Cách tạo mẫu email trên Outlook (2022)

Bài đăng này giải thích về cách tạo và sử dụng các mẫu email trên outlook. Nếu bạn thấy mình thường xuyên trả lời các email tương tự trong Outlook, tôi có một mẹo hay dành cho bạn. Bạn có thể lưu câu trả lời của mình dưới dạng mẫu để có thể truy cập bất cứ khi nào bạn cần. Bằng cách này, thay vì viết ra văn bản của bạn từ đầu, bạn có thể tiết kiệm thời gian và sử dụng các khối văn bản được xác định trước chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tôi se cho bạn xem. Có hai phương pháp tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để trả lời email bằng mẫu trả lời đã lưu. Cái đầu tiên là sử dụng phần bổ trợ mẫu miễn phí và cái thứ hai là tính năng Phần nhanh.

Mẫu email với phần bổ trợ Mẫu của tôi

• Hãy bắt đầu với các mẫu của tôi bây giờ. Điều tuyệt vời về các mẫu của tôi là chúng được lưu trữ trong hộp thư của bạn nên chúng cũng có sẵn cho bạn khi bạn đang sử dụng máy tính khác hoặc xem trên web.
• Theo mặc định, bổ trợ mẫu của tôi sẽ được bật trong triển vọng miễn là bạn có tài khoản trao đổi và nó không khả dụng cho tài khoản POP hoặc IMAP, bạn có thể kiểm tra xem mình có bổ trợ hay không bằng cách nhấp vào Nhận bổ trợ ở trên cùng.

• Trong phần bổ trợ của tôi, bạn sẽ thấy nó trong phần bổ trợ được cung cấp bởi Microsoft và nó có sẵn từ năm 2013 trở đi.

• Nếu vì bất kỳ lý do gì mà nó không được bật, bạn có thể bật nó lên.
• Bạn sử dụng những mẫu này như thế nào để trả lời email? Khi bạn đang ở trong thư trả lời, bạn sẽ thấy một vài mẫu và tab thông báo trong ruy-băng khi nhấp chuột phải vào nó và nó sẽ mở ngăn mẫu.
• Nó sẽ đi kèm với một số câu trả lời mẫu. Khi bạn di chuột qua các mẫu, bạn sẽ có tùy chọn để xóa và chỉnh sửa các mẫu bằng cách nhấp vào dấu cộng ở đây, chúng tôi có thể tạo các mẫu của riêng mình.
• Để tạo mẫu của riêng chúng ta, hãy nhấp vào dấu cộng, đặt tên cho nó.

• Bạn có thể thêm văn bản cho câu trả lời của mình. Không có tùy chọn định dạng cho các mẫu, vì vậy bạn không thể thay đổi kích thước phông chữ, màu sắc hoặc thêm liên kết vào văn bản của mình, thành thật mà nói thì điều này khá hạn chế.

• Những gì bạn có thể làm là viết một văn bản trong một ứng dụng khác. Ví dụ: Microsoft Word và sau đó thêm tất cả các định dạng bạn cần, sau đó sao chép và dán văn bản của bạn vào mẫu.

• Bằng cách này, bạn thậm chí có thể thêm liên kết vào câu trả lời của mình khi bạn hoàn thành một câu trả lời, hãy nhấp vào lưu, thao tác này sẽ thêm nó vào các mẫu có sẵn.
• Bây giờ chỉ cần lưu ý bổ trợ Mẫu của tôi có tổng kích thước là 32 kilobyte cho tất cả các mẫu, vì vậy trong trường hợp bạn nhận được thông báo lỗi “Mẫu này quá lớn để lưu. Hãy làm cho nó nhỏ hơn, sau đó cố gắng tiết kiệm nó một lần nữa ”. khi bạn cố gắng lưu điều đó, bạn cần giảm số lượng nội dung để kích thước tổng hợp của tất cả các mẫu nhỏ hơn 32 kilobyte. Đừng đi quá đà và bạn sẽ ổn thôi.
• Lần tới khi bạn cần trả lời tin nhắn, chỉ cần nhấp vào xem mẫu và chọn mẫu bạn muốn. Nó sẽ sao chép văn bản vào câu trả lời của bạn.
• Chỉ cần hai cú nhấp chuột và bạn đã hoàn tất. Tất nhiên, bạn không chỉ bị giới hạn trong việc sử dụng các mẫu này để trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng chúng khi soạn một tin nhắn mới.

Mẫu email với các phần nhanh

Tùy chọn khác là sử dụng Quick part, một tính năng mà Microsoft đã giới thiệu trong Outlook 2007. Giờ đây với các part nhanh, về cơ bản bạn có thể lưu trữ các phần nội dung và thư viện có thể tái sử dụng. Chúng có thể bao gồm hình ảnh văn bản, bảng và thậm chí cả định dạng. Đây là điều, mặc dù. Chúng chỉ có sẵn cục bộ trên máy tính của bạn. Chúng không được đồng bộ hóa tự động.

• Để tạo một mẫu với các phần Nhanh, hãy nhập văn bản bạn muốn hoặc sử dụng văn bản từ một câu trả lời hiện có. Đánh dấu phần văn bản bạn muốn sử dụng làm phản hồi tiêu chuẩn, sau đó chuyển đến tab chèn ở bên phải trong nhóm văn bản, bạn sẽ thấy Phần nhanh. Nhấp vào nó và bạn sẽ nhận được tùy chọn để lưu lựa chọn dưới dạng cái gọi là khối xây dựng vào thư viện Bộ phận nhanh.

• Bạn có thể đặt tên cho phần Nhanh này bằng danh mục thả xuống. Bạn có thể sắp xếp các phần Nhanh của mình thành các nhóm riêng biệt bằng cách tạo các danh mục mới. Bây giờ, tôi không cần điều đó, vì vậy tôi sẽ đi với Đại tướng. Nhấp vào OK.

• Lần tới khi bạn muốn sử dụng văn bản này, khi bạn trả lời tin nhắn, chỉ cần nhấp vào chèn phần Nhanh và chọn một mẫu bạn muốn.

• Một cách nhanh hơn là thêm thư viện vào thanh công cụ truy cập nhanh của bạn. Chỉ cần nhấp chuột phải vào Phần nhanh trong ruy-băng và chọn thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh, sau đó bạn có thể thực hiện lựa chọn của mình để sử dụng tính năng tự động hoàn thành theo cách thậm chí còn nhanh hơn.

• Chỉ cần nhập tên của phần nhanh. Trong trường hợp của tôi, nó thử nghiệm và nhấn F3 và nó ở đó.

• Thậm chí không cần thiết phải nhập toàn bộ tên miễn là nó là duy nhất. Trong trường hợp của tôi, kiểm tra đánh máy và sau đó F3 là đủ, lợi thế lớn của phần Nhanh là các khối xây dựng không chỉ giới hạn ở văn bản.
• Trong trường hợp này, giả sử chúng tôi hết hàng cho một mặt hàng cụ thể và chúng tôi muốn đáp ứng yêu cầu của khách hàng về một mặt hàng thay thế.

• Để nhận được phản hồi, tôi đã gửi kèm một số văn bản để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tôi cũng đã thêm một hình ảnh về sản phẩm thay thế này và thông số kỹ thuật của nó, tất cả đều được lưu lại một cách thuận tiện và có sẵn chỉ với một vài cú nhấp chuột.

• Nếu bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ phản hồi nào đã nhận, bạn sẽ có tùy chọn sắp xếp và xóa.

• Bạn sẽ thấy tất cả các khối xây dựng mà bạn có. Bạn có thể chỉnh sửa các thuộc tính của chúng, xóa chúng hoặc chèn các thuộc tính mới. Tôi đã đề cập rằng các phần Nhanh được nhận cục bộ trong máy tính của bạn.

Xuất các bộ phận nhanh sang một PC khác

Điều cuối cùng tôi muốn chỉ cho bạn về cách bạn có thể xuất chúng. Tệp chúng được lưu có tên là NormalEmail.dotm

Để tìm vị trí:

• Mở File Explorer / Windows Explorer.
• Nhập “ % APPDATA% \ Microsoft \ Templates ” vào thanh địa chỉ và nhấn enter.
• Bạn sẽ tìm thấy tệp NormalEmail.dotmfile.
• Tệp này chứa các cài đặt cho bất kỳ kiểu nào mà bạn có thể đã thêm hoặc sửa đổi.

• Bạn có thể sao chép tệp này vào vị trí sao lưu của mình hoặc vào thư mục mẫu của máy tính hoặc của người dùng khác khi đóng cửa sổ triển vọng.

Đó là cách bạn có thể sử dụng các mẫu email trên outlook để tiết kiệm thời gian soạn email hoặc trả lời các yêu cầu lặp đi lặp lại.

Để biết thêm thông tin, hãy truy cập trang web của Microsoft .

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.