Schimburile MS Teams: tot ce ar trebui să știți (2022)

Astăzi vă voi arăta de ce schimburile de echipe MS sunt o caracteristică utilă pentru gestionarea programului dumneavoastră.

MS Teams Shifts este un instrument de gestionare a programelor care vă ajută să creați, să actualizați și să gestionați programele pentru echipa dvs. În lumina măsurilor de distanțare socială, toți trebuie să ne obișnuim să lucrăm diferit. Cunoașterea rotației săptămânii și a orelor de schimbare ar putea fi mai complicată, iar șeful tău să realizeze că nu ești disponibil la anumite ore.

1 Cum îți va face asta viața mai ușoară?

2 Activați sau dezactivați schimburile de echipe MS în organizația dvs

3 Activați sau dezactivați schimburile de echipe MS pentru anumiți utilizatori

4 Începeți cu schimburile de echipe MS

5 echipe MS schimbă vizualizarea

6 echipe MS schimburi de program

7 echipe MS schimbă ceasul de timp

Programul schimburilor pentru 8 echipe MS

9 echipe MS creează schimburi

10 echipe MS repartizare schimburi

11 echipe MS solicită timp liber pentru schimburi

12 echipe MS programul de grup al schimburilor

13 echipe MS copierea schimburilor

14 echipe MS schimburi recurente

Programul de export al schimburilor de 15 echipe MS

Programul de import al schimburilor de 16 echipe MS

Jurnalul de audit al 17 echipe MS

18 echipe MS notificări privind schimburile

19 echipe MS Shifts API

20 de ture de echipe MS pentru lucrătorii de primă linie

21 de echipe MS transferă date

22 Întrebări frecvente

Cum îți va face asta viața mai ușoară?

Vei putea vedea mișcările turelor tale pe computer sau pe telefoane mobile în browser în timp real, atâta timp cât acestea sunt actualizate de șeful tău.

• Când nu ești disponibil, poți seta
• Puteți selecta ce ture nealocate doriți să faceți
• Schimbați cu un membru al personalului trecând la modificări fără a vă deranja șeful
• Ar trebui să aveți dreptul să solicitați concediu

Activați sau dezactivați schimburile de echipe MS în organizația dvs

Schimburile sunt activate în mod implicit pentru toți utilizatorii Teams din organizația dvs. Puteți dezactiva sau activa aplicația la nivel de organizație pe pagina  Gestionați aplicațiile  din centrul de administrare Microsoft Teams.

• În navigarea din stânga a centrului de administrare Microsoft Teams, accesați  aplicațiile Teams  >  Gestionați aplicațiile .
• În lista de aplicații, efectuați una dintre următoarele:
  • Pentru a dezactiva Shifts pentru organizația dvs., căutați aplicația Shifts, selectați-o, apoi faceți clic pe  Block .
  • Pentru a activa Shifts pentru organizația dvs., căutați aplicația Shifts, selectați-o, apoi faceți clic pe  Permite .

Activați sau dezactivați schimburile de echipe MS pentru anumiți utilizatori

Pentru a permite sau a bloca anumiți utilizatori din organizația dvs. să folosească Shifts, asigurați-vă că Shifts este activat pentru organizația dvs. pe pagina  Gestionați aplicațiile  , apoi creați o politică personalizată de permisiuni pentru aplicații și atribuiți-o acelor utilizatori. Pentru a afla mai multe, consultați  Gestionarea politicilor de permisiuni pentru aplicații în Teams .

Începeți cu ture de echipe MS

Va trebui să deschideți aplicația Shifts pentru a începe. Este încorporat în echipele din stânga. Dacă nu îl vedeți acolo, va trebui să faceți clic pe Mai multe opțiuni și să îl găsiți în listă. În timp ce sunteți online, puteți vedea o serie de ture pe care le aveți programate pentru săptămâna viitoare. Când nu există, veți avea nevoie de un șef sau de un administrator care să vă dea o mișcare sau să le ceară să atașeze una pe web.

Dacă sunteți interesat să creați ture pentru un anumit canal, atunci deschideți turele și adăugați un nou program și selectați creați .

Apoi, selectați fusul orar dorit. După ce sunteți gata, faceți clic pe confirmare

Acum, selectați „ Adăugați persoane ” din stânga pentru a adăuga membri la turele nou create.

Captura de ecran de mai sus are „ Grup fără nume ” în stânga, care nu arată bine. Numele poate fi schimbat utilizând opțiunile Mai multe de lângă numele grupului.

Apoi, tastați numele dorit și faceți clic pe ok. Prefer să am echipa mea. De îndată ce am început să scriu, se reflectă automat pe ecran.

Echipele MS schimbă vederea

Există mai multe opțiuni diferite pentru vizualizarea programelor și a turelor:

• Puteți alege să vizualizați programul ca vizualizare zilnică, săptămânală sau lunară. De asemenea, puteți utiliza opțiunile afișate mai sus pentru a grupa vizualizarea programului în funcție de tură, mai degrabă decât de persoane și pentru a configura informațiile afișate, cum ar fi grupurile și turele deschise etc.
• Diferitele niveluri de vizualizare facilitează pentru manageri să urmărească acoperirea personalului pentru o anumită zi, săptămână sau lună. Informațiile care nu sunt necesare pot fi ascunse, astfel încât ecranul lor să nu fie aglomerat cu informații care nu sunt necesare.
• Shifts este disponibil și pe clientul mobil Microsoft Teams. Versiunea mobilă este o versiune redusă a clientului desktop complet și este concepută pentru ca lucrătorii din prima linie să vadă schimburile, să creeze cereri de concediu și să schimbe turele cu colegii.
• Aplicația Microsoft Teams Shifts poate fi accesată pe clientul mobil apăsând meniul waffle din colțul din stânga sus al aplicației mobile Teams și apoi selectând Mai multe aplicații .

Echipele MS schimbă programul de schimb

Când adăugați ture, modificările vor fi etichetate cu un asterisc care indică faptul că numai dvs. le veți vedea ca proprietar. Pentru a posta actualizări, faceți clic pe Partajați cu echipa * în partea de sus, astfel încât să comunicați cu echipa și să le permiteți altora să vadă planul.

Alegeți ce date să „ publicați ” după ce faceți clic pe Partajare cu echipa și dacă să notificați întreaga echipă sau doar pe cei afectați de modificări/adăugiri.

Trebuie să distribuiți de fiecare dată când faceți modificări, astfel încât membrii să fie la curent cu actualizările dvs.

Echipele MS schimbă ceasul de timp

Următoarea piesă logică după programare este performanța reală a schimbului în sine. Shifts include chiar și o caracteristică Time Clock care permite intrarea și oprirea ceasului mobil cu detectarea opțională a locației pentru raportare. Pentru a accesa ceasul, urmați pașii de mai jos.

Deschideți „ programul de schimburi” asociat . Faceți clic pe „ Setări ” în partea de sus și derulați în jos în jos. Selectați „Începe configurarea ” și faceți clic pe Următorul .

Dacă alegeți să activați urmărirea locației, trebuie să introduceți coordonatele de la care vă așteptați ca angajații să înregistreze și să iasă.

Programul schimburilor echipelor MS

Funcția schimburilor de echipe MS este adesea conectată la o echipă. Proprietarii echipei sunt managerii de schimburi și pot crea programe pentru a le împărtăși membrilor echipei. Observați că cel puțin pentru moment vizitatorii nu pot folosi ture.

