วิธีลบ Metadata ส่วนบุคคลออกจากเอกสาร Microsoft Office โดยสมบูรณ์

ทุกสิ่งที่คุณทำจะสร้างข้อมูลที่ใดที่หนึ่ง ข้อมูลนั้นเมื่อรวบรวมและวิเคราะห์จะกลายเป็นข้อมูล ข้อมูลนั้นสามารถบอกคนอื่นเกี่ยวกับตัวคุณได้มากกว่าที่คุณอยากให้พวกเขารู้

ข้อมูลที่รวบรวมเมื่อเวลาผ่านไปสามารถบอกทุกคนเกี่ยวกับตัวคุณได้ และสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยหรือทำร้ายคุณได้ ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลเมตา

เมตาดาต้าคืออะไร?

ข้อมูลเมตาเป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล คุณไม่เกลียดเมื่อมีคนใช้คำเพื่อกำหนดคำนั้น? ข้อมูลคือข้อเท็จจริงที่มีวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์ ไม่สามารถโต้แย้งอย่างมีเหตุผลได้ หนึ่งคือหนึ่งและศูนย์คือศูนย์ อุณหภูมิคือสิ่งที่มันเป็น วันที่วันนี้คือวันที่วันนี้ คุณได้รับประเด็น

ข้อมูลเมตาเป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับข้อมูลชิ้นเดียว ลองอธิบายด้วยตัวอย่างการเขียนจดหมายใน Microsoft Word

คุณพิมพ์จดหมายเพื่อส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ทำงานซึ่งผิดจรรยาบรรณและอาจผิดกฎหมายด้วยซ้ำ ใช่ เราดราม่าทันที

ตัวอักษรเป็นข้อมูลที่สร้างขึ้นจากอักขระที่คุณพิมพ์ตามลำดับที่กำหนด อักขระที่คุณพิมพ์ถูกสร้างขึ้นโดยกลุ่มของหนึ่งและศูนย์ หนึ่งและศูนย์เป็นข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลในจดหมาย

เมื่อเลข 1 และ 0 กลายเป็นตัวอักษร จะมีข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับตัวอักษรที่ถูกสร้างขึ้น ข้อมูลเมตาบางส่วนนั้นรวมถึงเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย ใครพิมพ์จดหมาย บันทึกครั้งสุดท้ายเมื่อใด Word เวอร์ชันใดที่สร้างขึ้น ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อมูลเมตา

ข้อมูลเมตาทำอะไร?

ใน Microsoft Office ข้อมูลเมตาส่วนใหญ่มีไว้เพื่อประโยชน์ของคุณเท่านั้น สามารถช่วยคุณค้นหาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือดูว่าใครเป็นผู้สร้างเอกสาร เพื่อให้คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวได้ ช่วยในการติดตามการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสาร

นอกจากนี้ยังใช้โดยโปรแกรม Office และโปรแกรมอื่นๆ เพื่อทำงานกับเอกสาร Windows Explorer ใช้ข้อมูลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสาร เป็นต้น

เหตุใดฉันจึงต้องการลบข้อมูลเมตา

ย้อนกลับไปที่จดหมายที่คุณส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเหตุการณ์คร่าวๆ ที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน คุณกำลังทำสิ่งนี้โดยไม่ระบุตัวตนเพราะคุณกลัวการแก้แค้น หรือคุณไม่ต้องการมีส่วนร่วมนอกเหนือจากการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบ มันกำลังแจ้งเบาะแส

คุณออกไปรับที่อยู่อีเมลชั่วคราวแล้วส่งจากคอมพิวเตอร์สาธารณะที่ห้องสมุดเพื่อปกปิดเส้นทางของคุณ เนื่องจากข้อมูลเมตา เอกสารอาจมีข้อมูลที่สามารถใช้เชื่อมโยงกลับไปยังคุณได้ มันอาจจะยังมีชื่อของคุณติดอยู่

