Excel: เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ที่ผู้ใช้ทุกคนควรทราบ

Excel มีเคล็ดลับที่มีประโยชน์และรวดเร็วเพื่อช่วยคุณปรับปรุงไฟล์ของคุณ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น เพิ่มเส้นขอบให้กับเซลล์ทั้งหมดหรือแบ่งหมายเลขโทรศัพท์ให้เป็นระเบียบเพื่อให้อ่านง่าย คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจสูตรพื้นฐานบางอย่าง  หรือศึกษาเคล็ดลับต่อไปนี้

เคล็ดลับ Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

Excel อาจดูน่ากลัวในตอนแรกด้วยทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้ แต่ถ้าคุณแบ่งออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ และให้เวลากับมันสักพัก คุณจะทึ่งกับกลเม็ดมากมายที่คุณรู้

วิธีเพิ่มเส้นขอบให้กับเซลล์ Excel

คุณได้เพิ่มข้อมูลทั้งหมดลงในไฟล์แล้ว แต่ต้องการทำให้อ่านง่ายขึ้น คุณสามารถเพิ่มเส้นขอบให้กับเซลล์ได้ง่ายๆ โดยเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มเส้นขอบด้วย เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้กด Alt+H+B+A ทั้งหมดพร้อมกัน คุณจะเห็นเส้นขอบที่ใช้กับเซลล์เมื่อคุณปล่อย

วิธีทำให้หมายเลขโทรศัพท์อ่านง่ายใน Excel

คุณได้รับไฟล์ที่ไม่ได้แบ่งหมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดหรือไม่ พวกมันรวมกันและคุณไม่รู้ว่าโค้ดที่อ่านจะสิ้นสุดที่ใด โดยการใช้เคล็ดลับ Excel ต่อไปนี้ คุณสามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น ไฟล์ของคุณอ่าน 5555555555 และคุณต้องการให้ดูเหมือน (555) 555-5555 เพิ่มวงเล็บอย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณอ่านตัวเลขได้ง่าย

ในเซลล์ข้างเซลล์ที่มีตัวเลขทั้งหมดอยู่ด้วยกัน ให้พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ตามที่คุณต้องการให้ปรากฏสำหรับทุกหมายเลข กดลูกศรลงเพื่อให้เซลล์ด้านล่างถูกเน้น แล้วกด Ctrl + E แล้วคุณจะเห็นตัวเลขเหล่านี้กลายเป็นสิ่งที่คุณอ่านได้โดยอัตโนมัติ

วิธีทำให้อักษรตัวแรกของข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

มีคนคิดว่ามันตลกไหมที่จะพิมพ์ชื่อแบบนี้: JuDy SaNhZ? คุณสามารถแก้ไขได้โดยทำดังต่อไปนี้ บนเซลล์ข้างเซลล์ที่มีข้อความบ้าๆ ให้พิมพ์คำสั่งต่อไปนี้ =Proper; เมื่อคุณเริ่มพิมพ์คำสั่งนี้ คุณจะเห็นคำแนะนำด้านล่างนี้

คลิกที่มันแล้วเลือกเซลล์ที่มีชื่อที่คุณต้องการแก้ไข เพิ่มวงเล็บปิดแล้วกด Enter นั่นคือทั้งหมดที่มีไป

วิธีลบแถวว่างใน Excel

แน่นอน คุณสามารถคลิกขวาที่แต่ละแถวแล้วเลือกตัวเลือกลบ แต่อาจใช้เวลาตลอดไปหากคุณมีแถวว่างจำนวนมากที่จะลบ นี่เป็นวิธีที่เร็วกว่า เลือกช่วงทั้งหมด และเมื่อเลือกทุกอย่างแล้ว ให้กด F5 เมื่อกล่องไปที่ปรากฏขึ้นให้คลิกที่ปุ่มพิเศษ

ตอนนี้คุณควรเห็นช่องไปที่พิเศษ คลิกที่ตัวเลือก ช่องว่าง แล้วคลิก ตกลง

คุณจะเห็นว่ามีการเลือกแถวว่างในไฟล์ของคุณ กด Ctrl และปุ่มลบ หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกต่าง ๆ ; เลือกอันที่จะให้คุณลบทั้งแถว คลิกตกลง แล้วคุณจะเห็นว่าแถวว่างหายไปได้อย่างไร

