6 วิธีในการทำซ้ำเอกสาร Word บนอุปกรณ์ใด ๆ

การทำสำเนาเอกสาร Word อาจดูเหมือนเป็นงานง่ายๆ แต่มีความสำคัญในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าคุณจะกำลังปรับปรุงขั้นตอนการทำงานหรือป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ การรู้วิธีทำซ้ำเอกสาร Word สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามได้

เหตุผลหลักประการหนึ่งในการทำซ้ำเอกสาร Word คือการป้องกันการเปลี่ยนแปลงไฟล์สำคัญที่ไม่ต้องการ นอกจากนี้ ยังอำนวยความสะดวกในการสร้างเทมเพลตและการควบคุมเวอร์ชัน เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารต้นฉบับของคุณยังคงสภาพเดิม ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้มีการทดลองและแก้ไขได้ ด้วยความเข้าใจนี้ เรามาเริ่มกันที่บทความกันก่อน

1. การใช้การคัดลอกและวาง

เมื่อทำซ้ำเอกสาร Word หนึ่งในวิธีที่ตรงไปตรงมาและใช้กันมากที่สุดคือวิธีคัดลอกและวางที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดหรือส่วนเฉพาะของเอกสารและวางลงในไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่มีอยู่ เริ่มจากขั้นตอนกันก่อน

บนวินโดวส์

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เอกสารที่คุณต้องการทำซ้ำและคลิกขวาที่เอกสารนั้น

ขั้นตอนที่ 2 : จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกคัดลอก

หมายเหตุ : หรือกด Ctrl + C บนแป้นพิมพ์เพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Windows

ขั้นตอนที่ 3 : ในที่สุด คลิกขวาแล้วเลือกวาง 

หมายเหตุ : คุณยังสามารถกด Ctrl + V เพื่อวางไฟล์จากคลิปบอร์ดได้

สำเนาไฟล์ที่ซ้ำกันจะปรากฏขึ้นในไดเร็กทอรีเดียวกันทันที โดยมีสำเนาต่อท้ายชื่อไฟล์ต้นฉบับ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อหรือย้ายไฟล์ที่คัดลอกไปที่อื่นได้

บนแมค

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เอกสารที่คุณต้องการทำสำเนา

ขั้นตอนที่ 2 : กดปุ่ม Control บนคีย์บอร์ดของคุณ จากนั้นคลิกที่ไฟล์และเลือกทำซ้ำ 

แค่นั้นแหละ. เช่นเดียวกับ Windows ไฟล์ใหม่จะปรากฏในไดเร็กทอรีเดียวกันโดยมีสำเนาต่อท้ายชื่อไฟล์ต้นฉบับ

อ่านเพิ่มเติม : วิธีที่ดีที่สุดในการล้างการจัดรูปแบบข้อความทั้งหมดใน Microsoft Word

2. เปิดสำเนาไฟล์ Word ที่ซ้ำกัน (Windows เท่านั้น)

ขั้นตอนที่ 1 : กดปุ่ม Windows บนแป้นพิมพ์ของคุณ จากนั้นพิมพ์Wordแล้วคลิกเปิด 

ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อเปิดตัวแล้ว ใต้รายการล่าสุด ให้คลิกขวาที่เอกสารแล้วเลือก 'เปิดสำเนา'

หมายเหตุ : หากคุณไม่พบเอกสารในรายการล่าสุด ให้เปิดสำเนาโดยใช้ฟีเจอร์เปิดของ Word ทำตามขั้นตอนด้านล่างต่อไป

ขั้นตอนที่ 4 : เปิด Microsoft Word และคลิกที่แท็บไฟล์จากแถบด้านบน 

ขั้นตอนที่ 5 : คลิกที่เปิดและเลือกเรียกดู

ขั้นตอนที่ 6 : นำทางไปยังไดเร็กทอรีที่คุณบันทึกไฟล์ต้นฉบับแล้วเลือก 

ขั้นตอนที่ 7 : สุดท้าย คลิกที่ไอคอนเครื่องหมายบั้ง (ลูกศร) ถัดจากปุ่มเปิด และเลือก 'เปิดเป็นสำเนา' จากเมนูแบบเลื่อนลง

ไปแล้ว. คุณเปิดสำเนาเอกสาร Word ที่ซ้ำกันบนอุปกรณ์ Windows ของคุณสำเร็จแล้ว หากคุณต้องการทราบวิธีอื่นในการบันทึกสำเนาเอกสาร Word โปรดอ่านต่อ 

3. ใช้ฟังก์ชันบันทึกเป็นเพื่อสร้างสำเนา

นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างสำเนาเอกสาร Word ของคุณที่เหมือนกัน วิธีนี้ช่วยให้คุณเลือกชื่อไฟล์อื่นและตำแหน่งที่แตกต่างกัน โดยคงไฟล์ต้นฉบับไว้พร้อมกับสร้างเวอร์ชันที่ซ้ำกัน

บนวินโดวส์

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นแรก ดับเบิลคลิกที่เอกสาร Word ที่คุณต้องการทำสำเนา เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้คลิกที่เมนูไฟล์จากแถบด้านบน

ขั้นตอนที่ 2 : คลิกที่บันทึกเป็นในบานหน้าต่างด้านซ้าย 

ขั้นตอนที่ 3 : สุดท้าย ตั้งชื่อไฟล์ ระบุปลายทาง แล้วคลิกปุ่มบันทึกในป๊อปอัป

ไปแล้ว. สำเนาของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกไปยังปลายทางที่ระบุ

บนแมค

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นแรก ดับเบิลคลิกที่เอกสาร Word ที่คุณต้องการทำสำเนา ตอนนี้คลิกที่ File และจากเมนูแบบเลื่อนลงให้คลิกที่ Save As

หมายเหตุ : หรือกด Control + Command + S เพื่อบันทึกเป็น

ขั้นตอนที่ 2 : สุดท้าย ตั้งชื่อไฟล์ เลือกปลายทาง แล้วคลิกบันทึก

เกี่ยวกับมัน. คุณใช้คุณสมบัติบันทึกเป็นเพื่อสร้างสำเนาเอกสาร Word บน Mac ของคุณสำเร็จแล้ว หากคุณไม่มีไฟล์ในเครื่องแต่มีอยู่ใน OneDrive โปรดอ่านต่อ

อ่านเพิ่มเติม : วิธีที่ดีที่สุดในการขีดเส้นใต้ข้อความใน Microsoft Word

4. ทำซ้ำไฟล์ Word ใน OneDrive

OneDrive จัดเก็บและจัดการเอกสาร Word ของคุณได้อย่างสะดวกและปลอดภัย ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด OneDrive จากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac

ไปที่วันไดรฟ์

ขั้นตอนที่ 2 : นำทางไปยังเอกสาร Word ที่คุณต้องการทำซ้ำบน OneDrive และคลิกขวาที่มัน

ขั้นตอนที่ 3 : จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกคัดลอกไปที่

ขั้นตอนที่ 4 : ตอนนี้ เลือกโฟลเดอร์ปลายทางใน OneDrive ที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ที่ซ้ำกัน เมื่อเลือกแล้ว คลิกคัดลอกที่นี่

ไปแล้ว. คุณได้บันทึกสำเนาของเอกสาร Word บน OneDrive เรียบร้อยแล้ว หากคุณต้องการทำเช่นเดียวกันกับ Word Online โปรดอ่านต่อ

5. สร้างเอกสารที่ซ้ำกันใน Word Online

หากคุณกำลังทำงานกับไฟล์บน Word Online ให้ทำซ้ำเอกสารของคุณโดยตรงภายในพื้นที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากในการดาวน์โหลดและอัปโหลดไฟล์ซ้ำ ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด Word Online จากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac ของคุณ

เปิดตัว Word Online

ขั้นตอนที่ 2 : ไปที่แท็บไฟล์

ขั้นตอนที่ 3 : ตอนนี้ เลือกบันทึกเป็นจากบานหน้าต่างด้านซ้าย จากนั้นเลือกระหว่างบันทึกเป็นเพื่อบันทึกสำเนาออนไลน์หรือ 'ดาวน์โหลดสำเนา' เพื่อดาวน์โหลดสำเนาลงในคอมพิวเตอร์ของคุณที่บานหน้าต่างด้านขวา

แค่นั้นแหละ. มันจะถูกทำซ้ำทันที ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณและขนาดไฟล์

อ่านเพิ่มเติม : วิธีที่ดีที่สุดในการหยุด Microsoft Word ไม่ให้ลบข้อความโดยอัตโนมัติ

6. ทำซ้ำเอกสารใน Word โดยใช้มือถือ

ขั้นตอนจะเหมือนกันสำหรับทั้ง Android และ iOS อย่างไรก็ตาม เพื่อการสาธิต เราจะใช้ Android หากคุณใช้ iOS ให้ปฏิบัติตาม

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นแรก เปิดแอป Word บนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณ ตอนนี้ นำทางไปยังเอกสารที่คุณต้องการทำซ้ำหรือบันทึกสำเนา 

ขั้นตอนที่ 2 : สุดท้ายให้แตะไอคอนสามจุดที่มุมขวาบน และจากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก "บันทึกสำเนา" หรือบันทึกเป็น

ด้วยวิธีนี้ เอกสาร Word จะถูกทำซ้ำไปยัง OneDrive หรือที่เก็บข้อมูลในเครื่องมือถือของคุณ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำซ้ำเอกสาร Word

1. การจัดรูปแบบจะยังคงอยู่ในเอกสารที่ทำซ้ำหรือไม่

ใช่ การจัดรูปแบบของเอกสารต้นฉบับจะยังคงอยู่ในไฟล์ที่ทำซ้ำ โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นสำเนาของต้นฉบับ รวมถึงข้อความ รูปภาพ และการจัดรูปแบบทั้งหมด

2. การทำสำเนาเอกสารรวมถึงการเปลี่ยนแปลงและข้อคิดเห็นที่ติดตามหรือไม่?

ใช่ หากเอกสารต้นฉบับติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็น เอกสารเหล่านั้นจะถูกทำซ้ำพร้อมกับเนื้อหา หากคุณต้องการลบออก คุณต้องยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำซ้ำ

3. มีการจำกัดจำนวนครั้งที่ฉันสามารถทำซ้ำเอกสาร Word หรือไม่?

ไม่มีการจำกัดจำนวนการทำซ้ำ แต่ขอแนะนำให้จัดการไฟล์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน การทำสำเนาแต่ละครั้งจะสร้างไฟล์ใหม่ ดังนั้นควรพิจารณาจัดเป็นโฟลเดอร์หากจำเป็น

ทำสำเนาด่วน

เมื่อคุณทราบวิธีทำซ้ำเอกสาร Word แล้ว คุณจะสามารถควบคุมและมีความยืดหยุ่นในเอกสารได้มากขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทักษะการจัดการเอกสารได้อย่างมาก นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีพิมพ์การติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นในเอกสาร Microsoft Word