Все советы по улучшению работы конечных пользователей Microsoft Teams

Если вы являетесь администратором, защитником или опытным пользователем Teams, часть вашей роли, вероятно, поможет улучшить взаимодействие с конечными пользователями Microsoft Teams.

Черт возьми, даже если вы дружелюбный человек, который хочет, чтобы люди использовали свои инструменты более продуктивно, вы захотите это сделать.

В этом посте мы рассмотрим некоторые ключевые инструменты и функции для улучшения взаимодействия с конечными пользователями Microsoft Teams:

1. Начните с плана усыновления

Создание плана внедрения для пользователей сильно отличается от создания плана внедрения для всей организации.

Начните с определения, почему вы хотите использовать Microsoft Teams. Затем сообщите заинтересованным сторонам план, путь к внедрению и преимущества. В свою очередь, они должны передавать эту информацию своим пользователям.

По мере продвижения развертывания регулярно информируйте все заинтересованные стороны. Если все знают, что происходит (и когда), это не будет большим сюрпризом.

По пути многие люди будут просить технические, учебные материалы и материалы для усыновления.

Вы, конечно, можете создать свой собственный, основываясь на нюансах компании. Также доступно множество существующих материалов Microsoft.

Убедитесь, что вы включили учебные материалы, такие как Microsoft 365 Learning Pathways, Обучение работе с конечными пользователями Microsoft Teams под руководством инструктора, а также веб-семинары, проводимые инженерами Azure для обучения обращению в службу поддержки.

Вам также нужно будет сообщить, как вы хотите, чтобы конечные пользователи собирали билеты, когда что-то пойдет не так. Последнее, что вам нужно, это забитый почтовый ящик после внедрения Teams.

Если вы хотите, чтобы билеты собирались через централизованный портал, вы можете использовать службы Azure. Однако сначала ознакомьтесь с планами поддержки.

2 - Персональные настройки доступны в Microsoft Teams

Как только ваша команда освоится с повседневным использованием Teams, важно добавить индивидуальный подход.

Например, есть множество специальных возможностей Microsoft Teams, которые ждут своего открытия. Но они останутся неизвестными, если вы не сообщите о них своим пользователям.

Специальные возможности включают в себя:

• Перевод чата: если первый язык ваших коллег отличается от вашего, тогда это полезный инструмент. Встроенный перевод сообщений помогает каждому быть самим собой и при этом эффективно общаться.

• Голосовые сообщения: некоторые длинные сообщения лучше всего ретранслировать с помощью голосовых сообщений, поскольку манеры могут помочь с контекстом и тоном. Кроме того, этот инструмент будет полезен писателям, страдающим артритом или запястным каналом, поскольку они могут печатать меньше. Просто удерживайте значок записи, говорите в микрофон и отпустите, когда закончите запись.

• Включите режим телетайпа: это еще одна функция, которая поможет людям с нарушением речи или слухом. Чтобы включить телетайп (TTY), перейдите в этот каталог после того, как вы нажмете на изображение своего профиля - «Настройки»> «Звонки».

• Динамические субтитры: получайте субтитры в режиме реального времени на собраниях Teams.

Запишите их для дальнейшего использования.

Во-первых, убедитесь, что на Stream распространяется ваша лицензия Microsoft 365.

Включите запись живых субтитров при входе в Stream. Выберите свое видео и нажмите на три точки, чтобы открыть меню параметров.

Установите флажок «Создавать файл с субтитрами автоматически».

• Темный режим: эта функция была представлена ​​в Teams в 2018 году и помогает снизить нагрузку на глаза и сохранить концентрацию внимания.

Нажмите кнопку с тремя точками и откройте Настройки. Непосредственно в разделе «Общие» вы можете увидеть три варианта систем освещения: стандартное, темное и высококонтрастное.

Еще одна важная часть настройки в Teams - это тип и частота получаемых вами уведомлений. 

Частота? Верно!

Хотя с количеством сообщений, которые вам отправляют, ничего нельзя поделать (хотя об этом позже), вы можете настроить, когда и как получать уведомления.

3 - Рекомендации для уведомлений Teams

Вы можете беспокоиться об уведомлениях, если вы управляете несколькими командами и каналами в своей учетной записи Teams.

Или, может быть, вы просто являетесь членом этих команд и каналов.

Перегрузка уведомлений и усталость от уведомлений - это реальные вещи, которые могут повлиять на ваш результат, если им не управлять должным образом.

Итак, как вы можете управлять уведомлениями Teams?

Это просто:

• Создание настраиваемых настроек уведомлений: это включает отключение уведомлений о догонках и настройку ваших обычных уведомлений, чтобы они включали только определенные вещи, такие как личные @ упоминания, ответы на разговоры, которые я начал, и т. Д.

• Уходите из проектов, которые больше не требуют вашего участия: вероятно, есть команды или каналы, которые не имеют отношения к вам или работе, которую вы выполняете. Уберите беспорядок, оставив эти проекты.

4 - Когда использовать групповые чаты или каналы

После того, как вы выбрали каналы, которые вам нужны, и отсортировали свою стратегию уведомлений, важно знать, когда лучше всего использовать групповые чаты, а когда каналы более подходящие.

Для пользователей, которые плохо знакомы с платформами для совместной работы, такими как Teams, вы должны помнить, что это совершенно новый опыт. Microsoft Teams - это  не  платформа в стиле обмена мгновенными сообщениями, к которой они, возможно, привыкли.

Это может быть так просто, если вы хотите, но это может быть намного больше для совместной работы ваших команд.

Групповые чаты - это продолжение разговоров один на один с участием других коллег. Здесь все члены группы Teams могут обмениваться сообщениями, GIF-изображениями, смайликами, стикерами и даже устраивать встречи.

Однако, если вам нужно немного расширить сотрудничество, вы можете организовать все это в каналах Teams. Две важные особенности отличают каналы Teams от групповых чатов:

Цепочки сообщений: разговоры в групповых чатах могут стать беспорядочными и со временем потерять свою суть. Однако в каналах члены команды могут отслеживать сообщения в контексте, в котором они размещены.

Это возможно с помощью цепочек сообщений, которые объединяют разговоры в один блок чата. Вы можете видеть все ответы и @ упоминать кого-то под цепочкой ответов.

2. Файлы: в отличие от обычных групповых чатов, на каналах есть вкладка с файлами. Это отлично подходит для совместной работы над документами, и каждый загружаемый вами файл также синхронизируется с SharePoint.

5 - Преимущества цепочек сообщений

Одним из самых больших преимуществ использования каналов перед групповыми чатами является то, что вы получаете доступ к цепочкам сообщений.

Все дело в простоте совместной работы, верно?

В конце концов, именно поэтому хороший план внедрения и избавление от перегрузки уведомлениями являются первоочередными задачами нашей повестки дня.

Но даже во время работы потоки сообщений также являются отличным инструментом для оптимизации работы конечных пользователей Microsoft Teams.

Обсуждения дают контекст вашего сообщения, показывая, с кем вы разговариваете. 

Преимущества высокого уровня включают:

• Темы сохраняют значимый контекст и организуют беседы.
• Тема поощряет открытое обсуждение тем, не отвлекая других.
• Обсуждения дают вам возможность получить больше ясности, не создавая нового DM.
• Ваши беседы упрощают отслеживание информации, просматривая определенные разговоры.
• Темы избавляют каналы объявлений от лишнего беспорядка.
• Нити липкие. Когда вы делитесь сообщением, делятся и цепочки ответов.

В частности, с потоками сообщений вы получаете асинхронность в обмене сообщениями в Teams.

Это означает, что сообщения в канале не нужно синхронизировать - вам не нужно отвечать на все сообщения в режиме реального времени.

