วิธีใช้คุณสมบัติการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

เป็นเรื่องน่าสลดใจเสมอเมื่อมีคนทำสิ่งสำคัญที่พวกเขากำลังทำหายเพราะไม่ได้บันทึกเอกสารอย่างถูกต้อง สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิดสำหรับผู้ใช้ Excel และ Word!

โชคดีที่ Microsoft ได้เพิ่มฟีเจอร์มากมายใน 2-3 เวอร์ชันล่าสุดที่ช่วยลดโอกาสในการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากการขัดข้อง ไฟฟ้าดับ การลบโดยไม่ตั้งใจ ฯลฯ ฟีเจอร์หนึ่งเรียกว่าการกู้คืนอัตโนมัติ และฟีเจอร์ที่สองซึ่งไม่ค่อยมีคนรู้จัก เรียกว่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึงวิธีกำหนดค่าทั้งสองตัวเลือกเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ฉันขอแจ้งให้ทราบว่า Office เวอร์ชันล่าสุดอนุญาตให้คุณบันทึกเอกสารไปยัง OneDrive ได้โดยตรง ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่ควรพิจารณา เนื่องจากคุณยังคงสามารถเข้าถึงงานของคุณได้แม้ว่าฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะล้มเหลวก็ตาม

Excel กู้คืนอัตโนมัติ

คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น และโดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติไปยังตำแหน่งที่ตั้งชั่วคราวหลังจากช่วงเวลาที่กำหนด หากต้องการดูการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติ ให้คลิกที่ไฟล์จากนั้นเลือกตัวเลือก

คลิกที่บันทึกในเมนูด้านซ้ายมือ แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติภายใต้บันทึกสมุดงาน

ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกบันทึกทุกๆ 10 นาที นอกจากช่วงเวลาแล้ว Excel จะต้องไม่ได้ใช้งานเป็นเวลา 30 วินาทีก่อนที่จะบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกอัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติที่แสดงรายการไว้ที่นี่ แล้วมันทำงานอย่างไร? โดยพื้นฐานแ��้ว สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีตเหมือนด้านล่างและคุณได้บันทึกไว้แล้ว

สมมติว่าฉันเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต Excel และรอประมาณ 10 นาทีโดยไม่บันทึกเอกสาร เนื่องจากมีการตั้งค่าช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติไว้ 10 นาที คุณจึงต้องรอนานอย่างน้อยจึงจะบันทึกข้อมูลได้

ในกรณีของฉัน ฉันจำลองการหยุดทำงานของ Excel โดยเปิดตัวจัดการงานและหยุดกระบวนการ Excel หลังจากนั้น ฉันเปิด Excel อีก ครั้งและเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าแสดงไฟล์ที่กู้คืน ทันที

หากคุณคลิกที่รายการนั้นจะแสดงรายการไฟล์ Excel ที่สามารถกู้คืนได้ ในกรณีของฉัน มันมีไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งมีข้อมูลเพียง A1 และ A2 และยังมีไฟล์ที่กู้คืนอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ฉันไม่ได้บันทึกลงดิสก์

การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะเป็นการเปิดอินสแตนซ์อื่นของ Excel ที่แสดงข้อมูลในไฟล์นั้น ๆ โดยรวมแล้ว นี่เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากในช่วงเวลาที่คุณไม่ได้บันทึกงานทั้งหมด แต่ Excel หยุดทำงานกะทันหัน

ข้อเสียที่สำคัญของคุณลักษณะนี้คือ ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะจัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันกับไฟล์ของคุณ ดังนั้นหากมีบางอย่างเกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ทุกอย่างจะหายไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งในการตั้งค่าด้านบนเป็นฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหาก หรือแม้แต่ตำแหน่งเครือข่าย ซึ่งฉันแนะนำเป็นอย่างยิ่ง

โปรดทราบว่าข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกลบโดยอัตโนมัติโดย Excel ในกรณีต่อไปนี้:

1. คุณบันทึกไฟล์ด้วยตนเองหรือโดยใช้ไฟล์ – บันทึกเป็น
2. คุณปิดไฟล์หรือออกจาก Excel (ไม่ว่าคุณจะบันทึกไฟล์หรือไม่ก็ตาม)
3. คุณปิดการกู้คืนอัตโนมัติทั้งหมดหรือเพียงแค่สมุดงาน

โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกไฟล์ มันจะกำจัดข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ นอกจากนี้ หากคุณออกจาก Excel ด้วยตนเองและเลือกที่จะไม่บันทึกข้อมูล ระบบจะลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ โปรดระลึกไว้เสมอเมื่อใช้คุณสมบัตินี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel จำนวนมาก ฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติเป็น 2 หรือ 3 นาทีแทนที่จะเป็น 10

การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

คุณสมบัติอื่นที่ไม่ค่อยมีใครรู้เกี่ยวกับมันคือการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หากต้องการใช้งาน ก่อนอื่นคุณต้องไปและบันทึกไฟล์ของคุณเพื่อไปที่กล่องโต้ตอบบันทึก ถ้าคุณมีเอกสาร Excel ที่บันทึกไว้แล้ว ให้ไปที่Fileแล้ว คลิก Save Asแล้วเลือกตำแหน่ง เมื่อคุณทำเช่นนี้ จะแสดงกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น

ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ ปุ่ม เครื่องมือที่อยู่ทางซ้ายของปุ่มบันทึก คุณจะเห็นตัว เลือกสองสามตัวเลือก ซึ่งหนึ่งในนั้นคือตัวเลือกทั่วไป เมื่อคุณคลิกที่หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกเพิ่มเติม

ไปข้างหน้าและทำเครื่องหมายในช่องสร้างข้อมูลสำรองเสมอ คลิก ตกลง และตอนนี้เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ไฟล์สำรองข้อมูลของ Excel จะถูกสร้างขึ้นด้วยนามสกุล .XLK โปรดทราบว่าในครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ ไฟล์จะเหมือนกันทุกประการ หากคุณแก้ไขไฟล์ต้นฉบับแล้วบันทึกอีกครั้ง ไฟล์สำรองจะยังคงเหมือนเดิม (ข้อมูลต้นฉบับ) อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณบันทึกเป็นครั้งที่สาม ไฟล์สำรองข้อมูลจะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลจนถึงการบันทึกครั้งที่สอง

โดยพื้นฐานแล้ว ไฟล์สำรองข้อมูลจะเป็นเวอร์ชันที่ล้าหลังกว่าเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ ดังนั้น หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง บันทึกไฟล์ของคุณแล้วต้องการกลับไปเป็นเวอร์ชันที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง คุณก็แค่เปิดไฟล์สำรองข้อมูล

ไฟล์ถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับและดูเหมือนจะไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ คุณลักษณะนี้ไม่ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณมากนัก แต่ก็ดีในบางสถานการณ์

การเปิดใช้งานคุณสมบัติการสำรองและกู้คืนข้อมูลเหล่านี้ใน Excel จะช่วยให้คุณไม่ต้องสูญเสียข้อมูลสำคัญ เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอในการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่น OneDrive) เป็นเครือข่ายความปลอดภัยเพิ่มเติมในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลวอย่างรุนแรง หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!