วิธีการเข้ารหัสอีเมล Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเข้ารหัสอีเมล office 365 ด้วย Azure Information Protection

1 Azure Information Protection คืออะไร

2 Azure Information Protection Client

3 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การตั้งค่า

3.1 สมัครสมาชิก Azure Information Protection

3.2 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: เปิดใช้งาน

4 การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การป้องกัน

4.1 การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส”

4.2 การใช้ป้ายกำกับ “ห้ามส่งต่อ”

4.3 การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส – ป้องกัน”

5 การปกป้องเอกสารแนบ

6 การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus

7 การปกป้องเอกสาร Microsoft 365 Pro Plus

8 การจัดการเอกสารที่ได้รับการคุ้มครอง

Azure Information Protection คืออะไร

Azure Information Protection (บางครั้งเรียกว่า AIP) เป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดประเภทและเป็นทางเลือก ปกป้องเอกสารและอีเมลโดยใช้ป้ายกำกับ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติซึ่งกำหนดกฎและเงื่อนไข กำหนดโดยผู้ใช้ด้วยตนเอง หรือแบบผสมที่ผู้ใช้จะได้รับคำแนะนำ

Azure Information Protection Client

• เพื่อให้บริการการเข้ารหัสอีเมล เรากำลังใช้ประโยชน์จากบริการคลาวด์ของ Microsoft Azure Information Protection และการรวมที่มีอยู่กับบริการการจัดการข้อมูลประจำตัวของ Microsoft 365 และชุดซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ Microsoft 365 Pro Plus
• นโยบายบริการ AIP และป้ายกำกับที่กำหนดคอลเลกชันของข้อจำกัด ที่จะกำหนดให้กับเอกสารและอีเมลของไคลเอ็นต์ได้รับการจัดการในบริการ Azure Cloud
• ในการใช้ประโยชน์จากนโยบายและป้ายกำกับ AIP เหล่านี้ จะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ AIP บนเวิร์กสเตชัน Windows OS ในปัจจุบัน มีเพียงพีซี Windows 10 และเวิร์กสเตชัน macOS เท่านั้นที่สามารถใช้ข้อจำกัดเหล่านี้กับเอกสารหรืออีเมล

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การตั้งค่า

ในการเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเข้ารหัสข้อความของ Microsoft 365 สำหรับการส่งข้อความที่ปลอดภัย จำเป็นต้องมีขั้นตอนต่อไปนี้:

• สมัครสมาชิก Azure Information Protection
• เปิดใช้งาน OME

สมัครสมาชิก Azure Information Protection

• ชุด Azure Information Protection เป็นการสมัครใช้งานเสริมสำหรับ Microsoft 365 ที่จะให้ผู้ใช้ดำเนินการฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากกับอีเมลของตน นอกจากนี้ยังผสานรวมกับ SharePoint และ OneDrive เพื่อทำหน้าที่เป็นเครื่องมือป้องกันการสูญหายของข้อมูล
• ด้วย AIP ผู้ใช้สามารถตั้งค่าสถานะข้อความหรือไฟล์เพื่อไม่ให้คัดลอก ส่งต่อ ลบ หรือดำเนินการทั่วไปอื่นๆ สำหรับอีเมล ข้อความทั้งหมดที่มีแฟล็กการจัดประเภทเฉพาะหรือตรงตามข้อกำหนดเฉพาะจะได้รับการเข้ารหัสและจัดแพ็กเกจเป็นไฟล์ HTML ที่ล็อกไว้ซึ่งส่งไปยังผู้รับเป็นไฟล์แนบ
• เมื่อผู้รับได้รับข้อความ พวกเขาจะต้องลงทะเบียนกับ Azure เพื่อกำหนดคีย์เพื่อเปิดอีเมล
• กุญแจจะผูกติดอยู่กับที่อยู่อีเมลของพวกเขา และเมื่อลงทะเบียนแล้ว ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์แนบ HTML และไฟล์แนบในอนาคตโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบอะไรเลย

ย้ำอีกครั้ง หากคุณมีการสมัครรับข้อมูล E3 หรือสูงกว่าที่กำหนดให้กับผู้ใช้ คุณไม่จำเป็นต้องมี AIP อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แต่ละรายที่จะส่งข้อความที่มีข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องได้รับใบอนุญาต AIP หรือใบอนุญาต E3/E5 เพื่อดำเนินการดังกล่าว

ในการสมัคร AIP ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• เปิดตัว " ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 "
• ไปที่รายการ “ สมัครสมาชิก ”
• คลิกที่ “ เพิ่มการสมัครสมาชิก ” ที่มุมบนขวา
• เลื่อนลงเพื่อค้นหา Azure Information Protection
• คลิกตัวเลือก Buy Now และปฏิบัติตามคำแนะนำหรือเลือกตัวเลือก " เริ่มทดลองใช้ฟรี " เพื่อรับสิทธิ์ใช้งาน 25 รายการเป็นเวลา 30 วัน เพื่อทดลองใช้ก่อนซื้อ
• รอประมาณหนึ่งชั่วโมงเพื่อจัดเตรียมบริการบนผู้เช่า Microsoft ของคุณ
• เมื่อเตรียมใช้งานแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการได้

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: เปิดใช้งาน

ส่วนนี้มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้ ในอดีต การเปิดใช้งานการเข้ารหัสข้อความของ Office 365 ต้องใช้ Powershell เป็นจำนวนมากและรอให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง MS เปลี่ยนวิธีการเปิดใช้งาน OME เพื่อปรับปรุงกระบวนการและทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

• เปิดตัวเลือกการตั้งค่าในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ
• เลือกบริการและส่วนเสริม
• ค้นหา Azure Information Protection ในรายการบริการและคลิกที่มัน
• คลิกลิงก์ที่ระบุว่า “จัดการการตั้งค่า Microsoft Azure Information Protection” เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
• เลือกปุ่มเปิดใช้งานภายใต้ "การจัดการสิทธิ์ไม่ได้เปิดใช้งาน"
• เลือกเปิดใช้งานในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คุณจะสามารถใช้  แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ AIP  เพื่อแท็กข้อความสำหรับการจัดการสิทธิ์ใน Outlook ได้ นอกจากนี้ยังมีปุ่มและตัวเลือกใหม่ใน Outlook Web App ที่จะช่วยให้คุณสามารถเข้ารหัสข้อความได้

การเข้ารหัสอีเมล Office 365: การป้องกัน

ฟังก์ชันพื้นฐานของบริการเข้ารหัสอีเมลคือให้การป้องกันเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ต้องการอ่านเนื้อหาอีเมลของคุณขณะส่งและขณะพักอยู่ในกล่องจดหมาย ในการเข้าถึงเนื้อหาอีเมลของคุณ ผู้รับจะต้องได้รับการตรวจสอบ เมื่อใช้แอปพลิเคชัน Microsoft 365 Pro Plus เช่น Microsoft Outlook กระบวนการตรวจสอบนี้จะดำเนินการเบื้องหลังและผู้รับจะไม่ได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลประจำตัว ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด ผู้รับจะถูกท้าทายให้ยืนยันตัวตน

การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส”

• ในการใช้การเข้ารหัสกับอีเมลโดยใช้แอปพลิเคชัน Microsoft Outlook ที่ติดตั้งบนเวิร์กสเตชัน Windows OS คุณต้องเลือกเพียงป้ายกำกับ " เข้ารหัส " บน " แถบความไว " ดังที่แสดงด้านล่าง:

• ป้ายกำกับ " เข้ารหัส " นี้สามารถเข้าถึงได้จากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่มเมนู - ปุ่มข้อความริบบิ้น " ป้องกัน " ดังที่แสดงด้านล่าง:

• เมื่อเลือกแล้ว แถบความไวจะสะท้อนตัวเลือกที่เลือกและจะซ่อนตัวเลือกอื่นๆ รายละเอียดของสิทธิ์ที่กำหนดจะแสดงเป็น " คำแนะนำเครื่องมือ " ใต้ " แถบความไว " ที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่างอีเมลดังที่แสดงด้านล่าง:

