วิธีใช้การค้นหาใน Outlook เพื่อค้นหาอีเมลอย่างรวดเร็ว (2022)

ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีใช้การค้นหาใน Outlook เพื่อค้นหาอีเมลอย่างถูกต้อง เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีจำกัดเกณฑ์การค้นหาของคุณให้แคบลงเพื่อการค้นหาที่ดีขึ้นใน Outlook คุณสามารถใช้ Outlook ค้นหาคำในไฟล์แนบ ค้นหาตามขนาดอีเมล ตามวันที่ และอื่นๆ อีกมากมาย

ปัญหาอย่างหนึ่งที่ฉันมีกับ Outlook คือเวลาที่ฉันค้นหาของต่างๆ ในอดีต ฉันใช้โครงสร้างโฟลเดอร์หลายระดับเพื่อเก็บถาวรอีเมลที่ฉันต้องการจะเก็บไว้ แต่ฉันก็นึกขึ้นได้ว่ากำลังจัดระเบียบ เช่น ในสมัยก่อน เช่น ตู้เก็บเอกสาร มีลิ้นชักหลายแบบไม่ใช่แบบที่ควรใช้ จากนั้นฉันก็เริ่มใช้ outlook บางอย่าง แต่มันก็ไม่ได้ผลตามที่ฉันต้องการ ฉันจะได้ผลลัพธ์หลายร้อยรายการกลับมา ซึ่งฉันพยายามกรองด้วยสายตา คุณสามารถจินตนาการถึงความคับข้องใจที่นั่นได้ ในบางจุด. ฉันรู้ดีว่ามีอะไรให้ค้นหามากกว่าแค่วางคำลงในช่องค้นหาแล้วกด Enter เขาสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง คุณเพียงแค่ต้องรู้วิธีการถามอย่างถูกวิธี

วิธีการใช้การค้นหาใน Outlook?

• Microsoft ได้อัปเดตฟังก์ชันการค้นหาในปี 2019 สำหรับ Office 365 ขณะนี้การค้นหาเร็วขึ้นและการค้นหาตัวเองถูกย้ายไปที่ด้านบนสุดของ Outlook ไปยังแถบชื่อเรื่อง ตอนนี้ก็เหมือนกันสำหรับแอปเดสก์ท็อปและ Outlook สำหรับเว็บเพื่อใช้การค้นหา

• เพียงคลิกภายในการค้นหาด้วยเมาส์ของคุณหรือใช้ปุ่มลัดAlt + QหรือControl + E การดำเนินการนี้จะเปิดดรอปดาวน์โดยที่ Outlook จะให้คำแนะนำส่วนบุคคลตามกิจกรรมล่าสุดของคุณ
• ฉันไม่พบว่ามีประโยชน์เป็นพิเศษ แต่ในกรณีที่คุณต้องการค้นหาซ้ำ สิ่งนี้อาจมีประโยชน์สำหรับคุณ
• สมัยก่อนผมพิมพ์คำค้นหาแล้วได้ผลลัพธ์กลับมาหลายร้อยรายการ แต่นั่นก็เหมือนกับการขับรถเกียร์หนึ่งเท่านั้น มันจะใช้เวลาตลอดไปเพื่อไปที่ไหนก็ได้
• คุณสามารถใช้การค้นหา การค้นหาทันที และการค้นหาล่วงหน้าได้สองวิธี ฉันจะแสดงให้คุณเห็นทั้งสอง

ค้นหาทันทีใน Microsoft Outlook

เริ่มต้นด้วยการค้นหาทันที สมมติว่าฉันกำลังมองหาบางอย่างด้วยการทดสอบคำหลัก ฉันแค่พิมพ์ลงในช่องค้นหา กด Enter และรับผลลัพธ์ทั้งหมด หากต้องการจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลง ฉันสามารถไปที่แท็บค้นหาพร้อมปุ่มเพิ่มเติม

ฉันปรับแต่งการค้นหาได้ทีละขั้น คุณสามารถจำกัดหรือขยายขอบเขตการค้นหาของคุณได้ คุณสามารถค้นหาฟิลด์ด้านล่าง

• กล่องจดหมายปัจจุบัน – ค่าเริ่มต้นคือกล่องจดหมาย ฉันจะแสดงให้คุณเห็นในภายหลังว่าคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นได้อย่างไรหากต้องการ
• กล่องจดหมายทั้งหมด – หากคุณมีบัญชีมากกว่านี้ คุณอาจต้องการขยายการค้นหาของคุณไปยังกล่องจดหมายทั้งหมด
• โฟลเดอร์ปัจจุบัน – อีกทางเลือกหนึ่งในการจำกัดการค้นหาของคุณคือการจำกัดให้เหลือเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันเท่านั้น ซึ่งหมายความว่ากล่องขาเข้าไม่รวมโฟลเดอร์ย่อย
• โฟลเดอร์ย่อย – หากคุณเลือกโฟลเดอร์ย่อย คุณจะรวมกล่องจดหมายเข้าและทุกโฟลเดอร์ที่อยู่ด้านล่าง
• รายการ Outlook ทั้งหมด – รายการ Outlook ทั้งหมดกว้างที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ มันจะค้นหาในเมลบ็อกซ์ทั้งหมด ไม่ใช่แค่ในเมล แต่ยังรวมถึงในปฏิทินและผู้ติดต่อของคุณด้วย
• รวมรายการที่ถูกลบ – ภายใต้ผลลัพธ์ คุณจะได้รับตัวเลือกให้รวมรายการที่ถูกลบในการค้นหาของคุณ การทำเช่นนี้อาจทำให้ผลลัพธ์ของคุณสูงเกินจริงได้ ฉันไม่แนะนำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบแยกกันได้เสมอ
• รวมผลลัพธ์ที่เก่ากว่า – หากการค้นหาของคุณส่งคืนสิ่งที่คุณกำลังมองหา คุณสามารถเลือกรวมผลลัพธ์ที่เก่ากว่าได้
• จาก – การค้นหาของคุณอาจใช้เวลานานกว่านี้ คุณจะต้องจำกัดผลการค้นหาให้แคบลงจริงๆ ข้อความที่ฉันกำลังมองหาคือสำหรับฉัน ฉันสามารถคลิกจากและพิมพ์ชื่อผู้ส่งแล้วกด Enter ด้วยวิธีนี้ มันค้นหาทุกอย่างด้วยคำสำคัญ Excel บวกกับที่ผู้ใช้คือผู้ส่ง
• เรื่อง – ฉันสามารถคลิกที่เรื่องและเพิ่มในการค้นหาของฉัน
• มีไฟล์แนบ – ฉันรู้ว่าข้อความมีสิ่งที่แนบมา ดังนั้นฉันจึงเลือกมีสิ่งที่แนบมา และบางทีฉันอาจรู้ด้วยว่าหลักสูตรคำว่ารวมอยู่ในบรรทัดเรื่อง
• จัด หมวดหมู่ – หากคุณจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณ คุณสามารถจำกัดผลลัพธ์ไว้เฉพาะบางหมวดหมู่ด้วยเมนูดร็อปดาวน์นี้ หรือจะส่งถึงคุณเพื่อค้นหาโดยผู้รับ
• ตั้งค่าสถานะ – คุณสามารถค้นหาอีเมลที่คุณตั้งค่าสถานะได้
• สำคัญ – คุณสามารถค้นหาอีเมลที่คุณทำเครื่องหมายว่าสำคัญได้ ตัวเลือกเหล่านี้ช่วยให้คุณพบสิ่งที่ต้องการได้อย่างแท้จริง

การค้นหาขั้นสูงใน Microsoft Outlook

• วิธีที่สองคือการใช้การค้นหาขั้นสูง วิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่า และจะทำให้คุณมีตัวเลือกมากขึ้น แทนที่จะจำกัดการค้นหาให้แคบลงตามลำดับเหมือนที่เราทำในการค้นหาทันที คุณสามารถทำได้ทั้งหมดในที่เดียว
• ในการรับมัน ให้คลิกภายในช่องค้นหา จากนั้นคลิกดรอปดาวน์ซึ่งจะเปิดดรอปดาวน์พร้อมช่องค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

• คุณสามารถกำหนดตำแหน่งที่จะค้นหาได้หากสิ่งที่คุณกำลังมองหามีไฟล์แนบหรือไม่
• โดยพื้นฐานแล้ว ตัวเลือกการค้นหาทั้งหมดที่เราเห็นในแท็บการค้นหา คุณสามารถค้นหาได้ที่นี่ และคุณยังมีตัวเลือกเพิ่มเติมอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อมีไฟล์แนบ คุณสามารถค้นหาคีย์เวิร์ดที่คุณรู้ว่าอยู่ในไฟล์แนบของข้อความได้โดยตรง
• สมมติว่า ฉันรู้ว่าข้อความที่กำลังมองหามีไฟล์แนบที่มีคำว่าSet 1 ฉันใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูดเพราะฉันต้องการวลีที่ตรงกันทุกประการ เราจะครอบคลุมไวยากรณ์การค้นหาในตอนท้ายของบทความ ดังนั้นอยู่กับฉัน

• ที่สวยเย็น นอกจากนี้ คุณยังไม่จำกัดเฉพาะช่องค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เราเห็นในรายการแบบเลื่อนลง กลับไปที่การค้นหาขั้นสูงและสังเกตปุ่มที่มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่มุม

• เราไปที่ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงซึ่งเราสามารถเปิดใช้งานช่องค้นหาเพิ่มเติมได้ สมมติว่าฉันต้องการตัวเลือกในการค้นหาผู้รับใน BCC โดยเฉพาะ ทำเครื่องหมายที่ช่อง BCC แล้วคลิกสมัคร ตอนนี้เราพร้อมสำหรับการค้นหาแล้ว จำตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้ไว้ เมื่อใดก็ตามที่คุณไม่พบฟิลด์ คุณต้องจำกัดผลลัพธ์ของคุณไว้จนถึงตอนนี้

การตั้งค่าและการทำดัชนีสำหรับการค้นหาใน Outlook

• มาพูดถึงตัวเลือกและการจัดทำดัชนีกัน เช่นเคย สำหรับผลิตภัณฑ์สำนักงาน มีตัวเลือกการใช้งานมาตรฐานบางอย่างที่เราควรสำรวจ
• ไปที่ไฟล์และเลือกตัวเลือกแล้วเลือกค้นหา ภายใต้ผลลัพธ์ คุณสามารถกำหนดโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการค้นหาทันที ตัวเลือกที่สอง คุณสามารถเลือกที่จะรวมรายการที่ถูกลบเมื่อคุณกำลังค้นหาในทุกรายการ โดยทั่วไปแล้ว ฉันไม่เปิดใช้งานสิ่งนั้น คุณยังสามารถเปลี่ยนสีไฮไลท์ได้ นั่นคือสีที่ใช้เน้นข้อความค้นหาในผลลัพธ์ด้านบน

• เรายังมีตัวเลือกการจัดทำดัชนี นี่เป็นหัวข้อสำคัญเมื่อต้องค้นหา การจัดทำดัชนีช่วยให้คุณได้ผลการค้นหาเร็วขึ้น
• ไม่เพียงแค่เกี่ยวข้องกับการค้นหา Outlook แต่การค้นหาใดๆ ที่คุณทำใน Windows โดยพื้นฐานแล้ว การทำดัชนีจะดำเนินการผ่านไฟล์ ข้อความ และเนื้อหาอื่นๆ ในพีซีของคุณ เป็นการลงรายการข้อมูล
• เมื่อการค้นหาของ Outlook ไม่พบสิ่งที่คุณกำลังมองหาหรือเพียงแค่ให้ผลลัพธ์ที่ไม่สมบูรณ์ การทำดัชนีจึงทำงานไม่ถูกต้อง

• มีมากขึ้นในการจัดทำดัชนีแต่สองสิ่งสำคัญที่ต้องจำ เมื่อเราคลิกที่ตัวเลือกการสร้างดัชนี คุณจะได้รับสถานะปัจจุบัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดทำดัชนีเสร็จสมบูรณ์ ข้อที่สอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวม Outlook ไว้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำดัชนี ภายใต้การจัดทำดัชนีตำแหน่งเหล่านี้ คุณควรเห็น Microsoft Outlook ถ้าไม่เลือกแก้ไขและคลิกเพื่อเปิดใช้งานเป็นทางเลือกสุดท้าย

• หากคุณยังคงประสบปัญหากับผลการค้นหาที่แม่นยำหรือการจัดทำดัชนีไม่เสร็จสิ้น คุณอาจต้องสร้างแค็ตตาล็อกการค้นหาใหม่ การดำเนินการนี้จะเริ่มต้นการสร้างดัชนีของไฟล์ข้อมูลของคุณใหม่

ไวยากรณ์การค้นหาและตัวดำเนินการของ Outlook

• สุดท้าย เรามาพูดถึงรูปแบบการค้นหากัน ตอนนี้เราเข้าใจเทคนิคของการค้นหา Outlook แล้ว มาพูดถึงพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับไวยากรณ์การค้นหากัน
• การค้นหา Outlook ใช้การจับคู่คำนำหน้า หากคุณพิมพ์plusในช่องค้นหา ระบบจะค้นหาข้อความที่มี plus pluses และ plushie แต่ไม่ใช่ excel plus หรือ surplus นอกจากนี้ยังไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ ดังนั้นจะพบเครื่องหมายบวกในกรณีที่เหมาะสมและบวกในกรณีอื่นๆ

• เราได้เห็นแล้วว่าถ้าคุณต้องการค้นหาวลีที่แน่นอนเช่นชุดที่ 1 คุณต้องใส่เครื่องหมายคำพูด ถ้าคุณไม่ทำ มันจะส่งคืนรูปแบบทั้งหมด
• คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการเชิงตรรกะ เช่น และ หรือ และไม่ใช่ในการค้นหาของคุณ แต่คุณต้องใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอย่างเช่น หากคุณค้นหา Leelah และ Garani ระบบจะแสดงรายการที่มีทั้ง Lillah และ Karijini แต่ไม่จำเป็น ตามลำดับนั้น Lillah หรือ Garani จะค้นหารายการที่มี Lailah, Leyla's Garani หรือตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กผสมกัน Lillah not Kirani จะพบสิ่งของทั้งหมดที่มี Lillah ที่ไม่มีคำว่า Garani

• คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ เช่น มากกว่าหรือเล็กกว่าขนาด ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์ขนาดข้อความ ให้ใส่เครื่องหมายทวิภาคและเครื่องหมายมากกว่า 5 MB ในช่องค้นหา มันจะส่งคืนสินค้าที่มีขนาดใหญ่กว่าห้าเมกะไบต์

• สวยเย็นใช่มั้ย? ถ้าฉันใช้ไวยากรณ์ที่ได้รับมากกว่าที่ใส่ในวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2021 มันจะส่งคืนอีเมลทั้งหมดที่ได้รับหลังวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2021

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไวยากรณ์การค้นหาและตัวดำเนินการ ไปที่เว็บไซต์Microsoft

นั่นคือวิธีที่คุณสามารถใช้การค้นหาใน Outlook เพื่อค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็ว

อ่านเพิ่มเติม : ภาพรวมของกล่องจดหมายเก็บถาวร Office 365

ตอนนี้ถึงตาคุณแล้ว:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง