วิธีใช้การเปรียบเทียบและรวมเอกสารใน Word

Word มีฟีเจอร์ที่มี ประโยชน์จริงๆ สองอย่างที่แทบจะไม่มีใครเคยใช้เลย: เปรียบเทียบเอกสารและรวมเอกสาร ตามชื่อที่บอกเป็นนัย ฟีเจอร์นี้ให้คุณเปรียบเทียบเอกสาร Word สองชุดกับเอกสารอื่นหรือรวมเอกสารทั้งสองเข้าด้วยกัน

ดังนั้นเมื่อใดที่คุณจำเป็นต้องใช้สิ่งนี้ ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณคงมีเรซูเม่ 20 เวอร์ชันที่บันทึกไว้ในตำแหน่งต่างๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา บางครั้งฉันแก้ไขเรซูเม่เล็กน้อยสำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่งเพื่อเน้นทักษะเฉพาะ หรือบางครั้งฉันก็เพิ่มข้อมูลและเพิ่งบันทึกสำเนาใหม่

อย่างไรก็ตาม จะเป็นการดีหากได้เห็นความแตกต่างระหว่างเรซูเม่ล่าสุดกับเรซูเม่เก่าอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่ามีบางอย่างที่ฉันควรเพิ่มในเรซูเม่ล่าสุดหรืออาจลบออก ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งสองนี้เพื่อค้นหาความแตกต่างระหว่างเอกสารสองฉบับอย่างรวดเร็วและรวมเข้าด้วยกันได้อย่างไรหากต้องการ

เปรียบเทียบและรวมเอกสาร

ในตัวอย่างของฉัน ฉันต้องการดูความแตกต่างระหว่างเรซูเม่เก่าของฉันที่เขียนในปี 2007 และเรซูเม่ล่าสุดที่อัปเดตในปี 2013 ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Word คลิกที่แท็บ รีวิว จากนั้นคลิกที่เปรียบเทียบ

สิ่งนี้จะแสดง กล่องโต้ตอบ เปรียบเทียบเอกสารซึ่งคุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข

ที่ด้านล่าง คุณจะเห็นการตั้งค่าการเปรียบเทียบจำนวนมาก ซึ่งคุณไม่ต้องเลือกทั้งหมดก็ได้ ตามค่าเริ่มต้น มันจะแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารใหม่ด้วย ซึ่งดีกว่าการยุ่งกับเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารที่แก้ไข

เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับส่วนต่างๆ ที่แตกต่างกัน: รายการแก้ไขแบบเลื่อนได้ที่ด้านซ้ายสุด เอกสารรวมที่แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตรงกลาง และเอกสารต้นฉบับสองฉบับทางด้านขวา มาดูกันดีกว่าในแต่ละส่วน

อย่างที่คุณเห็นที่นี่ ฉันได้ลบบางอย่างและแทรกข้อความอีกสองสามบรรทัด หากคุณดับเบิลคลิกที่หัวเรื่องใด ๆ ( Aseem Kishore InsertedหรือAseem Kishore Deleted ) เคอร์เซอร์จะย้ายไปยังตำแหน่งนั้นในเอกสาร

ที่ตรงกลาง คุณจะเห็นการแก้ไขเหล่านี้ในสีต่างๆ ตามค่าเริ่มต้น สิ่งใดก็ตามที่มีการขีดฆ่าคือสิ่งที่ถูกลบ และสิ่งใดที่เป็นสีแดงและขีดเส้นใต้คือสิ่งที่ถูกเพิ่มลงในเอกสารที่แก้ไข ทุกสิ่งที่เป็นสีเขียวถูกย้ายไปรอบๆ สถานที่ที่มันถูกย้ายจากจะเป็นสีเขียวขีดทับสองครั้ง และสถานที่ที่ถูกย้ายไปจะเป็นสีเขียวขีดเส้นใต้สองครั้งดังที่แสดงไว้ที่นี่:

สุดท้าย ทางด้านขวามือ คุณจะเห็นเอกสารต้นฉบับที่ด้านบนและเอกสารที่แก้ไขแล้วด้านล่าง ขณะที่คุณเลื่อนเอกสารด้านบน เอกสารด้านล่างจะเลื่อนตามเพื่อให้ซิงค์กัน คุณสามารถเลื่อนหน้าจอด้านล่างโดยไม่ขึ้นกับหน้าจอด้านบนได้

นอกจากมุมมองนี้แล้ว คุณยังสามารถลบทั้งเอกสารต้นฉบับออกจากบานหน้าต่างด้านขวาและแสดงบอลลูนแทนเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย เพื่อดูว่าฉันหมายถึงอะไร ไปข้างหน้าและคลิกที่ ปุ่ม เปรียบเทียบอีกครั้ง จากนั้นที่แสดงเอกสารต้นฉบับและสุดท้ายคลิกที่ซ่อนเอกสารต้นฉบับ

ตอนนี้คลิกที่ปุ่มแสดงมาร์กอัป ภายใต้ การติดตามและคลิกที่บอลลูนจากนั้นแสดงการแก้ไขในบอลลูน

ที่ด้านขวาของเอกสาร ตอนนี้คุณจะเห็นการแก้ไขทั้งหมดที่มีบรรทัดที่มาจากเอกสาร การทำเช่นนี้จะทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ง่ายขึ้นหากคุณมีจำนวนมาก

โปรดทราบว่าหากคุณต้องการเห็นความแตกต่างระหว่างเอกสาร คุณไม่ต้องทำอะไรอีก หากคุณต้องการสร้างเอกสารขั้นสุดท้ายจากเอกสารทั้งสองนี้ คุณสามารถคลิกขวาที่การ เปลี่ยนแปลงใดๆ แล้วเลือกยอมรับหรือปฏิเสธ

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเอกสารใหม่พร้อมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำ การรวมเอกสารนั้นค่อนข้างเหมือนกับการเปรียบเทียบทุกประการ หากคุณเลือก รวม คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบเดียวกันกับที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข

เมื่อคุณทำแล้ว คุณจะได้เลย์เอาต์เหมือนเดิมโดยที่คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงที่รวมกันอยู่ตรงกลาง อีกครั้ง ข้อความขีดทับจะถูกลบ เพิ่มข้อความขีดเส้นใต้สีแดง และย้ายข้อความสีเขียว เพียงคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการแล้วเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้บันทึกเอกสารที่รวมกันใหม่

โดยรวมแล้ว สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณมีเอกสารฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชัน หรือเมื่อมีคนหลายคนแก้ไขเอกสาร Word ฉบับเดียว แล้วคุณก็ต้องรวมเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกันเป็นฉบับเดียว หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!