วิธีสร้างเซลล์ Excel ด้วยจำนวนตัวเอง

คุณสามารถเสียเวลาในการเพิ่มจำนวน แต่ประหยัดเวลาโดยการสร้างหมายเลขเซลล์เอง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้ตัวเลขปรากฏในคอลัมน์ A ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ =SEQUENCE(COUNTA

เมื่อคุณมาถึงที่นี่ ให้คลิกที่คอลัมน์ที่มีข้อความที่คุณต้องการใส่ตัวเลข ( ตัวอักษรอยู่ด้านบนสุด ) เพิ่มวงเล็บปิดสองวงเล็บแล้วกด Enter

พลังของ Ctrl E

สมมติว่าทั้งเซลล์มีชื่อและนามสกุล แต่คุณต้องการใส่ชื่อและนามสกุลในเซลล์อื่น หากคุณมีรายชื่อสั้น ๆ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่อาจใช้เวลานานหากคุณมีรายชื่อยาว คุณสามารถทำได้แทน ในเซลล์ถัดไป คุณสามารถพิมพ์ชื่อและกดแป้นลูกศรเพื่อเน้นเซลล์ด้านล่าง กด Ctrl + E. Excel จะอ่านชื่อเซลล์ที่เหลือและวางลงในคอลัมน์ที่คุณพิมพ์ชื่อ

วิธีเพิ่มแถวด้วยปุ่ม Shift

ถ้าคุณไม่มีแถวให้เพิ่มหรือต้องการเพิ่มเพียงแถวเดียว ให้คลิกขวาแล้วเลือกตัวเลือกแทรก แต่เมื่อคุณต้องการเพิ่มแถวต่างๆ คุณจะต้องทำเช่นนี้ เลือกแถวแล้วกด Shift วางเคอร์เซอร์ที่มุมล่างขวาจนกระทั่งเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรชี้ไปในทิศทางตรงกันข้าม เมื่อคุณเห็นสิ่งนี้ ให้ลากลงมาจนถึงจำนวนแถวที่คุณต้องการไฮไลท์แล้วปล่อย โวล่า! คุณมีแถวใหม่ของคุณ

วิธีเพิ่มช่องทำเครื่องหมายลงในเซลล์ Excel

คุณทำรายการพื้นที่ที่คุณต้องการทำความสะอาดในบ้าน คุณต้องการตรวจสอบพื้นที่นั้นออกจากรายการของคุณเพื่อดูว่ามีอะไรเหลืออยู่ ลองเพิ่มช่องทำเครื่องหมายในพื้นที่โดยทำดังนี้ คุณจะต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาใน Excel เพื่อดูตัวเลือกในการเพิ่มช่องทำเครื่องหมาย มันไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถทำได้โดยไปที่File > Options > Customize Ribbon ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับนักพัฒนาและคลิกตกลง

หลังจากคลิกตกลง คุณควรเห็นแท็บใหม่ปรากฏขึ้น คลิกที่แท็บนักพัฒนาตามด้วยแทรก เมื่อตัวเลือกปรากฏขึ้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย

เมื่อคุณคลิกที่กล่อง เคอร์เซอร์ของคุณจะมีลักษณะเป็นกากบาท คลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการให้ช่องแรกปรากฏขึ้น และเซลล์นั้นจะถูกวาง ก่อนที่คุณจะคลิกที่อื่น ให้คลิกที่ข้อความเพื่อลบออกจนกว่าคุณจะต้องเพิ่มข้อความ ถ้าไม่ใช่ ให้ลบออกแล้วคลิกที่อื่นเพื่อวาง

เน้นพื้นที่ที่คุณต้องการเพิ่มกล่อง แต่เมื่อคุณทำเช่นนี้ ระวังอย่ารวมเซลล์ที่มีกล่องแรกอยู่แล้ว ถ้าคุณทำเช่นนี้ มันจะไม่ทำงาน เมื่อคุณเน้นพื้นที่แล้ว ให้วาง และคุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายใหม่ปรากฏขึ้น

บทสรุป

อย่างที่คุณเห็น Excel เต็มไปด้วยลูกเล่นมากมาย ต้องใช้เวลาพอสมควรในการทำความรู้จักกับทุกสิ่งที่มีให้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเรียนรู้สิ่งต่างๆ ที่คุณรู้ว่าจำเป็นต้องใช้ในที่ทำงานและดำเนินการต่อจากจุดนั้น เคล็ดลับใดที่คุณคิดว่าจะใช้บ่อยกว่ากัน แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลืมแบ่งปันบทความกับผู้อื่นบนโซเชียลมีเดีย