ภาพรวมของกล่องจดหมายเก็บถาวร Office 365

ฉันคิดว่าจะเขียนบทความเกี่ยวกับภาพรวมของกล่องจดหมายเก็บถาวร office 365 มาเป็นเวลานานแล้ว และมันกำลังจะเกิดขึ้นในวันนี้

กล่องจดหมายเก็บถาวรเป็นกล่องจดหมายพิเศษที่ปรากฏข้างโฟลเดอร์กล่องจดหมายหลักของพนักงานใน Outlook และ Outlook Web App เช่นเดียวกับกล่องจดหมายหลัก สามารถค้นหาที่เก็บถาวรและกู้คืนรายการที่ถูกลบได้

1 คุณสมบัติการเก็บถาวรออนไลน์

2 วิธีเปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์ใน Microsoft 365

2.1 การใช้ Exchange On-premise

2.2 Exchange Admin Center ใน Microsoft 365

2.3 พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview

3 วิธีการตั้งค่านโยบายในกล่องจดหมายเก็บถาวรเพื่อย้ายอีเมลโดยอัตโนมัติจากกล่องจดหมายหลัก

4 ฉันจะย้ายข้อความไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรบนคลาวด์ใน Outlook ได้อย่างไร

5 วิธีเข้าถึงกล่องจดหมายเก็บถาวร?

5.1 การเข้าถึงเว็บของ Outlook:

5.2 Outlook 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า:

6 ฉันจะค้นหาทั้ง Outlook และ Exchange Online ได้อย่างไร

7 ฉันสามารถให้ผู้อื่นเข้าถึงเมลบ็อกซ์เก็บถาวรบนคลาวด์ของฉันได้หรือไม่

คุณสมบัติการเก็บถาวรออนไลน์

• กล่องจดหมายเก็บถาวรบนคลาวด์มีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดและไม่มีข้อจำกัดเหมือนกล่องจดหมายหลักที่ยอดเยี่ยม
• ไฟล์เก็บถาวรแบบออนไลน์สามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่าน Outlook 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่าและ OWA
• อีเมลสามารถค้นหาได้ง่ายในกล่องจดหมายเก็บถาวร และคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
• อีเมลสามารถย้ายไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรจากกล่องจดหมายหลักโดยใช้ความพยายามแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ

วิธีเปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์ใน Microsoft 365

มีตัวเลือกสองสามตัวในการเปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์ในระบบคลาวด์และมีการระบุไว้ด้านล่าง

การใช้ Exchange On-premise

ถ้าคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด คุณสามารถใช้ในสถานที่เพื่อเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบออนไลน์บนกล่องจดหมายของผู้ใช้ หลังจากการซิงค์เสร็จสิ้น คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft 365

• ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ Exchange on-premise powershell
• ดำเนินการคำสั่ง Enable-RemoteMailbox “ชื่อที่แสดง” -Archive

• รอให้การเปลี่ยนแปลงทำซ้ำในระบบคลาวด์
• ตรวจสอบสถานะผ่าน Exchange Online PowerShell

Exchange Admin Center ใน Microsoft 365

ได้ คุณสามารถใช้ศูนย์การจัดการ Exchange ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เพื่อเปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์บนกล่องจดหมายของผู้ใช้ ไม่จำเป็นต้องรอการซิงค์เหมือนวิธีก่อนหน้า

• ไปที่ “ ศูนย์ดูแลการแลกเปลี่ยน ”
• เลือก “ ผู้รับ ” > กล่องจดหมาย “
• ค้นหาผู้ใช้แล้วคลิกอื่นๆ
• คลิก “ จัดการที่เก็บถาวรของกล่องจดหมาย “

• เปิดตัวเลือกOn และคลิกบันทึก

พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview

เรามีตัวเลือกอื่นในการเปิดใช้งานการเก็บถาวรใน Microsoft 365 ซึ่งเป็นพอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview เช่นเดียวกับ Exchange Admin Center ตัวเลือกนี้ไม่ต้องการการซิงโครไนซ์

• ไปที่ " พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview "
• ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของพอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview ให้คลิก  Data lifecycle managementจากนั้นคลิก   แท็บArchive
• ในรายการเมลบ็อกซ์ เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปิดใช้งานเมลบ็อกซ์เก็บถาวรและเลือก  เปิดใช้งาน การเก็บ ถาวร
• ค้นหาผู้ใช้และคลิกเปิดใช้งานทางด้านขวา

วิธีการตั้งค่านโยบายในกล่องจดหมายเก็บถาวรเพื่อย้ายอีเมลโดยอัตโนมัติจากกล่องจดหมายหลัก

ผู้ใช้ปลายทางสามารถเลือกนโยบายสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายหลักเพื่อย้ายอีเมลไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวร เพื่อทำสิ่งนี้,

• การเข้าถึง “ Outlook Web Access (OWA) ”
• คลิกขวาที่โฟลเดอร์ (กล่องขาเข้าเป็นตัวอย่าง)
• เลือก “ กำหนดนโยบาย ”
• เลือกนโยบายที่คุณต้องการสมัคร

• หากคุณสนใจที่จะลบอีเมลออกจากโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนแต่ใช้นโยบายการเก็บรักษาที่จะลบอีเมลโดยอัตโนมัติ

ฉันจะย้ายข้อความไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรบนคลาวด์ใน Outlook ได้อย่างไร

• คุณสามารถย้ายรายการจากกล่องจดหมายหลักของคุณไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรบนคลาวด์ได้ด้วยการลากและวาง วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการย้ายอีเมลจำนวนเล็กน้อยไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณ การใช้ Copy/Paste/Delete เพื่อย้ายอีเมลจำนวนมากขึ้น
• เลือกหลายข้อความจากกล่องจดหมายหลักของคุณ กด CTRL+C เพื่อคัดลอก
• เปิดโฟลเดอร์เป้าหมายในกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณ
• คลิก CTRL-V เพื่อวางลงในโฟลเดอร์เป้าหมาย
• กลับไปที่เมลบ็อกซ์หลักของคุณและลบข้อความที่คุณเพิ่งคัดลอกไปยังเมลบ็อกซ์ที่เก็บถาวรของคุณ

วิธีเข้าถึงกล่องจดหมายเก็บถาวร?

นี่เป็นคำถามที่หลายท่านอาจถาม นี่คือคำตอบ

• Outlook คุณจะเห็นกล่องจดหมายเพิ่มเติมชื่อ ' ที่เก็บถาวรออนไลน์ – ที่อยู่อีเมลของคุณ '
• ใน Outlook Web Access (OWA) ไฟล์เก็บถาวรออนไลน์จะเรียกว่า ' การเก็บถาวรในสถานที่ – ชื่อของคุณ ' ดูภาพด้านล่าง

การเข้าถึงเว็บของ Outlook:

Outlook 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า:

ฉันจะค้นหาทั้ง Outlook และ Exchange Online ของฉันได้อย่างไร

คุณสามารถเลือกกล่องเมลทั้งหมดในช่องค้นหาเพื่อค้นหาทั้งเมลบ็อกซ์หลักและเมลบ็อกซ์ที่เก็บถาวร นี่จะแสดงผลลัพธ์ของไม่เพียงแต่กล่องจดหมายหลักแต่ยังออนไลน์ด้วย

ฉันสามารถให้ผู้อื่นเข้าถึงเมลบ็อกซ์เก็บถาวรบนคลาวด์ของฉันได้หรือไม่

ถ้าผู้ใช้ต้องการเข้าถึงเมลบ็อกซ์เก็บถาวรบนคลาวด์ของผู้ใช้รายอื่น จะต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็มไปยังเมลบ็อกซ์ของผู้ใช้ สิทธิ์เดียวกันนี้จะมอบให้กับเมลบ็อกซ์ของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ

ยินดีด้วย! คุณได้เรียนรู้ภาพรวมของกล่องจดหมายเก็บถาวร office 365 แล้ว

อ่านเพิ่มเติม : วิธีเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ต้องการปรับปรุงประสบการณ์ Exchange Online ของคุณเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นใช่หรือไม่ ตรวจสอบเคล็ดลับและลูกเล่นที่กล่าวถึงที่นี่

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง