singură persoană este suficientă. Am început prin a introduce trei răspunsuri personalizate diferite, Patty, când primește una dintre aceste solicitări, ar putea fie să spună da, nu, fie am nevoie de mai multe informații aici. Aș putea să intru și să adaug mai multe opțiuni dacă vreau, dar sunt mulțumit de aceste trei.

Pot introduce detaliile cererii de aprobare începând cu titlul aici. Voi scrie ideea de marketing are nevoie de aprobare. Voi introduce două puncte și apoi în partea dreaptă, văd conținut dinamic diferit care poate include ca parte a titlului pe care vreau să-l includ, așa că îl voi selecta și ideea de marketing apare aici.

Apoi, indicați cui vreau să-l atribui. Voi atribui acest lucru lui patty președintelui nostru și voi adăuga alte detalii, dar deocamdată toate acestea arată bine și dați clic pe salvare.

Am vrut să vă ofer un mic gust a ceea ce puteți face cu automatizarea puterii, în funcție de răspunsul pe care îl alege Patty. Puteți solicita ca Power Automate să ia diferite acțiuni. De exemplu, să presupunem că patty spune „ da ”, ați putea solicita automatizarea puterii să lanseze un e-mail care spune că vă rugăm să continuați cu această idee de marketing sau poate că paddy spune că am nevoie de mai multe informații. oferiți mai multe informații înainte de a putea aprob, astfel încât este extrem de puternic.

Vom merge mai departe cu asta acum că am terminat de creat fluxul meu. Dacă vreau să văd toate fluxurile mele diferite, în partea stângă, faceți clic pe fluxurile mele și aici văd noul meu flux numit ideea de marketing are nevoie de aprobare.

Să testăm asta acum pentru a vedea cum funcționează. Am revenit pe site-ul SharePoint și lasă-mă să dau clic pentru a adăuga o idee nouă. Sunt destul de optimist cu privire la coacerea celei mai mari prăjituri din lume. Cred că dacă coacem cea mai mare prăjitură din lume, probabil că vom obține multă acoperire din presă și acest lucru va genera mult interes. Sunt foarte încrezător în această idee, așa că o voi lăsa și o voi salva.

Am revenit acum în viziunea lui Paddy și aici vedeți o nouă solicitare de aprobare bazată pe faptul că am adăugat un articol în SharePoint.

Când Patty face clic pe aceasta, ea poate vedea toate detaliile cererii de aprobare și unul dintre lucrurile cu adevărat îngrijite aici, în partea de jos, vedem toate opțiunile personalizate pe care le poate alege da, nu sau am nevoie de mai multe informații și știm cu toții că coace. cea mai mare prăjitură din lume, aceasta este cât mai aproape de un slam dunk, așa că vom merge cu da și vom trimite.

Așa funcționează fluxul de lucru pentru aprobarea echipelor Microsoft.

Acum vreau să vă predau:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Anunțați-mă lăsând un comentariu rapid mai jos chiar acum.