Făcând clic pe pictograma Shifts, se pot întâmpla trei lucruri:

• Când sunteți proprietar cu cel puțin o echipă, dar niciuna dintre ele nu are schimbări de ture, vi se va oferi oportunitatea de a construi un plan pentru toate propriile echipe.
• Când nu sunteți proprietar, niciuna dintre echipele din care faceți parte nu are deja un program de schimburi, veți vedea un mesaj „Se pare că nu există încă un program de echipă pentru dvs.”.
• Dacă există un program de schimburi cu cel puțin una dintre echipele din care faceți parte sau din care sunteți proprietar, veți fi ghidat către acel plan. Dacă sunt deschise mai multe programe, va fi afișat cel mai recent pe care l-ați văzut.
• Când nu ați mai fost niciodată la ture, veți vedea o diagramă pe care puteți alege programul echipei pe care doriți să îl utilizați ca prima zi.
• Puteți deschide o listă cu toate programele dvs. atunci când aveți acces la cel puțin un program și puteți comuta între ele prin meniul „hamburger” din colțul din stânga sus al Schimburilor.
• Veți folosi, de asemenea, cea mai recentă conexiune de programare pentru a atașa programe de schimb pentru celelalte echipe din aceeași perspectivă.

Schimburile echipelor MS creează

Când creați ture aveți următoarele opțiuni:

• Data și ora de începere, de încheiere a schimbului
• Schimbul este deschis sau este desemnat cineva?
• Dacă aveți un schimb disponibil, puteți alege numărul de locuri. În același timp, asta înseamnă că se fac mai multe copii ale aceluiași schimb, iar acestea pot fi alocate mai multor persoane care operează concomitent, creând același tip de schimbare.
• O etichetă/titlu personalizat de utilizat în vizualizarea programului (dacă este lăsat necompletat, este afișată data modificării)
• Durata unei pauze disponibile neplătite.
• O zonă de notificare pentru orice detaliu pe care ați dori să îl includeți în mutare.
• Un rezumat al subactivităților din timpul trecerii
• Mișcare de culoare! Pentru fiecare formă particulară a mișcării, selectați o culoare și veți obține un program plăcut codificat cu culori pentru o monitorizare mai ușoară.

Atribuirea schimburilor echipelor MS

• Puteți crea o tură pentru a fi o tură deschisă (care urmează să fie delegată mai târziu) sau să o creați special pentru o persoană (aceasta este singura opțiune în aplicația mobilă în prezent).
• Trebuie să-i conectați la aceeași comunitate în care aveți sau intenționați să construiți schimbarea înainte de a putea numi un consumator pentru o schimbare.
• Adăugarea de membri la grupurile de programare este limitată la membrii echipei. Dacă alegeți să aplicați o modificare unei persoane care nu este vizibilă în selectorul de persoane, asigurați-vă mai întâi că este lider de echipă.
• După acceptarea consumatorului ca participant, ar putea fi de asemenea oportun să așteptați ca detaliile clientului să fie coordonate cu modificările.

Echipele MS solicită timp liber pentru schimburi

• Reprezentanții echipei pot cere timp liber, iar liderii de echipă pot fie să accepte, fie să respingă astfel de solicitări.
• Timpul liber aprobat în program este blocat automat pentru utilizator.
• Un membru al echipei poate recomanda înlocuirea unuia dintre turele sale în același orar cu unul dintre turele celuilalt angajat. În schimb, colegul de muncă fie respinge contestația, fie îl susține.
• Cealaltă mutare nu trebuie să fie în aceeași petrecere, astfel încât persoanele interesate nu trebuie să fie participanți la toate clasele.
• Dacă celălalt angajat aprobă schimbul, un manager este solicitat să aprobe schimbul ca pas final. Dacă utilizatorii nu erau deja participanți la celelalte clase de programare, aceștia sunt acum incluși automat.
• Aceasta nu este o problemă de securitate, deoarece membrii echipei pot vedea în continuare toate grupurile și schimburile de programare, chiar dacă nu sunt membri ai grupurilor.
• Liderii de echipă pot deseori să ofere cu ușurință oricărui lider de echipă una dintre turele lor fără a avea o mișcare în schimb. Metoda de compensare funcționează în același mod ca și pentru schimburile de schimb.

Toate aceste funcții pot fi accesate în fila Schimbări .

