วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Word

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มใน Word ที่ผู้คนสามารถกรอกได้? เมื่อคุณได้ยินเกี่ยวกับแบบฟอร์มที่กรอกได้ มักจะเกี่ยวข้องกับเอกสาร Adobe และ PDF เพราะเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด

อย่างไรก็ตาม Word ยังเป็นเครื่องมือที่ค่อนข้างทรงพลังและคุณสามารถใช้เพื่อสร้างแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วโดยคุณสามารถพิมพ์หรือส่งทางอีเมล เป็นต้น หากคุณต้องการสร้างแบบสำรวจที่จะออกไปยังผู้คนจำนวนมากและคุณต้องการคำตอบทั้งหมด ของคุณโดยอัตโนมัติ อาจเป็นการดีที่สุดหากใช้Google เอกสารเพื่อสร้างแบบสำรวจ

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีสร้างฟอร์มด้วยกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย ตัวเลือกวันที่ และกล่องรายการ คุณยังสามารถทำให้แบบฟอร์มของคุณดูดีขึ้นได้หากคุณใช้ตารางเพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง

เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา

ตามค่าเริ่มต้น คุณไม่สามารถสร้างฟอร์มใน Word ได้เว้นแต่คุณจะเปิดใช้ งานแท็บ นักพัฒนาใน Ribbon เนื่องจากไม่ได้ใช้โดยคนจำนวนมาก Microsoft จึงปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น หากต้องการเปิดใช้แท็บ ให้คลิกไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก

ทางด้านซ้ายมือ คลิกที่Customize Ribbonจากนั้นเลือก ช่อง Developerในช่องรายการขวามือ

คลิก ตกลง และคลิกที่แท็บในริบบิ้น ส่วนที่เราสนใจมากที่สุดคือการควบคุม

การสร้างแบบฟอร์มใน Word

ส่วนการควบคุมมีตัวควบคุมที่แตกต่างกันประมาณแปดตัวที่สามารถเพิ่มลงในเอกสาร Word ของคุณ: Rich Text, ข้อความธรรมดา, รูปภาพ, แกลเลอรี่แบบเอกสารสำเร็จรูป, กล่องกาเครื่องหมาย, กล่องคำสั่งผสม, รายการแบบหล่นลง และตัวเลือกวันที่

หากต้องการแทรกตัวควบคุม เพียงคลิกที่ตัวควบคุมนั้นจะปรากฏขึ้นทุกที่ที่เคอร์เซอร์ของคุณอยู่ ในตัวอย่างด้านล่าง ฉันสร้างตารางและเพิ่มกล่องข้อความธรรมดาสองกล่องสำหรับชื่อและนามสกุล

ตามค่าเริ่มต้น แต่ละตัวควบคุมจะมีข้อความเติมของตัวเอง สำหรับตัวควบคุมข้อความล้วนคลิกหรือแตะที่นี่เพื่อป้อนข้อความ คุณสามารถแก้ไขข้อความนี้สำหรับการควบคุมใด ๆ โดยคลิกที่ ปุ่ม โหมดออกแบบที่อยู่ด้านขวาของไอคอนควบคุม

คุณจะเห็นตัวยึดตำแหน่งสีน้ำเงินปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายและขวาของส่วนควบคุมใดๆ ที่คุณเพิ่มลงในเอกสารของคุณ เลือกข้อความและเปลี่ยนเป็นสิ่งที่คุณต้องการ คลิกที่ ปุ่ม Design Modeอีกครั้งเพื่อออกจากโหมด

ถัดไป คลิกที่การควบคุมที่เพิ่มใหม่ของคุณเพื่อให้ถูกเน้น จากนั้นคลิกที่Propertiesซึ่งอยู่ใต้ปุ่ม Design Mode โดยตรง การควบคุมแต่ละรายการจะมีชุดตัวเลือกมาตรฐานพร้อมตัวเลือกแบบกำหนดเองที่ด้านล่างตามประเภทของการควบคุม

ที่นี่คุณสามารถตั้งชื่อให้กับคอนโทรล เปลี่ยนสี จัดรูปแบบข้อความ และระบุว่าสามารถแก้ไขหรือลบคอนโทรลได้หรือไม่ ที่ด้านล่างสุดคือตัวเลือกเฉพาะของตัวควบคุม ซึ่งสำหรับกรณีของตัวควบคุมแบบข้อความธรรมดา คุณสามารถเลือกว่าจะอนุญาตหลายบรรทัดหรือไม่ ตัวเลือกสุดท้ายนั้นมีประโยชน์หากคุณต้องการให้ใครสักคนพิมพ์ข้อความในย่อหน้า

แล้วอะไรคือความแตกต่างระหว่างการควบคุมข้อความธรรมดาและการควบคุมข้อความที่มีรูปแบบ ไม่มาก ในตัวควบคุม Rich Text คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าฟอนต์/สีสำหรับแต่ละคำได้ ในขณะที่ตัวควบคุมข้อความล้วนจะนำการจัดรูปแบบไปใช้กับข้อความทั้งหมด คุณอาจคิดว่าตัวควบคุมข้อความธรรมดาจะไม่อนุญาตให้เปลี่ยนตัวหนา เปลี่ยนฟอนต์หรือเปลี่ยนสีได้ แต่ก็ทำเช่นนั้น

