Outlook 2019/365: แก้ไขข้อความ กล่องจดหมายของคุณเกินขนาดที่จำกัด

หากกล่องจดหมาย Outlook 2019/365 ของคุณเต็ม คุณจะได้รับข้อความอีเมลเพื่อแจ้งว่ากล่องจดหมายของคุณใกล้ถึงโควต้าแล้ว หากคุณไม่ได้ลดขนาดของกล่องจดหมายของคุณคุณจะไม่สามารถส่งอีเมล์และคุณจะได้รับอีเมลที่กล่าวว่า  “กล่องจดหมายของคุณคือเกินขีด จำกัด ขนาดของมัน”

โดยปกติ โควต้าอีเมลจะกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft Exchange ภายในองค์กรของคุณ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจให้พื้นที่เพิ่มเติมแก่คุณหากคุณติดต่อพวกเขา คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะโฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook เพื่อจัดเก็บรายการ Outlook ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณได้ รายการในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะไม่นับรวมในโควต้าของคุณ

แน่นอน ดีที่สุดคือเก็บสิ่งของให้เป็นระเบียบและทำความสะอาดสิ่งของที่คุณไม่ต้องการ เมื่อต้องการล้างกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ตัวเลือก 1 – เครื่องมือล้างข้อมูล

หมายเหตุ: ขั้นตอนเหล่านี้มีไว้สำหรับ Outlook เวอร์ชัน Windows ฟีเจอร์นี้ไม่มีในเวอร์ชัน macOS

ไปที่ “ ไฟล์ ” > “ เครื่องมือล้างข้อมูล ” > “ การล้างกล่องจดหมาย “

จากหน้าจอ" Mailbox Cleanup " คุณสามารถเลือก " ค้นหารายการที่เก่ากว่า " ในจำนวนวันที่กำหนด หรือ " ค้นหารายการที่ใหญ่กว่า " ในขนาดที่กำหนด โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพยายามค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า 250 กิโลไบต์ แล้วเลือก “ ค้นหา… “

ตัวช่วยสร้างจะค้นหาข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ จากหน้าจอ" Advanced Find " คุณสามารถลบรายการที่ไม่ต้องการได้

เมื่อคุณลบรายการที่ไม่ต้องการแล้ว อย่าลืมล้างโฟลเดอร์ “ Deleted Items ” โดยคลิกขวาและเลือก “ Empty Folder “

ตัวเลือก 2 – การลบด้วยตนเอง

ในขณะที่ดูอีเมลของคุณใน Outlook ให้คลิกขวาที่ที่อยู่อีเมลในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก " คุณสมบัติไฟล์ข้อมูล "

เลือกปุ่ม “ ขนาดโฟลเดอร์… ”

ดูว่าโฟลเดอร์ใดมีขนาดใหญ่ที่สุด ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดเป้าหมายโฟลเดอร์ที่จะล้างข้อความอีเมลด้วยตนเอง