Даже если ваши уведомления полностью отключены, вы можете вернуться в цепочку беседы, чтобы увидеть новые обновления. В групповом чате вы обычно опасаетесь, что потеряете из виду, что происходит, когда вы не в группе.

Это означает, что у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на других вещах и при этом оставаться в курсе событий.

6. Что можно делать с мобильным приложением Teams

Многие люди будут использовать команды на ходу. Вместо того, чтобы вынимать ноутбук каждый раз, когда им нужно поговорить с кем-то в офисе или дома, они могут использовать мобильное приложение Teams.

Некоторые  из ваших пользователей могут в конечном итоге использовать мобильное приложение, потому что они предпочитают потоковую передачу сообщений в мобильном пользовательском интерфейсе.

Вот еще несколько полезных функций мобильного приложения Teams:

Быстрые жесты смахивания: очистите ленту активности от уведомлений, когда вы помечаете сообщения как прочитанные или непрочитанные, просто проведя пальцем по экрану.

Тихие часы и тихие дни: отметьте конкретные часы и дни, когда вы будете использовать PTO. Это отключит для вас уведомления в это время.

Щелкните свой профиль, а затем - Уведомления. В сегменте «Заблокированные уведомления» щелкните «В тихое время».

Здесь у вас будет возможность включать и выключать Тихие часы и Тихие дни, а также самостоятельно настраивать дополнительные параметры.

Интегрированный офисный объектив: простота фотографирования - уже отличная функция.

Однако Office Lens интегрирован в мобильное приложение Teams, поэтому при захвате доски или документа оно автоматически распознает их.

Независимо от того, какой это носитель, Office Lens автоматически оптимизирует изображение, что вы можете сделать с текстом или рисунками.

Измените порядок нижней панели: вы можете улучшить доступ к наиболее посещаемым вкладкам в командах, изменив порядок панели навигации.

Щелкните значок с тремя точками ниже, и вы увидите возможность перетащить окно редактирования навигации на полный экран. Затем вы можете изменить порядок вкладок в соответствии со своими предпочтениями.

Простой переход с мобильного устройства на портативный: переключайте конференц-вызовы и уведомления между ноутбуком и мобильным устройством в режиме реального времени.

Если вам нужно быть в пути, но вы участвуете в конференц-связи, вы можете переключиться на мобильное устройство, не прерывая собрания.

Вы также можете настроить уведомления для своего мобильного устройства, чтобы оно отключалось после входа в Teams на рабочем столе, что снижает перегрузку уведомлений.

7 - Совместимость сообщений

Когда вы разговариваете только с людьми в Teams, другое приложение не требуется. 

Но что происходит, когда вы работаете с подрядчиком, который использует Slack? Или клиент, который настаивает на использовании Webex?

Самый распространенный сценарий? Вы загружаете их приложение, чтобы они были довольны.

Но что это значит для вас? Постоянное переключение между приложениями для управления внешними контактами.

Совместимость сообщений - это процесс объединения этих приложений, чтобы вы могли отправить сообщение из Microsoft Teams своему внешнему контакту в Slack или Webex.

Функциональная совместимость улучшает внутренние коммуникации и обеспечивает подлинное сотрудничество между компаниями.

Если ваша команда работает с людьми, которые используют программное обеспечение для совместной работы, отличное от вашего, совместимость избавит вас от головной боли от необходимости управлять каждой отдельной платформой, включая уведомления и интеграции.

Вы просто общаетесь с ними, не покидая своего места. Это освобождает время, которое вы бы потратили на управление другими платформами.

Больше внимания означает лучшее общение и повышение производительности вашей команды.

Mio обеспечивает возможность взаимодействия между самыми популярными на сегодняшний день платформами для совместной работы. Если Mio установлен в вашем клиенте Teams, вы можете отправить сообщение любому члену вашей команды и пользоваться функциями и интеграциями, к которым вы уже привыкли.