• คุณสามารถเลือกแก้ไขตัวเลือกการป้องกันได้โดยคลิก ไอคอน " ดินสอ " ถัดจากป้ายกำกับที่เลือกเพื่อแสดงตัวเลือกอื่นๆ ดังที่แสดงด้านล่าง ไอคอนดินสอนี้สามารถใช้เพื่อซ่อนตัวเลือกอื่นๆ ได้อีกครั้ง

• เมื่อตั้งค่าป้ายกำกับแล้ว ไอคอน " ถังขยะ " จะใช้งานได้นอกเหนือจากป้ายกำกับอื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถลบป้ายกำกับที่เลือกและเปลี่ยน " ความไว " ของอีเมลเป็น " ไม่ได้ตั้งค่า " คุณจะได้รับแจ้งให้บันทึกเหตุผลในการนำป้ายกำกับออก (สำหรับใช้ในอนาคต)

• เมื่อตั้งค่าแล้ว อีเมลของคุณจะได้รับการป้องกันไม่ว่าจะอยู่ในโฟลเดอร์ร่างจดหมายก่อนที่คุณจะส่ง โฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งหลังจากที่คุณส่งไปแล้ว หรือในกล่องจดหมายของผู้รับ Microsoft Outlook ช่วยในการระบุการป้องกันนี้โดยใช้ไอคอนต่อไปนี้:

• ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้การป้องกันแบบใด คุณยังคงมี สิทธิ์ " ควบคุมทั้งหมด" ทางอีเมล เฉพาะข้อมูลประจำตัวที่มีชื่อในช่อง From, To, Cc และ Bcc เท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้
• การใช้การเลือก " เข้ารหัส " ช่วยให้ผู้รับสามารถส่งต่ออีเมลของคุณไปยังผู้อื่นซึ่งจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาอีเมลได้อย่างเต็มที่ ซึ่งแต่ละคนจำเป็นต้องตรวจสอบสิทธิ์เพื่อเข้าใช้ ผู้รับจะไม่สามารถลบข้อกำหนดการเข้ารหัสได้

ใช้ป้ายกำกับ “ห้ามส่งต่อ”

การป้องกัน “ Do Not Forward ” คือการป้องกันอีเมลพื้นฐานที่ Microsoft จัดให้ การเลือกการป้องกันนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้รับทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

•  ส่งต่ออีเมลของคุณไปยังบุคคลอื่น (รวมถึงป้องกันไม่ให้เพิ่มผู้รับใหม่ในช่อง "ถึง", "cc" หรือ "bcc" เมื่อตอบกลับ)
•   พิมพ์อีเมลของคุณ หรือคัดลอกเนื้อหาของข้อความอีเมลไปยังคลิปบอร์ด

การป้องกันเหล่านี้สามารถตั้งค่าได้โดยการเลือกป้ายกำกับความไว: " ห้ามส่งต่อ " หรือโดยการเลือกปุ่ม " ห้ามส่งต่อ " บนริบบิ้นปุ่มเมนู - ข้อความดังที่แสดงด้านล่าง:

โปรดสังเกต “ เคล็ดลับเครื่องมือ ” ที่อธิบายชุดการป้องกันที่ปรากฏใต้แถบความไว

ข้อควรระวัง:เป็นไปได้ที่จะลบการป้องกันที่คุณตั้งใจไว้ โดยไม่ได้ตั้งใจ โดยยกเลิกการเลือกปุ่ม "ห้ามส่งต่อ " บนริบบิ้นปุ่มเมนู - ข้อความดังที่แสดงด้านล่าง โปรดทราบด้วยว่า "เคล็ดลับเครื่องมือ" จะถูกลบออกแต่ "ห้ามส่งต่อ " ป้ายยังอยู่ อีเมลนี้จะไม่ได้รับการคุ้มครอง

ขณะนี้เรายังไม่มีวิธีการป้องกันไม่ให้คุณยกเลิกการเลือกปุ่ม " ห้ามส่งต่อ " ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวัง

โปรดทราบ: Microsoft Outlook อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่คำนึงถึงข้อจำกัดเหล่านี้ โปรดดู “ การปกป้องสิ่งที่แนบมา ” ในเอกสารนี้ในภายหลัง

การใช้ป้ายกำกับ “เข้ารหัส – ป้องกัน”

• ป้ายกำกับ “ เข้ารหัส – ป้องกัน ” เป็นการป้องกันแบบกำหนดเองสำหรับอีเมลที่เพิ่มข้อจำกัดเพิ่มเติมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับแก้ไขหรือแก้ไขอีเมลต้นฉบับของคุณได้
• ป้ายกำกับนี้ควรใช้เมื่อคุณต้องการให้ผู้รับมีสิทธิ์ " ดูเท่านั้น"ในอีเมลของคุณเท่านั้น เมื่อตอบกลับ ผู้รับของคุณจะถูกบังคับให้แนบอีเมลต้นฉบับของคุณเป็นสิ่งที่แนบมากับข้อความใหม่ เนื่องจากพวกเขาจะไม่สามารถเพิ่มไปยังเธรดของอีเมลต้นฉบับของคุณได้
• ป้ายกำกับนี้ยังใช้ข้อจำกัดในการพิมพ์และการทำสำเนาตามที่อธิบายไว้ในส่วนการใช้ป้ายกำกับ "ห้ามส่งต่อ"ด้านบน

โปรดทราบ: Microsoft Outlook อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่คำนึงถึงข้อจำกัดเหล่านี้ โปรดดู “ การปกป้องสิ่งที่แนบมา ” ในเอกสารนี้ในภายหลัง

การปกป้องเอกสารแนบ

จำเป็นต้องมีไคลเอ็นต์ Azure Information Protection เพื่อถอดรหัสและเปิดเอกสารที่มีการป้องกัน มี “ ตัวอ่าน ” อยู่ในซอฟต์แวร์ Microsoft 365 Pro Plus สำหรับ Windows OS, macOS, iOS และ Android แล้ว อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันแยกต่างหากเพื่ออ่านเอกสารที่ไม่ใช่ Microsoft Office Pro Plus ที่เข้ารหัส ( มีให้ที่นี่ ) AIP Reader พร้อมใช้งานสำหรับพีซี, iPhone, iPad และ Android

การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus

• เอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft Office สามารถป้องกันได้โดยใช้การเลือก " Hot Menu " เพิ่มเติมที่เรียกว่า: " Classify and Protect " พบได้โดยการคลิกขวาที่เอกสารใน Windows Explorer ดังที่แสดงด้านล่าง:

• แอปพลิเคชั่นนี้ (ดังแสดงด้านล่าง) จะสร้าง “ wrapper ” เพื่อห่อหุ้มไฟล์และเพิ่มการเข้ารหัส รวมถึงการป้องกันที่คุณเลือก

• สำหรับการใช้งานที่ต้องการแต่ละครั้ง คุณจะต้องเลือกป้ายกำกับระดับความลับที่ต้องการสำหรับอีเมลของคุณก่อน อีเมลของคุณจะสืบทอดป้ายกำกับนี้เมื่อแนบไฟล์ที่ได้รับการป้องกันแล้ว ต้องใช้สองส่วนในการติดตั้งการป้องกันที่คุณต้องการ: " สิทธิ์ " และ " ข้อมูลประจำตัว "

“สิทธิ์” ที่มีให้คือ:

• ผู้ดู – ดูเท่านั้น
  การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ เข้ารหัส – ป้องกัน ”
• ผู้ตรวจสอบ – ดู แก้ไข
  การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ ห้ามส่งต่อ ”
• ผู้เขียนร่วม – ดู แก้ไข คัดลอก พิมพ์
  สิทธิ์นี้เทียบเท่ากับการป้องกันอีเมล: “ เข้ารหัส ”
• เจ้าของร่วม – สิทธิ์เต็ม
• การอนุญาตนี้เทียบเท่ากับ ป้ายกำกับ " เข้ารหัส " แต่การอนุญาตนี้ให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการลบการอนุญาตที่ตั้งไว้และการเข้ารหัส
• สำหรับฉันเท่านั้น – การตั้งค่านี้ไม่มีค่าสำหรับการส่งเอกสารให้ผู้อื่น แต่อาจมีประโยชน์สำหรับคุณในการปกป้องเอกสารส่วนบุคคลของคุณ

