วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเข้ารหัสอีเมล office 365 ด้วย Azure Information Protection

1 Azure Information Protection คืออะไร

2 Azure Information Protection Client

3 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การตั้งค่า

3.1 สมัครสมาชิก Azure Information Protection

3.2 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: เปิดใช้งาน

4 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การป้องกัน

4.1 การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส”

4.2 การใช้ป้ายกำกับ “ห้ามส่งต่อ”

4.3 การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส – ป้องกัน”

5 การปกป้องเอกสารแนบ

6 การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus

7 การปกป้องเอกสาร Microsoft 365 Pro Plus

8 การจัดการเอกสารที่ได้รับการคุ้มครอง

Azure Information Protection คืออะไร

Azure Information Protection (บางครั้งเรียกว่า AIP) เป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดประเภทและเป็นทางเลือก ปกป้องเอกสารและอีเมลโดยใช้ป้ายกำกับ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติซึ่งกำหนดกฎและเงื่อนไข กำหนดโดยผู้ใช้ด้วยตนเอง หรือแบบผสมที่ผู้ใช้จะได้รับคำแนะนำ

Azure Information Protection Client

  • เพื่อให้บริการการเข้ารหัสอีเมล เรากำลังใช้ประโยชน์จากบริการคลาวด์ของ Microsoft Azure Information Protection และการรวมที่มีอยู่กับบริการการจัดการข้อมูลประจำตัวของ Microsoft 365 และชุดซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ Microsoft 365 Pro Plus
  • นโยบายบริการ AIP และป้ายกำกับที่กำหนดคอลเลกชันของข้อจำกัด ที่จะกำหนดให้กับเอกสารและอีเมลของไคลเอ็นต์ได้รับการจัดการในบริการ Azure Cloud
  • ในการใช้ประโยชน์จากนโยบายและป้ายกำกับ AIP เหล่านี้ จะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ AIP บนเวิร์กสเตชัน Windows OS ในปัจจุบัน มีเพียงพีซี Windows 10 และเวิร์กสเตชัน macOS เท่านั้นที่สามารถใช้ข้อจำกัดเหล่านี้กับเอกสารหรืออีเมล

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การตั้งค่า

ในการเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเข้ารหัสข้อความของ Microsoft 365 สำหรับการส่งข้อความที่ปลอดภัย จำเป็นต้องมีขั้นตอนต่อไปนี้:

  • สมัครสมาชิก Azure Information Protection
  • เปิดใช้งาน OME

สมัครสมาชิก Azure Information Protection

  • ชุด Azure Information Protection เป็นการสมัครใช้งานเสริมสำหรับ Microsoft 365 ที่จะให้ผู้ใช้ดำเนินการฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากกับอีเมลของตน นอกจากนี้ยังผสานรวมกับ SharePoint และ OneDrive เพื่อทำหน้าที่เป็นเครื่องมือป้องกันการสูญหายของข้อมูล
  • ด้วย AIP ผู้ใช้สามารถตั้งค่าสถานะข้อความหรือไฟล์เพื่อไม่ให้คัดลอก ส่งต่อ ลบ หรือดำเนินการทั่วไปอื่นๆ สำหรับอีเมล ข้อความทั้งหมดที่มีแฟล็กการจัดประเภทเฉพาะหรือตรงตามข้อกำหนดเฉพาะจะได้รับการเข้ารหัสและจัดแพ็กเกจเป็นไฟล์ HTML ที่ล็อกไว้ซึ่งส่งไปยังผู้รับเป็นไฟล์แนบ
  • เมื่อผู้รับได้รับข้อความ พวกเขาจะต้องลงทะเบียนกับ Azure เพื่อกำหนดคีย์เพื่อเปิดอีเมล
  • กุญแจจะผูกติดอยู่กับที่อยู่อีเมลของพวกเขา และเมื่อลงทะเบียนแล้ว ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์แนบ HTML และไฟล์แนบในอนาคตโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบอะไรเลย

ย้ำอีกครั้ง หากคุณมีการสมัครรับข้อมูล E3 หรือสูงกว่าที่กำหนดให้กับผู้ใช้ คุณไม่จำเป็นต้องมี AIP อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แต่ละรายที่จะส่งข้อความที่มีข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องได้รับใบอนุญาต AIP หรือใบอนุญาต E3/E5 เพื่อดำเนินการดังกล่าว

ในการสมัคร AIP ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  • เปิดตัว " ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 "
  • ไปที่รายการ “ สมัครสมาชิก
  • คลิกที่ “ เพิ่มการสมัครสมาชิก ” ที่มุมบนขวา
  • เลื่อนลงเพื่อค้นหา Azure Information Protection
  • คลิกตัวเลือก Buy Now และปฏิบัติตามคำแนะนำหรือเลือกตัวเลือก " เริ่มทดลองใช้ฟรี " เพื่อรับสิทธิ์ใช้งาน 25 รายการเป็นเวลา 30 วัน เพื่อทดลองใช้ก่อนซื้อ
  • รอประมาณหนึ่งชั่วโมงเพื่อจัดเตรียมบริการบนผู้เช่า Microsoft ของคุณ
  • เมื่อเตรียมใช้งานแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการได้

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: เปิดใช้งาน

ส่วนนี้มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้ ในอดีต การเปิดใช้งานการเข้ารหัสข้อความของ Office 365 ต้องใช้ Powershell เป็นจำนวนมากและรอให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง MS เปลี่ยนวิธีการเปิดใช้งาน OME เพื่อปรับปรุงกระบวนการและทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

  • เปิดตัวเลือกการตั้งค่าในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ
  • เลือกบริการและส่วนเสริม
  • ค้นหา Azure Information Protection ในรายการบริการและคลิกที่มัน
  • คลิกลิงก์ที่ระบุว่า “จัดการการตั้งค่า Microsoft Azure Information Protection” เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
  • เลือกปุ่มเปิดใช้งานภายใต้ "การจัดการสิทธิ์ไม่ได้เปิดใช้งาน"
  • เลือกเปิดใช้งานในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คุณจะสามารถใช้  แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ AIP  เพื่อแท็กข้อความสำหรับการจัดการสิทธิ์ใน Outlook ได้ นอกจากนี้ยังมีปุ่มและตัวเลือกใหม่ใน Outlook Web App ที่จะช่วยให้คุณสามารถเข้ารหัสข้อความได้

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การป้องกัน

ฟังก์ชันพื้นฐานของบริการเข้ารหัสอีเมลคือให้การป้องกันเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ต้องการอ่านเนื้อหาอีเมลของคุณขณะส่งและขณะพักอยู่ในกล่องจดหมาย ในการเข้าถึงเนื้อหาอีเมลของคุณ ผู้รับจะต้องได้รับการตรวจสอบ เมื่อใช้แอปพลิเคชัน Microsoft 365 Pro Plus เช่น Microsoft Outlook กระบวนการตรวจสอบนี้จะดำเนินการเบื้องหลังและผู้รับจะไม่ได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลประจำตัว ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด ผู้รับจะถูกท้าทายให้ยืนยันตัวตน

การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส”

  • ในการใช้การเข้ารหัสกับอีเมลโดยใช้แอปพลิเคชัน Microsoft Outlook ที่ติดตั้งบนเวิร์กสเตชัน Windows OS คุณต้องเลือกเพียงป้ายกำกับ " เข้ารหัส " บน " แถบความไว " ดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • ป้ายกำกับ " เข้ารหัส " นี้สามารถเข้าถึงได้จากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่มเมนู - ปุ่มข้อความริบบิ้น " ป้องกัน " ดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • เมื่อเลือกแล้ว แถบความไวจะสะท้อนตัวเลือกที่เลือกและจะซ่อนตัวเลือกอื่นๆ รายละเอียดของสิทธิ์ที่กำหนดจะแสดงเป็น " คำแนะนำเครื่องมือ " ใต้ " แถบความไว " ที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่างอีเมลดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • คุณสามารถเลือกแก้ไขตัวเลือกการป้องกันได้โดยคลิก ไอคอน " ดินสอ " ถัดจากป้ายกำกับที่เลือกเพื่อแสดงตัวเลือกอื่นๆ ดังที่แสดงด้านล่าง ไอคอนดินสอนี้สามารถใช้เพื่อซ่อนตัวเลือกอื่นๆ ได้อีกครั้ง