ที่แย่ไปกว่านั้น การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสาร แม้ว่าคุณจะไม่เห็นอีกต่อไป แต่อาจยังคงอยู่ในเอกสาร หากคุณเขียนย่อหน้าเกี่ยวกับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงสำหรับคุณ แต่ได้ลบออกเนื่องจากสามารถใช้เพื่อระบุตัวตนของคุณได้ ย่อหน้านั้นยังคงอาจเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ในรูปแบบของข้อมูลเมตา

ฉันจะดูข้อมูลเมตาของ Office ได้อย่างไร

ต่อไปนี้เป็นรายการวิธีการดูว่าข้อมูลเมตาใดแนบมากับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ของคุณ ข้อมูลเมตาที่อยู่รอบๆ อีเมลที่ส่งจาก Outlook นั้นซับซ้อนกว่ามากและอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้

ดูข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint

เมื่อเปิดเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอที่คุณต้องการตรวจสอบ:

คลิกที่ไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ใน หน้าจอ ข้อมูลคุณจะเห็นข้อมูลมากมาย เช่น ขนาด หน้า คำ เวลาแก้ไขทั้งหมด แก้ไขล่าสุด สร้าง และบุคคลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลอื่นๆ

ภายใต้ข้อมูลนั้น ให้คลิกที่แสดงคุณสมบัติทั้งหมดเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
หมายเหตุ:ให้ความสนใจกับข้อมูลเทมเพลต หากคุณใช้เทมเพลตที่มีชื่อของคุณหรือชื่อบริษัทในชื่อไฟล์ ซึ่งอาจติดตามคุณได้

ดูข้อมูลเมตาใน Windows Explorer

เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้

คลิกขวาที่ไฟล์และคลิกที่Properties

ในหน้าต่างคุณสมบัติ คลิกที่แท็บรายละเอียด คุณจะเห็นข้อมูลเมตาทั้งหมดในรายการที่กระชับและรัดกุม

ดูข้อมูลเมตาทั้งหมดสำหรับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint

Extensible Markup Language (XML) เป็นเอกสาร defacto สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเมตาในการคำนวณ มันมาพร้อมกับไฟล์ทุกประเภทและไฟล์ Microsoft Office ก็ไม่มีข้อยกเว้น

การดูเอกสาร XML เหล่านี้เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ ลองทำสิ่งนี้ด้วยไฟล์ Word

1. เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
2. ทำสำเนาไฟล์ เพื่อไม่ให้ไฟล์ต้นฉบับเสียหายโดยไม่ตั้งใจ
3. เลือกไฟล์คัดลอกแล้วแตะ ปุ่ม F2บนแป้นพิมพ์หรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกเปลี่ยนชื่อ

เปลี่ยนนามสกุลไฟล์จาก.docxเป็น. zip ใช่ ไฟล์ Office แต่ละประเภทที่ลงท้ายด้วยxเป็นไฟล์บีบอัดที่มีเอกสาร XML คุณจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการทำเช่นนี้ คลิกใช่ _

คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกExtract All...

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น จะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่แยกออกมาไว้ที่ใด และคุณต้องการแสดงไฟล์ที่แยกออกมาเมื่อเสร็จสิ้นหรือไม่ ค่าเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ดี คลิกแยก _

เมื่อแยกเสร็จแล้ว คุณจะเห็นโฟลเดอร์สามโฟลเดอร์และไฟล์ XML หนึ่งไฟล์ สำรวจในไฟล์เหล่านี้เพื่อดูว่ามีข้อมูลใดบ้างที่เก็บอยู่ในนั้น หากคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ XML ไฟล์นั้นจะเปิดขึ้นใน Internet Explorer

มันอาจจะดูแปลกๆ แต่คุณควรจะเข้าใจได้ว่าข้อมูลส่วนใหญ่หมายถึงอะไร มีไฟล์ XML สองไฟล์ที่อาจมีชื่อของคุณ: core.xmlใน โฟลเดอร์ docPropsและdocument.xmlและpeople.xmlทั้งสองไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์word

วิธีลบข้อมูลเมตาจาก Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint

ใช้เวลานานกว่าจะมาถึงที่นี่ แต่ถ้าคุณกำลังจะทำสิ่งนี้คุณควรรู้ว่าทำไม มาเริ่มกันเลย

ลบข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint

คลิกที่ไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ใน หน้า ข้อมูลคลิกที่Check for Issuesทางด้านซ้าย ใกล้กลางหน้า

คลิกที่ตรวจสอบเอกสาร หน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสารจะเปิดขึ้น

 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดในตัวตรวจสอบเอกสารแล้ว จากนั้นคลิกปุ่มตรวจสอบ

เมื่อตัวตรวจสอบเอกสารเสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่พบ เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมหมายความว่าไม่พบข้อมูลประเภทนั้น เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงหมายความว่าพบข้อมูลประเภทนั้น ถัดจากคำอธิบายประเภทข้อมูลนั้น คุณจะเห็นปุ่มลบทั้งหมด

คลิกเพื่อลบข้อมูลประเภทนั้นทั้งหมด อาจมีปุ่มเหล่านี้หลายปุ่ม ดังนั้นให้เลื่อนลงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับทุกปุ่ม

หลังจากที่คุณลบข้อมูลเมตาแล้ว คุณอาจต้องการคลิก ปุ่ม ตรวจสอบอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้พลาดสิ่งใดไป

บันทึกเอกสารของคุณทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกป้อนซ้ำ

จะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อมูลเมตาถูกลบ

ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อดูข้อมูลเมตาทั้งหมดใน Word, Excel หรือ PowerPoint เมื่อตรวจสอบไฟล์ core.xml, document.xml และ people.xml คุณจะเห็นว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารอีกต่อไป

หากคุณเปลี่ยนนามสกุลกลับจาก .zip เป็น .docx คุณจะสามารถเปิดไฟล์ใน Word ได้ตามปกติอีกครั้ง

วิธีลบข้อมูลเมตาใน Windows Explorer

นี่เป็นวิธีที่ดีหากคุณต้องการดึงข้อมูลเมตาออกจากไฟล์หลาย ๆ ไฟล์อย่างรวดเร็ว การทำเช่นนี้สำหรับ 2 ไฟล์ขึ้นไปสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที

เปิด Windows Explorer และไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการนำข้อมูลเมตาออก คลิกขวาที่ไฟล์และคลิกที่Properties

ในหน้าต่าง Properties ให้คลิกที่แท็บDetailsจากนั้นคลิกที่Remove Properties and Personal Information

คุณสามารถลบข้อมูลได้สองวิธี คุณสามารถลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับหรือทำสำเนาไฟล์โดยไม่ต้องใช้ข้อมูลเมตา

ลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับ

เลือกลบคุณสมบัติต่อไปนี้ออกจากไฟล์นี้จากนั้นเลือกเฉพาะช่องที่คุณต้องการหรือคลิกที่ปุ่มเลือกทั้งหมด จาก นั้นคลิกตกลง

ทำสำเนาโดยไม่มีข้อมูลเมตา

สิ่งนี้จะทำการคัดลอกไฟล์และเพิ่มคำว่าCopyต่อท้ายชื่อไฟล์ สำเนานั้นจะไม่มีข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง

ใน หน้าต่าง Remove Propertiesให้เลือกCreate a copy with all possible Propertiesจากนั้นคลิกปุ่มOK

เปรียบเทียบคุณสมบัติของต้นฉบับและสำเนาเพื่อดูความแตกต่าง

ในที่ชัดเจน?

นี่หมายความว่าคุณชัดเจนหรือไม่? ไม่สามารถระบุตัวคุณจากเอกสารได้ในขณะนี้? มันยากที่จะพูด สิ่งที่คุณทำกับเอกสารต่อไปจะเป็นตัวกำหนด

การประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลเพิ่มเติม เช่น การส่งอีเมล อาจเพิ่มข้อมูลเมตากลับเข้าไปในห่วงโซ่ได้ ตัวเลือกที่ใช้ได้คือการพิมพ์เอกสารและส่งทางไปรษณีย์ เป็นการยากที่จะรับข้อมูลเมตาจากกระดาษ