Echipele MS schimbă programarea grupului

• În timp ce o echipă poate avea un singur program, un proiect poate include o cantitate aproape infinită de grupuri.
• Un program simplu poate avea un singur grup, dar dacă sunt necesare mai multe categorii sau secțiuni, grupurile pot sprijini această nevoie.
• Când creați ture, trebuie să le includeți în programul unei echipe. Nu puteți muta turele intergrup.
• Dacă aveți o eroare sau decideți să construiți modificări identice cu mai multe clase în calendar, puteți replica modificarea simplă, așa că dacă ați pus acțiune la mutare, aceasta nu va conține niciuna.
• Dacă copiați programe întregi, atunci copiați și activitățile.

Echipele MS fac schimburi de copiere

În loc să atribui manual ture personalului, ar trebui să transmiteți cu ușurință un plan stabilit unui alt membru al echipei dvs. care va funcționa în aceeași poziție. Faceți clic pe butonul Mai multe opțiuni pe mișcarea individuală de copiat și apoi introduceți-o într-un alt loc.

Cele de mai sus arată cum poate fi copiat un singur program de schimb de la un membru la altul. Da, puteți, de asemenea, să copiați și să lipiți mai multe modificări pe parcursul mai multor zile.

Același program poate fi copiat tot restul săptămânii pentru a economisi timp pe efort manual. Doar trageți zilele și copiați-le, trageți-l din nou și lipiți-l.

Echipele MS schimburi recurente

• Dezvoltatorii nu au (uitat?) implementat în niciun fel o oportunitate pentru schimbarea echipelor de recurență.
• Omisiunea sa a înfuriat mulți oameni și această funcție larg așteptată încă nu a venit cu Microsoft.
• Din fericire, există o soluție care v-ar permite să setați modificări regulate, dar cu puțin efort în plus. Făcând o nouă schimbare mai întâi.
• Când vă place același Shift în fiecare zi, copiați și inserați conținutul Shift în ziua instanței. De asemenea, dacă decideți să repetați modificarea în mod regulat, transferați-o în ziua următoare dacă doriți să se întâmple din nou.
• Microsoft a confirmat că se va strădui să implementeze schimburile recurente, dar nu avem data lansării.

Programul de export al schimburilor echipelor MS

Puteți exporta programul de schimburi ca fișier csv, care include orele zilnice, timpul liber și notele de schimb. Chestii tari. Pentru a face acest lucru,

• Accesați „Turme” în echipele Microsoft
• În partea de sus, faceți clic pe Mai multe opțiuni (…)
• Selectați „ Export Program ”
• După câteva secunde, un fișier csv va fi exportat în fișierul de descărcare.

• Dacă sunteți interesat să mutați programul pe un alt canal, atunci puteți utiliza programul de import pe aceleași opțiuni.

Programul de import al schimburilor echipelor MS

• Pe programatorul tău
• În partea de sus, faceți clic pe Mai multe opțiuni (…)
• Selectați „ Program de import ”

• Descărcați exemplul de șablon Excel.
• Când ați terminat, salvați fișierul ca CSV (Delimitat prin virgulă)
• Încărcați fișierul CSV
• Editați coloanele necunoscute dacă este necesar
• Examinați schimburile importate, faceți modificări și adăugați mai multe schimburi dacă este necesar
• Examinați rezumatul și faceți clic pe „ Confirmare ”
• Toate schimburile sunt acum populate în programul dvs. și nepublicate
• Publicați-vă programul când sunteți gata

• Editați fișierul excel. Fiecare rând este o schimbare.

Echipele MS schimbă jurnalul de audit

Înainte de a putea căuta în jurnalul de audit , trebuie mai întâi să activați auditarea în Centrul de  securitate și conformitate . Pentru a afla mai multe, consultați  Activarea sau dezactivarea căutării în jurnalul de audit . Rețineți că datele de audit sunt disponibile numai din momentul în care ați activat auditarea.
Puteți căuta în jurnalul de audit pentru a vedea activitatea Schimburilor din organizația dvs. Pentru a afla mai multe despre cum să căutați în jurnalul de audit și pentru a vedea o listă de  activități în schimburi  care sunt înregistrate în jurnalul de audit.