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • เมื่อตั้งค่าป้ายกำกับแล้ว ไอคอน " ถังขยะ " จะใช้งานได้นอกเหนือจากป้ายกำกับอื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถลบป้ายกำกับที่เลือกและเปลี่ยน " ความไว " ของอีเมลเป็น " ไม่ได้ตั้งค่า " คุณจะได้รับแจ้งให้บันทึกเหตุผลในการนำป้ายกำกับออก (สำหรับใช้ในอนาคต)

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • เมื่อตั้งค่าแล้ว อีเมลของคุณจะได้รับการป้องกันไม่ว่าจะอยู่ในโฟลเดอร์ร่างจดหมายก่อนที่คุณจะส่ง โฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งหลังจากที่คุณส่งไปแล้ว หรือในกล่องจดหมายของผู้รับ Microsoft Outlook ช่วยในการระบุการป้องกันนี้โดยใช้ไอคอนต่อไปนี้:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้การป้องกันแบบใด คุณยังคงมี สิทธิ์ " ควบคุมทั้งหมด" ทางอีเมล เฉพาะข้อมูลประจำตัวที่มีชื่อในช่อง From, To, Cc และ Bcc เท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้
  • การใช้การเลือก " เข้ารหัส " ช่วยให้ผู้รับสามารถส่งต่ออีเมลของคุณไปยังผู้อื่นซึ่งจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาอีเมลได้อย่างเต็มที่ ซึ่งแต่ละคนจำเป็นต้องตรวจสอบสิทธิ์เพื่อเข้าใช้ ผู้รับจะไม่สามารถลบข้อกำหนดการเข้ารหัสได้

ใช้ป้ายกำกับ “ห้ามส่งต่อ”

การป้องกัน “ Do Not Forward ” คือการป้องกันอีเมลพื้นฐานที่ Microsoft จัดให้ การเลือกการป้องกันนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้รับทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

  •  ส่งต่ออีเมลของคุณไปยังบุคคลอื่น (รวมถึงป้องกันไม่ให้เพิ่มผู้รับใหม่ในช่อง "ถึง", "cc" หรือ "bcc" เมื่อตอบกลับ)
  •   พิมพ์อีเมลของคุณ หรือคัดลอกเนื้อหาของข้อความอีเมลไปยังคลิปบอร์ด

การป้องกันเหล่านี้สามารถตั้งค่าได้โดยการเลือกป้ายกำกับความไว: " ห้ามส่งต่อ " หรือโดยการเลือกปุ่ม " ห้ามส่งต่อ " บนริบบิ้นปุ่มเมนู - ข้อความดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดสังเกต “ เคล็ดลับเครื่องมือ ” ที่อธิบายชุดการป้องกันที่ปรากฏใต้แถบความไว

ข้อควรระวัง:เป็นไปได้ที่จะลบการป้องกันที่คุณตั้งใจไว้ โดยไม่ได้ตั้งใจ โดยยกเลิกการเลือกปุ่ม "ห้ามส่งต่อ " บนริบบิ้นปุ่มเมนู - ข้อความดังที่แสดงด้านล่าง โปรดทราบด้วยว่า "เคล็ดลับเครื่องมือ" จะถูกลบออกแต่ "ห้ามส่งต่อ " ป้ายยังอยู่ อีเมลนี้จะไม่ได้รับการคุ้มครอง

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ขณะนี้เรายังไม่มีวิธีการป้องกันไม่ให้คุณยกเลิกการเลือกปุ่ม " ห้ามส่งต่อ " ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวัง

โปรดทราบ: Microsoft Outlook อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่คำนึงถึงข้อจำกัดเหล่านี้ โปรดดู “ การปกป้องสิ่งที่แนบมา ” ในเอกสารนี้ในภายหลัง

การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส – ป้องกัน”

  • ป้ายกำกับ “ เข้ารหัส – ป้องกัน ” เป็นการป้องกันแบบกำหนดเองสำหรับอีเมลที่เพิ่มข้อจำกัดเพิ่มเติมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับแก้ไขหรือแก้ไขอีเมลต้นฉบับของคุณได้
  • ป้ายกำกับนี้ควรใช้เมื่อคุณต้องการให้ผู้รับมีสิทธิ์ " ดูเท่านั้น"ในอีเมลของคุณเท่านั้น เมื่อตอบกลับ ผู้รับของคุณจะถูกบังคับให้แนบอีเมลต้นฉบับของคุณเป็นสิ่งที่แนบมากับข้อความใหม่ เนื่องจากพวกเขาจะไม่สามารถเพิ่มไปยังเธรดของอีเมลต้นฉบับของคุณได้
  • ป้ายกำกับนี้ยังใช้ข้อจำกัดในการพิมพ์และการทำสำเนาตามที่อธิบายไว้ในส่วนการใช้ป้ายกำกับ "ห้ามส่งต่อ"ด้านบน

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดทราบ: Microsoft Outlook อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่คำนึงถึงข้อจำกัดเหล่านี้ โปรดดู “ การปกป้องสิ่งที่แนบมา ” ในเอกสารนี้ในภายหลัง

การปกป้องเอกสารแนบ

จำเป็นต้องมีไคลเอ็นต์ Azure Information Protection เพื่อถอดรหัสและเปิดเอกสารที่มีการป้องกัน มี “ ตัวอ่าน ” อยู่ในซอฟต์แวร์ Microsoft 365 Pro Plus สำหรับ Windows OS, macOS, iOS และ Android แล้ว อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันแยกต่างหากเพื่ออ่านเอกสารที่ไม่ใช่ Microsoft Office Pro Plus ที่เข้ารหัส ( มีให้ที่นี่ ) AIP Reader พร้อมใช้งานสำหรับพีซี, iPhone, iPad และ Android

การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus

  • เอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft Office สามารถป้องกันได้โดยใช้การเลือก " Hot Menu " เพิ่มเติมที่เรียกว่า: " Classify and Protect " พบได้โดยการคลิกขวาที่เอกสารใน Windows Explorer ดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • แอปพลิเคชั่นนี้ (ดังแสดงด้านล่าง) จะสร้าง “ wrapper ” เพื่อห่อหุ้มไฟล์และเพิ่มการเข้ารหัส รวมถึงการป้องกันที่คุณเลือก

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

  • สำหรับการใช้งานที่ต้องการแต่ละครั้ง คุณจะต้องเลือกป้ายกำกับระดับความลับที่ต้องการสำหรับอีเมลของคุณก่อน อีเมลของคุณจะสืบทอดป้ายกำกับนี้เมื่อแนบไฟล์ที่ได้รับการป้องกันแล้ว ต้องใช้สองส่วนในการติดตั้งการป้องกันที่คุณต้องการ: " สิทธิ์ " และ " ข้อมูลประจำตัว "

“สิทธิ์” ที่มีให้คือ:

  • ผู้ดู – ดูเท่านั้น
    การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ เข้ารหัส – ป้องกัน
  • ผู้ตรวจสอบ – ดู แก้ไข
    การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ ห้ามส่งต่อ
  • ผู้เขียนร่วม – ดู แก้ไข คัดลอก พิมพ์
    สิทธิ์นี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ เข้ารหัส
  • เจ้าของร่วม – สิทธิ์เต็ม
  • การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับ ป้ายกำกับ " เข้ารหัส " แต่การอนุญาตนี้ให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการลบการอนุญาตที่ตั้งไว้และการเข้ารหัส
  • สำหรับฉันเท่านั้น – การตั้งค่านี้ไม่มีค่าสำหรับการส่งเอกสารให้ผู้อื่น แต่อาจมีประโยชน์สำหรับคุณในการปกป้องเอกสารส่วนบุคคลของคุณ

แม้ว่าจะไม่แนะนำเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน แต่ก็สามารถเลือกการอนุญาตที่เข้มงวดกว่าป้ายกำกับการเข้ารหัสอีเมลที่ต้องการได้ (เช่นการอนุญาตเอกสาร “ ผู้ดู – ดูเท่านั้น ” ที่มี ป้ายกำกับ การป้องกันอีเมล “ เข้ารหัส ”) ชุดค่าผสมนี้จะจำกัดเอกสารเพื่อป้องกันการดูโดยข้อมูลประจำตัวที่ไม่ต้องการ รวมทั้งจำกัดผู้รับจากการคัดลอก พิมพ์ หรือแก้ไขในขณะที่ให้ฟังก์ชันทั้งหมดแก่ผู้รับกับเนื้อหาข้อความอีเมล ดังที่กล่าวไว้ข้างต้นอีกครั้ง การทำเช่นนี้อาจสร้างความสับสนและไม่แนะนำ

“ข้อมูลประจำตัว” สามารถตั้งค่าเป็นประเภทต่อไปนี้:

ผู้ใช้ – นี่คือที่อยู่อีเมลของผู้ใช้แต่ละรายที่ได้รับเอกสาร นี่เป็นวิธีการหลักที่คุณจะใช้เพื่อระบุว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้

กลุ่ม – นี่คือที่อยู่อีเมลของรายชื่อการแจกจ่ายที่ผู้รับเป้าหมายของคุณเป็นสมาชิก  โปรดทราบ : สิ่งนี้จะ ใช้ได้ สำหรับผู้รับเท่านั้น

องค์กร – คุณยังสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงกับทุกคนภายในโดเมน Active Directory

คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลประจำตัวลงในช่องที่ให้ไว้ได้โดยตรง หรือคุณสามารถเลือกผู้รับจากสมุดที่อยู่ Outlook (หากแอป Outlook เปิดใช้และทำงานอยู่แล้ว) โดยคลิกที่ไอคอน " หนังสือ "

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

มีการควบคุมที่สามสำหรับการปกป้องสิ่งที่แนบมา คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุสำหรับการอนุญาตโดยการพิมพ์วันที่โดยตรงหรือโดยการเลือกวันที่โดยคลิกที่ไอคอน " ปฏิทิน " เมื่อถึงวันที่หมดอายุ สิทธิ์ทั้งหมดจะถูกเพิกถอนสำหรับผู้ใช้ที่เลือก

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าข้างต้น คุณจะยังคงควบคุมเอกสารของคุณได้อย่างเต็มที่ เมื่อคุณ " ใช้ " การป้องกันกับเอกสารของคุณ เอกสารของคุณจะถูกแทนที่ด้วยไฟล์ " ห่อ " และนามสกุลไฟล์จะเปลี่ยนไป (ชื่อไฟล์แก้ไขด้วยตนเองเท่านั้นสำหรับวัตถุประสงค์ตัวอย่าง)

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

จำเป็นต้องมีไคลเอ็นต์ Azure Information Protection เพื่อถอดรหัสและเปิดไฟล์นี้

การปกป้องเอกสาร Microsoft 365 Pro Plus

เอกสาร Microsoft Office สามารถป้องกันได้จากภายในแอปพลิเคชัน Office เช่นเดียวกับ Microsoft Outlook Ribbon ของปุ่มโฮมจะโฮสต์เมนูแบบเลื่อนลงของปุ่ม " ป้องกัน " ซึ่งช่วยให้สามารถใช้ " สิทธิ์ที่กำหนดเอง " กับเอกสาร Office การใช้ป้ายชื่อระดับความลับจะทำให้ Outlook ใช้ข้อจำกัดสิทธิ์เดียวกันกับอีเมลใดๆ ที่แนบเอกสาร

ข้อควรระวัง:คุณจะต้องเลือกป้ายกำกับ Sensitivityก่อน ที่จะ กำหนดสิทธิ์ที่กำหนดเองของคุณ มิฉะนั้น การเลือกป้ายกำกับหลังจากข้อเท็จจริงจะเขียนทับและใช้เฉพาะค่าเริ่มต้น "สิทธิ์ " ของป้ายกำกับที่อนุญาตให้ทุกคนถอดรหัสเอกสารได้

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

เช่นเดียวกับ " การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus " ด้านบน คุณจะต้องปกป้องเอกสารของคุณโดยระบุ " ตัวตน " ของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้โต้ตอบกับเอกสารของคุณ และ " สิทธิ์ " ที่คุณต้องการให้ ตัวเลือกสำหรับการอนุญาตและกระบวนการกำหนดข้อมูลประจำตัวนั้นใช้อินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิกแบบเดียวกับเมื่อ " ปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus "

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดทราบ : เมื่อป้องกันและบันทึกแล้ว โปรดทราบว่าประเภทไฟล์จะไม่เปลี่ยนแปลง :

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณจะต้องบันทึกเอกสาร Office ของคุณในรูปแบบดั้งเดิม หากคุณพยายามบันทึกไฟล์ในรูปแบบ "ที่เข้ากันได้ " ข้อจำกัดที่คุณกำหนดค่าไว้จะถูกลบออก

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อบันทึกแล้ว คุณจะเห็นแถบข้อมูลใหม่ที่แจ้งเตือนคุณว่าขณะนี้เอกสารมีการจำกัดการเข้าถึง

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเอกสารที่ได้รับการคุ้มครอง

เมื่อตั้งค่าการป้องกันในเอกสารแล้ว คุณสามารถ " ติดตาม " มุมมองของเอกสารนั้นได้ตลอดจนความสามารถในการ " เพิกถอน " การเข้าถึงเอกสารของคุณ สำหรับเอกสาร Microsoft Office คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้จากภายในแอปพลิเคชัน Office

สำหรับเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft Office คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้โดยการดับเบิลคลิกหรือคลิกขวาที่เอกสารภายใน Windows Explorer

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั้งสองจะเปิดเว็บเบราว์เซอร์ของคุณและนำคุณไปที่ศูนย์ติดตามเอกสาร AIP

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

จากที่นี่ คุณสามารถ:

  • ตรวจสอบสรุปการโต้ตอบของเอกสารของคุณโดยผู้รับของคุณ
  • รายชื่อผู้ที่ดูเอกสารของคุณและวันที่ถูกดู
  • ตรวจสอบไทม์ไลน์ของการโต้ตอบกับเอกสารของคุณ
  • ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อเตือนคุณเมื่อมีคนพยายามโต้ตอบกับเอกสารของคุณ
  • เพิกถอนการเข้าถึงเอกสารของคุณเพื่อให้ผู้รับไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป

คุณยังสามารถส่งออกสถิติเหล่านี้เป็นไฟล์ CSV

ผู้ใช้ Mac มีหน้าที่เพิ่ม " การยืนยันข้อมูลประจำตัว " ก่อนดึงตัวเลือกการป้องกันจากบริการMicrosoft Office 365 Cloud

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อตั้งค่าแล้ว หากต้องการลบหรือเปลี่ยนการป้องกัน คุณต้องตั้งค่าการเลือก " ไม่มีข้อจำกัด " ใต้ปุ่มการป้องกัน

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการตั้งค่าการป้องกันในเอกสาร Microsoft 365 ให้ใช้ปุ่ม " จำกัดสิทธิ์ " บนเมนู " ตรวจสอบ "

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

เลือกตัวเลือกเมนู “ จำกัดการเข้าถึง… ” เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเองตามต้องการ

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้ปุ่ม “ตัวเลือกเพิ่มเติม…” เพื่อตั้งค่าสิทธิ์การพิมพ์และคัดลอก

วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณรู้วิธีเข้ารหัสอีเมล office 365 ด้วย Azure Information Protection แล้ว หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบ

ต้องการปรับปรุงประสบการณ์ Exchange Online ของคุณเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นใช่หรือไม่ ตรวจสอบเคล็ดลับและลูกเล่นที่กล่าวถึงที่นี่

ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง



Leave a Comment

9 วิธีในการแก้ไขแถบเลื่อนไม่ทำงานใน Excel

9 วิธีในการแก้ไขแถบเลื่อนไม่ทำงานใน Excel

อย่าปล่อยให้แถบเลื่อนที่ทำงานผิดปกติใน Excel ทำให้งานของคุณช้าลง ต่อไปนี้เป็นวิธีทั่วไป 9 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขแถบเลื่อนที่ไม่ทำงานใน Excel

แก้ไขการค้างของ Excel หรือช้า

แก้ไขการค้างของ Excel หรือช้า

เรียนรู้วิธีแก้ไขปัญหาที่ Microsoft Excel ค้างหรือช้ามากด้วยวิธีการที่มีประสิทธิภาพ

วิธีเพิ่ม PDF ลงใน Excel

วิธีเพิ่ม PDF ลงใน Excel

การเพิ่ม PDF ลงใน Excel อาจฟังดูซับซ้อนกว่าที่เป็นจริง แต่ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ และเทคนิคที่ถูกต้อง คุณสามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที

MS Word: วิธีแทรกเชิงอรรถ

MS Word: วิธีแทรกเชิงอรรถ

เชิงอรรถเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการเขียนทุกประเภท โดยเฉพาะในเชิงวิชาการ

วิธีพลิกรูปภาพกลับหัวใน Microsoft Word

วิธีพลิกรูปภาพกลับหัวใน Microsoft Word

เมื่อคุณต้องการแก้ไขรูปภาพใน Microsoft Word คำแนะนำนี้จะแสดงวิธีการพลิกภาพกลับหัวอย่างรวดเร็วและง่ายดาย.

Excel 2016: เลิกซ่อนแถวหรือคอลัมน์

Excel 2016: เลิกซ่อนแถวหรือคอลัมน์

บทแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธียกเลิกการซ่อนแถวหรือคอลัมน์ใน Microsoft Excel 2016 เพื่อการใช้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีแก้ไขรหัสข้อผิดพลาด Office 365 0x426-0x0

วิธีแก้ไขรหัสข้อผิดพลาด Office 365 0x426-0x0

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดของ Office 0x426-0x0 และวิธีแก้ไขได้อย่างง่ายดาย โดยใช้คู่มือนี้ในการเปิดใช้งาน Office 365 ของคุณ

วิธีเปลี่ยนธีมใน Word

วิธีเปลี่ยนธีมใน Word

Microsoft Word สามารถปรับแต่งธีมได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของโปรแกรมให้ตรงตามความต้องการ

การแก้ไขปัญหา Powerpoint ไม่บันทึกไฟล์

การแก้ไขปัญหา Powerpoint ไม่บันทึกไฟล์

หากคุณประสบปัญหาในการบันทึกงานนำเสนอ PowerPoint เรามีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้หลายข้อในคู่มือนี้

วิธีใช้ไม้บรรทัดใน Microsoft Word

วิธีใช้ไม้บรรทัดใน Microsoft Word

เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ <strong>ไม้บรรทัด Microsoft Word</strong> ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการจัดรูปแบบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