Outlookta Toplantı Zamanı Bulun: En İyi Kılavuz (2022)

Bu yazıda, Outlook'ta buluşma için bu Find Time'ın sunduklarına derinlemesine bir dalış yapacağım.

O halde lafı fazla uzatmadan başlayalım.

1 FindTime görünümü nedir?

2 FindTime nasıl çalışır?

3 FindTime görünümünü kimler kullanabilir?

4 FindTime görünümü nasıl kullanılır?

5 FindTime görünümünü kullanma

6 Şirketinizin neden FindTime'a ihtiyacı var?

7 FindTime vs Doodle

7.1 Doodle ne sunuyor?

7.2 Doodle 1: 1

7.3 Doodle uygulaması

FindTime görünümü nedir?

• FindTime görünüm, çalışanların bir toplantı yapmak için en iyi zaman için bir fikir birliği oluşturmasına yardımcı olan ücretsiz bir eklentidir.
• Araç, tercihlerini belirlemek için potansiyel toplantı katılımcılarını yoklar ve mevcut en uygun toplantı fırsatını sıralar.
• Bir fikir birliği oluştuğunda, FindTime toplantıyı sizin adınıza oluşturabilir ve davetleri otomatik olarak göndererek zamandan ve zahmetten tasarruf etmenizi sağlar.
• Bu özellik, özellikle kuruluşların dışındaki kişilerle toplantı planlamaya çalışırken kullanışlıdır.

FindTime nasıl çalışır?

• Toplantı saatlerine ilişkin oylama davetiyeleri çeşitli e-posta adreslerine gönderilebilir. Bunlara Yahoo, Gmail ve diğer sağlayıcılar dahildir.
• FindTime, kullanıcılar tarafından sağlanan verilerle hangi gün ve saatlerin en iyi şekilde çalışacağını hızlı bir şekilde belirleyebilir.
• Program, her kişinin programında toplantılar için çalışacak açıklıklar bulabilir.
• Davetiyeleri gönderen kişi daha sonra toplantı için birkaç seçilmiş zaman önerebilir. Davetiye alan tüm katılımcılar istedikleri zaman oy kullanacaklardır.
• Bir toplantı saati seçildikten sonra FindTime, her katılımcıya bir bildirim gönderir.

FindTime görünümünü kimler kullanabilir?

• FindTime'ı kullanmak için, toplantıyı düzenleyen kişinin veya işletmenin Microsoft 365 Apps for Business'a sahip olması gerekir.
• Ayrıca Exchange Online'a sahip bir Enterprise hesabıyla da kullanılabilir .
• FindTime kullanılarak planlanan toplantıların alıcılarının eklentinin yüklü olması gerekmediğini bilmek önemlidir.
• Bir kişiye FindTime'a sahip biri tarafından bir istek gönderilirse, bu kişi uygulamaya gerçekten sahip olmadan toplantı saatlerinde yine de oy kullanabilir. Aslında Microsoft 365'e bile ihtiyaçları yok. Alıcı olmak için yalnızca bir e-postanızın olması gerekiyor.

FindTime görünümü nasıl kullanılır?

Kurulum inanılmaz derecede kolaydır. Bir kişinin ihtiyaç duyduğu tek şey İş için Microsoft 365 Uygulamalarıdır. Ayrıca bir Enterprise hesabı aracılığıyla Exchange Online'a da yüklenebilir. Microsoft desteğine göre  FindTime outlook web'i yüklemek için aşağıdaki adımların gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Outlook'u açın ve Giriş şeridinden “ Eklentileri Al ”ı seçin.

“ FindTime ” öğesini arayın veya bulun ve Ekle öğesini tıklayın . Bittiğinde Eklentiler penceresini kapatın.

FindTime eklentisi şimdi yüklenmiştir. Gelen Kutusu veya Takvim görünümlerinizden daha fazla seçeneğe (…) tıklayın ve FindTime düğmesini göreceksiniz. Başlamak için bu düğmeye tıklayın.

Yanıtı toplantı anketiyle kullanmak için, e-postayı seçin ve daha fazla seçeneğe tıklayın ve " Toplantı anketiyle yanıtla " seçeneğine tıklayın.

FindTime görünümünü kullanma

Yeni bir e-posta mesajı hazırlarken VEYA mevcut bir e-posta seçeneğini cevaplarken FindTime seçeneğini belirleyebilirsiniz.

• Yeni bir e-postada, daha fazla seçeneğe (…) tıklayın ve   sağ üstteki şeritteki FindTime bölümünden Yeni Toplantı Anketi'ni seçin.

• Mevcut bir e-postayı yanıtlarken, daha fazla seçeneğe tıklayın ve sağ üstteki şeritte bulunan FindTime bölümünden “ Toplantı Anketiyle Yanıtla ” seçeneğine tıklayın. 
• FindTime düğmesine (“ Yeni Toplantı Anketi ” veya “ Toplantı anketi ile yanıtla ”) tıkladığınızda FindTime, takviminizi ve diğer herhangi bir çalışanın takvimini arayacak ve mevcut en iyi toplantı tarihlerini ve saatlerini önerecektir.

• Kişi simgeleri, davetlilerin gerekli olup olmadığını ve uygun olup olmadıklarını gösterir.

Ek Bilgiler:

• Çevrimiçi toplantılar varsayılan olarak etkindir, devre dışı bırakmak için Çevrimiçi Toplantı onay kutusunu seçin.
• Çevrimiçi Toplantı seçildiğinde, FindTime bir Microsoft Teams toplantısı planlayacaktır .
• FindTime, kuruluşunuz tarafından varsayılan çevrimiçi toplantı kanalı olarak hangisi ayarlanmışsa onu kullanır.
• Toplantı ayarları'nı seçin ve AÇIK/KAPALI seçenekleri arasında geçiş yapın.

Anket ayarlarını seçin   ve  AÇIK/KAPALI  seçenekleri arasında geçiş yapın.

Not:  Bu noktada  ,  Seçilen zamanlar  listesinde X'i seçerek seçili toplantı saatlerini silebilirsiniz  .

• Anket güncellemeleri hakkında beni bilgilendir: Bir katılımcı her oy kullandığında bir e-posta alacaksınız. Mesaj, mevcut anket durumunu ve planlama seçeneğini içerir.
• Katılımcıların fikir birliğine vardığı zamanı planlayın: Gerekli tüm katılımcılar belirli bir zaman seçeneği lehinde oy vermişse, bir takvim etkinliği otomatik olarak planlanır. Birden fazla seçenek mevcutsa, en erken seçenek planlanacaktır.
• Takvimimde seçili zamanları tut : Önerdiğiniz her zaman seçeneği için takviminize geçici bir etkinlik yerleştirilir. Toplantı planlandığında veya anket iptal edildiğinde tüm bekletmeler kaldırılır.
• Katılımcılar için anketi kilitle : Katılımcılar yeni zamanlar öneremez veya diğer katılımcıları düzenleyemez.
• Katılımcılardan kimliklerini doğrulamalarını iste : İsimsiz oylamayı önlemeye yardımcı olmak için, katılımcıların oylamadan önce kimliklerini doğrulamaları istenecektir.
• FindTime dilinde e-posta bildirimleri : FindTime'ı kullandığınız dil, ilgili e-posta bildirimlerini göndermek için kullanılacaktır. Aksi takdirde bu bildirimler İngilizce olarak gönderilecektir.

Seçenekleri ve tarih/saati gözden geçirdikten sonra “ E-postaya ekle ” ye tıklayın.

Önerilen zamanlar mesajınızın gövdesine eklenecektir. Artık mesajı gönderebilirsiniz.

Yaptığınız her öneri için takviminizde belirsiz toplantı yeri sahipleri oluşturulacaktır. Tüm yanıtlar alındıktan ve o toplantı için son bir tarih/saat seçtiğinizde, diğer tüm yer tutucular otomatik olarak takviminizden kaldırılacaktır.

FindTime , toplantının adının ardından “ HOLD ” başlıklı geçici takvim etkinlikleri oluşturacaktır . Bunlar, tüm katılımcılar bir zaman üzerinde anlaşana kadar yerinde kalacaktır. Tüm davetliler bir zaman üzerinde anlaştıktan sonra, FindTime son bir takvim etkinliği gönderecek ve “ HOLD
” başlıklı tüm etkinlikleri kaldıracaktır .

Alıcılar oylarını gönderirken e-posta onayları ve güncellemeler alacaksınız. Alıcılar, oylarını kullanabilecekleri bir FindTime e-postası alacaklar:

Bir toplantıda "Durumu/güncellenme zamanlarını gör" seçeneğine tıklayarak FindTime isteğinizin durumunu her zaman kontrol edebilirsiniz .

FindTime, yanıtları kontrol etmek için düğme kontrollerini içeren bir onay e-postasını size e-postayla gönderecektir. İhtiyacınız olan tüm yanıtları aldıktan sonra , toplantıyı sonuçlandırmak ve davet göndermek için e-postadaki “ Planla ” düğmesine tıklayabilirsiniz.

Gerekirse toplantı ayarlarını değiştirmek için Seçenekleri Düzenle'yi seçin.

Not : Değişiklik yapar ve toplantı saatlerini yeniden girerseniz, orijinal daveti manuel olarak silmeniz gerekir.

Şirketinizin neden FindTime'a ihtiyacı var?

FindTime'ın uygulanması kolaydır ve her tür çalışan tarafından kullanılabilir. Zamandan tasarruf etmek ve aynı 24 saate daha fazla üretkenlik sığdırmak, her organizasyonun uğraştığı bir şeydir. TechRepublic  , bir şirketin FindTime'ı kullanmak istemesinin birkaç iyi nedenini belirtir.

• FindTime'ın kullanımı kolaydır.
• FindTime, yalnızca toplantıyı bireysel olarak planlamak için gereklidir.
• FindTime, bir toplantı planlamaya çalışanlar arasında gidip gelme zahmetine son verir.
• FindTime toplantıyı ayarlar ve davet edilen her kişiyi bilgilendirir.
• FindTime, birçok kişinin zaten sahip olduğu Microsoft 365'in bir parçasıdır.

FindTime görünüm, büyük veya küçük hemen hemen her tür işletmenin yararlı bulacağı bir eklentidir. FindTime ile toplantıya fiilen katılmak yerine bir toplantı planlamaya çalışmak için daha fazla zaman harcamak geçmişte kalacak.

FindTime vs Doodle

• Birkaç kişinin zamanının olduğu randevuları ne sıklıkla arıyorsunuz? Bir toplantı, şirket partisi, akşam yemeği veya arkadaşlarla sinemaya özel bir ziyaret olsun, her gün böyle hissettiriyor.
• Pek çok insanı bir araya getirmek gerçekten sinir bozucu olabilir, ancak birbirimize nasıl yardım edeceğimizi biliyoruz ve araçların bizi desteklemesine izin veriyoruz.
• Çoğunuz Doodle'ı duymuşsunuzdur,   hatta anketleri kendiniz oluşturmuşsunuzdur.

Doodle ne sunuyor?

• Doodle,   ben dahil çoğunuzun muhtemelen kullandığı ücretsiz anket hizmetidir . İster randevu alın, ister mangalda kimin ne yemek isteyeceğine dair bir anket yapın.
• Anket oluşturmak hızlı ve kolaydır. Randevulara ek olarak, bahsedildiği gibi diğer içerikler de sorgulanabilir.
• Hatta “Gerekirse” gibi çeşitli ayarlar da yapılabilir, yani bu seçenek benim için çalışıyor, ancak optimal değil veya katılımcı başına yalnızca bir seçenek seçilebilir.
• Gizli anket de pratiktir, böylece isim ve oy gizli kalır ve sonuçları yalnızca oluşturan kişi görebilir.
• Anket bittiğinde, bağlantıyı başkasına iletebilir ve bağlantıya sahip olan herkes ankete katılabilir. Ve hepsi ücretsiz bir hizmet olarak. Bir Doodle hesabına bile ihtiyacınız yok – fena değil, değil mi?

İlk bakışta, ücretsiz sürüm şunları yapamaz:

• Son tarihi belirle – Oylama için son tarihi belirler
• İletişim bilgilerini alın – Kişilerin e-postalarını, adreslerini veya telefon numaralarını doldurmasını sağlayın
• Tüm davetlilerin faaliyetleri – Kimin hala eksik olduğunu veya daveti kimin alıp açtığını görün
• Daha sonra hatırlatıcılar da gönderebilirsiniz.
• Reklam yok
• Doodle 1: 1

Doodle 1: 1

Doodle 1: 1 işlevi ,   iki ücretli sürümde bulunur ve size bir kişiye ücretsiz randevularınız hakkında bilgi verme seçeneği sunar, böylece yalnızca kendilerine en uygun olanı seçmeleri gerekir. İş arkadaşları, harici ortaklar veya müşterilerle, sadece birkaç tıklamayla bir toplantı düzenlenebilir.

Doodle uygulaması

Doodle uygulamasını da ücretsiz hesapla sizin için test ettik ve   orada da anketler oluşturmak çok kolay. Ve özellikle özel kullanım için güzel bir özellik: Anketi oluşturduktan sonra, yalnızca bağlantıyı göndermekle kalmaz, anketi dağıtmak için WhatsApp veya Facebook Messenger'ı da kullanabilirsiniz.

Outlook'ta Toplantı Zamanı Bul hakkında daha fazla bilgi almak için Microsoft web sitesini ziyaret edin .

Şimdi sizden duymak istiyorum:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.