ต่อไป ฉันดำเนินการต่อและเพิ่มการควบคุมรายการแบบเลื่อนลงในแบบฟอร์มของฉัน คุณจะเห็นข้อความว่าเลือกรายการเท่านี้ก็เรียบร้อย ในการเพิ่ม รายการในรายการ คุณต้องคลิกที่Properties

คลิก ปุ่ม เพิ่มแล้วพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นชื่อที่แสดงและค่าจะเหมือนกัน แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ ไม่มีเหตุผลที่จะเปลี่ยนค่า เว้นแต่ว่าคุณกำลังเขียนแมโคร Word และอ้างถึงตัวควบคุมในโค้ด

เมื่อคุณเพิ่มตัวเลือกทั้งหมดแล้ว ให้คลิกตกลง จากนั้นคุณจะสามารถเลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ได้

ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างการควบคุมรายการแบบเลื่อนลงและการควบคุมกล่องคำสั่งผสมคือ ตัวควบคุมแบบหลังอนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนค่าของตนเองหากต้องการ ในรายการแบบหล่นลง คุณต้องเลือกจากตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งในรายการ ในกล่องคำสั่งผสม คุณสามารถเลือกจากรายการหรือพิมพ์ค่าของคุณเองก็ได้

ตัวควบคุมตัวเลือกวันที่ทำงานเหมือนกับเครื่องมือเลือกวันที่ที่คุณเคยใช้ในเว็บไซต์การจองสายการบิน ฯลฯ เมื่อคุณคลิกที่ตัวเลือกนี้ ปฏิทินจะปรากฏขึ้นและคุณสามารถคลิกที่วันที่เพื่อเลือกได้

หากคุณคลิกที่ ปุ่ม คุณสมบัติคุณจะเห็นว่ามีตัวเลือกค่อนข้างน้อยสำหรับตัวควบคุมตัวใช้เลือกวันที่

คุณสามารถเลือกรูปแบบอื่นเพื่อแสดงวันที่และเลือกประเภทปฏิทินอื่นได้ ตัวควบคุมรูปภาพเป็นอีกตัวเลือกที่ดีที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถแทรกรูปภาพได้อย่างง่ายดาย

เมื่อผู้ใช้คลิกที่รูปภาพ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นโดยที่พวกเขาสามารถเลือกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ จากการค้นหารูปภาพใน Bing หรือจาก OneDrive นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกสำหรับ Facebook และ Flickr

ตอนนี้มาเพิ่มช่องทำเครื่องหมายสองสามช่องในเอกสารของเรา โปรดทราบว่าเมื่อคุณเพิ่มช่องทำเครื่องหมายและพยายามพิมพ์ข้อความในช่องนั้น ระบบจะแจ้งให้คุณทราบว่าการเลือกถูกล็อก ฉันเชื่อว่านี่คือการออกแบบ คุณต้องคลิกถัดจากช่องทำเครื่องหมายแล้วพิมพ์ข้อความของคุณ

สุดท้าย คุณสามารถแทรกตัวควบคุมแบบเอกสารสำเร็จรูป ซึ่งช่วยให้คุณเลือกเนื้อหาจาก Quick Parts และ AutoText หากคุณไม่รู้ว่าฉันกำลังพูดถึงอะไร ลองดูโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีใช้ข้อความอัตโนมัติและส่วนด่วนใน Word ในตัวอย่างของฉัน ฉันได้เพิ่มเครื่องหมายคำพูดลงในข้อความอัตโนมัติที่กำหนดเองแล้วเชื่อมโยงตัวควบคุมผ่านกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

เมื่อคุณมีการควบคุมทั้งหมดในเอกสารของคุณตามที่คุณต้องการแล้ว อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะปกป้องเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้สามารถกรอกเฉพาะช่องแบบฟอร์มเท่านั้น เท่านี้ก็เรียบร้อย โดยคลิกที่จำกัดการแก้ไขบนแท็บนักพัฒนา

ในบานหน้าต่างที่แสดงขึ้นทางด้านขวา ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ข้อจำกัดการแก้ไขและเลือกการกรอกแบบฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้ทำเครื่องหมายที่ ช่องAllow only this type of editor in the document

คลิกใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน จากนั้นป้อนรหัสผ่านหากต้องการ ตอนนี้เฉพาะช่องแบบฟอร์มเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้และทุกอย่างจะถูกล็อค/ป้องกัน ผู้ใช้สามารถใช้แป้น TAB เพื่อย้ายไปมาระหว่างช่องแบบฟอร์มต่างๆ

โดยรวมแล้ว Word ไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างแบบฟอร์ม แต่ก็ดีและน่าจะเพียงพอสำหรับคนส่วนใหญ่ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!