วิธีใช้ MailTips บน Microsoft Outlook

อีเมลที่ผิดพลาดอาจมีผลที่ตามมาที่น่าอับอายและมีค่าใช้จ่ายสูง เพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดของอีเมล Microsoft ได้ใช้ Outlook MailTips ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตั้งค่า MailTips ที่จะเรียกการแจ้งเตือนเมื่อคุณกดปุ่มตอบกลับทั้งหมด เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะใช้เวลาสองสามนาทีและอ่านอีเมลของคุณซ้ำก่อนที่จะส่งไปยังรายชื่อผู้รับจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

หากคุณไม่เคยใช้ MailTips มาก่อน คุณมาถูกที่แล้ว ในคู่มือฉบับย่อนี้ เราจะแสดงวิธีใช้ MailTips ใน Outlook

คุณตั้งค่า MailTips อย่างไร?

โปรดทราบว่าคุณลักษณะนี้ต้องใช้บัญชี Microsoft Exchange Server กล่าวคือ คุณลักษณะนี้มีให้เฉพาะในบัญชีอีเมลที่จัดการโดยองค์กรเท่านั้น ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณต้องเปิดใช้งาน MailTips ในบัญชีของคุณ มิฉะนั้น ตัวเลือกจะไม่สามารถใช้ได้สำหรับคุณ ในเวลาเดียวกัน ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณสามารถบังคับใช้การตั้งค่า MailTips เฉพาะในบัญชีผู้ใช้ได้

MailTips เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นใน Outlook หากคุณต้องการที่จะปิดตัวเลือกหรือปรับแต่งการตั้งค่าของการเปิดตัวของ Outlook ไปที่ไฟล์เลือกตัวเลือกและจากนั้นคลิกที่จดหมาย

ไปที่MailTipsและคลิกที่ตัวเลือก MailTips เลือกบัญชีของคุณ และเลือกการดำเนินการที่คุณต้องการกระตุ้นการแจ้งเตือน MailTips

หากคุณต้องการที่จะปิดการใช้งาน MailTips, ติ๊กไม่เคยแสดงผล MailTipsช่องทำเครื่องหมาย

MailTips ทำงานอย่างไร

เมื่อเปิดใช้งาน MailTips แล้ว Outlook จะแสดงข้อความต่างๆ ในขณะที่คุณกำลังเขียนข้อความ Exchange จะวิเคราะห์เนื้อหาของอีเมลที่คุณกำลังเขียน หากตรวจพบปัญหา Outlook จะแจ้งให้คุณทราบเพื่อให้คุณปรับเปลี่ยนข้อความเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอับอาย ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้รับไม่อยู่ที่สำนักงานและคุณขอให้พวกเขาตอบกลับอย่างเร่งด่วน MailTips จะแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาไม่สามารถทำได้

ตัวอย่างอื่นๆ ของสถานการณ์ที่อาจกระตุ้น MailTips ได้แก่:

• กล่องจดหมายของผู้รับเต็ม
• ที่อยู่อีเมลของผู้รับถูกปิดใช้งานชั่วคราวหรือถูกลบอย่างถาวร
• อีเมลของคุณละเมิดนโยบายหรือข้อจำกัดขององค์กรของคุณ
• คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ติดต่อผู้รับหรือส่งอีเมลไปยังผู้รับภายนอก
• กล่องจดหมายของผู้รับถูกตรวจสอบ ซึ่งหมายความว่าต้องมีการอนุมัติข้อความ

ข้อ จำกัด MailTips

• ตัวเลือกนี้ไม่สามารถใช้ได้ในโหมดออฟไลน์
• ถ้ารายชื่อผู้รับของคุณมีผู้รับมากกว่า 200 ราย MailTips จะไม่ประเมินกล่องจดหมายแต่ละกล่อง

บทสรุป

MailTips เป็นคุณลักษณะ Outlook ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอับอาย เช่น การส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากอีเมลของคุณละเมิดนโยบายขององค์กร MailTips จะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว คุณวางแผนที่จะใช้ MailTips บน Outlook หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง