Cách lưu trữ email Microsoft Outlook

Ngày nay, các tài khoản email của chúng ta có xu hướng quá tải - chứa đầy những thứ chúng ta không muốn hoặc không cần. Hộp thư đến có thể nhanh chóng bị tắc nghẽn, gây đau đầu khi cố gắng tìm thứ gì đó thực sự quan trọng. Tôi chủ yếu sử dụng tài khoản Gmail của mình những ngày này, nhưng vẫn sử dụng tài khoản và chương trình Outlook của mình. Một trong những địa chỉ email cũ - và chính - của tôi gắn liền với nó, với rất nhiều kết nối kinh doanh được đưa vào. Tuy nhiên, vì tài khoản email đã quá cũ, bạn có thể tưởng tượng lượng rác mà tôi có xu hướng đến đó là rất lớn.

Cách đây không lâu, tôi kinh hãi nhìn chằm chằm vào Hộp thư đến của mình và giơ tay lên trời. Tôi quyết định đã đến lúc - * gulp * - để dọn dẹp Hộp thư đến Outlook của mình bằng cách lưu trữ một số hỗn loạn.

Lưu trữ thư mục email trong Outlook khá đơn giản. Tôi hy vọng bạn thích hướng dẫn này về cách nó được thực hiện.

Cách lưu trữ thủ công email trong Outlook

Để giữ cho hộp thư đến của bạn không bị lấp đầy, bạn có thể nhanh chóng chuyển những thư cũ và không mong muốn vào một kho lưu trữ. Đây là một Tệp dữ liệu hoàn toàn riêng biệt trong Outlook. Sau đó, bạn có thể truy cập lại nó từ bên trong chương trình email bất kỳ lúc nào bạn chọn.

Nếu bạn vẫn đang sử dụng Microsoft Outlook 2013, bạn sẽ cần nhấp vào “Tệp” , tiếp theo là “Thông tin” và sau đó nhấp vào Công cụ dọn dẹp ” . Cuối cùng, chọn “Lưu trữ” .

Đối với những người bạn đang làm rung chuyển Outlook 2016 hoặc 2019, hãy nhấp vào “Tệp” , sau đó nhấp vào “ Thông tin” , tiếp theo là “Công cụ” và cuối cùng chọn “Dọn dẹp các mục cũ” .

Trong hộp bật lên, hãy nhấp vào “Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con” , sau đó chọn thư mục bạn đã sẵn sàng để không phải xem trong một thời gian. Sau đó, tìm nơi có nội dung “Lưu trữ các mục cũ hơn” và nhập ngày.

Ở cuối hộp, nhấp vào "OK" và bắt đầu! Những thư mục đầy phiền phức mà bạn không muốn xử lý giờ đã trống rỗng!

Cách bật tính năng lưu trữ email Outlook tự động

Với tính năng lưu trữ tự động, bạn có thể quyết định tần suất công cụ Lưu trữ sẽ tự chạy, nơi bạn muốn các tệp được lưu trữ và thậm chí chương trình email yêu quý của bạn sẽ giữ email trong bao lâu trước khi lưu trữ chúng cho bạn. Đây là những gì bạn cần làm để bật và thiết lập tính năng này:

Nhấp vào “Tệp” sau đó nhấp vào “ Tùy chọn” và sau đó nhấp vào “Nâng cao” .

Cuộn xuống “Tự động lưu trữ” và chọn “Cài đặt tự động lưu trữ” .

Chọn hộp có nội dung “Chạy Tự động Lưu trữ Mỗi n Ngày” , sau đó chọn tần suất bạn muốn công cụ này chạy.

Đi qua từng tùy chọn khác và chọn những tùy chọn bạn muốn, bao gồm xóa email hoàn toàn thay vì gửi chúng vào một thư mục lưu trữ để chờ đợi mãi mãi.

Cách tắt tính năng lưu trữ tự động trong Outlook

Quyết định rằng bạn không còn muốn Outlook tự động lưu trữ các thư mục nhất định? Cần kiểm soát lại để chọn khi nào và làm thế nào để tự mình làm điều đó? Dễ như ăn bánh! Chỉ cần tắt Tự động lưu trữ:

Chọn nút “Tệp” một lần nữa, chọn “Tùy chọn” , sau đó chọn  “Nâng cao” . Tìm “Tự động lưu trữ” và chọn lại nút Cài đặt.

Bỏ chọn hộp có nội dung "Chạy Tự động Lưu trữ Mỗi n Ngày" và bạn đã sẵn sàng!

Bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về Outlook mà tôi có thể giúp bạn không? Để lại cho tôi một bình luận hoặc gửi email cho chúng tôi, và tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp đỡ.

Gửi email vui vẻ!