Un ghid pas cu pas pentru administratorul Microsoft Teams (2022)

Acesta este un ghid pas cu pas pentru administratorul echipelor Microsoft.

Dacă doriți să jucați un rol critic în implementarea, adoptarea și utilizarea Microsoft Teams în organizația dvs., vă va plăcea acest nou ghid.

Să ne scufundăm direct.

1 Înțelegeți Microsoft Teams

1.1 Diferențiatori

1.2 Definiții

1.2.1 Organizare

1.2.2 Echipa

1.2.3 Canal

1.2.4 Apartenența la echipă

1.2.5 Rolurile echipei

1.2.6 Setările echipei

2 Implementați Microsoft Teams

2.1 Activați Microsoft Teams pentru organizația dvs

2.2 Conectori

2.3 Distribuția clienților

2.4 Activați sau dezactivați licențele Microsoft Teams

2.5 Adresele URL și intervalele de adrese IP Microsoft Teams

3 Lansarea echipelor pilot 3.1 Planificarea

3.1.1 Identificarea echipelor pilot

3.1.2 Identificați campionii echipei

3.1.3 Configurați piloți pentru succes

3.2 Lansare

3.2.1 Organizați o întâlnire de start cu campionii echipei

3.2.2 Invitați campionii echipei la Microsoft Teams

3.2.3 Ajută campionii echipei să pună în scenă și să lanseze piloți

3.2.3.1 Staging Microsoft Teams

3.2.3.2 Lansarea Microsoft Teams

3.3 Hrănire

3.3.1 Schimbați munca la Microsoft Teams

3.3.2 Integrarea echipelor Microsoft

3.3.3 Monitorizați echipele Microsoft

4 Lansați pentru restul organizației dvs

4.1 Creșterea gradului de conștientizare

4.2 Oferiți instruire

4.3 Activați inovația

Înțelegeți Microsoft Teams

Microsoft Teams este conceput pentru echipe care lucrează îndeaproape împreună pentru a duce lucrurile la bun sfârșit:

• Distribuiți informații și actualizări în mod deschis pentru a rămâne la curent
• Bazați-vă pe discuțiile în echipă și pe sprijin pentru a lua o decizie rapidă din mers
• Colaborați la proiecte și sarcini, inclusiv conținut și livrabile

Microsoft Teams este spațiul de lucru bazat pe chat din Microsoft 365. Este un serviciu de colaborare din Microsoft 365 care abordează nevoile și provocările unice ale lucrului în echipă. Deoarece nevoile unei companii în jurul colaborării sunt unice, nu există o dimensiune universală. Companiile se bazează pe una, două sau mai multe aplicații în Microsoft 365, cum ar fi Outlook, SharePoint, Skype for Business și Yammer pentru a răspunde diferitelor nevoi de a lucra împreună.

Diferențiatori

• A fi parte a Microsoft 365 înseamnă că Microsoft Teams vine cu integrări încorporate în Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups și multe altele. Acest lucru vă permite să vă maximizați investițiile în Microsoft 365, oferind în același timp o experiență de utilizator simplă și sigură în toate instrumentele.
• Microsoft 365 are angajamente puternice în ceea ce privește securitatea, conformitatea, confidențialitatea și transparența. Microsoft Teams a fost construit folosind aceleași principii pentru a oferi o platformă de nivel enterprise.
• De la început, Microsoft Teams a fost proiectat având în vedere conformitatea, autentificarea și confidențialitatea. Microsoft Teams va avea încorporat conformitatea, cu suport pentru standardele din industrie, inclusiv ISO 27001 și 27018, SOC 1 și SOC 2, HIPPA, clauze model UE și multe altele.
• Microsoft Teams protejează datele echipei în siguranță, folosind măsuri de securitate puternice, inclusiv autentificarea cu doi factori, parole dure și politici de acces. Datele dvs. sunt criptate, fie că este vorba de chat, note sau fișiere. Sunt datele tale, le deții, le controlezi. Microsoft nu extrage datele clienților în scopuri publicitare și protejăm datele clienților cu angajamente contractuale puternice.
• În conformitate cu angajamentul nostru de a oferi clienților cea mai mare transparență, clienții pot vedea timpul de funcționare, locația datelor lor și rapoarte detaliate despre modul în care controalele Microsoft 365 se potrivesc cu controalele de securitate, confidențialitate, conformitate și gestionarea riscurilor definite în Cloud Security. Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).
• Microsoft Teams este de nivel enterprise, cu suport în 18 limbi pe 181 de piețe și 6 centre de date din întreaga lume, un SLA susținut financiar în proporție de 99,9% și asistență 24/7.

Definiții

Organizare

Toate echipele create de angajații din organizația dvs. sunt asociate cu chiriașul Microsoft 365. Puteți desemna toți angajații sau un subset de angajați cu capacitatea de a crea echipe, folosind Microsoft 365 Groups.

Echipă

O echipă este concepută pentru a reuni un grup de oameni care lucrează îndeaproape pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Echipele pot fi dinamice pentru munca bazată pe proiecte (de exemplu, lansarea unui produs, crearea unei camere digitale de război), precum și în curs de desfășurare, pentru a reflecta structura internă a organizației dvs. (de exemplu, departamente și locații de birou). Conversațiile, fișierele și notele de pe canalele echipei sunt vizibile numai pentru membrii echipei.

Canal

• Un canal ajută la organizarea conversațiilor, conținutului și instrumentelor echipei în jurul unui anumit subiect.
• Canalele pot fi organizate, de exemplu, după subiect (evenimente), disciplină (design), proiect (lansare) sau doar pentru distracție (lucruri distractive).
• Proprietarii de echipe pot crea canale și pot permite membrilor echipei să creeze canale, după cum este necesar. Filele din partea de sus a unui canal permit echipelor să păstreze fișiere, note și conținut personalizat, cum ar fi valorile Power BI, obiectivele de afaceri pe un document Word sau organigrama pe un diapozitiv PowerPoint.
• Acest conținut este apoi ușor accesibil pentru toată lumea din echipă. Conectori suplimentari pentru aplicațiile terțe pot fi personalizați la nivel de canal pentru a aduce date din instrumente de zi cu zi, cum ar fi Trello, Asana, GitHub și multe altele.

Apartenența la echipă

• Când Microsoft Teams este activat pentru întreaga organizație, proprietarii de echipe desemnați pot invita orice angajat cu care lucrează să se alăture echipei lor. Microsoft Teams facilitează pentru proprietarii de echipe să adauge persoane în organizație pe baza numelui lor.
• Proprietarii de echipe pot crea, de asemenea, o echipă bazată pe un grup Microsoft 365 existent. Orice modificări aduse grupului vor fi sincronizate automat cu Microsoft Teams. Crearea unei echipe bazată pe un grup Microsoft 365 existent nu numai că simplifică procesul de invitare și gestionare a membrilor, ci și sincronizează fișierele de grup în interiorul Microsoft Teams.

Rolurile echipei

Există două roluri principale în Microsoft Teams : proprietarul echipei, persoana care creează echipa și membrii echipei, oamenii pe care îi invită să se alăture echipei lor. Proprietarii de echipă pot face orice membru al echipei lor un coproprietar atunci când îl invită în echipă sau în orice moment după ce s-au alăturat echipei. Având mai mulți proprietari de echipe, vă permite să împărțiți responsabilitățile de gestionare a setărilor și a calității de membru, inclusiv invitațiile.

Setările echipei

Proprietarii echipei pot gestiona setările la nivelul întregii echipe direct în Microsoft Teams. Setările includ posibilitatea de a adăuga o imagine de echipă, de a seta permisiuni între membrii echipei pentru crearea de canale, adăugarea de file și conectori, @menționarea întregii echipe sau canal și utilizarea GIF-urilor, autocolantelor și meme-urilor.

În calitate de administrator Microsoft Teams, aveți acces la setările la nivel de sistem din centrul de administrare. Aceste setări pot afecta opțiunile și valorile implicite pe care proprietarii de echipe le văd în setările echipei. De exemplu, puteți activa un canal implicit, „ General ”, pentru anunțuri, discuții și resurse la nivel de echipă, care vor apărea în toate echipele.

Implementați Microsoft Teams

Microsoft Teams este disponibil pentru clienții comerciali Microsoft 365 cu unul dintre următoarele planuri: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 și E5. Microsoft Teams va fi disponibil și pentru clienții care au achiziționat E4 înainte de retragerea acestuia. În calitate de client Microsoft 365, Microsoft Teams este disponibil pentru întreaga organizație. Înainte de a implementa Microsoft Teams, există câteva lucruri pe care ar trebui să le știți despre setările din centrul de administrare Microsoft 365.

Activați Microsoft Teams pentru organizația dvs

Administratorii trebuie să folosească Centrul de administrare Microsoft 365 pentru a activa Microsoft Teams pentru organizația dvs.

• Accesați „ Centrul de administrare Microsoft 365 ”
• Navigați la Setări > Setări organizație.
• Selectați „ Servicii ” și faceți clic pe Microsoft Teams .

• Pe ecranul de setări Microsoft Teams care se deschide, activați Business & Enterprise și altele dacă doriți să activați Microsoft Teams pentru organizația dvs. De asemenea, puteți activa accesul pentru oaspeți și faceți clic pe Salvare .

• Puteți controla ce utilizatori din organizația dvs. pot folosi Microsoft Teams. În mod implicit, crearea grupului Microsoft 365 este activată în Exchange Online. Dar, există câteva moduri în care administratorii pot limita crearea de noi grupuri la anumiți utilizatori.
• Fiecare utilizator Exchange Online are o politică de cutie poștală OWA care guvernează ceea ce poate și nu poate face cu cutia poștală. Folosind cmdletul Set-OwaMailboxPolicy , puteți configura parametrul GroupCreationEnabled să fie $true pentru utilizatorii cărora li se permite să creeze grupuri și $false pentru utilizatorii care nu sunt autorizați să creeze grupuri. În acest moment, singura modalitate de a actualiza politica cutiei poștale este prin Windows PowerShell.
• Consultați Utilizarea PowerShell pentru a gestiona grupurile Microsoft 365 – Ajutor pentru administrator pentru mai multe informații.

Notă: Aceste comenzi dezactivează crearea grupurilor numai pentru OWA și Outlook.

Dacă doriți să dezactivați crearea de grup în organizația dvs., utilizați setările Azure Active Directory. Sau, Disponibilitatea generală a Microsoft 365 Planner oferă posibilitatea de a schimba mecanismul de control la o politică stocată în Azure Active Directory. Avantajul acestei abordări este că Azure Active Directory oferă un punct central pe care îl pot verifica toate aplicațiile Microsoft 365. După ce se creează o politică adecvată, controlul asupra creării de noi grupuri Microsoft 365 este consecvent peste tot. Pentru mai multe informații, consultați articolul de blog Controlul creării grupurilor Microsoft 365 folosind o politică Azure Active Directory .

Conectori

Conectorii permit utilizatorilor dvs. Microsoft Teams să primească actualizări de la servicii populare, cum ar fi Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub și VSTS.

Pentru mai multe informații, consultați Conectarea aplicațiilor la grupurile dvs. și Platforma Office Connectors .

Distribuția clienților

• Fișierele de configurare pentru clientul Microsoft Teams sunt un executabil care poate fi descărcat de administratori și utilizatori finali de pe https://teams.microsoft.com/downloads . Utilizatorii finali de pe desktop-uri pot instala aplicația cu condiția să aibă privilegiile corespunzătoare. Administratorii pot, de asemenea, să distribuie programul de instalare și să îl distribuie prin instrumente de distribuție pentru clienți.
• Utilizatorii finali care folosesc dispozitive mobile pot descărca aplicația Microsoft Teams din magazinul de aplicații al platformei mobile.
• Microsoft Teams este disponibil pe Windows (Windows 7 și versiuni ulterioare) și desktop Mac (Mac 10.10 și versiuni ulterioare).
• Este disponibil și pe iOS v9 și versiuni ulterioare (iPhone și iPad), Android 4.4 și versiuni ulterioare și Windows Phone 10.0.10586 și versiuni ulterioare. Microsoft Teams acceptă clientul web pe Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ și Chrome 51.0+
• Utilizatorii care încearcă să deschidă clientul web Microsoft Teams pe Safari vor fi direcționați să descarce clientul desktop. Suportul pentru Safari va veni la o dată ulterioară.

Activați sau dezactivați licențele Microsoft Teams

• Administratorii gestionează licențele Microsoft Teams folosind centrul de administrare Microsoft 365. Trebuie să fiți administrator global Microsoft 365 sau administrator de gestionare a utilizatorilor pentru a gestiona licențele Microsoft Teams.
• Dacă doriți să limitați utilizatorii care au acces la Microsoft Teams din organizația dvs. sau să eliminați un utilizator pe care doriți să-l restricționați, puteți face acest lucru dezactivând licența Microsoft Teams pentru persoana respectivă sau persoanele respective.
• Odată ce licența este dezactivată, utilizatorii nu vor mai putea vedea Microsoft Teams în lansatorul de aplicații Microsoft 365 și pagina de pornire.
• Alocați sau anulați atribuirea licenței Microsoft Teams utilizatorilor în același mod în care atribuiți orice altă licență Microsoft 365 Business sau Enterprise. Conectați-vă la Microsoft 365, navigați la centrul de administrare Microsoft 365 și, în pagina Utilizatori > Utilizatori activi , atribuiți sau anulați atribuirea licenței Microsoft Teams pentru utilizatori. Consultați Atribuirea sau eliminarea licențelor pentru Microsoft 365 pentru afaceri pentru mai multe informații.

Adresele URL și intervalele de adrese IP Microsoft Teams

Dacă organizația dvs. restricționează conectarea computerelor din rețea la Internet, consultați adresele URL și intervalele de adrese IP Microsoft 365 . Acest articol listează punctele finale pe care ar trebui să le includeți în listele de permise de ieșire și în Zona de site-uri de încredere Internet Explorer a computerelor client pentru a vă asigura că computerele pot utiliza cu succes Microsoft Teams în Microsoft 365.

Lansați echipe pilot

Înainte de a lansa Microsoft Teams în întreaga organizație, este recomandat să începeți cu 2-3 echipe pilot. Acest lucru vă va ajuta să vă îmbunătățiți planul de lansare și să vă asigurați că sunteți pregătit pentru o implementare la nivelul întregii organizații. Piloții de succes ajută, de asemenea, să răspândească vestea despre experiențele lor, ceea ce generează entuziasm în întreaga organizație pentru următorul val de lansare.

Plan

Identificarea echipelor pilot

Luați legătura cu câteva departamente pentru a identifica 2-3 echipe pilot. Pentru a participa la pilot, întreaga echipă ar trebui să se angajeze să folosească Microsoft Teams ca modalitate principală de a comunica între ele și de a colabora la proiecte timp de cel puțin o săptămână. Acest lucru oferă echipelor pilot oportunitatea de a înțelege pe deplin capacitățile Microsoft Teams și de a identifica cea mai bună modalitate de a le integra în fluxurile lor de lucru.

Identificați campionii echipei

Identificați campioni în echipele pilot și înrolați-i pentru a stimula adoptarea Microsoft Teams. Campionii nu sunt doar pasionați de ceea ce fac, dar sunt și încântați să evanghelizeze și să-și ajute semenii să învețe soluții mai eficiente.

Configurați piloți pentru succes

Oferiți campionilor flexibilitatea de a personaliza echipele Microsoft pentru piloții lor, asigurându-vă în același timp că mențineți controlul prin capabilități avansate de securitate și management în centrul de administrare. Având setări deschise, echipele pilot pot explora tot ce are de oferit Microsoft Teams. Puteți ajusta oricând setările pe măsură ce echipele evoluează.

Lansa

Organizați o întâlnire de lansare cu campionii echipei

Cea mai bună modalitate de a încânta echipele pilot de Microsoft Teams este să-i reuniți pe toți, fie personal, fie virtual. Programați o întâlnire de lansare pentru a prezenta echipele Microsoft, a discuta despre programul pilot și pentru a determina campionii echipei să experimenteze echipele Microsoft. Afișați turul produsului ca o prezentare generală a Microsoft Teams și Onboarding pentru a arăta cum să-și pună echipa în funcțiune.

Invitați campionii echipei la Microsoft Teams

Începeți să utilizați Microsoft Teams cu campionii echipei dvs. în timp ce planificați lansarea. Comunicați actualizări importante cu privire la lansare, obțineți feedback de la echipele pilot, răspundeți la întrebări rapide și împărtășiți succesul în Microsoft Teams.

Ajută campionii echipei să pună în scenă și să lanseze piloți

Organizarea echipelor Microsoft

Ajută campionii cu organizarea echipelor lor Microsoft, inclusiv setările echipei, canalele și integrările cu aplicații terțe, cum ar fi Trello, Asana, GitHub și multe altele. Încurajează campionii echipei să semene postări de bun venit și resurse de echipă pentru ca utilizatorii să le descopere în interiorul produsului. Se recomandă să păstrați punerea în scenă inițială la minimum, pentru a permite utilizatorilor să creeze în mod organic canale, să personalizeze filele și să adauge conectori după cum este necesar.

Lansarea Microsoft Teams

• Campionii echipelor sunt responsabili pentru definirea scopului echipelor lor, domeniul de utilizare față de alte instrumente, normele de comunicare în aer liber și convențiile pentru crearea canalelor de echipă.
• Pe măsură ce campionii echipei se pregătesc pentru lansare, încurajați-i să organizeze o întâlnire cu echipa pilot, similară întâlnirii inițiale de lansare.
• Campionii echipei ar trebui să se asigure că membrii echipei sunt configurați corespunzător pentru a utiliza echipele Microsoft, dedicând timp pentru ca toată lumea să se conecteze, să descarce aplicațiile desktop și mobile și să înceapă să converseze între ei.

Hrăni

Schimbați munca la Microsoft Teams

Ajutați echipele-pilot să descopere, încurajând campionii să transfere conversații, actualizări și proiecte importante către echipele Microsoft. Acest lucru îi va face pe membrii echipei să se simtă încrezători să facă ei înșiși schimbarea.

Integrați Microsoft Teams

Aduceți actualizări live și date de la aplicații și servicii terță parte, cum ar fi Trello, Asana, GitHub direct în Microsoft Teams. Acest lucru va economisi timp angajaților prin verificarea mai multor instrumente pentru a obține informații în timp util. Încurajați campionii echipei să-și împărtășească ideile pentru integrări personalizate cu aplicații și roboți de la terțe părți, adaptate pentru echipele lor.

Monitorizați echipele Microsoft

Partajați statisticile privind adoptarea și utilizarea Microsoft Teams cu campionii echipei și amintiți-le să împărtășească feedback de la membrii echipei pe canalul „ Feedback ”.

Lansați pentru restul organizației dvs

Creșterea gradului de conștientizare

Mergeți dincolo de echipele pilot pentru a informa întreaga organizație despre Microsoft Teams. FastTrack oferă resurse de administrator IT pentru a face acest lucru, incluzând resurse pentru a ajuta la răspândirea cuvântului, cum ar fi șablonul Anunț, șablonul Numărătoare inversă, Flyer, Poster și e-mailuri cu Sfaturi și trucuri.

Asigura instruirea

Organizați evenimente de instruire și sesiuni de întrebări și răspunsuri adaptate echipelor și cazurilor de utilizare specifice.

Activați inovația

Colaborați cu campioni din întreaga organizație pentru a identifica cazuri de utilizare avansate, inclusiv integrări personalizate și roboți pentru a profita la maximum de Microsoft Teams. Luați în considerare crearea unei echipe pentru campionii Microsoft Teams din întreaga organizație pentru a împărtăși idei care vor transforma modul în care echipele lor lucrează împreună. Partajați feedbackul Microsoft Teams prin Vocea utilizatorului sau prin linkul Feedback din produs. Interacționați cu alți profesioniști IT din comunitatea Microsoft Teams Tech .

Acum aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.