Cách chia sẻ và quản lý các tệp Microsoft Teams trong một kênh

Microsoft Teams hỗ trợ chia sẻ tệp trong trò chuyện. Bạn có thể tải trực tiếp bất kỳ loại tệp nào lên trong một cuộc trò chuyện và nó sẽ được liệt kê trong tab Tệp của kênh mà bạn đã chia sẻ nó. Nó đủ đơn giản nhưng nếu bạn cần tìm một tập tin sau này, việc tìm kiếm nó trong một chuỗi sẽ cực kỳ khó khăn.

Microsoft Teams không thiếu các công cụ quản lý các tệp được chia sẻ nhưng không thể truy cập các công cụ này từ tab Bài đăng của kênh. Các công cụ hội thoại không bao gồm bất kỳ thứ gì để quản lý tệp. Nếu bạn tải lên nhiều hình ảnh, chúng thậm chí không được nhóm lại với nhau trong một thư mục. Nếu bạn muốn quản lý tệp Microsoft Teams, bạn cần làm quen với tab Tệp.

Tệp Microsoft Teams

Tab tệp Microsoft Teams là một tab có trong mọi kênh đơn lẻ được tạo trong một nhóm. Mỗi kênh có thư mục tương ứng riêng được tạo cho nó trong site SharePoint mà nhóm Microsoft Teams được kết nối với. F Iles được tải lên một kênh có thể được truy cập từ thư mục SharePoint của kênh.

Tab Microsoft Teams Files cho phép người dùng;

• Tải lên bất kỳ loại tệp nào từ đĩa cục bộ của họ.
• Tải lên một thư mục từ đĩa cục bộ của họ.
• Tạo một thư mục mới trong tab Tệp.
• Tạo Microsoft Word, Bảng tính, Powerpoint, Notebook hoặc Biểu mẫu mới trực tiếp trong ứng dụng.

1. Tạo thư mục trong tệp Microsoft Teams

Để tạo thư mục trong tab tệp Microsoft Teams, hãy làm theo các bước sau.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến nhóm và kênh bạn muốn tạo thư mục.
3. Chọn tab Tệp.
4. Nhấp vào nút Mới.
5. Chọn Thư mục từ menu.
6. Đặt tên cho thư mục.
7. Nhấp vào Tạo.

2. Thêm tệp vào thư mục

Khi bạn đã tạo xong một thư mục, bạn có thể tải tệp lên đó ít nhiều theo cách giống như cách bạn tải chúng lên tab Tệp chính,

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến nhóm và kênh mà bạn đã tạo thư mục trong đó.
3. Chuyển đến tab Tệp.
4. Chọn thư mục để mở nó.
5. Nhấp vào nút Tải lên.
6. Chọn Tệp để tải tệp lên.
7. Chọn Thư mục để tạo một thư mục / thư mục con trong thư mục hiện tại.

3. Tải thư mục lên Microsoft Teams

Microsoft Teams cho phép người dùng tải trực tiếp toàn bộ thư mục tệp lên một kênh. Thư mục vẫn giữ tên của nó và mọi tệp trong thư mục đều được tải lên nó.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến nhóm và kênh bạn muốn tải thư mục lên.
3. Chọn tab Tệp.
4. Nhấp vào Tải lên và chọn Thư mục từ menu.
5. Chọn một thư mục từ đĩa cục bộ của bạn và nhấp vào Tải lên.
6. Cho phép tải lên thư mục và các tệp.

Lưu ý: Việc tải lên sẽ mất thời gian tùy thuộc vào số lượng tệp và dung lượng của chúng. 

4. Chia sẻ liên kết đến các tệp / thư mục

Các tệp và thư mục được chia sẻ với kênh Microsoft Teams được tải lên trang web SharePoint và có một liên kết trực tiếp mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ chúng. Quyền truy cập bị hạn chế, tức là bạn không thể chia sẻ tệp với người không thuộc nhóm nên đây không phải là chia sẻ công khai. Nó là riêng tư và giới hạn cho các thành viên trong nhóm.

1. Mở Microsoft Teams và chuyển đến nhóm và kênh bạn muốn chia sẻ tệp.
2. Chuyển đến tab Tệp.
3. Chọn một tệp hoặc thư mục và nhấp vào Sao chép liên kết.
4. Chia sẻ liên kết để chia sẻ tệp hoặc thư mục.

5. Ghim lên đầu

Nếu bạn có một tệp hoặc thư mục quan trọng, bạn có thể ghim nó vào đầu thư mục hoặc tab Tệp. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy hơn.

1. Chuyển đến tab Tệp của một kênh.
2. Nhấp vào nút tùy chọn khác bên cạnh tệp hoặc thư mục.
3. Chọn Ghim lên đầu.
4. Một phần mới sẽ được tạo ở trên cùng và mục sẽ xuất hiện ở đó.

6. Đồng bộ hóa các tệp và thư mục mới

Các tệp và thư mục mới được tải lên kênh sẽ tự động đồng bộ hóa và xuất hiện trong tab Tệp , tuy nhiên, nếu chúng không xuất hiện, bạn có thể nhấp vào nút Đồng bộ hóa ngay và buộc chúng đồng bộ hóa.

Sự kết luận

Microsoft Teams cung cấp tính năng chia sẻ tệp toàn diện để chia sẻ tệp riêng tư. Bạn có thể giới hạn khán giả của mình dựa trên việc ai là người và không thuộc kênh hoặc nhóm. Tệp có thể được thêm, di chuyển, ghim lên trên cùng và xóa tất cả từ trong Microsoft Teams.