Установите Mio в Microsoft Teams

Mio легко настроить:

• Синхронизируйте все приложения для чата, которые используют ваши команды, создав Mio Hub
• Члены команды в вашем Mio Hub могут сразу же общаться в личных сообщениях или группах с участниками на других платформах.
• Поддерживаются обмен файлами, цепочки сообщений, реакции, а также возможность редактировать и удалять сообщения.
• Новые каналы или пространства, в которые приглашен сотрудник, будут синхронизированы с основной чат-платформой, которую он предпочитает использовать.

Чтобы узнать больше о взаимодействии с чат-платформой Mio, посетите m.io.

8- Совместимость видео

Видеозвонки между членами команды так же важны, как и обмен сообщениями при совместной работе команды. 

Но, как и в случае с платформами обмена сообщениями, вы часто найдете клиентов или даже другие отделы, которые не используют ту же видеоплатформу, что и вы.

Это означает поиск решений для встреч, когда люди используют Webex, Zoom, Skype и все другие видеоплатформы.

Войдите в Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI - это стороннее решение от Microsoft, которое решает проблему взаимодействия видео для вас и сторонних лиц, использующих другие платформы для совместной работы.

С помощью CVI члены вашей сторонней группы могут подключиться к исходному пользовательскому интерфейсу Microsoft Teams для обмена аудио, видео и контентом с помощью сертифицированных решений взаимодействия и видеоустройств.

К сертифицированным партнерам Microsoft CVI относятся:

• Сервис Poly Real Connect
• Pexip Infinity
• Шлюз BlueJeans от Verizon
• Интеграция видео Cisco Webex

Как развернуть облачное видео взаимодействие

Развертывание Cloud Video Interop включает пять шагов, чтобы вы могли добавлять пользователей, не являющихся пользователями Microsoft Teams, на собрание Teams:

План: определите видеоустройства и выберите подходящего сертифицированного партнера Microsoft CVI для поддержки устройства члена совместной группы. Члену группы, участвующему в этом видеовстрече, потребуется лицензия Microsoft, чтобы вы могли планировать встречи по взаимодействию. Убедитесь, что и вы, и это другое лицо подтвердили лицензионные требования партнера CVI, прежде чем выбирать этого партнера для развертывания.

Настроить: всем, кто не использует Microsoft Teams, потребуются документы по развертыванию от выбранных сертифицированных партнеров CVI. Эти документы содержат изменения конфигурации для их сетей, а также другие параметры, которые могут потребовать обновления.

Предоставление: вы получите лицензии, которые предоставляет CVI вашего коллеги.

Расписание: после включения вы можете планировать собрания с взаимодействием с помощью Teams или надстройки собраний Teams для Outlook.

Присоединиться: члены вашей сторонней группы теперь могут присоединиться, используя метод, предоставленный их сертифицированным партнером Microsoft CVI.

9 - Советы по присоединению к собраниям Microsoft Teams

Присоединяясь к собраниям Microsoft Teams, учитывайте следующее:

• Вы можете присоединиться к собранию, щелкнув значок камеры, введя название собрания, щелкнув параметр «Встретиться сейчас» и добавив людей к собранию.

• Вы также можете присоединиться к уже начавшейся встрече, щелкнув тот же значок камеры и нажав «Перейти».
• Отключите звук с помощью значка микрофона, когда вы не разговариваете или слышен сильный фоновый шум.
• Поделитесь своим экраном, щелкнув значок экрана.
• Вы можете записать свой экран, щелкнув значок с многоточием и выбрав параметр Начать запись. 

10 - Советы по проведению собраний Microsoft Teams

Как добавлять участников на собрания Microsoft Teams

Есть разные способы добавления людей на собрание в Microsoft Teams.

Например, если у вас включено анонимное присоединение, то любой может присоединиться к конференции как анонимный пользователь, щелкнув приглашение на ссылку на собрание. 