แม้ว่าจะไม่แนะนำเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน แต่ก็สามารถเลือกการอนุญาตที่เข้มงวดกว่าป้ายกำกับการเข้ารหัสอีเมลที่ต้องการได้ (เช่นการอนุญาตเอกสาร “ ผู้ดู – ดูเท่านั้น ” ที่มี ป้ายกำกับ การป้องกันอีเมล “ เข้ารหัส ”) ชุดค่าผสมนี้จะจำกัดเอกสารเพื่อป้องกันการดูโดยข้อมูลประจำตัวที่ไม่ต้องการ รวมทั้งจำกัดผู้รับจากการคัดลอก พิมพ์ หรือแก้ไขในขณะที่ให้ฟังก์ชันทั้งหมดแก่ผู้รับกับเนื้อหาข้อความอีเมล ดังที่กล่าวไว้ข้างต้นอีกครั้ง การทำเช่นนี้อาจสร้างความสับสนและไม่แนะนำ

“ข้อมูลประจำตัว” สามารถตั้งค่าเป็นประเภทต่อไปนี้:

ผู้ใช้ – นี่คือที่อยู่อีเมลของผู้ใช้แต่ละรายที่ได้รับเอกสาร นี่เป็นวิธีการหลักที่คุณจะใช้เพื่อระบุว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้

กลุ่ม – นี่คือที่อยู่อีเมลของรายชื่อการแจกจ่ายที่ผู้รับเป้าหมายของคุณเป็นสมาชิก  โปรดทราบ : สิ่งนี้จะ ใช้ได้ สำหรับผู้รับเท่านั้น

องค์กร – คุณยังสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงกับทุกคนภายในโดเมน Active Directory

คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลประจำตัวลงในช่องที่ให้ไว้ได้โดยตรง หรือคุณสามารถเลือกผู้รับจากสมุดที่อยู่ Outlook (หากแอป Outlook เปิดใช้และทำงานอยู่แล้ว) โดยคลิกที่ไอคอน " หนังสือ "

มีการควบคุมที่สามสำหรับการปกป้องสิ่งที่แนบมา คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุสำหรับการอนุญาตโดยการพิมพ์วันที่โดยตรงหรือโดยการเลือกวันที่โดยคลิกที่ไอคอน " ปฏิทิน " เมื่อถึงวันที่หมดอายุ สิทธิ์ทั้งหมดจะถูกเพิกถอนสำหรับผู้ใช้ที่เลือก

โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าข้างต้น คุณจะยังคงควบคุมเอกสารของคุณได้อย่างเต็มที่ เมื่อคุณ " ใช้ " การป้องกันกับเอกสารของคุณ เอกสารของคุณจะถูกแทนที่ด้วยไฟล์ " ห่อ " และนามสกุลไฟล์จะเปลี่ยนไป (ชื่อไฟล์แก้ไขด้วยตนเองเท่านั้นสำหรับวัตถุประสงค์ตัวอย่าง)

จำเป็นต้องมีไคลเอ็นต์ Azure Information Protection เพื่อถอดรหัสและเปิดไฟล์นี้

การปกป้องเอกสาร Microsoft 365 Pro Plus

เอกสาร Microsoft Office สามารถป้องกันได้จากภายในแอปพลิเคชัน Office เช่นเดียวกับ Microsoft Outlook Ribbon ของปุ่มโฮมจะโฮสต์เมนูแบบเลื่อนลงของปุ่ม " ป้องกัน " ซึ่งช่วยให้สามารถใช้ " สิทธิ์ที่กำหนดเอง " กับเอกสาร Office การใช้ป้ายชื่อระดับความลับจะทำให้ Outlook ใช้ข้อจำกัดสิทธิ์เดียวกันกับอีเมลใดๆ ที่แนบเอกสาร

ข้อควรระวัง:คุณจะต้องเลือกป้ายกำกับ Sensitivityก่อน ที่จะ กำหนดสิทธิ์ที่กำหนดเองของคุณ มิฉะนั้น การเลือกป้ายกำกับหลังจากข้อเท็จจริงจะเขียนทับและใช้เฉพาะค่าเริ่มต้น "สิทธิ์ " ของป้ายกำกับที่อนุญาตให้ทุกคนถอดรหัสเอกสารได้

เช่นเดียวกับ " การปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus " ด้านบน คุณจะต้องปกป้องเอกสารของคุณโดยระบุ " ตัวตน " ของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้โต้ตอบกับเอกสารของคุณ และ " สิทธิ์ " ที่คุณต้องการให้ ตัวเลือกสำหรับการอนุญาตและกระบวนการกำหนดข้อมูลประจำตัวนั้นใช้อินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิกแบบเดียวกับเมื่อ " ปกป้องเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 Pro Plus "

โปรดทราบ : เมื่อป้องกันและบันทึกแล้ว โปรดทราบว่าประเภทไฟล์จะไม่เปลี่ยนแปลง :

คุณจะต้องบันทึกเอกสาร Office ของคุณในรูปแบบดั้งเดิม หากคุณพยายามบันทึกไฟล์ในรูปแบบ "ที่เข้ากันได้ " ข้อจำกัดที่คุณกำหนดค่าไว้จะถูกลบออก

เมื่อบันทึกแล้ว คุณจะเห็นแถบข้อมูลใหม่ที่แจ้งเตือนคุณว่าขณะนี้เอกสารมีการจำกัดการเข้าถึง

การจัดการเอกสารที่ได้รับการคุ้มครอง

เมื่อตั้งค่าการป้องกันในเอกสารแล้ว คุณสามารถ " ติดตาม " มุมมองของเอกสารนั้นได้ตลอดจนความสามารถในการ " เพิกถอน " การเข้าถึงเอกสารของคุณ สำหรับเอกสาร Microsoft Office คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้จากภายในแอปพลิเคชัน Office

สำหรับเอกสารที่ไม่ใช่ของ Microsoft Office คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้โดยการดับเบิลคลิกหรือคลิกขวาที่เอกสารภายใน Windows Explorer

ทั้งสองจะเปิดเว็บเบราว์เซอร์ของคุณและนำคุณไปที่ศูนย์ติดตามเอกสาร AIP

จากที่นี่ คุณสามารถ:

• ตรวจสอบสรุปการโต้ตอบของเอกสารของคุณโดยผู้รับของคุณ
• รายชื่อผู้ที่ดูเอกสารของคุณและวันที่ถูกดู
• ตรวจสอบไทม์ไลน์ของการโต้ตอบกับเอกสารของคุณ
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อเตือนคุณเมื่อมีคนพยายามโต้ตอบกับเอกสารของคุณ
• เพิกถอนการเข้าถึงเอกสารของคุณเพื่อให้ผู้รับไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป

คุณยังสามารถส่งออกสถิติเหล่านี้เป็นไฟล์ CSV

ผู้ใช้ Mac มีหน้าที่เพิ่ม " การยืนยันข้อมูลประจำตัว " ก่อนดึงตัวเลือกการป้องกันจากบริการMicrosoft Office 365 Cloud

เมื่อตั้งค่าแล้ว หากต้องการลบหรือเปลี่ยนการป้องกัน คุณต้องตั้งค่าการเลือก " ไม่มีข้อจำกัด " ใต้ปุ่มการป้องกัน

ในการตั้งค่าการป้องกันในเอกสาร Microsoft 365 ให้ใช้ปุ่ม " จำกัดสิทธิ์ " บนเมนู " ตรวจสอบ "

เลือกตัวเลือกเมนู “ จำกัดการเข้าถึง… ” เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเองตามต้องการ

ใช้ปุ่ม “ตัวเลือกเพิ่มเติม…” เพื่อตั้งค่าสิทธิ์การพิมพ์และคัดลอก

ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณรู้วิธีเข้ารหัสอีเมล office 365 ด้วย Azure Information Protection แล้ว หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบ

ต้องการปรับปรุงประสบการณ์ Exchange Online ของคุณเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นใช่หรือไม่ ตรวจสอบเคล็ดลับและลูกเล่นที่กล่าวถึงที่นี่

ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง