วิธีสร้างห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams

ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึง วิธีการทำงานของการประชุม ทางวิดีโอใน Microsoft Teams ตั้งแต่นั้นมา Microsoft ได้อัปเดต Teams ด้วยฟีเจอร์ใหม่ รวมถึงความสามารถที่รอคอยมานานและเป็นที่ต้องการอย่างมากในการสร้างห้องกลุ่มย่อย แท้จริงแล้วผู้ใช้ Microsoft กว่า 20,000 รายโหวตให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ Microsoft Teams UserVoice ซึ่งเป็นฟอรัมความคิดเห็นของผู้ใช้สำหรับแอป Teams

ทุกคนสามารถเข้าถึง Teams ได้ด้วยบัญชี Microsoft ฟรี และผู้ใช้ระดับพรีเมียมของชุดโปรแกรม Office 365 จะได้เพลิดเพลินกับ Teams เวอร์ชันที่มีประสิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ เช่น พื้นที่เก็บไฟล์ที่เพิ่มขึ้น การบันทึกการประชุม และความสามารถในการจัดกิจกรรมออนไลน์สำหรับผู้คนสูงสุด 10,000 คน 

ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับห้องกลุ่มย่อยในทีม

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเข้าที่เพื่อให้คุณสามารถสร้างห้องกลุ่มย่อยในการประชุม Teams ของคุณได้ อย่างที่คุณอาจจินตนาการ การตั้งค่าบางอย่างจำเป็นต้องเปิดใช้งานห้องกลุ่มย่อยใน Teams ตรวจสอบการตั้งค่าเหล่านี้อีกครั้งก่อนที่จะเริ่ม

ประสบการณ์การประชุมใหม่

ก่อนอื่น คุณต้องใช้ "ประสบการณ์การประชุมแบบใหม่" ของ Teams คุณสามารถเปิดประสบการณ์ใหม่ได้โดยเลือกรูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมบนขวาของแอปเดสก์ท็อปแล้วไปที่การตั้งค่า จากนั้นเลือกเปิดประสบการณ์การประชุมใหม่และเริ่ม Teams ใหม่

จำนวนผู้เข้าร่วมขั้นต่ำ

ผู้จัดการประชุมต้องมีผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 5 คนจึงจะมีตัวเลือกการแบ่งกลุ่มได้ แม้ว่าผู้ที่โทรเข้าทางโทรศัพท์จะไม่สามารถเข้าร่วมกลุ่มย่อยได้ในขณะนี้ แต่จะนับรวมในจำนวนขั้นต่ำ 5 คน

คุณเป็นผู้จัดการประชุมหรือไม่?

เฉพาะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่สามารถสร้างและจัดการการแบ่งกลุ่มได้ แม้ว่า Microsoft จะมีข้อบ่งชี้บางประการว่าจะอนุญาตให้ผู้จัดการประชุมแบ่งปันความรับผิดชอบนี้ในการอัปเดต Teams ในอนาคต 

นอกจากนี้ ผู้จัดการประชุมต้องใช้แอปเดสก์ท็อป ไม่ใช่เวอร์ชันเบราว์เซอร์หรือแอปมือถือ (ไม่ต้องกังวล ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมผ่านแอป Teams Android หรือ iPhone จะสามารถเข้าร่วมกลุ่มย่อยได้)

เคล็ดลับ: หากคำเชิญเข้าร่วมการประชุมต้องมาจากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่บุคคลที่จะจัดการกลุ่มย่อย ให้ผู้จัดการกลุ่มแยกสร้างการประชุม Teams แล้วใช้ลิงก์การประชุมนั้นในการเชิญเข้าร่วมการประชุม 

ตราบใดที่ลิงก์การประชุมถูกสร้างขึ้นโดยบุคคลที่จะจัดการกลุ่มแยก ไม่สำคัญว่าใครจะแชร์ลิงก์นั้น

การสร้างห้องกลุ่มย่อยในทีม

ในขณะที่เขียนนี้ ห้องกลุ่มย่อยใน Teams จะไม่สามารถกำหนดค่าล่วงหน้าก่อนการประชุมได้เหมือนกับที่ทำได้ใน Zoom เมื่อการประชุม Teams กำลังดำเนินอยู่ คุณซึ่งเป็นผู้จัดการประชุมสามารถเริ่มต้นด้วยการเลือกไอคอนห้องกลุ่มย่อยบนแถบเครื่องมือการประชุม

การเลือกไอคอนห้องกลุ่มย่อยจะเปิดหน้าจอที่คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการสร้างห้องกลุ่มย่อยจำนวนกี่ห้อง และคุณต้องการให้ Teams กำหนดผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติหรือไม่ หรือหากคุณต้องการเลือกห้องกลุ่มย่อยใดด้วยตนเอง ผู้เข้าร่วมจะถูกส่ง

เมื่อคุณสร้างห้องกลุ่มย่อยแล้ว คุณสามารถกำหนดผู้เข้าร่วมไปยังห้องต่างๆ ผ่านทางแผงห้องกลุ่มย่อย 

เลือกกำหนดผู้เข้าร่วมแล้วคุณจะเห็นรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุมของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากผู้เข้าร่วม แล้วเลือกห้องที่คุณต้องการกำหนดให้พวกเขา

ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณสามารถกำหนดผู้เข้าร่วมไปยังห้องกลุ่มย่อยได้ทุกเมื่อในระหว่างการประชุม เมื่อคุณพร้อมสำหรับเซสชันกลุ่มย่อยที่จะเริ่มต้นจริง ให้เลือกห้องเริ่มต้นเพื่อเปิดห้องกลุ่มย่อยทั้งหมดพร้อมกัน และย้ายผู้คนไปยังห้องที่ได้รับมอบหมาย

หมายเหตุ: ในขณะนี้ คุณไม่สามารถตั้งตัวจับเวลาเพื่อปิดห้องกลุ่มย่อยใน Teams โดยอัตโนมัติ นี่เป็นอีกฟีเจอร์หนึ่งที่เราคาดว่า Teams จะเพิ่มในการอัปเดตในอนาคต

ตัวเลือกสำหรับผู้จัดประชุม

เช่นเดียวกับใน Zoom ผู้จัดการประชุมสามารถเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยได้ทุกเมื่อ ผู้จัดยังสามารถเปลี่ยนชื่อห้อง และเมื่อห้องกลุ่มย่อยเปิดทั้งหมดแล้ว ก็สามารถประกาศไปยังทุกห้องได้ ประกาศจะปรากฏในแผงการสนทนาของห้องกลุ่มย่อย

การตั้งค่า Inside Roomผู้จัดการประชุมสามารถเลือกให้ Teams ย้ายผู้เข้าร่วมไปยังกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติ เทียบกับการบังคับให้ผู้เข้าร่วมเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการอนุญาตหรือป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมกลับไปที่ห้องประชุมหลักในระหว่างเซสชันกลุ่มย่อย

ภายในห้องกลุ่มย่อยของทีม

ประสบการณ์สำหรับผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยใน Teams นั้นคล้ายกับการอยู่ในการประชุมหลักของ Teams ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงส่วนควบคุมการประชุมปกติทั้งหมดได้ พวกเขาสามารถเปิดและปิดเว็บแคม ปิดเสียงและเปิดเสียงตัวเอง แชร์หน้าจอ ยกมือ หรือสลับเปิดและปิดการแชทและแผงผู้เข้าร่วม 

กลับสู่การประชุมทีมหลัก

หากผู้จัดการประชุมอนุญาต (ดูด้านบน) ผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยสามารถกลับไปที่การประชุมหลักได้ทุกเมื่อที่ต้องการโดยคลิกที่ปุ่มย้อนกลับ คำเตือน: การเลือก ปุ่ม ออกจะทำให้คุณออกจากการประชุมโดยสิ้นเชิง

แอปการประชุมทางวิดีโออื่นๆ

ผู้ใช้ Microsoft Teams มีความสุขอย่างแน่นอนกับการเพิ่มห้องกลุ่มย่อยในประสบการณ์การใช้งาน Teams แต่Teams ยังขาดคุณสมบัติบางอย่างที่แอปการประชุมทางวิดีโออื่นๆ มีให้ หากคุณยังไม่พร้อมที่จะใช้ Teams สำหรับการประชุมออนไลน์ คุณอาจสนใจการเปรียบเทียบ แอปการประชุม ทางวิดีโอที่แตกต่างกันสี่แอป หากต้องการอ่านเพิ่มเติม โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับGoogle Meet vs. ZoomและZoom vs. Skype