เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับการจัดระเบียบอีเมล: ใช้เทคนิคที่พิสูจน์แล้วเหล่านี้ในปี 2022

วันนี้ ผมจะแสดงเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบอีเมลใน Outlook

• พนักงานเต็มเวลาโดยเฉลี่ยในอเมริกาได้รับอีเมลประมาณ 120 ฉบับต่อวัน และใช้เวลาประมาณ 28 เปอร์เซ็นต์ของวันทำการในการอ่านและตอบอีเมล มีเวลามาก ไม่น่าแปลกใจเลยที่เรากำลังเครียด ผ่านอีเมลจำนวนมากที่ไม่มีวันสิ้นสุด และยังต้องทำงานจริงให้เสร็จ
• ถึงเวลาที่จะกล่าวถึงเคล็ดลับและเทคนิคบางอย่างเพื่อให้คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้ หากคุณศึกษาหัวข้อนี้ คุณจะพบกับกลยุทธ์ต่างๆ ในการจัดการกับอีเมล ตัวอย่างเช่น มีกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ เป็นกลยุทธ์ที่เป้าหมายคือทำให้กล่องจดหมายของคุณว่างเปล่า 100 เปอร์เซ็นต์เสมอ
• ในอีกด้านของสเปกตรัม มีผู้คนจำนวนมากที่มีอีเมลนับพันในกล่องจดหมายของพวกเขาและมีความสุขอย่างยิ่ง พวกเขาใช้เครื่องมือการตั้งค่าสถานะและเครื่องมือค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ
• ทีนี้ ความสุดโต่งเหล่านี้ไม่ได้ผลสำหรับฉัน พวกเขาทั้งสองทำให้ฉันกังวล ฉันได้ลองทั้งสองรุ่น ถ้าฉันใช้เวลาทั้งวันเพื่อให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายของฉันสะอาด 100 เปอร์เซ็นต์ ฉันจะไม่ทำงานจริงมากนักเพราะฉันฟุ้งซ่าน ถ้าฉันพลาดไปวันหรือสองวัน ฉันจะไปสู่อีกขั้นที่ปล่อยให้ทุกอย่างกองพะเนินเทินทึกและติดตามไม่ได้เพราะอีเมลแต่ละฉบับสำหรับฉันเป็นเหมือนการทดสอบที่ต้องทำให้เสร็จ
• เมื่อฉันต้องเลื่อนดูกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยข้อความมากมายรอฉันอยู่ ฉันก็รู้สึกเครียด ฉันไม่ต้องการเข้าไปในกล่องนั้นอีกต่อไป สิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับฉันและสิ่งที่ฉันแนะนำ หากคุณต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและลดความวิตกกังวลคือการใช้ระบบที่ใช้แนวคิดจากทั้งสองกลยุทธ์
• ฉันจะแสดงคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมบางอย่างใน Microsoft Outlook ซึ่งสามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้อีเมลได้อย่างมาก

พัฒนากิจวัตรอีเมล

• แม้ว่าคนทั่วไปจะเชื่อกัน แต่สมองของเราก็ทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ไม่ดี อันที่จริง การวิจัยพบว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นลดประสิทธิภาพการทำงานลง ดังนั้น ให้หยุดตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณอยู่เสมอ เพราะเมื่อคุณอยู่ระหว่างดำเนินการบางอย่างให้เสร็จ อาจต้องใช้เวลาสักระยะกว่าจะกลับมาดำเนินการได้
• หลังจากตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณแล้ว นาทีเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และทำให้รู้สึกหงุดหงิดที่ต้องเริ่มงานใหม่หลายครั้งอย่างต่อเนื่อง
• ฉันรู้ว่ามันอาจเป็นไปไม่ได้สำหรับทุกคน แต่สำหรับงานส่วนใหญ่ จำเป็นสำหรับการตอบกลับอีเมลทันทีหรือไม่ แนะนำให้อุทิศให้กับอีเมลของคุณ เช่น ทุกชั่วโมงสิบนาที เพียงจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญที่สุด เมื่อเสร็จแล้ว ให้ปิดกล่องจดหมายและมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปิดการแจ้งเตือนของ Windows เพื่อไม่ให้ป๊อปอัปปรากฏขึ้นตลอดเวลา

วิธีปิดการแจ้งเตือน:

• เลือก  ปุ่ม เริ่มต้น   แล้วเลือก  การ ตั้งค่า ไปที่  ระบบ  >  การแจ้งเตือนและการดำเนินการ
• การดำเนินการนี้จะนำคุณไปสู่การแจ้งเตือนและการดำเนินการ เมื่อเลื่อนลงมา คุณจะเห็นแอปต่างๆ ที่เปิดการแจ้งเตือนไว้ ปิด Outlook อย่างแน่นอน แต่ให้ตรวจสอบแอพอื่น ๆ เพื่อดูว่าคุณจำเป็นต้องได้รับป๊อปอัปสำหรับแอปเหล่านี้หรือไม่

