วิธีสร้างป้ายกำกับใน Word จากสเปรดชีต Excel

หากคุณต้องการสร้างและพิมพ์ฉลากใดๆ ก็ตาม ไม่ต้องมองหาที่อื่นนอกจาก Microsoft Word และ Excel คุณสามารถเก็บข้อมูลฉลากของคุณใน Excel แล้วดึงข้อมูลนั้นใน Word เพื่อบันทึกหรือพิมพ์ฉลากของคุณ

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างสเปรดชีตป้ายชื่อใน Excel ที่เข้ากันได้กับ Word กำหนดค่าป้ายชื่อของคุณ และบันทึกหรือพิมพ์

1. ป้อนข้อมูลสำหรับป้ายกำกับของคุณในสเปรดชีต Excel

ขั้นตอนแรกคือการสร้างสเปรดชีต Excel ด้วยข้อมูลป้ายกำกับของคุณ คุณจะกำหนดส่วนหัวที่เหมาะสมให้กับแต่ละช่องข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถดึงข้อมูลส่วนหัวใน Word ได้

สำหรับตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะสร้างสเปรดชีตที่มีฟิลด์ต่อไปนี้:

• ชื่อจริง
• นามสกุล
• ที่อยู่ถนน
• เมือง
• สถานะ
• รหัสไปรษณีย์

ในการเริ่มสร้างสเปรดชีต Excel ของคุณ:

1. เปิดใช้ Microsoft Excel บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac และสร้างสเปรดชีตใหม่
2. ในหน้าจอสเปรดชีตของ Excel ให้เลือกเซลล์แรกในแถวแรกแล้วพิมพ์First Name

1. เลือกเซลล์แรกใน คอลัมน์ Bแล้วพิมพ์Last Name ในทำนอง เดียวกัน ให้เพิ่มที่อยู่ , เมือง , รัฐและรหัสไปรษณีย์ในแถวแรกของคอลัมน์C , D , EและF ตามลำดับ
2. ตอนนี้เพิ่มข้อมูลใต้แต่ละส่วนหัวที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น สเปรดชีตของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

1. เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลเสร็จแล้ว ให้บันทึกสเปรดชีตของคุณโดยเลือกไฟล์ที่ด้านบน
2. เลือกบันทึกในแถบด้านข้างซ้าย
3. เลือกเรียกดูในบานหน้าต่างด้านขวา

1. เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกสเปรดชีตของคุณ ป้อนชื่อสำหรับสเปรดชีตของคุณใน ช่อง ชื่อไฟล์แล้วเลือกบันทึกที่ด้านล่างของหน้าต่าง

1. ปิดหน้าต่าง Excel

สเปรดชีต Excel ของคุณพร้อมแล้ว

2. กำหนดค่าป้ายกำกับใน Word

ขั้นตอนที่สองคือการกำหนดค่าขนาดของป้ายกำกับของคุณใน Word มีเค้าโครงฉลากที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายแบบที่คุณสามารถเลือกได้ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับของคุณเองด้วยขนาดที่กำหนดเองได้หากต้องการ

1. เปิดใช้ Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac ของคุณและเริ่มเอกสารเปล่าใหม่
2. ในหน้าจอแก้ไขเอกสาร เลือก แท็บ การส่งจดหมายจากแถบเครื่องมือด้านบน
3. ใน แท็บ การส่งจดหมายเลือกเริ่มจดหมายเวียนจากนั้นเลือกป้ายกำกับจากเมนู

1. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกผู้จำหน่ายฉลากจากเมนูแบบเลื่อนลงของผู้จำหน่ายฉลาก จากนั้น เลือกประเภทฉลากจาก รายการ หมายเลขผลิตภัณฑ์สุดท้ายเลือกตกลง

1. หากคุณต้องการสร้างป้ายชื่อที่กำหนดเอง ให้เลือก ปุ่ม ป้ายชื่อใหม่และระบุขนาดป้ายชื่อของคุณในหน้าต่างต่อไปนี้

1. เค้าโครงป้ายชื่อของคุณได้รับการกำหนดค่าแล้ว และเปิดเอกสารนี้ไว้ใน Word

3. นำข้อมูล Excel มาใส่ในเอกสาร Word

เมื่อกำหนดค่าป้ายกำกับแล้วให้นำเข้าข้อมูลที่คุณบันทึกไว้ในสเปรดชีต Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเปิด Excel เพื่อทำสิ่งนี้

เริ่ม:

1. ในขณะที่เอกสาร Word ของคุณยังเปิดอยู่ ให้เลือก แท็บ การส่งจดหมายที่ด้านบนสุด
2. ใน แท็ บการส่งจดหมายเลือกเลือกผู้รับและเลือกใช้ รายการที่มีอยู่ คุณกำลังบอก Word ว่าคุณต้องการใช้รายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับป้ายกำกับของคุณ

1. ใน หน้าต่าง File Explorerที่เปิดขึ้น ให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีต Excel ที่คุณสร้างขึ้นด้านบน คลิกสองครั้งที่สเปรดชีตเพื่อนำเข้าไปยังเอกสาร Word ของคุณ

1. Word จะเปิดหน้าต่างเลือกตาราง ที่นี่ เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลฉลาก
2. ติ๊กถูกที่ตัวเลือกFirst row of data has column headersและเลือกOK

4. เพิ่มป้ายกำกับจาก Excel ลงในเอกสาร Word

ตอนนี้ คุณจะระบุฟิลด์ที่คุณต้องการใช้ในป้ายกำกับของคุณ

ในการทำเช่นนั้น:

1. ตรวจสอบว่าคุณยังอยู่ในเอกสารป้ายกำกับใน Word
2. เลือก แท็บ การส่งจดหมายที่ด้านบน จากนั้นจาก ส่วน เขียนและแทรกฟิลด์ให้เลือกตัวเลือกช่องที่อยู่

1. ใน หน้าต่าง แทรกบล็อกที่อยู่ ที่เปิดขึ้น ให้เลือกปุ่มจับคู่ฟิลด์

1. Word เปิดหน้าต่างMatch Fields ที่นี่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละฟิลด์ในบล็อกที่จำเป็นสำหรับที่อยู่ตรงกับฟิลด์ที่เหมาะสมในสเปรดชีตของคุณ ตัวอย่างเช่นควรตั้งค่าที่อยู่ 1 ให้ใช้ ที่อยู่จากสเปรดชีตของคุณ เป็นต้น

1. เลือกตกลงเพื่อปิดหน้าต่าง
2. กลับไปที่ หน้าต่าง แทรกบล็อกที่อยู่คุณสามารถดูตัวอย่างป้ายกำกับของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแสดงตัวอย่างนี้แสดงถึงป้ายกำกับจริงที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นเลือกตกลงที่ด้านล่างของหน้าต่าง

1. ในเอกสาร Word ของคุณ คุณจะสังเกตเห็นป้ายชื่อแรกที่ระบุว่า>
2. เลือก แท็บ การส่งจดหมายที่ด้านบน จากนั้นเลือกอัปเดตป้ายกำกับ

1. ตอนนี้ป้ายกำกับทั้งหมดในเอกสารของคุณควรพูดว่า>

5. สร้างป้ายกำกับจาก Excel ในเอกสาร Word

ตอนนี้ Word มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสร้างป้ายชื่อของคุณ ตอนนี้คุณจะเสร็จสิ้นกระบวนการและ Word จะแสดงข้อมูลจริงสำหรับแต่ละป้ายกำกับ:

1. ใน แท็บ Mailingsของ Word เลือก ตัวเลือก Finish & MergeและเลือกEdit Individual Documentsจากเมนู

1. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกทั้งหมดแล้วเลือกตกลง

1. เอกสาร Word ของคุณควรแสดงป้ายกำกับทั้งหมดของคุณพร้อมข้อมูลส่วนตัว

ตอนนี้คุณสามารถบันทึกเอกสารป้ายกำกับนี้ สร้างไฟล์ PDF หรือพิมพ์เอกสาร (ฉลาก)

6. บันทึกป้ายคำที่สร้างจาก Excel เป็น PDF

คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามเพื่อบันทึกเอกสารฉลากของ Word เป็น PDF:

1. เลือก แท็บ ไฟล์ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word
2. จากแถบด้านข้างทางซ้าย ให้เลือกบันทึกเป็น
3. เลือกเรียกดูในบานหน้าต่างด้านขวา

1. เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึก PDF ของคุณ ป้อนชื่อสำหรับ PDF ของคุณในช่องชื่อไฟล์เลือกPDFจาก เมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภทและเลือกบันทึก

7. พิมพ์ฉลาก Word ที่สร้างจาก Excel

คุณสามารถพิมพ์ฉลากของคุณได้โดยตรงจาก Word ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เมื่อคุณทำการพิมพ์:

1. เลือก แท็บ ไฟล์ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word
2. เลือกพิมพ์ในแถบด้านข้างซ้าย

1. เลือกเครื่องพิมพ์จาก เมนู เครื่องพิมพ์ในบานหน้าต่างด้านขวา จากนั้นเลือกพิมพ์ที่ด้านบน

และคุณพร้อมแล้ว

ดังที่คุณเห็นด้านบน Word และ Excel ช่วยคุณสร้างฉลากได้เกือบทุกประเภทบนคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac ของคุณ หากสิ่งนี้ช่วยคุณสร้างประเภทป้ายกำกับใน Excel ที่คุณต้องการ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง