วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

การใช้รายการดร็อปดาวน์ใน Excel สามารถลดเวลาในการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตได้ อย่างมาก โชคดีที่การสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel เป็นเรื่องง่ายมาก 

มีสองสามวิธีในการทำเช่นนี้ ตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงขั้นสูง คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิธีในบทความนี้

สร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: วิธีง่ายๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel คือการป้อนรายการด้วยตนเอง ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการเพียงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์เดียว และคุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตบ่อยๆ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งไฟล์ที่คุณต้องการให้พวกเขากรอกข้อมูลบางฟิลด์ และฟิลด์หนึ่งมีรายการตัวเลือกง่ายๆ วิธีนี้เป็นวิธีที่เหมาะ

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้วิธีการง่ายๆ:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการของคุณ

2. เลือกDataจากเมนู และเลือกData Validationบน Ribbon

3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างตรวจสอบข้อมูล เลือกรายการแบบหล่นลงใต้AllowและเลือกList

4. อนุญาตให้คุณพิมพ์รายการที่คุณต้องการในรายการด้วยตนเอง เพียงพิมพ์แต่ละรายการลงใน ช่อง แหล่งที่มาโดยคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค

5. เลือกตกลง ตอนนี้คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกมีลูกศรเลื่อนลงอยู่ข้างๆ เมื่อคุณเลือกลูกศรนี้ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดที่คุณพิมพ์รวมอยู่ในรายการนี้

แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel แต่ก็เป็นวิธีที่ยากที่สุดในการดูแลรักษา การแก้ไขรายการต้องย้อนกลับไปยังการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องและอัปเดตช่องแหล่งที่มา 

หากคุณสร้างรายการแบบหล่นลงประเภทนี้จำนวนมากใน Excel อาจต้องใช้เวลามากในการแก้ไขรายการเหล่านี้ ด้วยเหตุนี้ การใช้วิธีนี้กับเซลล์เดียวและรายการที่คุณไม่ต้องการจะเปลี่ยนแปลงจึงเป็นเรื่องสำคัญ 

สร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: การใช้ช่วง

หากคุณต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถดึงข้อมูลสำหรับรายการของคุณจากช่วงของเซลล์อื่นๆใน Excel 

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. ขั้นแรก ระบุรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในรายการของคุณลงในคอลัมน์ของเซลล์ คุณสามารถป้อนข้อมูลเหล่านี้ในสเปรดชีตปัจจุบันหรือในชีตอื่นๆ

2. ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเลือกเซลล์และเปิดหน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตั้ง ค่าช่องอนุญาตเป็นรายการ คราวนี้ แทนที่จะพิมพ์อะไรลงในช่องแหล่งที่มา ให้เลือกไอคอนลูกศรชี้ขึ้นทางด้านขวาของช่องนี้ นี่คือตัวเลือกการเลือกช่วงที่ให้คุณเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการดึงรายการของคุณมา

3. คุณจะเห็นหน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลยุบลงเพื่อให้คุณเห็นทั้งแผ่นงาน ลากตัวชี้เมาส์ลงมาตามช่วงของเซลล์ทั้งหมดที่มีรายการทั้งหมดที่คุณต้องการรวม เมื่อคุณดำเนินการเสร็จแล้ว ให้เลือกไอคอนลูกศรชี้ลงทางด้านขวาของฟิลด์การเลือก นี่จะขยายหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง

4. คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกปรากฏในฟิลด์แหล่งที่มา เพียงเลือกตกลงเพื่อยอมรับการตั้งค่าเหล่านี้ 

5. ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณได้กำหนดค่าเป็นรายการแบบเลื่อนลง คุณจะเห็นรายการทั้งหมดที่รวมอยู่ในช่วงที่คุณเพิ่งเลือก

สิ่งที่ดีเกี่ยวกับแนวทางนี้คือคุณสามารถเปลี่ยนรายการใดๆ ในรายการนั้นได้โดยการแก้ไขเซลล์ใดๆ ในช่วง การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำที่นั่นจะอัปเดตทุกรายการแบบเลื่อนลงที่คุณสร้างขึ้นซึ่งคุณเลือกช่วงนี้เป็นแหล่งที่มา

วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบเซลล์จำนวนมากเป็นดร็อปดาวน์โดยใช้รายการเดียวกัน คุณสามารถให้เนื้อหาในช่วงเดียวควบคุมรายการสำหรับรายการเหล่านั้นทั้งหมดได้ และไม่สำคัญว่าจะมีกี่รายการ

การเพิ่มรายการในรายการของคุณ

นอกจากการเปลี่ยนแปลงรายการในช่วงของคุณเพื่ออัปเดตรายการของคุณแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มรายการใหม่ได้อีกด้วย คุณจะไม่สามารถเพิ่มรายการต่อท้ายช่วง เนื่องจากการเลือกช่วงของคุณถูกจำกัดโดยเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายที่คุณเลือก

คุณจะต้องแทรกรายการใหม่ตรงกลางช่วงแทน Excel จะอัปเดตการเลือกช่วงของคุณแบบไดนามิกในการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลเพื่อรวมช่วงใหม่ที่คุณเพิ่มขึ้นหนึ่งเซลล์

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในช่วงแหล่งที่มาของคุณ แล้วเลือกแทรกจากเมนูแบบเลื่อนลง

2. ในหน้าต่างการเลือกขนาดเล็ก ให้เลือกเลื่อนเซลล์ลงและเลือกตกลง การดำเนินการนี้จะเลื่อนเซลล์ทั้งหมดในช่วงลงทีละเซลล์ โดยแทรกเซลล์ว่างที่คุณเลือกไว้

3. พิมพ์รายการใหม่ที่คุณต้องการเพิ่มลงในเซลล์ว่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกไอคอนลูกศรชี้ลงทางด้านขวาของเซลล์รายการดรอปดาวน์ที่คุณสร้างขึ้น คุณจะเห็นรายการใหม่ที่คุณเพิ่งเพิ่มในช่วง

นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการแบบเลื่อนลงของคุณ แต่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมเล็กน้อย มันไม่ง่ายเลยที่จะเพิ่มรายการใหม่ไปยังจุดสิ้นสุดของช่วงของคุณ 

หากต้องการทำเช่นนั้น คุณเพียงแค่ต้องเปลี่ยนวิธีกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลเป็นช่วงของคุณ คุณสามารถเรียนรู้วิธีการนี้ได้ในหัวข้อถัดไป

เพิ่มรายการแบบไดนามิกในรายการของคุณ

สำหรับวิธีที่สะดวกกว่าในการเพิ่มรายการใน รายการดรอปดาวน์ของคุณ เพียงแค่พิมพ์รายการใหม่ที่ส่วนท้ายของช่วงที่คุณกำหนดค่า คุณจะต้องใช้ฟังก์ชันOFFSET

เมื่อเลือกเซลล์รายการแบบเลื่อนลงแล้ว ให้เลือกข้อมูลจากเมนูและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากริบบิ้น

ในหน้าต่าง Data Validation ให้เปลี่ยน Source เป็นดังต่อไปนี้:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

เปลี่ยน$E$1และ$E:$Eในสูตรเพื่อใช้ตัวอักษรของคอลัมน์ที่คุณป้อนรายการของคุณ เลือก ตกลง เพื่อยืนยันการกำหนดค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใหม่นี้

นี่คือวิธีการทำงานของสูตร:

• อาร์กิวเมนต์ 0 ในฟังก์ชัน OFFSET บอกให้ไม่ใช้การชดเชยใดๆ กับคอลัมน์หรือแถว
• เอาต์พุตของฟังก์ชัน COUNTA จะบอกฟังก์ชัน OFFSET ถึงความสูงของช่วง
• ฟังก์ชัน COUNTA จะนับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างเปล่าในคอลัมน์ที่มีช่วงของคุณ

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มค่าใหม่ลงในคอลัมน์นั้น พารามิเตอร์ความสูงของฟังก์ชัน OFFSET จะเพิ่มขึ้นหนึ่งค่า และฟังก์ชัน OFFSET จะส่งคืนช่วงทั้งหมด อัปเดตเพื่อรวมรายการใหม่ของคุณ

หากต้องการดูการดำเนินการนี้ เพียงเพิ่มรายการใหม่ลงในกลุ่มรายการของคุณ เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์แบบเลื่อนลง แล้วคุณจะเห็นรายการใหม่ของคุณปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องใช้แถบเลื่อนทางด้านขวาหากรายการของคุณยาว

การลบรายการแบบหล่นลงใน Excel

สุดท้าย หากคุณต้องการลบตัวเลือกดรอปดาวน์ออกจากเซลล์ใดๆ ที่คุณตั้งค่าไว้ เพียงเลือกเซลล์นั้นแล้วเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง

เปลี่ยน เมนูแบบเลื่อนลง Allowเป็นAny valueและเลือก  OK

เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์จะกลับเป็นปกติ

การสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

การสร้างรายการดร็อปดาวน์ใน Excel เป็นเรื่องง่าย และคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก วิธีที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ที่คุณวางแผนจะเปิดใช้งานกับรายการหนึ่งรายการ และคุณต้องการให้รายการมีความยืดหยุ่นเพียงใด หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนรายการบ่อยๆ ให้ใช้วิธีการแบบไดนามิก