กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365: คู่มือฉบับสมบูรณ์

ก่อนหน้านี้ในโพสต์นี้เราได้พูดคุยกันเกี่ยวกับการเก็บถาวรออนไลน์ใน office 365 วันนี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365

กล่องจดหมายที่แชร์คือกล่องจดหมาย Outlook เหมือนกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม มีการแชร์โดยหลาย ๆ คน วิธีนี้เหมาะสำหรับบริษัทในการจัดการคำถามของลูกค้าจำนวนมากและเพื่อจัดการกับคำถามเกี่ยวกับโครงการ เมื่ออีเมลส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่ต้นทางจะปรากฏเป็นที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่แชร์ สมาชิกกล่องจดหมายที่แชร์สามารถใช้ปฏิทินแยกต่างหากเพื่อจัดการการประชุมได้เช่นเดียวกัน

สมาชิกไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์โดยไม่ได้รับอนุญาต และไม่มีรหัสผ่านในการเข้าถึง ดังนั้นผู้ใช้ควรขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบเพื่อให้สิทธิ์ที่จำเป็นในการเข้าถึงกล่องจดหมาย เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายผ่านเบราว์เซอร์หรือ Outlook ได้

จะสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้อย่างไร?

มีสองตัวเลือกในการสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ ซึ่งได้แก่ Microsoft 365 Admin Center และ Powershell

• ไปที่ " ศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 "
• ในการนำทางด้านซ้าย เลือก " Teams & Groups "
• เลือก " กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน "

• คลิก " เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ "

• ป้อนชื่อกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่คุณต้องการและที่อยู่อีเมล

• กล่องจดหมายที่แชร์ถูกสร้างขึ้น แต่ไม่มีสมาชิก
• คลิกที่ " เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ "

• คลิก “ เพิ่มสมาชิก ”

• ค้นหาผู้ใช้และเพิ่มลงในกล่องจดหมายที่แชร์
• คลิก “ บันทึก ”

• หลังจากบันทึกแล้ว ให้รอหนึ่งชั่วโมงเพื่อทำซ้ำ หลังจาก 60 นาที ให้ลองเข้าถึงกล่องจดหมายโดยใช้เบราว์เซอร์หรือ Outlook

จะสร้างกล่องจดหมายที่แชร์โดยใช้ Powershell ได้อย่างไร

• เชื่อมต่อกับ Exchange Online Powershell
• ดำเนินการคำสั่งด้านล่าง
  กล่องจดหมายใหม่ - ชื่อ “Techie Test” - แชร์แล้ว

• เมื่อสร้างเสร็จแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อเพิ่มสมาชิกและรอ 60 นาที

จะเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook ได้อย่างไร

มีสองสามวิธีในการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook มีการระบุไว้ด้านล่าง

ตัวเลือกที่ 1:

• ใน Outlook คลิกที่"ไฟล์ "
• เลือก “ การตั้งค่าบัญชี ” -> การตั้งค่าบัญชี
• ใต้แท็บอีเมล ให้คลิกที่Changeจากนั้น คลิก More Settings
• ไปที่ " ขั้นสูง "
• คลิก " เพิ่ม "
• พิมพ์ " ชื่อของกล่องจดหมายที่แชร์ "
• คลิกตกลง
• คลิกนำไปใช้และตกลงเพื่อเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ให้เสร็จสมบูรณ์
• หากคุณมีมากกว่า 1 คุณสามารถเพิ่มส่วนที่เหลือได้ในเวลาเดียวกัน ใช้และตกลงเพื่อเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ให้เสร็จสมบูรณ์
• การเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์จะกลับมาทำงานต่อ และตอนนี้คุณจะสามารถ " ส่งเป็น " กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้โดยไม่ได้รับความล้มเหลวในการส่ง

ตัวเลือกที่ 2:

• จาก Outlook 2013 และเวอร์ชันล่าสุด ให้คลิกที่ไฟล์ -> คลิก " เพิ่มบัญชี "
• ที่หน้าจอ ' เพิ่มบัญชี ' ระบบจะขอให้คุณป้อนที่อยู่อีเมล พิมพ์ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่แชร์
• คลิก " เชื่อมต่อ " และเลือก " Microsoft 365 "
• คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่าน
• แทนที่ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในหน้าลงชื่อเข้าใช้ แล้วป้อนที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของคุณ
• คลิก “ ลงชื่อเข้าใช้ ” และรอ 5-10 นาที
• ปิด Outlook แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง
• กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏที่มุมซ้ายบน Outlook

จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกล่องจดหมายที่แชร์ได้อย่างไร

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอกไม่สามารถเพิ่มเป็นสมาชิกได้ สาเหตุหลักมาจากการที่สมาชิกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันต้องการบัญชี Active Directory ซึ่งผู้ใช้ภายนอกไม่สามารถมีได้

วิธีแปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่แชร์

ผู้ดูแลระบบจะได้รับคำขอให้แปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันหรือในทางกลับกัน ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ Microsoft 365 Admin Center หรือ PowerShell

• ไปที่ “ ศูนย์ดูแลการแลกเปลี่ยน ”
• ในการนำทางด้านซ้าย เลือก " ผู้รับ " และเลือก " กล่องจดหมาย "
• ค้นหากล่องจดหมายและเปิดขึ้น
• ตอนนี้ คลิก"อื่นๆ " และคลิก " แปลงเป็นกล่องจดหมายที่แชร์ "

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ PowerShell เพื่อแปลงกล่องจดหมาย

เชื่อมต่อกับ Exchange Online PowerShell และดำเนินการคำสั่งด้านล่าง คุณควรจะไปได้ดี
ตั้งค่ากล่องจดหมาย "ป้อนชื่อกล่องจดหมายหรือที่อยู่อีเมลที่แชร์" - พิมพ์ Shared

ถ้าคุณต้องการแปลงกล่องจดหมายที่แชร์เป็นกล่องจดหมายของผู้ใช้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• ไปที่ “ ศูนย์ดูแลการแลกเปลี่ยน ”
• ในการนำทางด้านซ้าย เลือก " ผู้รับ " และเลือก " กล่องจดหมาย "
• ค้นหากล่องจดหมายและเปิดขึ้น
• ตอนนี้ คลิก"อื่นๆ " และคลิก " แปลงเป็นกล่องจดหมายปกติ "

เมื่อต้องการแปลงจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเป็นกล่องจดหมายของผู้ใช้ ชนิดของกล่องจดหมายควรเป็นแบบปกติ คำสั่ง PowerShell อยู่ด้านล่าง
Set-mailbox "ใส่ชื่อกล่องจดหมายหรือที่อยู่อีเมลที่ใช้ร่วมกัน" -Type Regular

ข้อจำกัดของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365

มีข้อจำกัดบางอย่างในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365 และมีการระบุไว้ด้านล่าง

• ไม่ต้องการใบอนุญาตใด ๆ และใช้งานได้ฟรีอย่างแน่นอน โดยค่าเริ่มต้น จะมีโควต้า50 GB
• หากเกิน จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนใบอนุญาตออนไลน์
• ไม่สามารถเข้าถึงผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตExchange Online Kiosk
• ไม่สามารถเก็บถาวรอีเมล ได้
• ไม่รองรับการบันทึกรายการ
• กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันไม่สามารถมีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านดังนั้นผู้ใช้จึงไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้โดยตรง สามารถเข้าถึงได้หลังจากผู้ใช้เข้าถึงกล่องจดหมายโดยใช้สิทธิ์เท่านั้น
• ไม่สามารถเข้าถึงไคลเอนต์ ActiveSync

ยังอ่าน:

• วิธีแก้ปัญหากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่แสดงเป็นผู้ใช้เมล
• วิธีกำหนดเวลาการประชุมทีมจากกล่องจดหมายที่แชร์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ให้ตรวจสอบ เว็บไซต์ ของMicrosoft

ต้องการปรับปรุงประสบการณ์ Exchange Online ของคุณเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นใช่หรือไม่ ตรวจสอบเคล็ดลับและลูกเล่นที่กล่าวถึงที่นี่

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง