ใช้อีเมลเก็บถาวรบน Outlook เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง (2022)

วันนี้ฉันจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีใช้อีเมลที่เก็บถาวรบน Outlook เพื่อล้างกล่องจดหมายของคุณ (FAST)

เราทุกคนต่างพึ่งพาอีเมลไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่อีเมลเหล่านี้ใช้พื้นที่เมื่อกองพะเนินเทินทึก ทุกอย่างช้าลง อีเมลไม่ผ่านถึงคุณ และวันหนึ่งคุณเปิดกล่องจดหมายและคุณจะ “MAILBOX FULL กล่องจดหมายของคุณเต็ม คุณอาจไม่สามารถส่งหรือรับสินค้าได้” คุณทำงานอะไร? คุณจะล้างเมลบ็อกซ์ที่ล้นออกมาได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากรวบรวมข้อความมาหลายปี โชคดีที่มันไม่ยากเมื่อคุณรู้เคล็ดลับบางอย่างแล้ว

กำหนดขนาดกล่องจดหมาย

• เริ่มต้นด้วยการค้นหาขนาดกล่องจดหมายปัจจุบันของคุณ ในการทำเช่นนั้น เพียงคลิกที่ไฟล์ด้านบน ซึ่งจะนำคุณไปยังข้อมูลบัญชี ภายใต้การตั้งค่ากล่องจดหมาย คุณจะเห็นขนาดโดยรวม

• คุณต้องคลิกขวาที่เมลบ็อกซ์และเลือกคุณสมบัติของไฟล์ จากนั้นคลิกที่ขนาดโฟลเดอร์

• ตัวเลขที่น่าสนใจคือขนาดรวมรวมทั้งโฟลเดอร์ย่อย

• นี่คือขนาดของกล่องจดหมายของคุณในปัจจุบัน หากเกิน 5 GB คุณควรพิจารณาดำเนินการกับมัน

ลบเมลขยะ

คุณจะลดขนาดกล่องจดหมายของคุณได้อย่างไร มาดูตัวเลือกกันดีกว่า ทางเลือกหนึ่งคือใช้การล้างข้อมูลด้วยตนเอง วิธีที่ดีในการเริ่มต้นคือการล้างถังขยะเสมอ เพียงคลิกขวาที่รายการที่ถูกลบและเลือกโฟลเดอร์ว่าง มันจะลบรายการในนั้นอย่างถาวร สิ่งนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องการสิ่งของเหล่านั้นอีกต่อไป ในกรณีของฉัน ฉันแน่ใจ

ล้างรายการเก่า – การเก็บถาวรด้วยตนเอง

ขั้นตอนต่อไปคือการเก็บถาวรข้อความเก่าที่คุณอาจต้องเข้าถึงในบางจุด บ่อยครั้งที่คุณต้องเก็บของไว้หลายปีด้วยเหตุผลทางภาษีและทางกฎหมาย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการลบรายการเหล่านั้น แต่คุณก็ไม่ต้องการให้รายการเหล่านั้นกินพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณ มีไว้สำหรับเก็บถาวร การเก็บถาวรจะลบรายการเก่าออกจากกล่องจดหมาย Outlook เพื่อแยกไฟล์ข้อมูลหรือไฟล์ PST ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

• ให้ฉันแสดงให้คุณเห็นว่าคุณทำได้อย่างไร กลับไปที่ไฟล์ด้านบนและจากเมนูเครื่องมือแบบเลื่อนลง ให้เลือกล้างรายการเก่าจากกล่องโต้ตอบ

• เราจะเลือกตัวเลือกที่สองเพื่อเก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด คุณสามารถเลือกแต่ละโฟลเดอร์ได้ เช่น กล่องขาเข้าหรือรายการที่ส่ง แต่ฉันมักจะคลิกที่กล่องเมลด้านบน ซึ่งหมายความว่าจะผ่านทุกอย่าง
• การตั้งค่าหลักคือวันที่ตัดยอด ดังนั้นรายการทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่คุณเลือกจะถูกย้ายออก และจะถูกย้ายไปยังไฟล์เก็บถาวร
• คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งและชื่อไฟล์ด้วยการเรียกดู ฉันจะใช้ค่าเริ่มต้นจากนั้นกดปุ่มและการเก็บถาวรจะทำงาน

• ตอนนี้ ให้ฉันแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถค้นหาข้อความที่เก็บถาวรได้ที่ไหนอีกครั้งในกรณีที่คุณต้องการ คุณจะเห็นโฟลเดอร์ชื่อ Archives

• โฟลเดอร์ทั้งหมดที่มีข้อความอยู่ก่อนหน้านี้จะพร้อมใช้งาน ดังนั้นจึงไม่ทิ้งทุกอย่างไว้ในโฟลเดอร์ใหญ่เพียงโฟลเดอร์เดียว แน่นอน คุณสามารถใช้การค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ วิธีนี้ทำให้คุณยังคงสามารถเข้าถึงอีเมลเก่าใน Outlook และไม่ใช้พื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณ แต่โปรดทราบว่าจะไม่พร้อมใช้งานใน Outlook ออนไลน์หรือบนมือถือของคุณ

สร้างโฟลเดอร์ส่วนตัว

บางคนไม่ชอบแนวคิดที่จะให้ Outlook ตัดสินใจว่าจะย้ายอะไร ให้ฉันแสดงวิธีการอื่นๆ ด้วยตนเองที่คุณสามารถถ่ายรายการจากกล่องจดหมายของคุณ และนั่นคือโดยการสร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคล ในทางเทคนิค มันคล้ายกับการเก็บถาวรมาก เนื่องจากโฟลเดอร์ส่วนบุคคลเป็นไฟล์ข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ยกเว้นที่นี่ คุณจะย้ายรายการด้วยตัวเอง และคุณสามารถสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณเองเพื่อสร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคลได้

• ไปที่ไฟล์ด้านบน จากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับการตั้งค่าบัญชี ให้เลือกการตั้งค่าบัญชี

• ไปที่แท็บไฟล์ข้อมูลแล้วคลิกเพิ่ม

• คุณสามารถตั้งชื่อไฟล์ข้อมูลหรือเปลี่ยนตำแหน่งได้ ฉันแนะนำให้เก็บข้อมูลเหล่านี้และไฟล์เก็บถาวรไว้ในตำแหน่งเดียวกัน ฉันจะบอกคุณว่าทำไมในตอนท้ายของโพสต์นี้ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ OK เท่านี้ก็เรียบร้อย

• ตอนนี้คุณได้สร้างโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณเองแล้ว เราจะเห็นโฟลเดอร์นี้ปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างโฟลเดอร์

• คุณสามารถจัดโครงสร้างโฟลเดอร์นี้ได้ตามที่คุณต้องการ ฉันจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ Contracts โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์ส่วนตัวแล้วเลือกโฟลเดอร์ใหม่

• ในตอนนี้ คุณสามารถเลือกข้อความหรือทั้งโฟลเดอร์และย้ายออกจากเมลบ็อกซ์ของคุณไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัวนี้ได้
• วิธีนี้ทำให้คุณควบคุมสิ่งที่กำลังลบและเก็บถาวรได้อย่างเต็มที่ นี่คือตัวเลือกการล้างข้อมูลด้วยตนเองใน Outlook เพียงจำไว้ว่าการเก็บถาวรด้วยตนเองและโฟลเดอร์ส่วนบุคคลนั้นใช้ไฟล์ในเครื่องและคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้นสิ่งที่คุณย้ายไปยังไฟล์เหล่านี้จะไม่สามารถใช้ได้บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือทางออนไลน์

เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

• ตอนนี้ มาดูตัวเลือกอื่นที่คุณมี ซึ่งก็คือการเก็บถาวรอัตโนมัติ การต้องทำคู่มือนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่าอาจเป็นเรื่องที่น่ารำคาญมาก วิธีที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในการดำเนินการนี้ใน Outlook คือการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ
• คุณลักษณะนี้มีตลอดไป ฉันคิดว่ามันเปิดตัวใน Outlook 2003 ตามการตั้งค่าที่คุณกำหนด
• มันทำงานในพื้นหลังและจะผ่านโฟลเดอร์กล่องจดหมายทั้งหมดของคุณ จากนั้นจะย้ายอีเมลเก่าออกจากโฟลเดอร์เหล่านี้ไปยังไฟล์ข้อมูลแยกต่างหากหรือไฟล์ PST ในคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่นเดียวกับการเก็บถาวรด้วยตนเอง ยกเว้นเมื่อตั้งค่าแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องคิดเรื่องนี้อีกต่อไป
• ความท้าทายของการเก็บถาวรอัตโนมัติคือการทำความเข้าใจการตั้งค่า สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถูกต้อง แต่น่าเสียดายที่มันไม่ง่ายเลย

ไม่ต้องกังวล เพียงทำตามที่นี่ แล้วเราจะให้คุณพร้อมใช้งานในทันทีเพื่อเข้าถึงการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

• ไปที่เมนูไฟล์และเลือกตัวเลือกจากนั้นเลือกขั้นสูงแล้วคุณจะเห็นการเก็บถาวรอัตโนมัติ

• ในกรณีที่คุณไม่เห็น แสดงว่าคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมขององค์กรและผู้ดูแลระบบของคุณได้ปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ หรือคุณมีบัญชีแลกเปลี่ยนและ เปิดใช้งานการ เก็บถาวรออนไลน์ของ Microsoft 365สำหรับคุณแล้ว ในกรณีเหล่านี้ Outlook จะเก็บถาวรตามนโยบายองค์กรของคุณ และคุณไม่สามารถใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติได้

การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

• คุณจะเห็นการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเมื่อคุณคลิก ด้วยช่องกาเครื่องหมายแรก คุณจะเปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติ และคุณสามารถระบุความถี่ที่คุณควรเรียกใช้ หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ เลือกช่องทำเครื่องหมายพร้อมท์ก่อนเก็บถาวรอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถยกเลิกได้หากคุณต้องการลบสินค้าที่หมดอายุ โดยอ้างถึงอีเมลที่มีวันหมดอายุเท่านั้น บางครั้งใช้สำหรับข้อความที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลา
• คุณอาจต้องการให้อีเมลที่หมดอายุหายไป ในกรณีนี้ ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า ลบรายการที่หมดอายุ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเมล)
• เราต้องการเก็บถาวรหรือลบรายการให้เปิดใช้งาน
• ควรตรวจสอบแสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ คลังเก็บจะเข้าถึงได้ง่ายสำหรับคุณในบานหน้าต่างโฟลเดอร์
• คุณสามารถระบุอายุเริ่มต้นที่คุณต้องการให้รายการถูกเก็บถาวร ฉันจะไปกับ 12 เดือน แต่ตรวจสอบสิ่งที่เหมาะกับคุณ เราต้องการให้รายการของเราถูกย้ายและไม่ลบอย่างถาวร
• มีโฟลเดอร์เริ่มต้นอยู่แล้ว ซึ่งก็ดีสำหรับฉัน หากคุณต้องการใช้โฟลเดอร์อื่น ให้คลิก เรียกดู
• ตรวจสอบเฉพาะการลบอย่างถาวรหากคุณแน่ใจว่าต้องการกำจัดรายการเหล่านี้จริงๆ เพราะจะเป็นการข้ามโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
• ในที่สุด เราก็ได้รับตัวเลือกเพื่อใช้การตั้งค่าเริ่มต้นเหล่านี้กับทุกโฟลเดอร์ นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจโดยคลิกที่ปุ่มนี้ การตั้งค่าเริ่มต้นเหล่านี้ที่เราเพิ่งเปลี่ยนจะถูกนำไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณไม่ต้องเปลี่ยนแปลงแต่ละโฟลเดอร์ทีละรายการ หากคุณมีโฟลเดอร์จำนวนมากที่ต้องการเก็บถาวรในลักษณะเดียวกัน นี่อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม แต่ถ้าคุณต้องการควบคุมกระบวนการได้มากขึ้น อย่าใช้ปุ่มนี้
• ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีหลายโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวรหลังจากสามเดือน บางโฟลเดอร์อาจหลังจากหกเดือน บางโฟลเดอร์ไม่เก็บเลย สำหรับบางคน คุณอาจต้องการลบเนื้อหาหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง หากเป็นกรณีนี้ ควรใช้การตั้งค่าในระดับโฟลเดอร์
• มาทำกัน ฉันจะไม่คลิกปุ่มนี้กับทุกคน ฉันจะกดปุ่มเพื่อตั้งค่าความปลอดภัยแทน

การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเฉพาะโฟลเดอร์

• สมมติว่าคุณต้องการกำหนดตัวเลือกการเก็บถาวรเฉพาะสำหรับรายการที่ส่ง เพียงคลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือกคุณสมบัติ จากนั้นไปที่แท็บเก็บถาวรอัตโนมัติ
• คุณจะเห็นสามตัวเลือก อย่าเก็บถาวรโฟลเดอร์นี้ เก็บถาวรรายการตามการตั้งค่าเริ่มต้น นั่นคือการตั้งค่าที่เราเพิ่งดู เมื่อคุณคลิกการตั้งค่าเริ่มต้นของไฟล์เก็บถาวร ระบบจะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างนั้นเพื่อดูการตั้งค่าเฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกไว้
• ตัวเลือกที่สาม สมมติว่าเราต้องการส่งของให้ถูกย้ายหลังจากสามเดือน ดังนั้นฉันจะเปลี่ยนช่วงเวลาเป็นสามเดือน โฟลเดอร์เก็บถาวรเริ่มต้นนั้นใช้ได้สำหรับฉัน เมื่อเสร็จแล้ว คลิกตกลง

• มาตั้งค่าตัวเลือกสำหรับรายการที่ถูกลบด้วย ฉันไม่ต้องการเก็บถาวรรายการทั้งหมด แต่ฉันต้องการให้ลบอย่างถาวร
• คลิกขวาที่โฟลเดอร์ ไปที่การตั้งค่าการเก็บถาวรเริ่มต้น และเลือกตัวเลือกที่สามอีกครั้ง สมมติว่าสำหรับรายการที่ถูกลบ ฉันต้องการให้ล้างออกหลังจากสี่เดือน และเนื่องจากฉันไม่ต้องการย้าย แต่ลบสิ่งเหล่านี้ ฉันเลือกตัวเลือกสุดท้าย ลบรายการเก่าอย่างถาวร

• เพียงไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวรและทำการเปลี่ยนแปลง
• ฉันยอมรับว่าการเริ่มต้นใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook ไม่ใช่ประสบการณ์ที่ใช้งานง่ายที่สุด แต่เมื่อคุณได้ตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้ว มันจะทำงานอย่างเงียบ ๆ ในพื้นหลัง ทำให้คุณมีเนื้อที่ว่างมากขึ้น

สำรองไฟล์ Outlook PST

• ทีนี้มาพูดถึงการสำรองข้อมูลอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะใช้โฟลเดอร์ส่วนตัว การเก็บถาวรด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ โซลูชันทั้งหมดนี้จะย้ายข้อความทั้งหมดไปยังไฟล์ในเครื่องบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• ความเสี่ยงคือฮาร์ดไดรฟ์อาจล้มเหลวและไฟล์เสียหาย ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องสำรองไฟล์เหล่านี้ไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันแนะนำให้เก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ทำให้สำรองข้อมูลได้ง่ายขึ้น

• คำแนะนำสุดท้าย ฉันมักจะเห็นผู้คนใส่ไฟล์ PST ที่เก็บถาวรไว้ในไดรฟ์เครือข่ายของบริษัทเพื่อเข้าถึงโดยตรงด้วยมุมมองของพวกเขา ตอนนี้ ฉันรู้แล้วว่าสิ่งนี้อาจดึงดูดใจให้ใช้ประโยชน์จากการสำรองข้อมูลส่วนกลาง แต่อย่าทำเช่นนั้น การเชื่อมต่อกับพีซีผ่านเครือข่ายอาจส่งผลให้ประสิทธิภาพต่ำหรือข้อมูลเสียหายได้ Microsoft ยังระบุในเว็บไซต์ ของพวกเขา ด้วยว่านี่คือการกำหนดค่าที่ไม่รองรับ

นี่คือวิธีต่างๆ ในการใช้อีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook เพื่อล้างกล่องจดหมายของคุณ

ตอนนี้ฉันต้องการส่งให้คุณ:

กลยุทธ์ใดจากคู่มือวันนี้ที่คุณจะลองใช้ก่อน หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง