Office 365: วิธีเพิ่มผู้ใช้ทั่วไป

ความสามารถในการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและคู่ค้าภายนอกได้อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจที่ก้าวไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน

Microsoft Office 365 ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรได้ ฟีเจอร์นี้เรียกว่าGroupsและคุณสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกในการเข้าร่วมการสนทนากลุ่ม เข้าถึงไฟล์ กิจกรรมในปฏิทิน และอื่นๆ

แต่คุณจะอนุญาตให้แขกเข้าร่วมกลุ่มขององค์กรได้อย่างไร เราจะแสดงรายการขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในคู่มือที่มีประโยชน์นี้

ขั้นแรก ต่อไปนี้คือภาพรวมคร่าวๆ ของกระบวนการ:

เจ้าของกลุ่มหรือสมาชิกกลุ่มเพิ่มผู้เยี่ยมชมใหม่ในกลุ่ม

เจ้าของกลุ่มเป็นผู้เดียวเท่านั้นที่สามารถอนุมัติการเข้าถึงของแขกและตัดสินใจว่าเนื้อหาและไฟล์ประเภทใดที่ผู้ใช้ทั่วไปสามารถเข้าถึงได้

ผู้ใช้ทั่วไปจะได้รับอีเมลยืนยันการอนุญาตให้เข้าถึงการสนทนากลุ่มและไฟล์

โปรดทราบว่าผู้ดูแลระบบไอทีเป็นผู้ตั้งค่าการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม

วิธีเพิ่มผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Office 365

หากผู้เยี่ยมชมที่คุณต้องการเพิ่มมีอยู่แล้วในไดเร็กทอรีของคุณตามคำเชิญที่ได้รับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ไปที่ศูนย์การจัดการ → แสดงทั้งหมด

ไปที่การตั้งค่า → การตั้งค่าองค์กร 

เลือกแท็บบริการ

คลิกที่กลุ่ม Microsoft 365 และให้ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกเข้าถึงกลุ่มของคุณ

กลับไปที่ศูนย์การจัดการและไปที่กลุ่ม → เลือกหน้ากลุ่ม

เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้ทั่วไป (ควรปรากฏในไดเรกทอรีของคุณ)

คลิกดูทั้งหมดและเลือกแท็บสมาชิกเพื่อจัดการสมาชิกกลุ่ม

เลือกเพิ่มสมาชิกและเพิ่มผู้ใช้ทั่วไป

บันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีลบผู้ใช้ทั่วไปออกจาก Office 365

หากทีมหรือกลุ่มของคุณไม่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ที่เป็นแขกอีกต่อไป คุณสามารถลบพวกเขาออกจากกลุ่มได้อย่างรวดเร็ว เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาเข้าถึงเนื้อหาและไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของกลุ่มต่อไป

ไปที่ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ของคุณ

ขยายผู้ใช้

เลือกผู้ใช้ทั่วไป

เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการลบ

คลิกลบเพื่อลบผู้ใช้ทั่วไปที่เกี่ยวข้อง

และนี่คือวิธีที่เจ้าของกลุ่มและผู้ดูแลระบบไอทีสามารถเปิดใช้งานการเข้าถึงของผู้ใช้ที่เป็นแขกใน Office 365