Cách sử dụng tìm kiếm trong Outlook để tìm email nhanh (2022)

Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tìm kiếm trong triển vọng để tìm email đúng cách. Chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thu hẹp tiêu chí tìm kiếm của bạn để tìm kiếm tốt hơn trong Outlook. Bạn có thể sử dụng Outlook để tìm kiếm các từ trong tệp đính kèm, tìm kiếm theo kích thước email, theo ngày tháng và hơn thế nữa.

Một trong những vấn đề tôi gặp phải với Outlook là thời gian tôi dành để tìm kiếm nội dung trong quá khứ, tôi sử dụng cấu trúc thư mục đa cấp để lưu trữ các email mà tôi muốn giữ lại nhưng tôi nhận ra rằng việc tổ chức nó, giống như ngày xưa, giống như một cái tủ đựng hồ sơ. với rất nhiều ngăn kéo khác nhau không phải là nó trông như thế nào nên được sử dụng sau đó tôi bắt đầu sử dụng một số triển vọng nhất định, nhưng nó không hoạt động theo cách tôi muốn. Tôi sẽ nhận lại hàng trăm kết quả mà tôi cố gắng lọc một cách trực quan. Bạn có thể tưởng tượng sự thất vọng ở đó. Ở một điểm nào đó. Tôi nhận ra rằng có nhiều thứ để tìm kiếm hơn là chỉ bỏ một từ vào hộp tìm kiếm và nhấn enter. Anh ấy thực sự có thể tìm thấy chính xác những gì bạn muốn. Bạn chỉ cần biết cách đặt câu hỏi đúng cách.

Cách sử dụng Tìm kiếm trong Outlook?

• Microsoft đã cập nhật chức năng tìm kiếm vào năm 2019 cho Office 365. Tìm kiếm hiện nhanh hơn và tìm kiếm cho chính nó đã được chuyển lên trên cùng của triển vọng cho thanh tiêu đề. Điều này hiện tương tự đối với ứng dụng dành cho máy tính để bàn và triển vọng của Web để sử dụng tìm kiếm.

• Chỉ cần nhấp vào bên trong tìm kiếm bằng chuột của bạn hoặc sử dụng phím tắt Alt + Q hoặc Control + E. Thao tác này sẽ mở ra một danh sách thả xuống trong đó Outlook sẽ đưa ra một số đề xuất được cá nhân hóa dựa trên hoạt động gần đây của bạn.
• Tôi không thấy điều đó đặc biệt hữu ích, nhưng trong trường hợp bạn muốn lặp lại tìm kiếm, điều này có thể hữu ích cho bạn.
• Trước đây, tôi đã gõ các từ tìm kiếm của mình và nhận được hàng trăm kết quả nhưng điều đó giống như việc bạn chỉ lái xe ở số đầu tiên. Nó sẽ mất mãi mãi để đi đến bất cứ đâu.
• Có hai cách bạn có thể sử dụng tìm kiếm, tìm kiếm tức thì và tìm kiếm trước. Tôi sẽ cho bạn thấy cả hai.

Tìm kiếm tức thì trong Microsoft Outlook

Hãy bắt đầu với tìm kiếm tức thì. Giả sử tôi đang tìm kiếm thứ gì đó với bài kiểm tra từ khóa, tôi chỉ cần nhập từ khóa đó vào hộp tìm kiếm, nhấn, nhập và nhận tất cả kết quả. Để thu hẹp kết quả, tôi có thể chuyển đến tab tìm kiếm với các nút bổ sung.

Tôi có thể tinh chỉnh tìm kiếm của mình từng bước. Bạn có thể thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi tìm kiếm của mình. Bạn có thể tìm thấy các trường dưới đây.

• Hộp thư hiện tại - Mặc định là hộp thư. Tôi sẽ chỉ cho bạn sau về cách bạn có thể thay đổi mặc định của mình nếu bạn cần.
• Tất cả các hộp thư - Nếu bạn có nhiều tài khoản hơn, bạn có thể muốn mở rộng tìm kiếm của mình cho tất cả các hộp thư.
• Thư mục Hiện tại - Một tùy chọn khác để hạn chế tìm kiếm của bạn là thu hẹp nó xuống chỉ thư mục hiện tại. Điều này có nghĩa là hộp thư đến không bao gồm các thư mục con.
• Thư mục con - Nếu bạn chọn các thư mục con, bạn bao gồm hộp thư đến và mọi thư mục bên dưới nó.
• Tất cả các mục trong Outlook - Tất cả các mục trong triển vọng đều có phạm vi rộng như bạn có thể nhận được. Nó sẽ tìm kiếm trong tất cả các hộp thư và không chỉ trong thư mà còn trong lịch và danh bạ của bạn.
• Bao gồm các mục đã xóa - Trong kết quả, bạn có tùy chọn bao gồm các mục đã xóa trong tìm kiếm của mình. Tùy thuộc vào tình hình của bạn, điều này thực sự có thể làm tăng kết quả của bạn, vì vậy tôi không khuyên bạn nên làm như vậy. Thay vào đó, bạn luôn có thể tìm kiếm thư mục các mục đã xóa một cách riêng biệt.
• Bao gồm các kết quả cũ hơn - Nếu tìm kiếm của bạn trả lại những gì bạn đang tìm kiếm, bạn có thể chọn bao gồm các kết quả cũ hơn.
• Từ - Tìm kiếm của bạn có thể mất nhiều thời gian hơn theo cách này, bạn phải thực sự thu hẹp kết quả tìm kiếm của mình. Tin nhắn tôi đang tìm là dành cho tôi. Tôi có thể nhấp vào từ và nhập tên người gửi và nhấn enter theo cách này. Nó tìm kiếm mọi thứ với từ khóa Excel plus trong đó người dùng là người gửi.
• Chủ đề - Tôi có thể nhấp vào chủ đề và thêm chủ đề đó vào tìm kiếm của mình.
• Có Tệp đính kèm - Tôi biết rằng thư có tệp đính kèm nên tôi chọn có tệp đính kèm và có thể tôi cũng biết rằng khóa học từ đã được bao gồm trong dòng chủ đề.
• Đã phân loại - Nếu bạn phân loại các email của mình, bạn có thể giới hạn kết quả cho một danh mục nhất định bằng danh mục thả xuống này hoặc sẽ gửi cho bạn để người nhận tìm kiếm.
• Được gắn cờ - Bạn có thể tìm kiếm thư mà bạn đã gắn cờ
• Quan trọng - Bạn có thể tìm kiếm thư mà bạn đã đánh dấu là quan trọng. Những tùy chọn này đã thực sự giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Tìm kiếm nâng cao trong Microsoft Outlook

• Phương pháp thứ hai là sử dụng tìm kiếm nâng cao. Bây giờ, đây là một cách hiệu quả hơn và nó sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn nữa thay vì thu hẹp tìm kiếm một cách tuần tự như chúng ta đã làm trong tìm kiếm tức thì. Bạn có thể làm tất cả trong một.
• Để lấy nó, hãy nhấp vào bên trong hộp tìm kiếm và sau đó nhấp vào menu thả xuống sẽ mở ra một menu thả xuống với các trường tìm kiếm được xác định trước.

• Bạn có thể xác định nơi để tìm kiếm nếu những gì bạn đang tìm kiếm có tệp đính kèm hay không.
• Về cơ bản, tất cả các tùy chọn tìm kiếm mà chúng tôi đã thấy trên tab tìm kiếm, bạn cũng có thể tìm thấy ở đây và thậm chí bạn có nhiều lựa chọn hơn. Ví dụ: với tệp đính kèm chứa, bạn có thể trực tiếp tìm kiếm các từ khóa mà bạn biết là có trong tệp đính kèm của thư.
• Giả sử, tôi biết rằng thư tôi đang tìm có một tệp đính kèm có chứa từ Bộ 1 . Tôi đặt nó trong dấu ngoặc kép vì tôi muốn có một cụm từ khớp chính xác. Chúng tôi sẽ đề cập đến cú pháp tìm kiếm ở cuối bài viết, vì vậy hãy ở lại với tôi.

• Điều đó khá tuyệt. Ngoài ra, bạn không bị giới hạn trong các trường tìm kiếm được xác định trước mà chúng tôi đã thấy trong menu thả xuống. Hãy quay lại tìm kiếm nâng cao và để ý nút có nhiều tùy chọn hơn ở góc.

• Chúng tôi đến các tùy chọn tìm kiếm nâng cao, nơi chúng tôi có thể bật các trường tìm kiếm bổ sung. Giả sử tôi muốn tùy chọn tìm kiếm cụ thể người nhận trong BCC, chọn hộp BCC và nhấp vào áp dụng. Bây giờ chúng tôi đã có sẵn để tìm kiếm. Hãy nhớ các tùy chọn bổ sung này. Bất cứ khi nào bạn không thể tìm thấy các trường, bạn cần giới hạn kết quả của mình cho đến bây giờ.

