Cách thêm khách vào ứng dụng Microsoft Teams (2022)

Trước đó trong bài đăng này , chúng tôi đã chia sẻ về cách đặt trước phòng trên Microsoft Teams. Hôm nay, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm khách vào Microsoft Teams.

• Nhóm Microsoft là một không gian làm việc dựa trên trò chuyện giúp bạn dễ dàng có các cuộc trò chuyện liên tục và theo chuỗi, tổ chức cuộc họp , chia sẻ tệp, cộng tác trên tài liệu và hoàn thành công việc với các nhóm trong tổ chức.
• Microsoft Teams cho phép bạn làm việc theo cách trò chuyện tự nhiên - với mọi thứ bạn cần ở một nơi - khả dụng bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị.
• Làm việc với đồng nghiệp của bạn thật dễ dàng, nhưng việc chuẩn bị sẵn sàng Quyền truy cập khách cho Nhóm sẽ mất một chút thời gian.
• Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm khách vào Microsoft Teams và những việc bạn cần làm để sẵn sàng truy cập vào Teams với tư cách khách. Sau đó, chúng tôi sẽ xem xét các bước mà khách phải trải qua để đăng nhập vào Nhóm.

1 Danh sách kiểm tra quyền truy cập khách của Microsoft Teams

1.1 Đây là các bước quản trị mà chúng ta sẽ thực hiện

1.2 Kích hoạt quyền truy cập của khách ở cấp độ khách thuê

1.3 Thêm khách trong Azure AD

1.4 Định cấu hình Nhóm Microsoft 365

1.5 Xác minh Chia sẻ trong SharePoint

1.6 Hiểu những hạn chế mà khách của bạn gặp phải

2 Làm thế nào để thêm khách vào nhóm của bạn?

Danh sách kiểm tra quyền truy cập khách của Microsoft Teams

Trước khi thêm khách vào Nhóm của bạn, có một số điều cần xem xét với tư cách là Quản trị viên của người thuê, để sẵn sàng.

Đây là danh sách kiểm tra tuyệt vời từ Microsoft mà chúng tôi sẽ sử dụng. Danh sách kiểm tra của tôi hơi khác so với của họ, nhưng nó hoạt động.

Đây là các bước quản trị mà chúng ta sẽ thực hiện

• Cho phép khách truy cập ở cấp đối tượng thuê
• Thêm khách của bạn trong Azure AD
• Định cấu hình Nhóm Office 365
• Xác minh rằng bạn có bộ tùy chọn chia sẻ SharePoint chính xác
• Hiểu những hạn chế mà khách của bạn sẽ gặp phải

Bật quyền truy cập của khách ở cấp độ người thuê

Trong bước này, chúng ta cần định cấu hình Quyền truy cập với tư cách khách và bật Nhóm cho tất cả người dùng. Để làm điều này,

• Đi tới " Trung tâm quản trị Microsoft 365 "
• Truy cập " Cài đặt "
• Chọn " Cài đặt tổ chức "
• Chọn " Bảo mật và quyền riêng tư "
• Chọn “ Chia sẻ “
• Đảm bảo rằng Nhóm đã được bật.

Thêm khách trong Azure AD

• Azure AD là một dịch vụ mạnh mẽ dành cho người thuê Microsoft 365, nơi chúng tôi có thể quản lý người dùng, miền, thiết bị, giấy phép và nhiều thứ khác.
• Bạn nên thêm khách trong Azure AD để họ đăng ký. Điều này là không cần thiết vì khi bạn thêm ai đó vào một Đội hoặc một Nhóm, họ sẽ được đưa vào Azure AD.
• Đây là danh sách người dùng của tôi trong Azure AD. Để đến đây, tôi đã đi đến các lựa chọn của Trung tâm quản trị để Azure AD và những người dùng đã chọn.

• Để thêm khách mới, hãy nhấp vào " Người dùng khách mới "

Định cấu hình Nhóm Microsoft 365

Nhóm và Đội khác nhau nhưng có liên quan với nhau. Bạn sẽ cần đảm bảo cài đặt Nhóm O365 sẽ cho phép khách truy cập vào các tệp, cuộc trò chuyện, v.v. mà bạn muốn họ.

• Để thực hiện việc này, hãy truy cập " Trung tâm quản trị Microsoft 365 "
• Mở rộng " Cài đặt "
• Chọn " Cài đặt tổ chức "
• Chọn “ Dịch vụ “
• Chọn “ Nhóm Microsoft 365 “

• Đảm bảo rằng cài đặt được bật.

Xác minh Chia sẻ trong SharePoint

Đây là một cài đặt khác trong Trung tâm quản trị Microsoft 365 để thêm khách vào Ứng dụng Microsoft Teams. Lần này là từ chia sẻ SharePoint.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Microsoft 365 "
• Chọn “ SharePoint ” từ “ Trung tâm quản trị ”
• Mở rộng "Chính sách "
• Chọn “ Chia sẻ “
• Nút bạn chọn ở đây tùy thuộc vào mức độ giới hạn bạn muốn. Bạn có thể thấy nó bắt đầu mà không cần chia sẻ và tiến đến các liên kết ẩn danh (dễ dãi nhất).

Hiểu những hạn chế mà khách của bạn mắc phải

• Khách của bạn bị hạn chế phần nào và Microsoft cung cấp danh sách các mục cần lưu ý này. Trải nghiệm của khách có giới hạn bởi thiết kế. Đảm bảo rằng bạn hiểu trải nghiệm của khách để không cố gắng khắc phục điều gì đó không phải là vấn đề.
  Ví dụ: đây là danh sách một số chức năng không khả dụng cho khách trong Microsoft Teams.

• OneDrive for Business
• Mọi người tìm kiếm bên ngoài Nhóm
• Lịch, Cuộc họp đã lên lịch hoặc Chi tiết cuộc họp
• PSTN
• Sơ đồ tổ chức
• Tạo hoặc sửa đổi một nhóm
• Duyệt tìm một đội
• Tải tệp lên trò chuyện giữa người với người

Làm thế nào để thêm khách vào nhóm của bạn?

• Bây giờ, chúng ta đến phần mà bạn có thể thêm mọi người vào Nhóm của mình. Bạn có thể thêm chúng từ Azure AD hoặc ngay từ Team. (Điều này giả sử bạn đã tạo ít nhất một Nhóm)
• Để bắt đầu thêm người, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tên Nhóm của bạn (trong Mục yêu thích). Bạn sẽ thấy một số mục menu, hãy chọn " Thêm thành viên ".
• Khi bạn nhập tên từ tổ chức của mình, tên đó sẽ xuất hiện, nhưng nếu bạn đang mời khách, bạn sẽ cần thêm họ bằng địa chỉ email.
• Microsoft Teams tự động gửi email cho khách của bạn. Khách của bạn sẽ nhấp vào thanh trong email và họ sẽ được đưa đến Nhóm của bạn.

Cũng nên đọc : Làm thế nào để Xóa Khách khỏi Microsoft Teams hoàn toàn?

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.