วิธีบันทึกมาโครใน Excel

การทำสิ่งเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่าไม่เพียงแต่น่าเบื่อเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้เสียเวลาและทำให้ผลผลิต ของคุณหมดไปอีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ Excel ระดับเริ่มต้นซึ่งอาจไม่ทราบว่าการทำงานทั่วไปโดยอัตโนมัติด้วยการบันทึกแมโครนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่แมโคร Excel คืออะไร? 

มาโคร Excel ช่วยให้คุณทำงานทั่วไปหลายๆ อย่างโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การใส่สูตรไปจนถึงการจัดรูปแบบข้อมูล คุณไม่จำเป็นต้องเป็นโปรแกรมเมอร์ก็สามารถสร้างได้ เนื่องจาก Excel สามารถบันทึกการกระทำของคุณขณะที่คุณดำเนินการได้ หากคุณต้องการทราบวิธีการบันทึกแมโครใน Excel คุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

มาโคร Excel คืออะไร?

แมโคร Excel คือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้ ซึ่งสร้างขึ้นด้วยตนเองใน VBA (Visual Basic for Applications) หรือบันทึกโดยอัตโนมัติโดยใช้ เครื่องมือตัวบันทึกแมโครของ Excel แมโครช่วยให้คุณสามารถบันทึกการกระทำทั่วไปจำนวนเท่าใดก็ได้ เช่น การลบคอลัมน์เปล่า การเปลี่ยนการจัดรูปแบบข้อความ หรือการแทรกสูตรใหม่ลงในสมุดงาน

การดำเนินการที่บันทึกไว้เหล่านี้สามารถเรียกใช้ได้ด้วยการคลิกปุ่มหรือใช้แป้นพิมพ์ลัดเฉพาะ มาโครแต่ละตัวมีทางลัดเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อดำเนินการซ้ำได้อย่างรวดเร็ว

หากคุณใช้ Excel เพื่อบันทึกแมโคร คุณจะลดเวลาที่ใช้ในการสร้างหรือแก้ไขสเปรดชีต ทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณเร็วขึ้น

วิธีบันทึกมาโครใน Excel

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างแมโครใหม่ใน Microsoft Excel คือการบันทึกโดยใช้ เครื่องมือ Macro Recorderซึ่งคุณสามารถใช้ใน Excel บน Windows หรือ Mac ขออภัย ไม่สามารถบันทึกแมโครใน Excel Online ได้ 

1. หากต้องการบันทึกแมโครใหม่ใน Excel ให้เปิดสมุดงานใหม่หรือที่มีอยู่ ใน แท็บ นักพัฒนาบนแถบริบบิ้น เลือกปุ่มบันทึกแมโคร หรือกด แป้น Alt + T + M + Rบนแป้นพิมพ์

1. ใน หน้าต่าง บันทึกแมโครคุณสามารถตั้งชื่อสำหรับแมโครของคุณเพื่อระบุวัตถุประสงค์ใน กล่อง ชื่อแมโครรวมทั้งให้คำอธิบายสำหรับผู้ใช้รายอื่นในกล่องคำอธิบาย คุณยังสามารถเพิ่มปุ่มทางลัด (เช่นCtrl + T ) เพื่อกำหนดมาโครใหม่ให้กับแป้นพิมพ์ลัด

1. ใน เมนูแบบเลื่อนลง จัดเก็บแมโครใน คุณสามารถกำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแมโครเมื่อบันทึกแล้ว เช่นสมุดงานนี้ (เพื่อบันทึกลงในสมุดงานที่เปิดอยู่) สมุดงานใหม่ (เพื่อบันทึกลงในสมุดงานใหม่ ) หรือสมุดงานแมโครส่วนบุคคล (เพื่อให้คุณใช้ในสมุดงานหลายเล่ม) เลือก ปุ่ม ตกลงเพื่อเริ่มการบันทึกเมื่อคุณยืนยันตัวเลือกของคุณแล้ว

1. เมื่อคุณเลือกตกลงตัวบันทึกแมโคร Excel จะอยู่ในโหมดบันทึก การดำเนินการแต่ละอย่างที่คุณดำเนินการ ตั้งแต่การคลิกปุ่มไปจนถึงการแก้ไขเซลล์ จะถูกบันทึกไว้ ดำเนินการที่คุณต้องการบันทึกเป็นมาโคร ณ จุดนี้ จากนั้นเลือก ปุ่ม หยุดการบันทึกใน แท็บ นักพัฒนาเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

เรียกใช้ แก้ไข หรือลบแมโคร Microsoft Excel ที่มีอยู่

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือกใน หน้าต่าง บันทึกมาโครมาโครที่บันทึกไว้จะพร้อมทำงานในสมุดงานที่เปิดอยู่หรือในสมุดงานที่เพิ่งเปิดใหม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือกในหน้าต่างบันทึกมาโคร

1. หากต้องการเรียกใช้ แก้ไข หรือลบแมโครที่คุณสร้างขึ้น ให้เลือกผู้พัฒนา > มาโครจากแถบริบบิ้น

1. ใน หน้าต่าง มาโครรายการของแมโครที่มีให้เรียกใช้ในสมุดงานที่เปิดอยู่ของคุณจะแสดงรายการ ในการเรียกใช้มาโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่มเรียกใช้ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเลือกเมื่อสร้างแมโครเพื่อเรียกใช้แทนได้

1. หากต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกแทน ให้เลือกปุ่มแก้ไข การดำเนินการนี้จะเปิดตัวแก้ไข Excel VBA ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถแก้ไขรหัส VBAและเปลี่ยนวิธีการทำงานของแมโครได้ ผู้เริ่มต้นใช้งาน VBAอาจพบว่าการลบแมโครและบันทึกอีกครั้งทำได้ง่ายกว่า

1. หากต้องการลบมาโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่มลบ

1. Excel จะขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการลบแมโคร เลือกใช่เพื่อยืนยันสิ่งนี้ เมื่อลบแล้ว คุณจะต้องบันทึกมาโครอีกครั้งโดยใช้ขั้นตอนที่แสดงด้านบน

การบันทึกไฟล์ Excel ด้วยมาโครที่บันทึกไว้

โดยทั่วไปสมุดงาน Excel จะถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ XLSX (หรือXLSสำหรับสมุดงานที่สร้างใน Excel 2007 และเก่ากว่า) ไฟล์ประเภทนี้รองรับข้อมูล Excel ส่วนใหญ่ แต่ไม่รวมมาโคร Excel ที่บันทึกไว้

หากต้องการบันทึกไฟล์ Excel ด้วยมาโครที่บันทึกไว้ คุณจะต้องใช้ รูปแบบไฟล์ XLSMแทน

1. หากต้องการบันทึกไฟล์ Excel เป็นสมุดงานที่เปิดใช้งานมาโคร ให้เลือกไฟล์ > บันทึกเป็น > เรียกดู 

1. ใน หน้าต่าง บันทึกเป็นเลือกสมุดงานที่เปิดใช้งานมาโคร Excel (*.xlsm)จากเมนูดรอปดาวน์ เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือก ปุ่ม บันทึกเพื่อบันทึก

1. เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโครบนพีซีหรือ Mac เครื่องอื่น คุณอาจต้องอนุญาตให้ Excel เรียกใช้มาโครที่มีอยู่ก่อน เลือก ปุ่ม เปิดใช้งานแมโครเพื่อทำสิ่งนี้

การแชร์ไฟล์ Excel กับมาโครที่บันทึกไว้

แมโคร Excel มีประโยชน์ แต่ก็มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นด้วย หากคุณเปิดไฟล์ Excel ที่มีมาโครจากแหล่งที่มาที่คุณไม่รู้จักหรือไม่เชื่อถือ แสดงว่าคุณอนุญาตให้ไฟล์นั้นเรียกใช้โค้ดอันตรายบนพีซีของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ผู้ให้บริการอีเมลออนไลน์อย่าง Gmail จึงบล็อกผู้ใช้โดยอัตโนมัติไม่ให้ส่งไฟล์XLSM (สมุดงาน Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร) ไปยังผู้ใช้รายอื่น ในกรณีนี้ คุณอาจใช้บริการแชร์ไฟล์เช่น Google ไดรฟ์เพื่อแชร์ออนไลน์กับผู้ใช้รายอื่นได้

หากคุณต้องการแชร์ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโครกับผู้ใช้รายอื่นที่อยู่ใกล้เคียง คุณสามารถดูวิธีการถ่ายโอนไฟล์ภายในเครื่องเพื่อแชร์กับพีซีหรือ Mac เครื่องอื่น หรือกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น สมาร์ทโฟน

ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้มาโครสามารถบรรจุไวรัสหรือมัลแวร์อื่นๆ ได้ ดังนั้นหากคุณเปิดไฟล์ Excel ที่คุณไม่เชื่อถือ คุณอาจต้องสแกนหามัลแวร์ในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าพีซีของคุณไม่ถูกบุกรุก หรือสแกนไฟล์ก่อนเปิด

เคล็ดลับและเทคนิคขั้นสูงของ Excel

การบันทึกแมโครเป็นเพียงเคล็ดลับอย่างหนึ่งของ Excelที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ แต่ยังมีคุณลักษณะอื่นๆ ของ Excel ที่สามารถทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน ผู้ใช้ระดับสูงอาจสนใจใช้ Excel เพื่อขูดข้อมูลออนไลน์ในขณะที่นักวิเคราะห์ข้อมูลอาจสนใจวิธีใช้ COUNTIFS, SUMIFS และ AVERAGEIFSสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียด

หากคุณต้องการทำงานเป็นทีม หรือกำลังประสบปัญหากับสูตร Excel ที่ซับซ้อน คุณยังสามารถทำงานร่วมกันในสเปรดชีต Excelโดยใช้สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน คุณอาจพบว่าGoogle ชีตเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ แต่มีฟังก์ชันและคุณลักษณะหลายอย่างเหมือนกัน