มีบางสิ่งในชีวิตที่เลวร้ายยิ่งกว่าการสูญเสียเอกสาร Word ที่คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงเป็นทาส แม้แต่การประหยัดก็ยังไม่เพียงพอหากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณพังและคุณสูญเสียทุกอย่าง ข่าวดีก็คือคุณสามารถสำรองเอกสาร Word ไปยัง OneDrive ได้โดยอัตโนมัติ
คุณลักษณะการสำรองข้อมูลอัตโนมัติของ OneDrive ช่วยให้คุณสบายใจได้ ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลสำรอง คุณจึงรู้ว่าแม้ฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะหายไปทั้งหมดเอกสารที่สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติจะปลอดภัยในระบบคลาวด์ และคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านเครื่องอื่น
วิธีบันทึกเอกสาร Word อัตโนมัติไปยัง OneDrive
Microsoft Word สามารถรวมเข้ากับ OneDrive และบันทึกเอกสารที่นั่นโดยอัตโนมัติ แทนที่จะพยายามสำรองข้อมูลเอกสาร ให้เริ่มโครงการของคุณด้วยวิธีที่ถูกต้องด้วยการบันทึกอัตโนมัติไปยังระบบคลาวด์ สิ่งนี้ไม่เพียงป้องกันคุณจากการสูญหายของเอกสาร แต่ยังหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อบันทึกเอกสาร Word ไปยัง OneDrive โดยอัตโนมัติ:
- เมื่อเปิดเอกสารของคุณแล้ว ให้ไปที่ไฟล์>บันทึกเป็น
- เลือกOneDriveและโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร
- เลือกบันทึก
- ในเอกสาร Word ให้สลับการบันทึกอัตโนมัติไปที่ตำแหน่งเปิด
เมื่อคุณบันทึกเอกสารไปยัง OneDrive เอกสารนั้นจะเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีเอกสารที่ยังไม่ได้บันทึกไปยัง OneDrive และคุณสลับการบันทึกอัตโนมัติ ระบบจะแจ้งให้คุณเลือกโฟลเดอร์
เลือก OneDrive ในหน้าจอที่ปรากฏขึ้นเพื่อเริ่มสำรองเอกสารของคุณไปยัง OneDrive โดยอัตโนมัติ
วิธีสำรองเอกสาร Word ไปยัง OneDrive โดยอัตโนมัติ
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติผ่าน OneDrive
- คลิก ไอคอน OneDriveในแถบงานของคุณ (ไอคอนที่ดูเหมือนเมฆ)
- เลือกวิธีใช้ & การตั้งค่า
- เลือกการตั้งค่า > การสำรองข้อมูล > จัดการข้อมูลสำรอง หน้าจอใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสำรองข้อมูล
- เลือก โฟลเดอร์ เอกสารเพื่อสำรองเอกสาร Word
- เลือกโฟลเดอร์อื่นๆ ที่คุณต้องการสำรองข้อมูล แล้วเลือกเริ่มการสำรองข้อมูล ไฟล์ที่มีอยู่ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ผ่านOneDrive อาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์
OneDrive จะซิงค์ไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำงาน แม้ว่าคุณจะเคยชินกับการกดCTRL + Sเพื่อบันทึกความคืบหน้าของคุณขณะที่คุณทำงานกับเอกสาร แต่ OneDrive จะอัปโหลดเอกสารเวอร์ชันล่าสุดไปยังระบบคลาวด์ เป็นระยะ
บันทึกเอกสาร Word ใหม่ลงในโฟลเดอร์ Documentsมิฉะนั้นจะไม่สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ
คุณสามารถตรวจสอบสถานะของการซิงค์ได้โดยวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือไอคอน OneDrive ในแถบงาน จะแสดงความคืบหน้าปัจจุบันของการอัปโหลดและเวลาที่คุณต้องการสำหรับการสำรองข้อมูลเริ่มต้น
OneDrive จัดระเบียบไฟล์อย่างไร
ตามค่าเริ่มต้น OneDrive จะแสดงไฟล์ใน File Explorer ถ้าคุณมีบัญชี OneDrive มากกว่าหนึ่งบัญชี ลักษณะที่ปรากฏของไฟล์จะแตกต่างกันเล็กน้อย
- หลังจากที่คุณลงชื่อเข้าใช้ OneDrive และตั้งค่าการสำรองข้อมูลแล้ว คุณจะพบไฟล์ของคุณใน File Explorer ภายใน Windows
- คลิก ไอคอน File Explorerจากนั้นเลือกOneDriveจากรายการทางด้านซ้าย คุณจะสามารถเห็นทุกเอกสาร รูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ที่คุณสำรองจากพีซีของคุณใน OneDrive
- ถ้าคุณใช้บัญชี OneDrive 2 บัญชีแยกกัน และเข้าถึงทั้งสองบัญชีในเครื่องเดียว ไฟล์จะปรากฏขึ้นพร้อมกับรูปแบบการตั้งชื่อที่แตกต่างกัน
- คุณจะพบไฟล์ส่วนบุคคลทั้งหมดของคุณภายใต้OneDrive — ส่วนบุคคล
- ไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดสำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียนจะปรากฏภายใต้OneDrive — ชื่อบริษัท/โรงเรียน
วิธีดาวน์โหลดไฟล์จาก OneDrive
หากสิ่งเลวร้ายที่สุดเกิดขึ้นและคุณสูญเสียการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือคุณลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจและจำเป็นต้องดาวน์โหลดอีกครั้งจากระบบคลาวด์ ) ก็ทำได้ง่ายๆ
- ไปที่ OneDrive.live.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีของคุณ จากนั้นคุณจะเห็นทุกไฟล์ที่คุณบันทึกไว้ในบัญชี OneDrive ของคุณ
- เลือกไฟล์แล้วมองไปที่ด้านบนของหน้าจอ คุณจะเห็นไอคอนและคำว่าดาวน์โหลด
- คลิกที่ไอคอนนั้นเพื่อบันทึกไฟล์ไปยังเครื่องที่คุณใช้งานอยู่
- วิธีเดียวกันนี้ใช้ได้ผลหากคุณต้องการดาวน์โหลดทั้งโฟลเดอร์
OneDrive นำเสนอการป้องกันอัตโนมัติ
ฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลว คอมพิวเตอร์ถูกขโมย เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติด้วย OneDrive และใช้เวลาในการทำความเข้าใจวิธีการทำงานของโปรแกรม จากนั้นคุณจะสบายใจได้เมื่อรู้ว่าเอกสาร Word สำคัญและข้อมูลอื่นๆ ของคุณได้รับการปกป้อง