Cách gửi hàng loạt email bằng cách sử dụng kết hợp thư trong Microsoft Word

Phối thư là một tính năng của Microsoft Office. Nó cho phép người dùng gửi tin nhắn hàng loạt. Bạn có thể soạn tin nhắn bằng Microsoft Office rồi gửi cho nhiều người cùng lúc.

Phối thư giúp bạn không phải gửi e-mail riêng biệt cho từng và mọi liên hệ bằng cách sử dụng Microsoft Outlook để gửi e-mail hàng loạt. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng một khi bạn biết cách sử dụng phối thư thì việc này khá dễ dàng.

Ưu và nhược điểm của việc sử dụng kết hợp thư cho Word

Mặc dù là một tính năng hữu ích về tổng thể, nhưng có một số hạn chế khi sử dụng kết hợp email Word.

Bạn nên truy cập những email nào mà bạn có thể hợp nhất mà không làm giảm chất lượng và thông tin, và những email nào nên được tùy chỉnh cho thư từ riêng tư hoặc kinh doanh.

Ưu điểm

- Nhanh hơn
- Giữ chân khách hàng tiềm năng dễ dàng hơn
- Gửi nhiều dữ liệu
hơn - Theo dõi tốt hơn

Nhược điểm

- Cá nhân hóa ít hơn
- Định dạng không thích ứng
- Tăng khả năng lỗi

Bạn sẽ nhận được MS Word trong bất kỳ bộ MS Office nào. Bạn có thể mua thẻ kích hoạt từ Amazon và được vận chuyển qua đường bưu điện. Mã sẽ hoạt động cho cả người dùng Windows và MacOS.

Bước 1: Soạn E-mail

Bạn có thể soạn tin nhắn của mình tại Microsoft Word. Microsoft Word là một phần của Microsoft Office. Bây giờ hãy làm theo các bước sau để gửi một e-mail hàng loạt.

1. Mở Microsoft Word từ màn hình của bạn. Bạn cũng có thể mở Microsoft Office từ menu chương trình. Bây giờ, chọn Microsoft Word từ danh sách chương trình Microsoft Office.

2. Nhấp vào Tệp Bây giờ hãy nhấp vào Bắt đầu Kết hợp Thư.

3. Từ các tùy chọn đã cho, chọn Tin nhắn Email.

4. Microsoft Word sẽ cung cấp cho bạn giao diện e-mail. Tài liệu sẽ không có lề, không giống như một tài liệu thông thường.

5. Thực hiện theo định dạng e-mail thông thường. Nhập lời chào mở đầu và nội dung email của bạn.

6. Bạn cũng có thể bao gồm chữ ký email của mình. Vì mục đích này, bạn phải sao chép chữ ký e-mail của mình từ Microsoft Outlook.

7. Mail Merge cũng cho phép bạn thêm nội dung được cá nhân hóa vào e-mail của mình.

Bước 2: Tạo danh sách người nhận

Tiếp theo, bạn sẽ muốn tập hợp danh sách người nhận cho email của mình. Bạn có thể lưu danh sách của mình dưới dạng tài liệu Microsoft Word hoặc đặt nó thành tệp Microsoft Excel. Mọi chương trình tạo tài liệu được Windows hỗ trợ sẽ hoạt động.

Bạn cũng có thể sử dụng trình hướng dẫn Kết hợp Thư để tạo danh sách người nhận. Bây giờ, hãy làm theo các bước đơn giản sau để thêm người nhận của bạn:

1. Bấm vào nút Người nhận từ tab Kết hợp Thư.

2. Bây giờ, hãy nhấp vào Type a New List. Bạn cũng có thể thêm danh sách người nhận đã có từ trước của mình.

3. Trong cửa sổ danh sách người nhận, bạn có thể thêm thông tin liên quan. Như tên và địa chỉ công ty.

4. Sử dụng Nút Tùy chỉnh Bạn có thể loại trừ các trường không mong muốn. Chức năng đổi tên cũng có sẵn. Lưu các thay đổi của bạn trong danh sách địa chỉ. Danh sách địa chỉ mới được tạo của bạn sẽ nằm trong thư mục Tài nguyên Dữ liệu của Tôi với. mdb

5. Nhấn Ok để lưu công việc của bạn.

Bước 3: Hoàn thành kết hợp thư

Bây giờ bạn đã soạn xong email và danh sách người nhận của bạn đã hoàn thành, hãy làm theo các bước sau để hoàn tất việc Kết hợp Thư.

1. Chọn tùy chọn Trường Kết hợp Thư để xem menu thả xuống. Từ danh sách, chọn các trường bắt buộc.

2. Bây giờ bạn sẽ thấy danh sách các mã trường trên màn hình của mình. Chúng sẽ xuất hiện như thế này <> . Đừng xử lý sai các trường này.

3. Bạn có thể thấy văn bản e-mail thực tế trong

4. Chọn tùy chọn Kết thúc và Hợp nhất từ tab thư. Bây giờ e-mail của bạn đã sẵn sàng để gửi.

5. Nhấp vào Ok trên hộp thoại cuối cùng để hoàn tất Kết hợp Thư.

Nó đơn giản như vậy. Bạn đã sẵn sàng gửi email đến một nhóm lớn người nhận. Bạn sẽ có thể xem các tin nhắn e-mail của mình bất kỳ lúc nào.