ทุกสิ่งที่คุณทำจะสร้างข้อมูลที่ใดที่หนึ่ง ข้อมูลนั้นเมื่อรวบรวมและวิเคราะห์จะกลายเป็นข้อมูล ข้อมูลนั้นสามารถบอกคนอื่นเกี่ยวกับตัวคุณได้มากกว่าที่คุณอยากให้พวกเขารู้
ข้อมูลที่รวบรวมเมื่อเวลาผ่านไปสามารถบอกทุกคนเกี่ยวกับตัวคุณได้ และสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยหรือทำร้ายคุณได้ ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลเมตา
เมตาดาต้าคืออะไร?
ข้อมูลเมตาเป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล คุณไม่เกลียดเมื่อมีคนใช้คำเพื่อกำหนดคำนั้น? ข้อมูลคือข้อเท็จจริงที่มีวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์ ไม่สามารถโต้แย้งอย่างมีเหตุผลได้ หนึ่งคือหนึ่งและศูนย์คือศูนย์ อุณหภูมิคือสิ่งที่มันเป็น วันที่วันนี้คือวันที่วันนี้ คุณได้รับประเด็น
ข้อมูลเมตาเป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับข้อมูลชิ้นเดียว ลองอธิบายด้วยตัวอย่างการเขียนจดหมายใน Microsoft Word
คุณพิมพ์จดหมายเพื่อส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ทำงานซึ่งผิดจรรยาบรรณและอาจผิดกฎหมายด้วยซ้ำ ใช่ เราดราม่าทันที
ตัวอักษรเป็นข้อมูลที่สร้างขึ้นจากอักขระที่คุณพิมพ์ตามลำดับที่กำหนด อักขระที่คุณพิมพ์ถูกสร้างขึ้นโดยกลุ่มของหนึ่งและศูนย์ หนึ่งและศูนย์เป็นข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลในจดหมาย
เมื่อเลข 1 และ 0 กลายเป็นตัวอักษร จะมีข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับตัวอักษรที่ถูกสร้างขึ้น ข้อมูลเมตาบางส่วนนั้นรวมถึงเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย ใครพิมพ์จดหมาย บันทึกครั้งสุดท้ายเมื่อใด Word เวอร์ชันใดที่สร้างขึ้น ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อมูลเมตา
ข้อมูลเมตาทำอะไร?
ใน Microsoft Office ข้อมูลเมตาส่วนใหญ่มีไว้เพื่อประโยชน์ของคุณเท่านั้น สามารถช่วยคุณค้นหาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือดูว่าใครเป็นผู้สร้างเอกสาร เพื่อให้คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวได้ ช่วยในการติดตามการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสาร
นอกจากนี้ยังใช้โดยโปรแกรม Office และโปรแกรมอื่นๆ เพื่อทำงานกับเอกสาร Windows Explorer ใช้ข้อมูลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสาร เป็นต้น
เหตุใดฉันจึงต้องการลบข้อมูลเมตา
ย้อนกลับไปที่จดหมายที่คุณส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเหตุการณ์คร่าวๆ ที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน คุณกำลังทำสิ่งนี้โดยไม่ระบุตัวตนเพราะคุณกลัวการแก้แค้น หรือคุณไม่ต้องการมีส่วนร่วมนอกเหนือจากการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบ มันกำลังแจ้งเบาะแส
คุณออกไปรับที่อยู่อีเมลชั่วคราวแล้วส่งจากคอมพิวเตอร์สาธารณะที่ห้องสมุดเพื่อปกปิดเส้นทางของคุณ เนื่องจากข้อมูลเมตา เอกสารอาจมีข้อมูลที่สามารถใช้เชื่อมโยงกลับไปยังคุณได้ มันอาจจะยังมีชื่อของคุณติดอยู่
ที่แย่ไปกว่านั้น การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสาร แม้ว่าคุณจะไม่เห็นอีกต่อไป แต่อาจยังคงอยู่ในเอกสาร หากคุณเขียนย่อหน้าเกี่ยวกับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงสำหรับคุณ แต่ได้ลบออกเนื่องจากสามารถใช้เพื่อระบุตัวตนของคุณได้ ย่อหน้านั้นยังคงอาจเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ในรูปแบบของข้อมูลเมตา
ฉันจะดูข้อมูลเมตาของ Office ได้อย่างไร
ต่อไปนี้เป็นรายการวิธีการดูว่าข้อมูลเมตาใดแนบมากับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ของคุณ ข้อมูลเมตาที่อยู่รอบๆ อีเมลที่ส่งจาก Outlook นั้นซับซ้อนกว่ามากและอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้
ดูข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint
เมื่อเปิดเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอที่คุณต้องการตรวจสอบ:
คลิกที่ไฟล์ที่มุมซ้ายบน
ใน หน้าจอ ข้อมูลคุณจะเห็นข้อมูลมากมาย เช่น ขนาด หน้า คำ เวลาแก้ไขทั้งหมด แก้ไขล่าสุด สร้าง และบุคคลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลอื่นๆ
ภายใต้ข้อมูลนั้น ให้คลิกที่แสดงคุณสมบัติทั้งหมดเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
หมายเหตุ:ให้ความสนใจกับข้อมูลเทมเพลต หากคุณใช้เทมเพลตที่มีชื่อของคุณหรือชื่อบริษัทในชื่อไฟล์ ซึ่งอาจติดตามคุณได้
ดูข้อมูลเมตาใน Windows Explorer
เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
คลิกขวาที่ไฟล์และคลิกที่Properties
ในหน้าต่างคุณสมบัติ คลิกที่แท็บรายละเอียด คุณจะเห็นข้อมูลเมตาทั้งหมดในรายการที่กระชับและรัดกุม
ดูข้อมูลเมตาทั้งหมดสำหรับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint
Extensible Markup Language (XML) เป็นเอกสาร defacto สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเมตาในการคำนวณ มันมาพร้อมกับไฟล์ทุกประเภทและไฟล์ Microsoft Office ก็ไม่มีข้อยกเว้น
การดูเอกสาร XML เหล่านี้เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ ลองทำสิ่งนี้ด้วยไฟล์ Word
- เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
- ทำสำเนาไฟล์ เพื่อไม่ให้ไฟล์ต้นฉบับเสียหายโดยไม่ตั้งใจ
- เลือกไฟล์คัดลอกแล้วแตะ ปุ่ม F2บนแป้นพิมพ์หรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกเปลี่ยนชื่อ
เปลี่ยนนามสกุลไฟล์จาก.docxเป็น. zip ใช่ ไฟล์ Office แต่ละประเภทที่ลงท้ายด้วยxเป็นไฟล์บีบอัดที่มีเอกสาร XML คุณจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการทำเช่นนี้ คลิกใช่ _
คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกExtract All...
