Mẹo mạnh mẽ để sử dụng sự kiện trực tiếp trong nhóm (2022)

Hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn những mẹo cơ bản về sự kiện trực tiếp trong nhóm Microsoft.

Trước khi tôi bắt đầu, đây là một số điều bạn có thể làm:

• Chúng tôi đã viết hướng dẫn thiết lập phòng đột phá trong Microsoft Teams để chia nhỏ các cuộc họp của bạn.
• Chúng tôi cũng đã viết các bài đăng để cải thiện trải nghiệm Microsoft Teams của bạn để có năng suất tốt hơn. Kiểm tra các mẹo và thủ thuật được đề cập  ở đây .

Hãy bắt tay ngay vào.

1 Sự kiện trực tiếp theo đội là gì?

2 Bật sự kiện trực tiếp theo nhóm

3 Làm thế nào để tạo một sự kiện trực tiếp theo nhóm?

4 Làm thế nào để mời người tham dự?

5 Làm thế nào để tổ chức sự kiện trực tiếp của bạn theo nhóm?

6 Nhóm Nhà sản xuất sự kiện trực tiếp và Người dẫn chương trình 6.1 Nhóm Sản xuất

6.1.1 Người tổ chức

6.1.2 Nhà sản xuất

6.1.3 Người trình bày

Ghi âm sự kiện trực tiếp của 7 đội

8 Tham dự sự kiện trực tiếp theo nhóm

Sự kiện trực tiếp của 9 đội q & a

9.1 Mở hoặc đóng Q&A

9.2 Trả lời câu hỏi

9.3 Đưa ra thông báo

10 Xuất báo cáo

Sự kiện trực tiếp theo đội là gì?

• Sự kiện Trực tiếp của Microsoft Teams được thiết kế để phát sóng lên đến 10.000 người tham dự và là một công cụ khó hơn, lý tưởng là yêu cầu đào tạo chính thức. Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp với ít hơn 200 người tham dự, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Cuộc họp nhóm.
• Sự kiện Trực tiếp của Microsoft Teams cho phép bạn lên lịch, sản xuất và phát trực tuyến các sự kiện cho nhiều khán giả.
• Sự kiện Trực tiếp của Nhóm Microsoft khác với Cuộc họp Nhóm của Microsoft ở chỗ chúng chủ yếu dành cho giao tiếp một cách với các nhóm lớn có thể chứa số lượng lớn lên đến 10.000 người tham gia.

Bật sự kiện trực tiếp theo nhóm

Sau khi bật Nhóm, bạn cần thiết lập các sự kiện trực tiếp. Để làm điều này,

• Đi tới " Trung tâm quản trị Microsoft Teams "
• Chọn " Cuộc họp " và chọn " Chính sách sự kiện trực tiếp "
• Chỉnh sửa chính sách “ Toàn cầu (Mặc định cho toàn tổ chức) ” hoặc tạo chính sách tùy chỉnh
• Trong chính sách này, bạn nên bật  Cho phép lập lịch  và tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, đối tượng cụ thể  Ai có thể tham gia các sự kiện trực tiếp đã lên lịch được  định cấu hình.

• Tiếp theo, đảm bảo chính sách được chỉ định cho người dùng bằng cách chọn  Người dùng trên trung tâm quản trị nhóm và kiểm tra những chính sách được chỉ định mà người dùng có.

Làm thế nào để tạo một sự kiện trực tiếp theo nhóm?

Sự kiện trực tiếp theo nhóm là một phần mở rộng của Cuộc họp nhóm, cho phép bạn lên lịch, sản xuất và phát trực tuyến các sự kiện cho nhiều khán giả. Nếu bạn là người tổ chức sự kiện trực tiếp, bạn có thể lên lịch sự kiện đó trong Nhóm theo cách tương tự như cách bạn lên lịch cuộc họp Nhóm thông thường. Quá trình này sẽ thêm sự kiện trực tiếp vào lịch của bạn và nhóm sản xuất của bạn. Sau đó, bạn sẽ cần mời những người tham dự.

• Trong Nhóm, hãy chọn  Lịch  , sau đó  chọn Cuộc họp mới
• Ở đầu bộ lập lịch, chọn  Cuộc họp mới  >  Sự kiện trực tiếp mới

• Thêm tiêu đề cuộc họp, thông tin ngày giờ và các chi tiết khác.

• Trong hộp  Mời mọi người vào nhóm sự kiện của bạn  , hãy thêm tên của  nhóm sự kiện của bạn - những người sẽ trình bày và tạo ra sự kiện.
• Nhóm sự kiện có thể bao gồm bất kỳ ai bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Chỉ cần không mời người tham dự vào thời điểm này - bạn sẽ nhận được một liên kết để chia sẻ với họ sau.
• Chọn  Tiếp theo .
• Trong  Quyền sự kiện trực tiếp , hãy chọn người có thể tham dự sự kiện trực tiếp của bạn:

• Thực hiện các lựa chọn trong  Bạn dự định tổ chức sự kiện của mình như thế nào?

Nếu bạn đang sản xuất trong Nhóm:

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng hoặc thiết bị bên ngoài, tùy chọn này sẽ chuyển sang màu xám.

• Chọn  Lịch biểu  để thêm sự kiện vào lịch của bạn và nhóm sự kiện của bạn.

Làm thế nào để mời người tham dự?

• Trong Nhóm, chọn  Lịch  ở phía bên trái của ứng dụng.
• Chọn sự kiện trực tiếp.
• Đối với các sự kiện sẽ được tạo trong Nhóm, hãy chọn  liên kết Nhận người tham dự  để sao chép liên kết sự kiện trực tiếp để bạn có thể chia sẻ liên kết đó với những người tham dự
  • Mở lịch Outlook của bạn và dán liên kết vào một lời mời mới
  • Không mời người tham dự thông qua cuộc họp Nhóm. Một cuộc họp Nhóm mới sẽ có liên kết cuộc họp riêng

Làm thế nào để tổ chức sự kiện trực tiếp của bạn theo nhóm?

• Chọn  Lịch, sau đó chọn sự kiện trực tiếp và  Tham gia .
  • Hàng đợi ở phía bên trái: Đây là bản xem trước của bạn
  • Sự kiện trực tiếp (ở phía bên phải): Là những gì người tham dự của bạn có thể nhìn thấy
  • Bạn (dưới cùng giữa): là nơi bạn có thể tắt âm thanh và video của mình
  • Chia sẻ (dưới cùng bên phải): Là nơi bạn có thể chia sẻ nội dung
  • Tắt tiếng tất cả (dưới cùng bên phải): nơi bạn có thể tắt tiếng mọi người
• Để chia sẻ màn hình:
  • Chọn  Chia sẻ  >  Màn hình  >  Nội dung  >  Gửi trực tiếp .
  • Nếu sự kiện chưa bắt đầu, hãy chọn  Bắt đầu .
• Để chia sẻ một cửa sổ:
  • Chọn  Chia sẻ  và chọn một trong các cửa sổ đang mở từ phần  Windows  trong khay nguồn.
  • Sau khi cửa sổ được chia sẻ, hãy chuyển sang giao diện người dùng của nhà sản xuất
  • Chọn  Nội dung  và sau đó  Gửi trực tiếp .
  • Nếu sự kiện chưa bắt đầu, hãy chọn  Bắt đầu .
  • Lưu ý:  Không thu nhỏ cửa sổ đã chọn, vì điều này sẽ ngăn bản xem trước hiển thị trong hàng đợi.
• Để chia sẻ Video của bạn:
  • Bật camera của bạn lên.
  • Chọn nguồn cấp dữ liệu máy ảnh của bạn ở cuối màn hình để xem trước trong hàng đợi của bạn (ở bên trái) trước khi gửi đến sự kiện trực tiếp (ở bên phải).
  • Chọn  Gửi trực tiếp  để gửi nguồn cấp dữ liệu từ bản xem trước đến sự kiện trực tiếp.
  • Chọn  Bắt đầu  để bắt đầu phát trực tiếp cho những người tham dự của bạn!
• Để kết thúc sự kiện, chọn  Kết thúc -> Rời khỏi .

Nhóm nhà sản xuất sự kiện trực tiếp và người dẫn chương trình

Sự kiện Trực tiếp thường có một số người làm việc ở hậu trường trong một Nhóm sản xuất.

Nhóm sản xuất

Các nhóm sản xuất bao gồm một nhà tổ chức, nhà sản xuất và những người thuyết trình.

Người tổ chức

Người tổ chức lên lịch Sự kiện trực tiếp theo nhóm và đảm bảo sự kiện được thiết lập với các quyền phù hợp cho người tham dự và nhóm sản xuất, những người sẽ quản lý sự kiện. Ban tổ chức có trách nhiệm:

• Tạo sự kiện trực tiếp
• Đặt quyền của người tham dự
• Lựa chọn phương pháp sản xuất
• Định cấu hình các tùy chọn sự kiện (ví dụ: Hỏi và Đáp được kiểm duyệt)
• Mời người tham dự
• Lựa chọn thành viên nhóm sản xuất
• Quản lý các báo cáo được tạo sau khi sự kiện kết thúc

Lưu ý : Vai trò người tổ chức rất linh hoạt và người tổ chức cũng có thể tự đề cử mình làm nhà sản xuất hoặc người trình bày.

Nhà sản xuât

Nhà sản xuất đảm bảo người tham dự có trải nghiệm xem tuyệt vời bằng cách kiểm soát luồng Sự kiện trực tiếp. Người sản xuất có trách nhiệm:

• Bắt đầu và dừng Sự kiện trực tiếp
• Chia sẻ video của riêng mình
• Chia sẻ video của người tham gia
• Chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ (ví dụ: trang trình bày PPT)
• Chọn bố cục

Người giới thiệu

Người thuyết trình có thể chịu trách nhiệm về:

• Trình bày âm thanh và video
• Kiểm duyệt Q&A

Lưu ý : Người thuyết trình chỉ có thể chia sẻ âm thanh, video hoặc màn hình (máy tính để bàn hoặc cửa sổ) trong sự kiện trực tiếp theo nhóm.

Để biết sự khác biệt giữa Nhà sản xuất và Người trình bày, hãy nhấp vào đây .

Ghi lại sự kiện trực tiếp của các đội

• Trong Nhóm, chọn  Lịch  ở bên trái ứng dụng
• Chọn sự kiện trực tiếp
• Trong Tài nguyên sự kiện trực tiếp, bạn sẽ có tùy chọn tải xuống
  • Quay video
  • Báo cáo tương tác của người tham dự
  • Báo cáo hỏi đáp, v.v.
• Tất cả được tải xuống thư mục tải xuống trên máy tính của bạn

Tham dự sự kiện trực tiếp theo nhóm

• Mở liên kết sự kiện trực tiếp để tham gia sự kiện.
  • Nếu bạn mở sự kiện từ Nhóm, bạn sẽ tham gia sự kiện trong Nhóm.
    • Lưu ý:  Sự kiện trực tiếp chưa sử dụng tùy chọn thiết bị Microsoft Teams của bạn. Sử dụng cài đặt âm thanh của hệ điều hành để chọn loa cho sự kiện trực tiếp.
  • Nếu bạn mở sự kiện từ Outlook, bạn có thể tham gia từ web hoặc mở sự kiện trong Nhóm.
• Nếu sự kiện trực tiếp chưa bắt đầu, bạn sẽ thấy thông báo " Sự kiện trực tiếp chưa bắt đầu "
• Trình duyệt
  • Nếu bạn đang tham dự sự kiện trực tiếp trên web, hãy sử dụng trình duyệt web kích hoạt phần mở rộng nguồn phương tiện (MSE) như Chrome, Firefox hoặc Edge. Safari hiện không được hỗ trợ .
• Độ phân giải video
  • Nếu sự kiện trực tiếp theo nhóm bắt đầu ở độ phân giải thấp, bạn có thể cần phải đặt lại thủ công sự kiện đó về độ phân giải cao hơn.

• Xem sự kiện trực tiếp sau
  • Sau khi sự kiện trực tiếp kết thúc, bạn vẫn có thể xem bản ghi bằng cùng một liên kết, nếu người tổ chức chọn cung cấp bản ghi.

Sự kiện trực tiếp của các đội q & a

Khi một sự kiện trực tiếp được tạo bằng tùy chọn Hỏi và Đáp, Hỏi và Đáp sẽ mở theo mặc định và người tham dự có thể bắt đầu đặt câu hỏi ngay cả khi sự kiện chưa bắt đầu. Những câu hỏi này chỉ hiển thị với người kiểm duyệt cho đến khi họ xuất bản chúng lên sự kiện.

Mở hoặc đóng phần Hỏi & Đáp

• Để hiển thị hoặc ẩn bảng Hỏi & Đáp, hãy nhấp vào nút Hỏi và Đáp ở phía trên bên phải của màn hình.
• Sau khi bảng Hỏi & Đáp mở, bạn có thể chuyển đổi công tắc Mở / Đóng, tắt và bật chức năng Hỏi và Đáp.

Trả lời câu hỏi

Các câu hỏi từ những người tham dự sẽ xuất hiện trong bảng Hỏi & Đáp, theo mặc định, chúng là riêng tư và những người tham gia khác không nhìn thấy.

• Chọn một câu hỏi bạn muốn trả lời bằng cách nhấp vào câu hỏi đó và nhập câu trả lời của bạn. Các câu hỏi là riêng tư theo mặc định.
• Nhấp vào nút Xuất bản để trả lời công khai.
• Nhấp vào nút Gửi để trả lời riêng.

Thông báo

Để thông báo thông qua chức năng Hỏi và Đáp, hãy làm theo các bước dưới đây.

• Nhấp vào nút Thông báo ở cuối bảng Hỏi và Đáp
• Nhập thông báo của bạn và nhấp vào nút Gửi
• Nhấp vào nút Gửi

Xuất báo cáo

Bạn có thể xuất bản ghi, danh sách người tham dự và báo cáo Hỏi & Đáp từ một sự kiện trực tiếp bằng cách sử dụng các bước sau.

• Khởi chạy " Trung tâm quản trị nhóm "
• Chọn " Phân tích và báo cáo "
• Chọn " Báo cáo sử dụng "
• Báo cáo = Sử dụng sự kiện trực tiếp của nhóm
• Phạm vi ngày = 7 ngày
• Nhấp vào " Chạy báo cáo "
• Chọn sự kiện trực tiếp
• Nhấp vào liên kết để tải xuống báo cáo
  • Bảng điểm
  • Người tham dự
  • Báo cáo Hỏi & Đáp

Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã biết việc sử dụng sự kiện trực tiếp theo nhóm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng cho tôi biết.

Tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.