วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel อย่างปลอดภัย

Microsoft Excel ยังคงเป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ข้อมูลสเปรดชีตของ Excel มักมีความละเอียดอ่อน โดยมีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงิน คุณอาจพิจารณาการป้องกันเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ Excel ของคุณ เช่น รหัสผ่าน

คุณสามารถตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel ใดๆ ได้โดยใช้ตัวเลือกต่างๆ รวมถึงเครื่องมือรหัสผ่าน Excel ที่ผสานรวมหรือตัวเลือกรหัสผ่าน Excel ของบริษัทอื่น

1. รหัสผ่านป้องกันแผ่นงาน Excel โดยใช้เครื่องมือรวม

ตัวเลือกแรกสำหรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Excel คือเครื่องมือแบบบูรณาการ ชุดโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมดมีเครื่องมือป้องกันด้วยรหัสผ่านที่คุณสามารถใช้เพื่อป้องกันสเปรดชีต Excel, เอกสาร Word, งานนำเสนอ PowerPoint และอื่นๆ

ใน Excel ให้ไปที่ไฟล์ > ข้อมูล เลือกป้องกันสมุดงานจากนั้นเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านจากเมนูแบบเลื่อนลง

ตอนนี้ ป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัยสำหรับสเปรดชีต Excel ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสผ่านของคุณรัดกุมและไม่ซ้ำกัน กด ตกลง จากนั้นป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน

ครั้งต่อไปที่คุณพยายามเปิดสเปรดชีต Excel คุณจะพบแบบฟอร์มป้อนรหัสผ่าน

ยังใหม่กับ Excel ใช่ไหม ดูบทช่วยสอนพื้นฐาน Microsoft Excel ของเรา เพื่อเรียนรู้อย่างรวดเร็ว!

การป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Microsoft Office ปลอดภัยแค่ไหน?

Microsoft Office 97-2003 ใช้มาตรฐานการเข้ารหัสที่แย่มาก ซึ่งเรียกว่า RC4 อัลกอริทึมการเข้ารหัสแบบเก่ามีช่องโหว่มากมาย ซึ่งทำให้การถอดรหัสรหัสผ่านในเอกสาร Excel รุ่นเก่าเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ

Microsoft Office 2007-2013 เห็นอัลกอริทึมการเข้ารหัสที่ได้รับการอัพเกรด โดยเปลี่ยนไปใช้อัลกอริทึม AES-128 ที่แรงกว่ามาก Office 2016-2019 ใช้อัลกอริทึมการเข้ารหัส AES-256 ซึ่งไม่แตกหักภายในระยะเวลาที่เหมาะสมโดยใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่

การป้องกัน Excel พิเศษ

Microsoft Excel มีฟีเจอร์ความปลอดภัยพิเศษบางอย่างเช่นกัน:

• ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น:ทำเครื่องหมายไฟล์ว่าเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งจะแจ้งให้ผู้ใช้รายอื่นทราบเกี่ยวกับสเปรดชีตว่าพวกเขาไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ อย่างไรก็ตาม การทำเครื่องหมายสเปรดชีตเป็นขั้นสุดท้ายไม่ได้ให้การป้องกันรหัสผ่านเพิ่มเติมใดๆ
• ป้องกันแผ่นงานปัจจุบัน:คุณสามารถเพิ่มชั้นการป้องกันเพิ่มเติมเล็กน้อยให้กับสเปรดชีตเฉพาะภายในสมุดงานของคุณเมื่อคุณใช้รหัสผ่านป้องกันแผ่นงาน Excel ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ Excel จะยังเห็นสเปรดชีตได้ แต่จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้หากไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้รหัสผ่านอื่นสำหรับตัวเลือกนี้ได้เช่นกัน

• จำกัดการเข้าถึง:ตัวเลือกที่องค์กรขนาดใหญ่สามารถใช้เพื่อจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลโดยใช้แม่แบบความปลอดภัยหรือตัวระบุอื่นๆ
• เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล:ตัวเลือกลายเซ็นดิจิทัลจะตรวจสอบว่าไฟล์ยังคงไม่ถูกแก้ไขระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะเหมือนกัน

คุณอาจใช้คุณลักษณะด้านความปลอดภัยเพิ่มเติมร่วมกับตัวเลือกการป้องกันด้วยรหัสผ่านของสเปรดชีต Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณแชร์สเปรดชีต Excel

2. 7-ซิป

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้ารหัสไฟล์ Excel หลายไฟล์พร้อมกันคือการใช้เครื่องมือเก็บถาวรฟรี7-Zipเพื่อป้องกันไฟล์ Excel หลายไฟล์ด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถใช้ 7-Zip เพื่อเข้ารหัสทั้งโฟลเดอร์ของไฟล์ Excel แต่ละไฟล์ โดยใช้รหัสผ่านป้องกันสเปรดชีต Excel ที่เลือกทั้งหมดแทนที่จะเป็นทีละไฟล์

ก่อนอื่น ดาวน์โหลดและติดตั้ง 7-Zip เวอร์ชันล่าสุด เมื่อติดตั้งแล้ว ให้ไปที่โฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีต Excel ของคุณ ตอนนี้ ลากเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อเลือกทั้งหมด หรือกดCTRL ค้างไว้ แล้วคลิกซ้ายเพื่อเลือกไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยเมาส์ของคุณ

หลังจากเลือกเสร็จแล้ว ให้คลิกขวาแล้วเลือก7-Zip > Add to Archiveเพื่อเปิดตัวเลือกไฟล์เก็บถาวร 7-Zip ตัวเลือก การเข้ารหัสอยู่ทางด้านขวา ป้อนรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใคร จากนั้นกดตกลง

ตอนนี้ คุณต้องป้อนรหัสผ่านก่อนที่จะเปิดสเปรดชีต Excel ภายในไฟล์เก็บถาวร แต่สเปรดชีตที่อยู่นอกไฟล์เก็บถาวรจะไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เลือกสเปรดชีต Excel ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน (นอกไฟล์เก็บถาวร) และลบออก

3. ระบบไฟล์เข้ารหัสของ Windows

Windows Encrypting File System (EFS) เป็นระบบเข้ารหัสแบบรวมของ Windows สำหรับไฟล์แต่ละไฟล์ EFS ไม่เหมือนกับ Bitlocker ที่คุณใช้สำหรับการเข้ารหัสดิสก์แบบเต็ม แต่ EFS จะทำงานแบบไฟล์ต่อไฟล์ ซึ่งเหมาะสำหรับการป้องกันสเปรดชีต Excel ด้วยรหัสผ่าน

หากต้องการใช้ EFS เพื่อเข้ารหัสไฟล์ ให้คลิกขวาที่สเปรดชีต Excel แล้วเลือกProperties ตอนนี้ เลือกขั้นสูงจากนั้นทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเข้ารหัสเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล กดตกลงจากนั้น นำไปใช้

คำเตือนการเข้ารหัสจะปรากฏขึ้น อธิบายว่าการเข้ารหัสไฟล์เดียวอาจทำให้เกิดปัญหาได้ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง และการเข้ารหัสทั้งโฟลเดอร์มีการป้องกันที่มากกว่า หากไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่เข้าถึงบ่อย คุณจะต้องปลดล็อกโฟลเดอร์ทุกครั้งที่คุณต้องการเข้าถึงไฟล์อื่น วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการวางไฟล์ข้อความของคุณในโฟลเดอร์แยกต่างหาก และใช้ไฟล์นี้เป็นโฟลเดอร์ที่ปลอดภัย

หลังจากยืนยันการเลือกของคุณ ระบบไฟล์เข้ารหัสจะถามคุณว่าคุณต้องการสำรองคีย์การเข้ารหัสหรือไม่ คุณสามารถใช้คีย์เข้ารหัสสำรองได้หากคุณลืมรหัสผ่านถอดรหัส

ส่งออกข้อมูลสำรองคีย์เข้ารหัสของคุณ

หากคุณเลือกที่จะส่งออกข้อมูลสำรองคีย์การเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม ตัวช่วยสร้างการส่งออกใบรับรองของ Microsoft จะทำงาน วิซาร์ดจะแนะนำคุณตลอดการสร้างและส่งออกคีย์เข้ารหัสของคุณไปยังแหล่งสื่อภายนอก เช่น แฟลชไดรฟ์ USB

เลือกการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลจากหน้าแรก และเลือกส่งออกคุณสมบัติเพิ่มเติมทั้งหมด ในหน้าถัดไป คุณต้องป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัยและไม่ซ้ำใครเพื่อป้องกันไฟล์ของคุณ เปลี่ยนประเภทการเข้ารหัสเป็นAES256-SHA256 ( การเข้ารหัสที่แข็งแกร่งมาก! ) จากนั้นให้ชื่อไฟล์สำรองคีย์การเข้ารหัสของคุณ กดเสร็จสิ้นเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

เมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น คุณจะเห็นไอคอนแม่กุญแจขนาดเล็กบนไอคอนไฟล์ข้อความของ Notepad ซึ่งระบุสถานะการเข้ารหัส

4. แอ็กซ์คริปต์

เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างสำหรับรหัสผ่านในการป้องกันแผ่นงาน Excel คือAxCryptซึ่งเป็นเครื่องมือเข้ารหัสที่มีประโยชน์แต่ทรงพลัง

ดาวน์โหลดและติดตั้ง AxCrypt ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้ AxCrypt คุณจะต้องดำเนินการผ่านการตั้งค่า ที่สำคัญ คุณต้องระบุที่อยู่อีเมลจริงในระหว่างขั้นตอนการสมัคร มิฉะนั้น คุณจะไม่ได้รับใบอนุญาต AxCrypt ฟรี หลังจากได้รับรหัส ให้คัดลอกและวางลงใน AxCrypt ก่อนดำเนินการต่อ

คุณต้องสร้างรหัสผ่าน AxCrypt ที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครด้วย รหัสผ่าน AxCrypt ทำหน้าที่เป็นคีย์เข้ารหัสและถอดรหัสสำหรับสเปรดชีต Excel ของคุณ ระวังคำเตือนของ AxCrypt การกู้คืนรหัสผ่านของคุณจะอนุญาตให้เข้าถึงบัญชีที่เชื่อมโยงกับไฟล์เท่านั้น จะไม่อนุญาตให้คุณถอดรหัสไฟล์ที่ปลอดภัยด้วยรหัสผ่านเก่า

เมื่อคุณพร้อม ให้ลากและวางไฟล์สเปรดชีต Excel ลงในหน้าต่าง AxCrypt หากคุณลงชื่อเข้าใช้ AxCrypt มันจะเข้ารหัสไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกัน หากคุณลงชื่อเข้าใช้ AxCrypt และพยายามเปิดไฟล์ ไฟล์นั้นจะไม่แสดงรหัสผ่าน หากคุณปิด AxCrypt (ซึ่งทำให้คุณออกจากระบบด้วย) คุณจะได้รับรหัสผ่านเมื่อคุณพยายามเปิดสเปรดชีต

AxCrypt เป็นเครื่องมือเข้ารหัสฟรี ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีคุณสมบัติในรายการโปรแกรมฟรีแวร์ Windows ที่ดีที่สุดของ เรา

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันรหัสผ่านสเปรดชีต Excel คืออะไร

ในสมัยก่อน การใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านในตัวของ Microsoft Office เพื่อป้องกันไฟล์ Excel หรือแผ่นงานด้วยรหัสผ่านนั้นมีความเสี่ยง อัลกอริทึมการเข้ารหัสไม่แข็งแรงพอและมีช่องโหว่หลายจุด ทำให้ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจากขณะนี้ Microsoft Office ใช้ AES-256 คุณจึงวางใจได้ว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านในสเปรดชีต Excel ของคุณเชื่อถือได้และไม่สามารถทำลายได้โดยใช้เทคโนโลยีปัจจุบัน

เนื่องจากการป้องกันด้วยรหัสผ่านในตัวจัดการไฟล์ได้ครั้งละหนึ่งไฟล์เท่านั้น คุณจึงอาจพิจารณาตัวเลือกการเข้ารหัส 7-Zip หากคุณกำลังจัดการกับสเปรดชีต Excel จำนวนมากที่คุณต้องการป้องกัน รหัสผ่านที่ป้องกันสเปรดชีตทั้งหมดในไฟล์เก็บถาวรเดียว (ด้วยรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำกัน!) เป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์ซึ่งใช้ AES-256 เช่นกัน

สงสัยเกี่ยวกับรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครใช่ไหม ลองดูวิธีง่ายๆ เหล่านี้ในการสร้างรหัสผ่านที่คุณจะจำได้เสมอ