• ถ้าคุณไม่สามารถปิด Outlook ได้ในระหว่างเวลาว่างของอีเมลเนื่องจากคุณจำเป็นต้องทำงานอื่นๆ ให้เสร็จ ให้เปลี่ยนไปใช้โหมดออฟไลน์ หากต้องการเปลี่ยนเป็นออฟไลน์ ให้ไปที่ส่ง/รับที่ด้านบนแล้วคลิกทำงานออฟไลน์ในแถบสถานะ

• คุณยังสามารถดูได้ว่าคุณกำลังออฟไลน์อยู่

• เมื่อถึงเวลาตรวจสอบอีเมลอีกครั้ง เพียงคลิกทำงานแบบออฟไลน์อีกครั้ง แล้วกล่องจดหมายจะอัปเดตหมายเลขเพื่อสร้างระบบโฟลเดอร์ที่เหมาะกับคุณ

ใช้ระบบโฟลเดอร์ตามการดำเนินการ

• มาพูดถึงการยื่นและเก็บอีเมลกัน ในอดีต ฉันได้สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์หลายระดับที่ซับซ้อนสำหรับหัวข้อต่างๆ เพื่อเก็บถาวรอีเมลที่ฉันต้องการเก็บไว้ มันใช้งานได้ดีในตอนเริ่มต้น แต่ฉันยังคงเพิ่มหัวข้อและรายการก็ยาวขึ้นเรื่อย ๆ
• ฉันใช้เวลาตัดสินใจว่าควรย้ายโฟลเดอร์ใดและส่งอีเมลถึงผู้นำ เมื่อฉันมองหาบางสิ่งอยู่บ่อยครั้ง ฉันไม่แน่ใจอีกต่อไปแล้วว่าฉันวางมันไว้ที่ไหน และสุดท้ายฉันก็เสียเวลาค้นหามันจนทำให้จุดประสงค์เสียไป
• ตอนนี้ฉันใช้โครงสร้างโฟลเดอร์แบบแอคชั่นมากกว่า และพยายามเก็บไว้ในระบบธรรมดาที่มีเพียงไม่กี่โฟลเดอร์ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถตั้งค่าได้อย่างไร
• กฎสำคัญอีกข้อหนึ่งคือหลีกเลี่ยงการอ่านอีเมลซ้ำ นั่นเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ฉันไม่ชอบกล่องจดหมายที่ล้น เพราะถ้าคุณเก็บทุกอย่างไว้ในกล่องจดหมาย คุณจะอ่านอีเมลซ้ำหลายครั้ง
• นี่คือสิ่งที่ฉันทำเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนั้น ครั้งแรกที่ฉันอ่านอีเมล ฉันตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลนั้น ถ้ามันเป็นสิ่งที่ผมสามารถทำได้ทันที ผมก็จะทำ เช่น ถ้าบัญชีต้องการใบเสร็จ ลืมส่ง ฉันส่งมันทันที
• โดยพื้นฐานแล้ว อะไรก็ตามที่ฉันสามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที ฉันจะทำมันให้เสร็จ เมื่อฉันตอบอีเมลเสร็จแล้ว ฉันตัดสินใจว่าจะเป็นสิ่งที่อาจต้องย้อนกลับไปดูในอนาคตหรือไม่ หรืออาจเป็นสิ่งที่ฉันต้องเก็บไว้ด้วยเหตุผลทางกฎหมายหรือภาษี ถ้าเป็นเช่นนั้น ฉันจะเก็บถาวรอีเมลโดยคลิกที่เก็บถาวรที่ด้านบน

• การดำเนินการนี้จะย้ายอีเมลออกจากกล่องจดหมายของฉันไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ทีหลังถ้าต้องกลับก็สามารถใช้การค้นหาเพื่อค้นหาได้
• ถ้ามันเป็นสิ่งที่ไม่ต้องการแล้ว ฉันก็ลบมันทิ้งไป แทนที่จะเก็บถาวร ฉันคลิกลบ การดำเนินการนี้จะย้ายอีเมลออกจากกล่องจดหมายของฉันไปยังรายการที่ถูกลบ
• ฉันล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเป็นประจำ ดังนั้นจึงไม่ใช้พื้นที่จัดเก็บที่ไม่จำเป็น นั่นคือสิ่งที่ฉันทำกับอีเมลที่ฉันรู้ว่าจะกรอกและจัดเก็บได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นจึงเก็บถาวรหรือลบ
• เช่นเดียวกันกับอีเมลที่ไม่ต้องดำเนินการใดๆ อย่างชัดเจน ฉันตัดสินใจว่าต้องการเก็บข้อความหรือย้ายไปที่ถังขยะทันที
• คุณจะทำอย่างไรเมื่อเจอข้อความที่คุณไม่สามารถตอบได้ในทันที อาจต้องสร้างรายงานหรือตรวจสอบกับคนอื่นหรืออะไรก็ตามที่ใช้เวลานานกว่าสองสามนาที นี่คือที่ที่โฟลเดอร์การดำเนินการของฉันเข้ามา หากหลังจากอ่านอีเมลแล้ว ฉันรู้ว่าต้องใช้เวลามากกว่านี้ ฉันจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ฉันสร้างขึ้น

• ในการสร้างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่เมลบ็อกซ์ของคุณแล้วเลือกโฟลเดอร์ใหม่ ตั้งชื่อและกด Enter
• นอกจากนี้ยังใช้ได้กับโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในกรณีที่คุณต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อย ในกรณีของฉัน ฉันมีโฟลเดอร์ชื่อ Action Required
• คุณยังสามารถลากและวางเพื่อให้โฟลเดอร์ของคุณอยู่ในลำดับที่คุณต้องการ ดังนั้นเมื่อเจออีเมล จะไม่สามารถลบหรือตอบได้ทันที
• ฉันใช้ขั้นตอนด่วนเพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์การดำเนินการเพื่อตั้งค่าขั้นตอนด่วน เพียงคลิกขวาที่ข้อความ เลือกขั้นตอนด่วน จากนั้นเลือกขั้นตอนด่วนใหม่ จากนั้นย้ายไปยังโฟลเดอร์

• ให้ชื่อและการกระทำของพวกเขา เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความในรายการดรอปดาวน์ คลิก เสร็จสิ้น ที่คุณสร้างขั้นตอนด่วนโดยเน้นอีเมล

• เพียงคลิกที่ขั้นตอนด่วนบนแท็บหน้าแรก การดำเนินการนี้จะย้ายออกจากกล่องจดหมาย

• คุณยังสามารถเพิ่มทางลัดไปยังขั้นตอนด่วนของคุณได้อีกด้วย ไปที่ขั้นตอนด่วน จัดการขั้นตอนด่วน จากนั้นแก้ไข เลือกช็อตคัท คีย์ผสม และบันทึก จากนั้นใช้ช็อตคัทเพื่อจัดสรรข้อความของคุณ แต่นั่นไม่ใช่จุดสิ้นสุด เพราะไม่เช่นนั้น คุณเพิ่งสร้างโฟลเดอร์อื่นที่คุณต้องติดตาม

• คุณสามารถมอบหมายงานให้กับผู้อื่นได้ คุณสามารถส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะเสร็จสิ้น
• คุณสามารถตั้งค่าสถานะได้โดยใช้คุณลักษณะติดตามผลของ Outlook
• หากคุณไม่สามารถมอบหมายงานได้เพราะมีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้ คุณควรสร้างงานขึ้นมาใหม่ สิ่งที่ฉันทำคือกำหนดเวลาในปฏิทินของฉันเพื่อให้เสร็จ เพราะถ้าฉันไม่กำหนดเวลาก็จะไม่เกิดขึ้น
• หากต้องการกำหนดเวลา ให้สร้างการนัดหมายโดยตรงจากข้อความโดยลากข้อความไปที่ไอคอนปฏิทิน ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการนัดหมาย คุณสามารถใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการเพื่อจัดกำหนดการช่วงเวลาที่ใช้งานได้ในอีเมล ด้วยวิธีนี้ งานของฉันจึงมีโอกาสสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
• ฉันจะเพิ่มการปรับแต่งขั้นสุดท้ายให้กับสิ่งนี้ มาเปลี่ยนโฟลเดอร์เริ่มต้นเริ่มต้นใน Outlook เป็นโฟลเดอร์การดำเนินการกันเถอะ ทุกครั้งที่ Outlook เปิดขึ้น สิ่งแรกที่คุณจะเห็นคือสิ่งที่คุณต้องทำ สิ่งนี้ยอดเยี่ยมสำหรับฉันเพราะฉันถูกรบกวนโดยอีเมลอื่น ๆ และฉันอาจลืมตรวจสอบโฟลเดอร์จริงของฉัน

• เมื่อต้องการทำโฟลเดอร์เริ่มต้น ไปที่ตัวเลือกไฟล์ล่วงหน้า คุณจะเห็นการเริ่มต้นและออกจาก Outlook คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่ Outlook ใช้เป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นได้ที่นี่ เพียงคลิกที่โฟลเดอร์เรียกดูและเลือกการดำเนินการ

จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

• เห็นได้ชัดว่าวิธีที่ง่ายที่สุดในการมีกล่องจดหมายที่ชัดเจนคือการมีข้อความที่ต้องดำเนินการน้อยลง ดังนั้นยกเลิกการสมัครรับสิ่งที่คุณไม่ต้องการรับ หากคุณไม่สามารถให้ใครหยุดโจมตีคุณด้วยอีเมลได้ ให้บล็อกผู้ส่งแล้วส่งไปที่โฟลเดอร์ขยะ
• ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลจากแอปภายนอกและโซเชียลมีเดียโดยพื้นฐานแล้วทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อลดคลื่นของอีเมลขาเข้า
• ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้กฎใน Outlook ตัวอย่างเช่น ฉันสมัครรับจดหมายข่าวหลายฉบับที่ฉันสนใจแต่ฉันไม่ต้องการให้ข้อความเหล่านี้กองพะเนินในกล่องจดหมายของฉัน ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับข้อความเหล่านี้ และใช้กฎเพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติทันทีที่มาถึง ที่ง่ายมาก คลิกอีเมลจดหมายข่าวฉบับใดฉบับหนึ่งที่คุณได้รับ จากนั้นเลือกกฎเกณฑ์จากแท็บหน้าแรกแล้วสร้างกฎ
• ตอนนี้ เราต้องระบุทริกเกอร์สำหรับกฎ ซึ่งอาจเป็นผู้ส่งเฉพาะหรือคีย์เวิร์ดบางคำในบรรทัดเรื่องก็ได้
• ในกรณีของฉัน ฉันจะไปกับผู้ส่ง จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่ฉันต้องการจะย้ายไปยังโฟลเดอร์นั้น
• คุณสามารถถอนเงินที่สร้างสรรค์และซับซ้อนได้อย่างแท้จริง เพียงคลิกที่ตัวเลือกขั้นสูงเพื่อดูว่าฉันหมายถึงอะไร ในกรณีของฉัน ฉันแค่ต้องการกฎง่ายๆ ฉันจะคลิกตกลง

• เคล็ดลับสุดท้ายนี้ใช้งานได้ดีในสภาพแวดล้อมขององค์กรที่ผู้คนส่งอีเมลจำนวนมากพร้อมกับผู้รับและสำเนาเพื่อแจ้งให้ทราบ โดยปกติแล้ว อีเมลดังกล่าวจะไม่ต้องดำเนินการใดๆ ดังนั้น คุณสามารถใช้กฎเพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น เพื่อที่คุณจะได้อ่านในภายหลังได้
• อีกวิธีหนึ่งคือการกำหนดรหัสสีด้วยการเปิดนั้น คุณรู้อยู่แล้วว่าข้อความเหล่านี้ไม่ได้ส่งถึงคุณโดยตรง
• ในการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Outlook ให้ไปที่แท็บมุมมอง เลือกการตั้งค่ามุมมอง จากนั้นจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คลิกที่เพิ่มเพื่อตั้งค่ากฎใหม่ กำหนดชื่อคลิกที่ปุ่มแบบอักษร คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ลักษณะ ขนาด และสีได้
• เราต้องเพิ่มเงื่อนไข คุณยังสามารถซับซ้อนได้มาก แต่ทั้งหมดที่ฉันต้องการคือนำไปใช้กับข้อความที่ฉันคัดลอก ดังนั้นฉันจะเลือกช่องที่ฉันอยู่และจากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกในบรรทัดร่วมกับคนอื่นๆ แค่นั้นแหละ. คลิกตกลง

• ฉันจะส่งอีเมลถึงตัวเองในสำเนาลับ และตอนนี้เมื่อข้อความมาถึง ฉันรู้ทันทีว่าฉันถูกคัดลอกมาเฉพาะในอีเมลนี้ เพื่อให้คุณได้รับ

• เพื่อสรุป ให้พัฒนากิจวัตรอีเมลและหยุดตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่อง สร้างระบบโฟลเดอร์ที่เหมาะกับคุณและใช้กฎการสัมผัสเพียงครั้งเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงการอ่านอีเมลซ้ำและทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิงด้วยการใช้กฎและปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล ฉันหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้ในการจัดระเบียบอีเมลใน Outlook จะเป็นประโยชน์ในการควบคุมกล่องจดหมายของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชม เว็บไซต์ ของMicrosoft

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

กลยุทธ์ใดจากโพสต์วันนี้ที่คุณจะลองก่อน หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง