Phòng đột phá trong cuộc họp nhóm: Hướng dẫn mới (2022)

Một trong những tính năng được mong đợi nhất trong Microsoft Teams cuối cùng cũng có ở đây! Đây là một công cụ mạnh mẽ trong Microsoft Teams cho phép người tổ chức cuộc họp chia cuộc gọi video hoặc âm thanh nhóm thành các phiên khác nhau để thảo luận nhóm nhỏ hơn. Họ có thể chỉ định người dùng vào một phòng, thêm / bớt / đổi tên các phòng. Chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể quản lý các phòng nghỉ trong nhóm và để thiết lập chúng, bạn phải tham gia cuộc họp để xem tùy chọn.

Bạn có thể mở và đóng phòng nhiều lần trong một phiên hoặc di chuyển người tham gia giữa các phòng. Khi tham gia một phòng đột xuất, người tổ chức cuộc họp sẽ tự động được đặt thành tắt tiếng. Để tham gia vào cuộc thảo luận, người tổ chức cần phải 'tắt tiếng' và sau đó tự 'bật tiếng'. Phòng đột phá chỉ có thể được tạo bằng ứng dụng khách Nhóm, không thể tạo phòng bằng cách sử dụng web Nhóm.

1 Lên lịch cuộc họp

2 Tạo phòng đột phá

3 Chỉ định người tham gia vào các phòng

4 Đổi tên phòng

5 phòng đột phá bắt đầu

6 Tham gia phòng đột phá

7 Gửi thông báo đến các Phòng đột phá

8 Chỉ định lại người tham gia

9 Trò chuyện với những người tham gia trong Phòng đột phá

10 Thêm hoặc xóa Phòng đột phá

11 Phòng đột phá Đóng

12 Lưu tệp, ghi âm và ghi chú từ Phòng đột phá

13 Chỉnh sửa cài đặt Phòng đột phá

14 Mẹo phòng đột phá

15 câu hỏi thường gặp

Lên lịch cuộc họp

• Chọn Lịch> + Cuộc họp mới. Bạn phải là người tổ chức cuộc họp để tạo và quản lý Phòng đột phá.

• Thêm người tham gia với tư cách là người tham dự.

Tạo phòng đột phá

• Tham gia cuộc họp của bạn vào thời gian đã định và đợi những người tham gia của bạn tham gia.
• Cuộc họp của bạn sẽ mở trong cửa sổ riêng của nó.
• Khi những người tham gia của bạn đã tham gia và bạn đã sẵn sàng, hãy chọn Phòng đột phá từ các điều khiển cuộc họp của bạn.

• Chọn số lượng phòng bạn muốn tạo từ menu thả xuống. Chọn xem bạn muốn Nhóm chỉ định người tham gia vào phòng Tự động hay Thủ công nếu bạn muốn tự chỉ định người tham gia vào phòng.

• Chọn Tạo phòng.

Mẹo : Đây là lần duy nhất bạn có thể chọn tự động chỉ định người tham gia vào các phòng. Bạn sẽ không thể chọn tùy chọn này sau đó.

Chỉ định người tham gia vào các phòng

Nếu bạn chọn Tự động, những người tham gia sẽ được chỉ định vào các phòng đột phá khác nhau.

Để thêm người tham gia vào phòng theo cách thủ công:

• Mở rộng danh sách trong Chỉ định người tham gia.
• Di chuột qua tên người tham gia cho đến khi các hộp kiểm xuất hiện. Chọn người tham gia bằng cách chọn các hộp kiểm.
• Chọn Tùy chọn khác và chọn một phòng từ danh sách.
• Lặp lại quá trình này cho đến khi tất cả những người tham gia đã được chỉ định vào các phòng.
• Để xem những người tham gia được chỉ định vào Phòng đột phá, hãy mở rộng mũi tên bên cạnh tên của phòng.

Đổi tên phòng

• Đặt tên cho các Phòng đột phá của bạn để phản ánh các nhóm hoặc dự án ít người tham gia.
• Chọn Tùy chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn Đổi tên phòng.
• Nhập tên mới và chọn Đổi tên phòng.

Bắt đầu phòng đột phá

Để bắt đầu các phòng riêng lẻ:

Chọn Tùy chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn Mở phòng.

Để bắt đầu tất cả các phòng cùng một lúc:

Chọn Mở phòng.

Bạn sẽ biết các phòng đã mở thành công khi trạng thái của chúng chuyển thành Mở.

Tham gia phòng đột phá

Để tham gia một phòng và kiểm tra tiến trình của phòng:

• Chọn Tùy chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn Tham gia phòng.
• Chọn Quay lại khi bạn đã sẵn sàng rời Phòng đột nhập và quay lại cuộc họp chính.

Gửi thông báo đến Phòng đột phá

Khi Phòng đột phá đã bắt đầu, hãy gửi thông báo để cập nhật thời gian hoặc chia sẻ lời nhắc.

• Chọn Tùy chọn khác> Thông báo.
• Nhập thông báo của bạn và sau đó chọn Gửi.
• Những người tham gia sẽ nhận được thông báo trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp của họ để kiểm tra thông báo của bạn

Chỉ định lại người tham gia

Di chuyển từng người tham gia đến các Phòng đột phá khác nhau.

Lưu ý : Hiện tại, bạn chỉ có thể di chuyển người tham gia khi Phòng đột phá đóng cửa.

Để di chuyển từng người tham gia:

• Mở rộng danh sách những người tham gia trong Phòng đột phá.
• Di chuột qua tên của người tham gia và chọn hộp kiểm xuất hiện.
• Chọn Tùy chọn khác, sau đó chọn Phòng đột phá mà bạn muốn chuyển người tham gia đến.

Trò chuyện với những người tham gia trong Phòng đột phá

• Mỗi Phòng Breakout sẽ có một cuộc trò chuyện riêng. Bạn và những người tham gia sẽ có thể truy cập nó từ danh sách trò chuyện của bạn và từ Trò chuyện trong Phòng đột phá, giống như các cuộc họp thông thường.
• Những người tham gia sẽ chỉ được thêm vào cuộc trò chuyện trong Phòng Breakout khi bạn bắt đầu tham gia phòng. Chúng sẽ bị loại bỏ ngay sau khi phòng đóng cửa.
• Bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện trong Phòng Breakout.
• Người tham gia vẫn có thể xem lịch sử trò chuyện và bất kỳ tệp nào được chia sẻ sau khi Phòng đột nhập đóng cửa.

Thêm hoặc xóa Phòng đột phá

Để thêm một Phòng đột phá bổ sung:

• Chọn Thêm phòng. Đặt tên cho phòng mới của bạn và xác nhận.
• Thêm người tham gia vào phòng bằng cách sử dụng các hướng dẫn ở trên.

Để xóa Phòng đột nhập:

Chọn Tùy chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn Xóa phòng.

Đóng phòng đột phá

Để đóng các phòng riêng lẻ:

Chọn Tùy chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn Đóng phòng.

Để đóng tất cả các phòng cùng một lúc:

Chọn Đóng phòng.

Bạn sẽ biết các phòng đã đóng cửa thành công khi trạng thái của chúng chuyển thành Đã đóng. Chọn Tiếp tục khi mọi người trở lại từ Phòng đột phá của họ và bạn đã sẵn sàng gặp lại với tư cách một nhóm lớn hơn.

Lưu tệp, bản ghi và ghi chú từ Phòng đột phá

Bạn có thể truy cập tệp, bản ghi và ghi chú từ Phòng Breakout trong cuộc trò chuyện của nó. Bạn và những người tham gia của bạn sẽ có thể truy cập các tài liệu này sau khi phòng đóng cửa, nhưng những người tham gia sẽ không thể trò chuyện hoặc thêm tài liệu bổ sung.

Chỉnh sửa cài đặt Phòng đột phá

Theo mặc định, Phòng đột phá sẽ được đặt để tự động di chuyển người tham gia vào các phòng đã mở. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt này:

• Chọn Tùy chọn khác> Cài đặt phòng.
• Bỏ chọn hộp kiểm Tự động chuyển mọi người vào các phòng đã mở.

Khi cài đặt tự động bị tắt, người tham gia sẽ nhận được thông báo yêu cầu họ tham gia Phòng đột phá. Họ sẽ cần chọn Tham gia phòng trước khi được chuyển đi.

Mẹo phòng đột phá

Được chuẩn bị

• Chạy thử nghiệm với Phòng đột phá trước cuộc họp của bạn để đảm bảo bạn hiểu về cách mọi thứ hoạt động.
• Bạn nên đăng một bản PDF của các tài liệu thuyết trình vào tệp Generals và đề nghị những người tham gia tải xuống.
• Tệp đính kèm không được phép, nhưng có thể bao gồm các liên kết đến tệp.
• Nếu bạn định giao tiếp với các nhóm bằng các bài đăng hoặc thông báo, bạn có thể đề xuất rằng các nhóm chỉ định một người theo dõi cuộc trò chuyện trên kênh Breakout Room để biết thông báo.

Thông báo

• Thông báo có thể được soạn trước để sẵn sàng gửi vào thời điểm thích hợp.
• Ngay sau khi bắt đầu các kênh đột phá, sẽ rất hữu ích nếu người tổ chức gửi thông báo cho mọi người, bao gồm cả thời gian kết nối lại.
• 5 phút trước khi kết thúc thời gian quy định, BTC sẽ gửi một tin nhắn khác để nhắc các nhóm quay về lúc 00:00.

Các câu hỏi thường gặp

Ai có thể bắt đầu một phòng đột phá?

• Chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể bắt đầu các phòng đột phá.

Làm thế nào tôi có thể sử dụng phòng đột phá?

• Người tổ chức cuộc họp chỉ có thể bắt đầu một phòng đột phá trên ứng dụng máy tính để bàn.
• Những người tham gia có thể tham gia một phòng đột phá từ máy tính để bàn, web hoặc thiết bị di động. Phòng Microsoft Teams chưa có tính năng phòng đột phá.
• Những người tham gia đăng nhập từ nhiều thiết bị sẽ có tất cả các điểm kết thúc tham gia cùng một phòng đột phá.

Tôi không thấy biểu tượng 'Phòng đột phá'?

• Bạn cần phải có mặt trong cuộc họp để xem biểu tượng này, hãy sử dụng ' Gặp ngay ' hoặc ' Cuộc họp mới ' để xem tùy chọn.

Tôi có thể tạo phòng đột phá với Nhóm trên web không?

• Hiện tại, người tổ chức cuộc họp không cần sử dụng ứng dụng khách Nhóm để tạo phòng đột phá. Đây là một cải tiến trong tương lai mà Microsoft đang nghiên cứu. Lưu ý rằng những người tham gia có thể tham gia với Nhóm trên web.

Những gì sắp ra mắt cho các phòng đột phá?

• Định cấu hình trước các phòng đột phá.
• Nhiều nhà tổ chức cuộc họp.
• Chia sẻ nội dung cuộc họp từ các phòng đột phá thành cuộc họp chính.
• Chỉ định các phòng đột phá bằng cách thêm thẻ.
• Thêm khách hàng / đối tác bên ngoài.

Người tổ chức cuộc họp có thể làm gì với phòng đột phá?

• Tạo tối đa 50 phòng đột phá trong các cuộc họp đã lên lịch hoặc họp ngay bây giờ
• Di chuyển giữa các phòng đột phá một cách tự do
• Thêm, di chuyển và xóa các phòng đột phá
• Cung cấp các tiêu đề phòng đột phá
• Quyết định xem người tham gia có được tự động thêm vào phòng đột phá hay không hoặc người tham gia có cần xác nhận hay không
• Chỉ định lại người tham gia vào các phòng khác nhau
• Có quyền truy cập vào tất cả các đồ tạo tác trong phòng đột phá (trò chuyện, tệp, bản ghi âm)

Làm cách nào để đảm bảo tôi có thể bắt đầu sử dụng phòng đột phá?

• Đảm bảo rằng trải nghiệm cuộc họp mới được bật (Nhóm -> Cài đặt -> Chung -> Chọn “Bật trải nghiệm cuộc họp mới”)
• Kiểm tra và đảm bảo rằng bạn có các bản cập nhật Teams mới nhất ( Cập nhật Microsoft Teams - Hỗ trợ Office )
• Quản trị viên CNTT có thể kiểm tra tần suất người thuê của họ nhận được bản cập nhật, điều này có thể ảnh hưởng khi người dùng của họ nhận được các tính năng mới như phòng đột phá ( Thiết lập tùy chọn phát hành Tiêu chuẩn hoặc Nhắm mục tiêu - Quản trị viên Microsoft 365 | Microsoft Tài liệu )

Những người tham gia cuộc họp có thể làm gì với phòng đột phá?

Người tham gia có thể:

• Tham gia các phòng đột phá từ Teams dành cho trình duyệt, máy tính để bàn và thiết bị di động
• Chia sẻ nội dung (bản trình bày PowerPoint, Bảng trắng) trong phòng đột phá
• Trò chuyện trong phòng breakout (điều này sẽ chỉ hiển thị với những người trong phòng và người tổ chức cuộc họp)

Người tham gia không được:

• Di chuyển tự do giữa các phòng nghỉ và cuộc họp chính.
• Những người tham gia phải đợi cho đến khi người tổ chức đưa họ trở lại cuộc họp chính hoặc chỉ định lại họ vào một phòng đột phá khác. Tuy nhiên, họ có thể yêu cầu người tổ chức cuộc họp gọi lại cho họ.

Lưu ý - Phòng đột phá không phải là không gian trò chuyện riêng tư, trong khi chỉ những người tham gia được chỉ định vào một phòng đột phá mới có thể xem các cuộc trò chuyện và thuyết trình trong phòng đột phá đó, người tổ chức cuộc họp có thể tham gia bất kỳ phòng đột phá nào vào bất kỳ lúc nào.

Tôi là một nhà giáo dục, học sinh của tôi sẽ có thể làm gì?

• Các nhà giáo dục sẽ có tùy chọn để đẩy học sinh vào phòng nghỉ và kéo họ trở lại cuộc họp chính mà học sinh không cần thực hiện thêm bất kỳ hành động nào.
• Học sinh có thể được chỉ định vào các phòng breakout, tham gia các phòng breakout, sử dụng bảng trắng hoặc chia sẻ màn hình nếu được phép tham gia các cuộc họp bình thường của trường, tham gia lại cuộc họp chính và xem cuộc trò chuyện trong phòng breakout của họ.
• Vì phòng đột nhập là cuộc họp Nhóm, các chính sách và tùy chọn bảo mật tương tự áp dụng cho phòng đột nhập.
• Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phòng đột phá tại trường học hoặc trường đại học của bạn  tại đây .