ค้นหาเวลาสำหรับการประชุมใน Outlook: คู่มือที่ดีที่สุด (2022)

ในโพสต์นี้ ฉันจะเจาะลึกถึงข้อเสนอของ Find Time for meeting ใน Outlook

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า

1 Outlook FindTime คืออะไร?

2 FindTime ทำงานอย่างไร

3 ใครบ้างที่สามารถใช้ FindTime Outlook?

4 จะใช้ Outlook FindTime ได้อย่างไร?

5 การใช้ Outlook FindTime

6 ทำไมบริษัทของคุณถึงต้องการ FindTime?

7 FindTime กับ Doodle

7.1 Doodle เสนออะไร?

7.2 Doodle 1: 1

7.3 แอป Doodle

Outlook FindTime คืออะไร

• FindTime outlook เป็นโปรแกรมเสริมฟรีที่ช่วยให้พนักงานสร้างฉันทามติสำหรับเวลาที่ดีที่สุดในการจัดประชุม
• เครื่องมือนี้จะสำรวจผู้ที่อาจเข้าร่วมประชุมเพื่อกำหนดความต้องการและจัดอันดับโอกาสการประชุมที่เหมาะสมที่สุดที่มีอยู่
• เมื่อได้รับข้อตกลงร่วมกันแล้ว FindTime สามารถสร้างการประชุมในนามของคุณและจะส่งคำเชิญโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความยุ่งยาก
• ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพยายามกำหนดเวลาการประชุมกับบุคคลภายนอกองค์กร

FindTime ทำงานอย่างไร

• คำเชิญให้ลงคะแนนเวลาประชุมสามารถส่งไปยังที่อยู่อีเมลต่างๆ ได้ ซึ่งรวมถึง Yahoo, Gmail และผู้ให้บริการอื่นๆ
• ด้วยข้อมูลที่ผู้ใช้ให้มา FindTime สามารถคิดได้อย่างรวดเร็วว่าวันและเวลาใดจะทำงานได้ดีที่สุด
• โปรแกรมสามารถหาตำแหน่งว่างในตารางเวลาของแต่ละคนที่จะใช้สำหรับการประชุม
• บุคคลที่ส่งคำเชิญสามารถเสนอเวลาที่เลือกได้หลายครั้งสำหรับการประชุม ผู้เข้าร่วมที่ได้รับคำเชิญทั้งหมดจะลงคะแนนในเวลาที่ต้องการ
• หลังจากเลือกเวลาประชุมแล้ว FindTime จะส่งหนังสือแจ้งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน

ใครบ้างที่สามารถใช้ FindTime Outlook?

• ในการใช้ FindTime จำเป็นสำหรับบุคคลหรือธุรกิจที่จัดการประชุมต้องมี Microsoft 365 Apps for Business
• นอกจากนี้ยังสามารถใช้กับบัญชี Enterprise ที่มีExchange Online
• สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าผู้รับการประชุมที่กำหนดเวลาไว้โดยใช้ FindTime ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Add-in
• หากบุคคลนั้นส่งคำขอโดยผู้ที่มี FindTime บุคคลนี้ยังสามารถลงคะแนนเวลาประชุมได้โดยไม่ต้องมีแอปจริงๆ ที่จริงแล้ว พวกเขาไม่ต้องการ Microsoft 365 ด้วยซ้ำ จำเป็นต้องมีอีเมลเพื่อเป็นผู้รับเท่านั้น

จะใช้ FindTime Outlook ได้อย่างไร?

การติดตั้งนั้นง่ายอย่างเหลือเชื่อ ทั้งหมดที่บุคคลต้องการคือ Microsoft 365 Apps for Business นอกจากนี้ยังสามารถติดตั้งบน Exchange Online ผ่านบัญชี Enterprise ตามการ  สนับสนุนของ Microsoftจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อติดตั้งเว็บ FindTime outlook

เปิด Outlook แล้วเลือก " รับโปรแกรมเสริม " จากริบบิ้นหน้าแรก

ค้นหาหรือค้นหา “ FindTime ” แล้วคลิกเพิ่ม เมื่อเสร็จแล้วให้ปิดหน้าต่าง Add-In

ติดตั้ง Add-in ของ FindTime แล้ว จากมุมมองกล่องขาเข้าหรือปฏิทิน ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม (...) แล้วคุณจะเห็นปุ่ม FindTime คลิกปุ่มนี้เพื่อเริ่มต้น

หากต้องการใช้การตอบแบบสำรวจความคิดเห็น ให้เลือกอีเมลและคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วคลิก “ ตอบกลับด้วยโพลการประชุม ”

การใช้ Outlook ของ FindTime

คุณสามารถเลือกตัวเลือก FindTime เมื่อคุณร่างข้อความอีเมลใหม่ หรือ เมื่อคุณตอบกลับตัวเลือกอีเมลที่มีอยู่

• ภายในอีเมลใหม่ ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม (…) แล้วเลือก  โพลการประชุมใหม่  จากส่วน FindTime ภายในริบบอนที่ด้านบนขวา

• เมื่อตอบกลับอีเมลที่มีอยู่ ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วคลิก " ตอบกลับด้วย การสำรวจความคิดเห็น " จากส่วน FindTime ภายในริบบอนที่ด้านบนขวา
• เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม FindTime (“ โพลการประชุมใหม่ ” หรือ “ ตอบกลับพร้อมโพลการประชุม ”) FindTime จะค้นหาปฏิทินของคุณและปฏิทินของพนักงานคนอื่นๆ และแนะนำวันที่และเวลาการประชุมที่ดีที่สุด

• ไอคอนบุคคลแสดงว่าจำเป็นต้องมีผู้ได้รับเชิญหรือไม่ และความพร้อมของพวกเขา

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• การประชุมออนไลน์จะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายการประชุมออนไลน์เพื่อปิดใช้งาน
• เมื่อเลือกการประชุมออนไลน์แล้ว FindTime จะกำหนดเวลาการ ประชุม Microsoft Teams
• FindTime จะใช้สิ่งที่องค์กรของคุณกำหนดไว้เป็นช่องทางการประชุมออนไลน์เริ่มต้น
• เลือกการตั้งค่าการประชุมและสลับตัวเลือกเปิด/ปิด

เลือก  การตั้งค่าการสำรวจความคิดเห็น  และสลับ   ตัวเลือกเปิด/ปิด

หมายเหตุ: คุณยังสามารถลบเวลาประชุมที่เลือกได้ ณ จุดนี้โดยการเลือก  X  ใน   รายการเวลาที่เลือก

• แจ้งให้ฉันทราบเกี่ยวกับการอัปเดตการสำรวจความคิดเห็น:คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่มีการโหวตของผู้เข้าร่วมประชุม ข้อความประกอบด้วยสถานะการสำรวจความคิดเห็นปัจจุบันและตัวเลือกในการกำหนดเวลา
• กำหนดเวลาเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมบรรลุฉันทามติ : กิจกรรมในปฏิทินจะถูกจัดกำหนดการโดยอัตโนมัติหากผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นทั้งหมดได้ลงคะแนนให้ตัวเลือกเวลาเฉพาะ หากมีหลายตัวเลือก ตัวเลือกแรกสุดจะถูกจัดกำหนดการ
• กำหนด เวลาที่เลือกไว้ในปฏิทินของฉัน : กิจกรรมเบื้องต้นจะอยู่ในปฏิทินของคุณสำหรับตัวเลือกเวลาที่คุณเสนอในแต่ละครั้ง การระงับทั้งหมดจะถูกลบออกเมื่อมีกำหนดการประชุมหรือโพลถูกยกเลิก
• ล็อกโพลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม : ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่สามารถแนะนำเวลาใหม่หรือแก้ไขผู้เข้าร่วมรายอื่นได้
• กำหนดให้ผู้เข้าร่วมยืนยันตัวตน : เพื่อช่วยป้องกันการออกเสียงลงคะแนนแบบไม่เปิดเผยตัวตน ผู้เข้าร่วมจะต้องตรวจสอบสิทธิ์ก่อนลงคะแนน
• การแจ้งเตือนทางอีเมลในภาษา FindTime : ภาษาที่คุณใช้ FindTime จะถูกใช้เพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้น การแจ้งเตือนเหล่านี้จะถูกส่งเป็นภาษาอังกฤษ

เมื่อคุณตรวจสอบตัวเลือกและวันที่/เวลา คลิก “ เพิ่มในอีเมล “

เวลาที่แนะนำจะถูกเพิ่มเข้าไปในเนื้อความของข้อความของคุณ ตอนนี้คุณสามารถส่งข้อความ

เจ้าของสถานที่ประชุมเบื้องต้นจะถูกสร้างขึ้นในปฏิทินของคุณสำหรับคำแนะนำแต่ละข้อที่คุณได้ทำไว้ เมื่อได้รับการตอบกลับทั้งหมดและคุณเลือกวันที่/เวลาสุดท้ายสำหรับการประชุมนั้น เจ้าของสถานที่อื่นๆ ทั้งหมดจะถูกลบออกจากปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

FindTime จะสร้างกิจกรรมปฏิทินชั่วคราวชื่อ “ HOLD ” ตามด้วยชื่อการประชุม สิ่งเหล่านี้จะคงอยู่จนกว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะตกลงกันในเวลา หลังจากที่ผู้ได้รับเชิญตกลงกันเรื่องเวลาแล้ว FindTime จะส่งกิจกรรมในปฏิทินครั้งสุดท้ายและลบ
กิจกรรมทั้งหมดที่มีชื่อ " HOLD "

คุณจะได้รับการยืนยันและอัปเดตทางอีเมลเมื่อผู้รับส่งคะแนนโหวต ผู้รับจะได้รับอีเมล FindTime ซึ่งพวกเขาสามารถลงคะแนนได้:

คุณสามารถตรวจสอบสถานะคำขอ FindTime ได้ตลอดเวลาโดยคลิกที่"ดูสถานะ/เวลาที่อัปเดต"ในการประชุม

FindTime จะส่งอีเมลยืนยันกลับถึงคุณพร้อมปุ่มควบคุมเพื่อตรวจสอบคำตอบ เมื่อคุณได้รับคำตอบทั้งหมดที่ต้องการแล้ว คุณสามารถคลิกปุ่ม " กำหนดเวลา " ในอีเมลเพื่อสิ้นสุดการประชุมและส่งคำเชิญ

เลือก แก้ไขตัวเลือก เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าการประชุม ถ้าจำเป็น

หมายเหตุ : หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงและใส่เวลาประชุมเข้าไปใหม่ คุณจะต้องลบคำเชิญเดิมด้วยตนเอง

ทำไมบริษัทของคุณถึงต้องการ FindTime?

FindTime ใช้งานง่ายและสามารถใช้ได้โดยพนักงานทุกประเภท การประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นภายใน 24 ชั่วโมงเดิมคือสิ่งที่ทุกองค์กรพยายามทำ TechRepublic  ระบุเหตุผลดีๆ หลายประการว่าทำไมบริษัทจึงต้องการใช้ FindTime

• FindTime ใช้งานง่าย
• FindTime จำเป็นสำหรับการจัดกำหนดการประชุมของแต่ละบุคคลเท่านั้น
• FindTime ยุติความยุ่งยากของการกลับไปกลับมาระหว่างผู้ที่พยายามจัดกำหนดการประชุม
• FindTime ตั้งค่าการประชุมและแจ้งแต่ละบุคคลที่ได้รับเชิญ
• FindTime เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 ซึ่งหลายคนมีอยู่แล้ว

FindTime Outlook เป็นโปรแกรมเสริมที่ธุรกิจเกือบทุกประเภทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่จะพบว่ามีประโยชน์ การใช้เวลามากขึ้นในการจัดกำหนดการประชุมแทนการเข้าร่วมการประชุมจริง ๆ กับ FindTime

FindTime กับ Doodle

• คุณมองหาการนัดหมายที่มีหลายคนมีเวลาบ่อยแค่ไหน? ให้ความรู้สึกเหมือนทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุม งานเลี้ยงบริษัท อาหารค่ำ หรือการเยี่ยมชมโรงหนังส่วนตัวกับเพื่อนๆ
• การรวมคนจำนวนมากอาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว แต่เรารู้วิธีช่วยเหลือซึ่งกันและกันและให้เครื่องมือสนับสนุนเรา
• พวกคุณส่วนใหญ่คงเคยได้ยินเกี่ยวกับ  Doodle  หรือแม้แต่สร้างแบบสำรวจด้วยตัวเอง

Doodle เสนออะไร

• Doodle เป็น  บริการสำรวจฟรี  ที่หลายท่านอาจเคยใช้ รวมทั้งตัวฉันเองด้วย ไม่ว่าจะนัดคิวหรือสำรวจว่าใครอยากกินอะไรในบาร์บีคิว
• โพลสร้างได้รวดเร็วและง่ายดาย นอกจากการนัดหมายแล้ว ยังสามารถสอบถามเนื้อหาอื่นๆ ได้อีกด้วย
• คุณยังสามารถทำการตั้งค่าต่างๆ ได้ เช่น "ถ้าจำเป็น" นั่นคือตัวเลือกนี้ใช้ได้กับฉัน แต่ไม่เหมาะสมหรือเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้นต่อผู้เข้าร่วม
• โพลแบบซ่อนยังใช้งานได้จริงเพื่อให้ชื่อและการโหวตเป็นความลับและมีเพียงผู้สร้างเท่านั้นที่สามารถดูผลลัพธ์ได้
• เมื่อแบบสำรวจเสร็จสิ้น คุณสามารถส่งลิงก์ได้ และทุกคนที่มีลิงก์สามารถมีส่วนร่วมในแบบสำรวจได้ และทั้งหมดเป็นบริการฟรี คุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Doodle ด้วยซ้ำ ไม่ผิดใช่ไหม

เมื่อมองแวบแรก เวอร์ชันฟรีจะไม่สามารถ:

• กำหนดเส้นตาย – กำหนดเส้นตายสำหรับการลงคะแนน
• รับรายละเอียดการติดต่อ – ให้ผู้อื่นกรอกอีเมล ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์
• กิจกรรมของผู้ได้รับเชิญทั้งหมด – ดูว่าใครยังคงขาดหายไปหรือใครได้รับและเปิดคำเชิญแล้ว
• จากนั้นคุณยังสามารถส่งการเตือนความจำ
• ไม่มีโฆษณา
• Doodle 1: 1

Doodle 1: 1

ฟังก์ชัน  Doodle 1: 1  รวมอยู่ในเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินสองเวอร์ชัน และมีตัวเลือกในการแจ้งให้บุคคลทราบเกี่ยวกับการนัดหมายฟรีของคุณ เพื่อที่พวกเขาจะได้เลือกเฉพาะเวอร์ชันที่เหมาะสมที่สุดเท่านั้น ไม่ว่าจะกับเพื่อนร่วมงาน คู่ค้าภายนอก หรือลูกค้า ก็สามารถจัดการประชุมได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

แอพ Doodle

เรายังได้ทดสอบ  แอป Doodle ให้กับคุณด้วยบัญชีฟรี  และการสร้างแบบสำรวจที่นั่นก็ง่ายมากเช่นกัน และฟีเจอร์ที่ดีโดยเฉพาะสำหรับการใช้งานส่วนตัว: หลังจากสร้างแบบสำรวจแล้ว คุณจะไม่เพียงส่งลิงก์ได้ แต่ยังใช้ WhatsApp หรือ Facebook Messenger เพื่อแจกจ่ายแบบสำรวจได้อีกด้วย

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Find Time for meeting in outlook โปรดไปที่ เว็บไซต์ ของMicrosoft

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง