Hộp thư dùng chung trong Office 365: Hướng dẫn Cuối cùng

Trước đó trong bài đăng này , chúng ta đã thảo luận về kho lưu trữ trực tuyến trong office 365. Hôm nay, tôi sẽ giới thiệu cho bạn về hộp thư dùng chung trong Office 365.

Hộp thư dùng chung là một hộp thư outlook rất giống hộp thư người dùng, tuy nhiên, nó được chia sẻ bởi một số người khác nhau. Điều này rất tốt cho một công ty để quản lý một lượng lớn các yêu cầu của khách hàng và xử lý các truy vấn của dự án. Khi một email được gửi từ hộp thư dùng chung, địa chỉ từ sẽ xuất hiện dưới dạng địa chỉ email hộp thư dùng chung. Tương tự, một lịch riêng có sẵn cho các thành viên hộp thư dùng chung để quản lý các cuộc họp.

Các thành viên không thể truy cập hộp thư dùng chung nếu không được phép và nó không có mật khẩu để truy cập chúng, vì vậy người dùng nên tìm kiếm sự trợ giúp từ quản trị viên để cung cấp quyền cần thiết để truy cập hộp thư. Sau khi hoàn tất, bạn có thể truy cập hộp thư trong qua trình duyệt hoặc outlook.

Làm thế nào để tạo một hộp thư dùng chung?

Có một số tùy chọn để tạo hộp thư dùng chung và chúng là Trung tâm quản trị Microsoft 365 và Powershell.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Microsoft 365 "
• Trong điều hướng bên trái, chọn “ Câu chuyện và nhóm “
• Chọn “ Hộp thư dùng chung “

• Nhấp vào “ Thêm hộp thư dùng chung “

• Nhập tên của hộp thư dùng chung mà bạn muốn và địa chỉ email

• Hộp thư chia sẻ được tạo nhưng nó không có bất kỳ thành viên nào.
• Nhấp vào “ Thêm thành viên vào hộp thư dùng chung của bạn “

• Nhấp vào " Thêm thành viên "

• Tìm kiếm người dùng và thêm họ vào hộp thư dùng chung.
• Nhấp vào " Lưu "

• Sau khi lưu, hãy đợi một giờ để sao chép. Sau 60 phút, hãy thử truy cập hộp thư bằng trình duyệt hoặc triển vọng.

Làm cách nào để tạo một hộp thư dùng chung bằng Powershell?

• Kết nối với Exchange Online Powershell
• Thực hiện lệnh dưới đây.
  Hộp thư mới -Tên “Techie Test” -Chia sẻ

• Khi điều này được tạo, hãy làm theo các bước đã đề cập ở trên để thêm thành viên và đợi trong 60 phút.

Làm cách nào để truy cập hộp thư dùng chung trong outlook?

Có một số cách để truy cập hộp thư dùng chung trong outlook. Chúng được liệt kê bên dưới.

Lựa chọn 1:

• Trong Outlook, nhấp vào “Tệp “
• Chọn “ Cài đặt tài khoản ” -> Cài đặt tài khoản
• Trong tab Email, nhấp vào Thay đổi , sau đó nhấp vào Cài đặt khác
• chuyển đến " Nâng cao "
• Nhấp vào “ Thêm “
• Nhập " Tên của hộp thư dùng chung "
• Bấm OK
• Nhấp vào Áp dụng và OK để hoàn tất việc thêm hộp thư dùng chung.
• Nếu bạn có nhiều hơn 1, bạn có thể thêm phần còn lại cùng một lúc. Áp dụng và OK để hoàn tất việc thêm (các) hộp thư dùng chung.
• Quyền truy cập vào hộp thư được chia sẻ sẽ được tiếp tục và bây giờ bạn sẽ có thể " Gửi dưới dạng " hộp thư được chia sẻ mà không gặp lỗi không gửi được.

Lựa chọn 2:

• Từ Outlook 2013 và các phiên bản mới nhất, nhấp vào Tệp -> Nhấp vào " Thêm tài khoản "
• Tại màn hình ' Thêm tài khoản ', nó sẽ yêu cầu bạn nhập địa chỉ email. Nhập địa chỉ email của hộp thư dùng chung.
• Nhấp vào “ Kết nối ” và chọn “ Microsoft 365 “
• Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu
• Thay thế địa chỉ email hộp thư được chia sẻ trên trang đăng nhập và nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn .
• Nhấp vào “ Đăng nhập ” và đợi trong 5-10 phút
• Đóng triển vọng và khởi chạy lại
• Hộp thư dùng chung sẽ xuất hiện ở góc bên trái trên triển vọng.

Làm cách nào để thêm người dùng bên ngoài vào hộp thư dùng chung?

Hộp thư dùng chung chỉ có thể truy cập được đối với người dùng nội bộ và người dùng bên ngoài không thể được thêm làm thành viên. Điều này chủ yếu là do các thành viên hộp thư được chia sẻ yêu cầu một tài khoản Active Directory mà người dùng bên ngoài không thể có.

Làm thế nào để chuyển đổi hộp thư của người dùng thành hộp thư dùng chung?

Quản trị viên sẽ nhận được yêu cầu chuyển đổi hộp thư của người dùng thành hộp thư dùng chung hoặc ngược lại. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng Trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc PowerShell.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Exchange "
• Trong điều hướng bên trái, chọn “ Người nhận ” và chọn “ Hộp thư ”
• Tìm kiếm một hộp thư và mở nó.
• Bây giờ, hãy nhấp vào “Khác ” và nhấp vào “ Chuyển đổi sang hộp thư dùng chung “

Chúng tôi cũng có thể sử dụng PowerShell để chuyển đổi hộp thư.

Kết nối với Exchange Online PowerShell và thực hiện lệnh dưới đây. Bạn sẽ được tốt để đi.
Đặt hộp thư “Nhập tên hộp thư dùng chung hoặc địa chỉ email” -Type Shared

Nếu bạn muốn chuyển đổi hộp thư dùng chung thành hộp thư người dùng, hãy làm theo các bước sau.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Exchange "
• Trong điều hướng bên trái, chọn “ Người nhận ” và chọn “ Hộp thư ”
• Tìm kiếm một hộp thư và mở nó.
• Bây giờ, hãy nhấp vào “Khác ” và nhấp vào “ Chuyển đổi sang hộp thư thông thường ”.

Để chuyển đổi từ hộp thư dùng chung sang hộp thư người dùng, loại hộp thư phải là Loại thông thường. Lệnh PowerShell ở bên dưới.
Đặt hộp thư “Nhập tên hộp thư dùng chung hoặc địa chỉ email” -Type Regular

Giới hạn hộp thư dùng chung Microsoft 365

Có một số hạn chế trong hộp thư dùng chung Microsoft 365 và chúng được liệt kê bên dưới.

• Nó không yêu cầu bất kỳ giấy phép nào và chắc chắn là miễn phí để sử dụng. Theo mặc định, nó đi kèm với 50 GB hạn ngạch.
• Nếu nó vượt quá, trao đổi giấy phép trực tuyến là bắt buộc.
• Không thể truy cập người dùng được cấp phép trên Kiosk Exchange Online .
• Không thể thực hiện lưu trữ email .
• Không thể hỗ trợ ghi nhật ký.
• Hộp thư dùng chung không được có tên người dùng và mật khẩu nên người dùng không thể đăng nhập trực tiếp vào hộp thư đó. Nó chỉ có thể được truy cập sau khi người dùng truy cập hộp thư của họ bằng quyền.
• Không thể truy cập máy khách ActiveSync .

Cũng đọc:

• Làm thế nào để giải quyết hộp thư được chia sẻ hiển thị dưới dạng người dùng thư?
• Làm thế nào để Lên lịch Họp Nhóm Từ Hộp thư Dùng chung?

Để biết thêm thông tin về hộp thư dùng chung, hãy kiểm tra trang web của Microsoft .

Bạn muốn cải thiện trải nghiệm Exchange Online của mình để có năng suất tốt hơn? Kiểm tra các mẹo và thủ thuật được đề cập ở đây .

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.