Notificări de schimburi de echipe MS

• Schimburile echipelor Microsoft nu au în prezent paritate de caracteristici cu Staffhub (lucruri precum Time Clock pe care mulți oameni doresc să le vadă)
• Există, de asemenea, problema mai amplă a notificărilor cu schimburi, așa cum se arată în acest fir TC de lungă durată, în care MS lucrează în prezent la remediere.
• Aș vota serviciul și acest lucru vă va anunța că este preluat.

Echipele MS schimbă API

Tocmai am văzut asta pe  foaia de parcurs Microsoft 365 . În prezent, se vor lansa (deci, nu sunt încă aici, dar sperăm că în curând) vor fi noi puncte finale API pentru a sprijini schimburile echipelor Microsoft pentru lucrătorii de primă linie. Aceste noi apeluri API vor include:

• Creați, citiți și actualizați Programe
• Creați, citiți și actualizați grupuri de programare
• Creați, citiți, actualizați și ștergeți schimburi și activități în schimburi
• Creați, citiți, actualizați și ștergeți concedii, motive de concediu și solicitări de concediu
• Urmăriți data ultimei modificări a oricăruia dintre elementele de mai sus

Când ajung, cred că vor apărea în  documentația de referință Graph API Beta  (nu sunt acolo când scriu asta). Acesta tinde să fie locul în care lucrurile noi din API-ul Graph merg mai întâi, înainte de a trece în spațiul de nume 1.0.

Singurul lucru de care trebuie să fii conștient cu spațiul de nume /beta este că acesta conține caracteristici care sunt în prezent în previzualizare și ar trebui să te aștepți la schimbări de ruptură. Nu este recomandat să utilizați API-uri beta în producție.

Dacă organizația dvs. folosește Shifts pentru a oferi capabilități bogate de programare lucrătorilor dvs. din prima linie, atunci acest API vă va oferi posibilitatea fie de a încorpora datele din Shifts în alte aplicații, fie de a activa un anumit nivel de automatizare în managementul Shift.

Echipele MS se schimbă pentru lucrătorii de primă linie

Shifts este instrumentul dvs. de gestionare a programului disponibil acum în Teams, unde managerii pot planifica și crea cu ușurință programe de ture, iar membrii echipei pot revizui programele și pot face cereri de ture de pe dispozitivele lor mobile, totul în timp real. Experiența Shifts este activată în mod implicit și accesibilă prin aplicația Teams.

Echipele MS schimbă datele

Datele echipelor MS Shifts sunt în prezent stocate în Azure în centre de date din America de Nord, Europa de Vest și Asia Pacific. Pentru mai multe informații despre unde sunt stocate datele, consultați  Unde sunt datele mele?

întrebări frecvente

1. Cum să ștergi programele pe ture?

   În prezent, nu există nicio modalitate de a șterge un program odată ce acesta a fost creat, așa că decizia dvs. va fi definitivă pentru moment. Potrivit UserVoice , funcția este planificată să fie implementată cândva în viitor.

2. Cum să reatribuiți tura unei alte persoane?

   Dacă doriți să reatribuiți o tură de la o persoană la alta, mai întâi trebuie să mutați tura pentru a deschide ture și apoi să o reatribuiți. Nu numai că acest comportament neîndemânatic, dar provoacă și probleme majore atunci când vine vorba de automatizarea operațiunilor legate de ture.

3. Schimburile funcționează cu oameni din afara organizației?

   În prezent, Shifts nu acceptă utilizatori invitați – chiar dacă utilizați utilizatori invitați în Microsoft Teams.

4. Care este dimensiunea maximă a grupului în schimburile echipelor Microsoft?

   Limita pentru un grup în schimburi este aceeași cu limita pentru o echipă.

Doriți să vă îmbunătățiți experiența Microsoft Teams pentru o productivitate mai bună? Consultați sfaturile și trucurile menționate aici .

Acum aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.