Outlookta E-posta Şablonları Nasıl Oluşturulur (2022)

Bu gönderi, Outlook'ta e-posta şablonlarının nasıl oluşturulacağını ve kullanılacağını açıklar. Outlook'ta sık sık benzer e-postaları yanıtladığınızı düşünüyorsanız, size harika bir ipucum var. Yanıtlarınızı şablon olarak kaydedebilir, böylece ihtiyacınız olduğunda bunlara erişebilirsiniz. Bu şekilde, metninizi her seferinde sıfırdan yazmak yerine, zamandan tasarruf edebilir ve bir düğmeye tıklayarak önceden tanımlanmış metin bloklarını kullanabilirsiniz.

Sana göstereyim. Kayıtlı bir yanıt şablonuyla e-postaları yanıtlamak için kullanabileceğiniz iki harika yöntem vardır. Birincisi ücretsiz şablon eklentisini kullanmak, ikincisi ise Hızlı parçalar özelliği.

Şablonlarım Eklentisi ile E-posta Şablonları

• Şimdi şablonlarımla başlayalım. Şablonlarımın harika yanı, posta kutunuzda saklanmaları ve böylece başka bir bilgisayar kullanırken veya web'e baktığınızda da sizin için kullanılabilir olmalarıdır.
• Varsayılan olarak, şablonlarım eklentisi, bir değişim hesabınız olduğu ve POP veya IMAP hesapları için kullanılamadığı sürece görünümde açık olmalıdır , Eklenti Al'a tıklayarak eklentiye sahip olup olmadığınızı kontrol edebilirsiniz. yukarıda.

• Eklentilerim altında, Microsoft tarafından sağlanan ve 2013'ten itibaren kullanılabilen eklentiler bölümünde göreceksiniz.

• Herhangi bir nedenle açılmazsa, etkinleştirebilirsiniz.
• Bir e-postayı yanıtlamak için bu şablonları nasıl kullanıyorsunuz? Cevaptayken, birkaç şablon göreceksiniz ve şeritteki mesaj sekmesini sağ tıklayın ve şablonlar bölmesini açacak.
• Bazı örnek yanıtlarla gelecek. Şablonların üzerine geldiğinizde, buradaki artıya tıklayarak şablonları silme ve düzenleme seçeneğine sahip olacaksınız, kendi şablonlarımızı oluşturacağız.
• Kendi şablonumuzu oluşturmak için artıya tıklayın, ona bir isim atayın.

• Yanıtınız için metni ekleyebilirsiniz. Şablonlar için biçimlendirme seçeneği yoktur, bu nedenle yazı tipi boyutunu, rengini değiştiremez veya metninize bağlantılar ekleyemezsiniz, bu dürüst olmak gerekirse oldukça sınırlayıcıdır.

• Yapabileceğiniz şey, başka bir uygulamada bir metin yazmaktır. Örneğin Microsoft Word ve ardından ihtiyacınız olan tüm biçimlendirmeyi ekleyin ve ardından metninizi kopyalayıp şablona yapıştırın.

• Bu şekilde, bir yanıtla işiniz bittiğinde yanıtınıza bağlantılar bile ekleyebilirsiniz, kaydet'i tıklayın, bu da onu mevcut şablonlara ekleyecektir.
• Şimdi, Şablonlarım eklentisinin tüm şablonlar için toplam boyutu 32 kilobayt olduğundan, bir hata mesajı almanız durumunda “Bu şablon kaydedilemeyecek kadar büyük. Lütfen küçültün, sonra tekrar kaydetmeyi deneyin." bunu kaydetmeye çalıştığınızda, tüm şablonların birleşik boyutunun 32 kilobayttan az olması için içerik miktarını azaltmanız gerekir. Aşırıya kaçmayın ve iyi olmalısınız.
• Bir dahaki sefere bir mesajı yanıtlamanız gerektiğinde, şablonları görüntüle'yi tıklayın ve istediğinizi seçin. Metni yanıtınıza kopyalayacaktır.
• Sadece iki tıklama ve bitirdiniz. Elbette, yalnızca yanıtlar için bu şablonları kullanmakla sınırlı değilsiniz. Bunları yeni bir mesaj oluştururken de kullanabilirsiniz.

Hızlı Parçalı E-posta Şablonları

Diğer seçenek, Microsoft'un Outlook 2007'de sunduğu bir özellik olan Hızlı parçaları kullanmaktır. Artık hızlı parçalarla, temelde yeniden kullanılabilir içerik ve galeri parçalarını depolayabilirsiniz. Metin görüntüleri, tablolar ve hatta biçimlendirme içerebilirler. Ama olay şu. Yalnızca yerel olarak bilgisayarınızda bulunurlar. Otomatik olarak senkronize edilmezler.

• Hızlı parçalar içeren bir şablon oluşturmak için ya istediğiniz metni yazın ya da mevcut bir yanıttaki metni kullanın. Metnin standart yanıt olarak kullanmak istediğiniz bölümünü vurgulayın, ardından metin grubunda sağdaki ekle sekmesine gidin, Hızlı parçalar'ı göreceksiniz. Tıklayın ve seçimi yapı taşı olarak Hızlı parçalar galerisine kaydetme seçeneğini göreceksiniz.

• Bu Hızlı parçalara kategori için açılır menü ile bir ad verebilirsiniz. Yeni kategoriler oluşturarak Hızlı bölümlerinizi ayrı gruplar halinde düzenleyebilirsiniz. Şimdi, buna ihtiyacım yok, o yüzden General ile gideceğim. Tamam'a tıklayın.

• Bir dahaki sefere bu metni kullanmak istediğinizde, bir mesajı yanıtladığınızda, Hızlı parçalar ekle'ye tıklayın ve istediğiniz şablonu seçin.

• Daha hızlı bir yol, galeriyi hızlı erişim araç çubuğunuza eklemektir. Şeritteki Hızlı parçalara sağ tıklayın ve hızlı erişim araç çubuğuna ekle'yi seçin, ardından otomatik tamamlamayı daha da hızlı bir şekilde kullanmak için seçiminizi yapabilirsiniz.

• Hızlı bölümün adını yazmanız yeterlidir. Benim durumumda, test edildi ve F3'e basıldı ve orada.

• Benzersiz olduğu sürece tam adı yazmanıza bile gerek yoktur. Benim durumumda, yazma testi ve ardından F3 yeterlidir, Hızlı parçaların en büyük avantajı, yapı taşlarının yalnızca metinle sınırlı olmamasıdır.
• Bu durumda, belirli bir ürün için stokta kalmadık ve alternatif bir ürünle gelen müşteri isteklerine yanıt vermek istediğimizi varsayalım.

• Alınan yanıtta, müşterinin isteğine yanıt vermek için bazı metinler ekledim. Ayrıca bu alternatif ürünün ve özelliklerinin bir resmini de ekledim, hepsi kolayca kaydedilmiş ve sadece birkaç tıklamayla erişilebilir durumda.

• Alınan herhangi bir yanıta sağ tıklarsanız, düzenleme ve silme seçeneğine sahip olursunuz.

• Sahip olduğunuz tüm yapı taşlarını göreceksiniz. Özelliklerini düzenleyebilir, silebilir veya yenilerini ekleyebilirsiniz. Hızlı parçaların bilgisayarınızda yerel olarak alındığını daha önce belirtmiştim.

Hızlı Parçaları Farklı Bir Bilgisayara Aktarın

Bunları nasıl dışa aktarabileceğiniz konusunda size göstermek istediğim son şey. Kaydettikleri dosyaya NormalEmail.dotm denir.

Konumu bulmak için:

• Dosya Gezgini/Windows Gezgini'ni açın.
• Adres çubuğuna “ %APPDATA%\Microsoft\Templates ” yazın ve enter tuşuna basın.
• NormalEmail.dotm dosyasını bulacaksınız.
• Bu dosya, eklemiş veya değiştirmiş olabileceğiniz tüm stiller için ayarları içerir.

• Outlook kapatıldığında bu dosyayı yedekleme konumunuza veya başka bir bilgisayarın veya kullanıcının şablonlar klasörüne kopyalayabilirsiniz.

E-posta oluştururken veya tekrarlanan istekleri yanıtlarken zamandan tasarruf etmek için Outlook'ta e-posta şablonlarını bu şekilde kullanabilirsiniz.

Daha fazla bilgi almak için Microsoft web sitesini ziyaret edin .

Şimdi sizden duymak istiyorum:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.