Cài đặt và Lập chỉ mục cho Tìm kiếm trong Outlook

• Hãy nói về các tùy chọn và lập chỉ mục. Như mọi khi, với các sản phẩm văn phòng, có một số tùy chọn ứng dụng tiêu chuẩn mà chúng ta nên khám phá.
• Đi tới tệp và chọn các tùy chọn, sau đó chọn tìm kiếm. Trong kết quả, bạn có thể xác định một thư mục mặc định cho tìm kiếm tức thì. Tùy chọn thứ hai, bạn có thể chọn bao gồm các mục đã xóa khi bạn đang tìm kiếm trong tất cả các mục. Thông thường, tôi không kích hoạt điều đó. Bạn cũng có thể thay đổi màu đánh dấu. Đó là màu được sử dụng để đánh dấu các cụm từ tìm kiếm trong kết quả ở trên cùng.

• Chúng tôi cũng có các tùy chọn lập chỉ mục. Đây là một chủ đề quan trọng khi nói đến tìm kiếm. Lập chỉ mục giúp bạn nhận được kết quả tìm kiếm nhanh hơn.
• Nó không chỉ phù hợp với tìm kiếm triển vọng, mà bất kỳ tìm kiếm nào bạn đang thực hiện trong Windows, về cơ bản lập chỉ mục là đi qua các tệp của bạn, tin nhắn của bạn và bất kỳ nội dung nào khác trong PC của bạn. Nó lập danh mục thông tin.
• Khi tìm kiếm của Outlook không tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm hoặc nó chỉ cung cấp cho bạn kết quả không đầy đủ, lập chỉ mục không hoạt động bình thường.

• Có rất nhiều điều khác về lập chỉ mục nhưng hai điều quan trọng cần nhớ. Khi chúng ta nhấp vào các tùy chọn lập chỉ mục, bạn sẽ nhận được trạng thái hiện tại, hãy đảm bảo rằng việc lập chỉ mục đã hoàn tất. Thứ hai, đảm bảo rằng triển vọng được bao gồm như một phần của lập chỉ mục. Trong chỉ mục các vị trí này, bạn sẽ thấy Microsoft Outlook. Nếu không, hãy chọn sửa đổi và nhấp để kích hoạt nó như một phương sách cuối cùng.

• Nếu bạn vẫn gặp sự cố với kết quả tìm kiếm chính xác hoặc việc lập chỉ mục không hoàn tất, bạn có thể phải xây dựng lại danh mục tìm kiếm. Thao tác này sẽ khởi động lại việc lập chỉ mục các tệp dữ liệu của bạn.

Toán tử và cú pháp tìm kiếm trong Outlook

• Cuối cùng, hãy nói về cú pháp tìm kiếm. Bây giờ chúng ta đã hiểu các kỹ thuật của tìm kiếm triển vọng. Hãy trình bày một số khái niệm cơ bản về cú pháp tìm kiếm.
• Tìm kiếm trong Outlook sử dụng đối sánh tiền tố. Nếu bạn nhập dấu cộng vào hộp tìm kiếm, nó sẽ tìm thấy các thông báo có chứa dấu cộng và dấu cộng, nhưng không phải excel cộng hoặc dư. Ngoài ra, nó không phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy nó sẽ tìm dấu cộng trong trường hợp thích hợp và dấu cộng trong các trường hợp khác.

• Chà, chúng ta đã thấy rằng nếu bạn muốn tìm một cụm từ chính xác như bộ 1, bạn cần đặt nó trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn không, nó sẽ trả về tất cả các biến thể.
• Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử logic như, và, hoặc không trong tìm kiếm của mình nhưng bạn cần sử dụng các chữ cái viết hoa. Ví dụ: nếu bạn tìm kiếm Leelah và Garani, nó sẽ trả về các mục chứa cả Lillah và Karijini, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Theo thứ tự đó, Lillah hoặc Garani sẽ tìm các mục có chứa Lailah, Leyla's Garani hoặc bất kỳ sự kết hợp nào khác của chữ hoa và chữ thường. Lillah không phải Kirani sẽ tìm thấy tất cả các mục có Lillah không bao gồm từ Garani.

• Bạn thậm chí có thể sử dụng các toán tử so sánh như lớn hơn hoặc nhỏ hơn kích thước. Ví dụ: nếu bạn nhập kích thước thư, sau đó đặt dấu hai chấm và dấu lớn hơn 5 MB trong hộp tìm kiếm. Nó sẽ trả về các mục lớn hơn năm megabyte.

• Khá tuyệt, phải không? Nếu tôi sử dụng cú pháp nhận được lớn hơn so với giá trị đặt vào ngày 6 tháng 2 năm 2021, thì cú pháp sẽ trả về tất cả các email nhận được sau ngày 6 tháng 2 năm 2021.

Để biết thêm thông tin về cú pháp tìm kiếm và toán tử, hãy truy cập trang web của Microsoft .

Đó là cách bạn có thể sử dụng tìm kiếm trong triển vọng để tìm email thực sự nhanh chóng.

Cũng nên đọc : Tổng quan về Hộp thư Lưu trữ Office 365

Bây giờ đến lượt của bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.