Вы можете включить анонимное присоединение, посетив центр администрирования Microsoft Teams, нажав «Собрания»> «Настройки собрания»> «Участники»:

Если вы хотите больше контролировать, кто посещает ваши собрания, выключите этот переключатель и вместо этого отправьте приглашения отдельным членам команды.

Помимо одновременного приглашения всех участников канала или беседы на собрание, вы также можете отправить приглашения по электронной почте и по номеру телефона. 

Перед собранием вы можете использовать поле «Пригласить людей» в начале собрания, чтобы искать людей и приглашать кого угодно.

Находясь на собрании, щелкните значок Показать участников, которым управляет ваша встреча, чтобы увидеть, кто там, кто был приглашен, а кто еще не приехал.

Чтобы попросить кого-то присоединиться к собранию, вы можете нажать «Дополнительные параметры» (…), а затем «Спросить о присоединении».

Или введите имя человека в поле поиска (если он работает в вашей организации), его номер телефона или адрес электронной почты.

Элементы управления во время собрания и возможности Microsoft Teams

Как администратор, вы сможете использовать настройки Meetings для управления множеством факторов, включая возможность присоединения анонимных людей к командам.

Вы можете:

• Разрешить аудиоконференцсвязь: с лицензией на аудиоконференцсвязь люди смогут подключаться к вашим собраниям из более чем 90 разных стран. 
• Настройте виртуальное лобби: все участники, не принадлежащие к вашей организации, по умолчанию будут отображаться в виртуальном холле в Microsoft Teams. Это позволяет вам выбрать, кто должен иметь доступ к беседе. 
• Отключение звука для участников: на больших собраниях вы можете выбрать параметр «Отключить звук» в профиле участника, чтобы они не беспокоили других людей в вашей группе. Вы также можете включить их позже или отключить всех, кроме себя. 
• Совместное использование экрана или приложения: щелкните значок экрана на собрании Microsoft Teams, чтобы поделиться своим экраном. Если вы хотите предоставить общий доступ только к определенному окну или приложению, вы можете точно указать, какой объем обмена. 
• Устранение неполадок в интерактивном режиме: команды автоматически сообщают вам, обнаруживают ли какие-либо проблемы. Например, вы получите уведомление, если попытаетесь поговорить со своей командой, когда у вас отключен звук. 
• Доступ к аналитике и записям звонков: нажав кнопку… Дополнительные параметры в Teams, вы сможете записать собрание, которое можно будет отправить прямо в ваш почтовый ящик после завершения обсуждения. Microsoft предлагает ряд аналитических инструментов, которые также помогут устранить потенциальные проблемы с вашими собраниями.

11- Использование живых событий

Прямые трансляции - это особая функция в Teams для ... живых событий! События в прямом эфире похожи на собрания, однако они позволяют транслировать онлайн-аудиторию вне членов вашей команды в режиме реального времени.

В дополнение к Microsoft Teams вы также можете проводить прямые трансляции с помощью Stream и Yammer.

Эти типы прямых трансляций могут заменить функции трансляций собраний Skype, с которыми вы, возможно, знакомы.

Они предполагают общение между ведущим и аудиторией "один ко многим". Участие аудитории включает просмотр, взаимодействие посредством модерируемых вопросов и ответов или беседы в Yammer, а также просмотр записанных событий.

Если вы занимаетесь организацией или производством, вам потребуются определенные лицензии Microsoft. Однако для посещения мероприятия в прямом эфире и загрузки записей лицензия не требуется.

Настройка политики прямых трансляций

Политики прямых трансляций помогают управлять функциями, доступными в прямых трансляциях. Вот как вы можете настроить команды для прямых трансляций:

• В центре администрирования Teams перейдите в этот каталог: «Собрания»> «Политики живых событий».
• Далее у вас есть два варианта:

Измените политику по умолчанию, щелкнув Global (по умолчанию для всей организации).

Создайте собственную политику прямых трансляций, выбрав «Добавить» и нажав «Изменить». 

Вот настройки, которые вы можете изменить в соответствии с потребностями вашей организации. Теперь вы можете установить свои предпочтения для планирования, записи и транскрипции для участников.

12 - Трансляции Microsoft Teams

Прямые трансляции событий должны быть самого высокого качества для посетителей, что является наиболее важным аспектом этой функции Teams.

Прямые трансляции событий распространяются:

• Службы мультимедиа Azure: Службы мультимедиа Azure отвечают за безопасную и расширенную доступность, распространение и масштабируемость ваших потоковых служб для вашей локальной и мировой аудитории.
• Сеть доставки контента Azure (CDN): Azure CDN отображает ваш контент для зрителей сразу после его публикации. Благодаря Azure CDN ваши высококачественные потоки транслируются для мировой аудитории без буферизации.
• Сеть доставки корпоративного контента (eCDN): этот инструмент транслирует ваш видеоконтент из Интернета по всему предприятию, сохраняя при этом производительность сети. Некоторые сертифицированные партнеры eCDN для прямых трансляций событий в Microsoft Teams, Stream и Yammer включают Hive, Kollective, Ramp и Riverbed.

13 - Как использовать размытие фона в командах

Во время любого собрания команд вы можете работать там, где не хотите хвастаться миру.

Одно из решений - использовать параметр размытия фона в Teams.

Для этого просто:

• Нажмите на свой экран настроек аудио и видео, когда присоединитесь к собранию.
• Выберите многоточие «…», чтобы увидеть дополнительные параметры.
• Нажмите «Размыть фон».

Если вам не нравится размытый фон, вы можете выбрать полную замену фона.

14 - Использование виртуального фона Teams

Если вы ищете что-то более захватывающее, чем размытие, вы можете настроить свое видео с виртуальным фоном.

Microsoft представила виртуальные фоны для Teams в апреле 2020 года, чтобы пользователи могли заменить свой реальный фон собрания «свежим и ярким домашним офисом».

Чтобы найти виртуальный фон:

• Запустите видеочат и коснитесь многоточия «…»
• Щелкните Показать фоновые эффекты.

• Это вызовет боковую панель с альтернативными вариантами фона.
• Сделайте свой выбор.

Если вы хотите что-то более сложное и выделиться перед своим начальником, коллегами или клиентами, вы можете выбрать сторонний фон.

Чтобы загрузить подборку фонов Microsoft Teams премиум-класса, выберите одно из 300 высококачественных изображений здесь.

15 - Как добавить интеграции в Teams

Microsoft Teams насчитывает более 600 приложений, перечисленных в App Store, включая такие интеграции, как боты, соединители и средства обмена сообщениями.

App Store технически является первой интеграцией, поскольку вы можете легко получить прямой доступ к другим интеграциям из приложения Teams.

Вы можете добавить интеграцию через разные терминалы приложения:

• На боковой панели: в левой части экрана находится боковая панель, а внизу - значок «Добавить».

Как только вы нажмете на нее, вы увидите опцию «Добавить приложение».

• Добавление приложений на вкладку: нажмите + в чате, группе или канале, чтобы добавить приложение на свои вкладки. 

Выберите нужное приложение в окне приложений.

Каждое приложение может иметь разные следующие шаги в зависимости от того, где вы хотите использовать приложение (в сообщениях, каналах, собраниях и т. Д.).

Этот пример показывает, насколько простой может быть интеграция для совместной работы в Microsoft Teams.

Однако добавление 600 интеграций отменяет всю ту прекрасную работу, которую мы проделали до сих пор, чтобы улучшить ваше взаимодействие с пользователем в Teams.

Вместо этого выберите из тщательно отобранных нами лучших интеграций Microsoft Teams, которые могут улучшить работу конечных пользователей Microsoft Teams.