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น จะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่แยกออกมาไว้ที่ใด และคุณต้องการแสดงไฟล์ที่แยกออกมาเมื่อเสร็จสิ้นหรือไม่ ค่าเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ดี คลิกแยก _
เมื่อแยกเสร็จแล้ว คุณจะเห็นโฟลเดอร์สามโฟลเดอร์และไฟล์ XML หนึ่งไฟล์ สำรวจในไฟล์เหล่านี้เพื่อดูว่ามีข้อมูลใดบ้างที่เก็บอยู่ในนั้น หากคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ XML ไฟล์นั้นจะเปิดขึ้นใน Internet Explorer
มันอาจจะดูแปลกๆ แต่คุณควรจะเข้าใจได้ว่าข้อมูลส่วนใหญ่หมายถึงอะไร มีไฟล์ XML สองไฟล์ที่อาจมีชื่อของคุณ: core.xmlใน โฟลเดอร์ docPropsและdocument.xmlและpeople.xmlทั้งสองไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์word
วิธีลบข้อมูลเมตาจาก Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint
ใช้เวลานานกว่าจะมาถึงที่นี่ แต่ถ้าคุณกำลังจะทำสิ่งนี้คุณควรรู้ว่าทำไม มาเริ่มกันเลย
ลบข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint
คลิกที่ไฟล์ที่มุมซ้ายบน
ใน หน้า ข้อมูลคลิกที่Check for Issuesทางด้านซ้าย ใกล้กลางหน้า
คลิกที่ตรวจสอบเอกสาร หน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสารจะเปิดขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดในตัวตรวจสอบเอกสารแล้ว จากนั้นคลิกปุ่มตรวจสอบ
เมื่อตัวตรวจสอบเอกสารเสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่พบ เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมหมายความว่าไม่พบข้อมูลประเภทนั้น เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงหมายความว่าพบข้อมูลประเภทนั้น ถัดจากคำอธิบายประเภทข้อมูลนั้น คุณจะเห็นปุ่มลบทั้งหมด
คลิกเพื่อลบข้อมูลประเภทนั้นทั้งหมด อาจมีปุ่มเหล่านี้หลายปุ่ม ดังนั้นให้เลื่อนลงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับทุกปุ่ม
หลังจากที่คุณลบข้อมูลเมตาแล้ว คุณอาจต้องการคลิก ปุ่ม ตรวจสอบอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้พลาดสิ่งใดไป
บันทึกเอกสารของคุณทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกป้อนซ้ำ
จะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อมูลเมตาถูกลบ
ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อดูข้อมูลเมตาทั้งหมดใน Word, Excel หรือ PowerPoint เมื่อตรวจสอบไฟล์ core.xml, document.xml และ people.xml คุณจะเห็นว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารอีกต่อไป
หากคุณเปลี่ยนนามสกุลกลับจาก .zip เป็น .docx คุณจะสามารถเปิดไฟล์ใน Word ได้ตามปกติอีกครั้ง
วิธีลบข้อมูลเมตาใน Windows Explorer
นี่เป็นวิธีที่ดีหากคุณต้องการดึงข้อมูลเมตาออกจากไฟล์หลาย ๆ ไฟล์อย่างรวดเร็ว การทำเช่นนี้สำหรับ 2 ไฟล์ขึ้นไปสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที
เปิด Windows Explorer และไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการนำข้อมูลเมตาออก คลิกขวาที่ไฟล์และคลิกที่Properties
ในหน้าต่าง Properties ให้คลิกที่แท็บDetailsจากนั้นคลิกที่Remove Properties and Personal Information
คุณสามารถลบข้อมูลได้สองวิธี คุณสามารถลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับหรือทำสำเนาไฟล์โดยไม่ต้องใช้ข้อมูลเมตา
ลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับ
เลือกลบคุณสมบัติต่อไปนี้ออกจากไฟล์นี้จากนั้นเลือกเฉพาะช่องที่คุณต้องการหรือคลิกที่ปุ่มเลือกทั้งหมด จาก นั้นคลิกตกลง
ทำสำเนาโดยไม่มีข้อมูลเมตา
สิ่งนี้จะทำการคัดลอกไฟล์และเพิ่มคำว่าCopyต่อท้ายชื่อไฟล์ สำเนานั้นจะไม่มีข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง
ใน หน้าต่าง Remove Propertiesให้เลือกCreate a copy with all possible Propertiesจากนั้นคลิกปุ่มOK
เปรียบเทียบคุณสมบัติของต้นฉบับและสำเนาเพื่อดูความแตกต่าง
ในที่ชัดเจน?
นี่หมายความว่าคุณชัดเจนหรือไม่? ไม่สามารถระบุตัวคุณจากเอกสารได้ในขณะนี้? มันยากที่จะพูด สิ่งที่คุณทำกับเอกสารต่อไปจะเป็นตัวกำหนด
การประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลเพิ่มเติม เช่น การส่งอีเมล อาจเพิ่มข้อมูลเมตากลับเข้าไปในห่วงโซ่ได้ ตัวเลือกที่ใช้ได้คือการพิมพ์เอกสารและส่งทางไปรษณีย์ เป็นการยากที่จะรับข้อมูลเมตาจากกระดาษ