Hướng dẫn cơ bản về khám phá điện tử nâng cao O365

Advanced eDiscovery O365 cung cấp quy trình làm việc end-to-end để lưu giữ, thu thập, xem xét, phân tích và xuất nội dung đáp ứng cho các cuộc điều tra bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Nó cũng cho phép các nhóm pháp lý quản lý toàn bộ quy trình thông báo lưu giữ pháp lý để liên lạc với những người giám sát liên quan đến một vụ việc.

Bài viết này thảo luận về các bước cần thiết để thiết lập Khám phá điện tử nâng cao. Điều này bao gồm việc đảm bảo cấp phép thích hợp cần thiết để truy cập Advanced eDiscovery và thêm người giám sát vào các trường hợp, cũng như chỉ định quyền cho nhóm điều tra và pháp lý của bạn để họ có thể truy cập và quản lý các trường hợp. Bài viết này cũng cung cấp tổng quan cấp cao về việc sử dụng các trường hợp để quản lý quy trình Khám phá điện tử nâng cao cho một cuộc điều tra pháp lý.

1 giấy phép phát hiện nâng cao Microsoft 365

2 Gán quyền khám phá điện tử

3 Thiết lập trường hợp khám phá điện tử nâng cao

4 Thêm người giám sát vào trường hợp Khám phá điện tử nâng cao

5 Thiết lập Tìm kiếm

6 Tạo một tập hợp đánh giá

6.1 Xây dựng chiến lược đánh giá

6.2 Định cấu hình bảng điều khiển thẻ

7 Định cấu hình ghi nhật ký hoạt động kiểm tra

8 Cài đặt - Cài đặt phân tích và / hoặc thông tin cơ bản

9 Tạo và gửi thông báo giữ

10 Tổng quan về công việc

11 Xuất khẩu

Giấy phép phát hiện nâng cao Microsoft 365

Việc cấp phép cho Khám phá điện tử nâng cao yêu cầu đăng ký tổ chức thích hợp và cấp phép cho mỗi người dùng.

• Đăng ký tổ chức:  Để truy cập Advanced eDiscovery trong trung tâm tuân thủ Microsoft 365 hoặc Trung tâm bảo mật & tuân thủ, tổ chức của bạn phải có một trong những điều sau:
  • Đăng ký Microsoft 365 E5 hoặc Microsoft 365 E5
  • Đăng ký Microsoft 365 E3 với tiện ích bổ sung Tuân thủ E5
  • Đăng ký Microsoft 365 E3 với tiện ích bổ sung Kiểm tra và Khám phá điện tử E5 nếu bạn không có gói Microsoft 365 E5 hiện tại và muốn dùng thử Khám phá điện tử nâng cao, bạn có thể  thêm Microsoft 365  vào đăng ký hiện có của mình hoặc  đăng ký dùng thử  Microsoft 365 E5 .
• Cấp phép cho mỗi người dùng:  Để thêm người dùng làm người giám sát trong trường hợp Advance eDiscovery, người dùng đó phải được chỉ định một trong các giấy phép sau, tùy thuộc vào đăng ký tổ chức của bạn:
  • Microsoft 365: Người dùng phải được chỉ định giấy phép Microsoft 365 E5, giấy phép bổ sung Tuân thủ E5 hoặc giấy phép bổ sung Kiểm tra và Khám phá điện tử E5.
  • Microsoft 365: Người dùng phải được cấp giấy phép Microsoft 365 E5. Để biết thông tin về cách chuyển nhượng giấy phép, hãy xem  Chuyển nhượng giấy phép cho người dùng .

Chỉ định quyền khám phá điện tử

Để truy cập Advanced eDiscovery hoặc được thêm vào làm thành viên của trường hợp Advanced eDiscovery, người dùng phải được chỉ định các quyền thích hợp. Cụ thể, người dùng phải được thêm làm thành viên của nhóm vai trò Người quản lý khám phá điện tử trong Trung tâm bảo mật & tuân thủ. Các thành viên của nhóm vai trò này có thể tạo và quản lý các trường hợp Khám phá điện tử nâng cao. Họ có thể thêm và xóa thành viên, đặt người giám sát và vị trí nội dung ở trạng thái lưu giữ, quản lý thông báo lưu giữ hợp pháp, tạo và chỉnh sửa các tìm kiếm được liên kết trong một trường hợp, thêm kết quả tìm kiếm vào tập hợp đánh giá, phân tích dữ liệu trong tập hợp đánh giá, xuất và tải xuống từ một Trường hợp eDiscovery nâng cao.

Hoàn thành các bước sau để thêm người dùng vào nhóm vai trò Trình quản lý khám phá điện tử:

• Điều hướng đến quyền .
• đăng nhập bằng thông tin đăng nhập cho tài khoản quản trị trong tổ chức Microsoft 365 của bạn.
• Trên trang Quyền, nhấp vào Trình quản lý khám phá điện tử
• Nhấp vào Chỉnh sửa nhóm vai trò

• Nhấp vào chọn Quản trị viên eDiscovery và nhấp vào Chỉnh sửa

• Bây giờ, nhấp vào Thêm để thêm quản trị viên và chọn người dùng. Bạn có thể nhấp vào Xóa để xóa người dùng khỏi trình quản lý Khám phá điện tử

• Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào lưu
• Những thay đổi này sẽ mất vài giờ để phản ánh.
• Để biết thêm thông tin về các quyền nâng cao của eDiscovery, hãy truy cập trang web của Microsoft .

Thiết lập trường hợp khám phá điện tử nâng cao

• Điều hướng đến cổng tuân thủ Microsoft Purview
• Trong điều hướng bên trái, bấm Khám phá điện tử, sau đó bấm Khám phá điện tử nâng cao .

• Chọn Trường hợp từ Menu trên cùng.
• Trong Trường hợp, hãy nhấp vào Tạo trường hợp để tạo một trường hợp mới.

• Trên trang Trường hợp khám phá điện tử mới, hãy đề cập đến tên và số trường hợp .
• Bạn có muốn định cấu hình cài đặt bổ sung sau khi tạo trường hợp này không ?: Không, chỉ cần truy cập trang chủ. Bây giờ tôi sẽ sử dụng cài đặt trường hợp mặc định.
• Ở định dạng Trường hợp, hãy chọn “Mới (được khuyến nghị)”

• Nhấp vào để lưu.

Thêm người giám sát vào trường hợp Khám phá điện tử nâng cao

• Trên trang Test12, nhấp vào tab Bộ sưu tập
• Nhấp vào + Bộ sưu tập mới

• Trên trang Bộ sưu tập mới, hãy đề cập đến tên và số .

• Trên các Chọn nguồn dữ liệu lưu giữ, xác minh Exchange và OneDrive được chọn làm nguồn dữ liệu, sau đó bấm Tiếp theo

• Chọn phần Người giám sát để thêm người dùng vào trường hợp

• Trên trang Chọn vị trí lưu giữ, xác minh Exchange và OneDrive được chọn làm nguồn dữ liệu, sau đó bấm Tiếp theo.

• Nếu bạn quan tâm đến việc tạm giữ kênh nhóm của người giám sát, hãy nhấp vào Thêm

• Chọn đội

• Bạn sẽ thấy tất cả các đội mà người quản lý có quyền truy cập. Chọn một đội mà bạn muốn giữ

• Trên trang Chọn vị trí bổ sung, nhấp vào Tiếp theo

• Trên Đặt giữ chỗ trên trang người giám sát đã chọn, hãy xác minh Khoản giữ được chọn cho người giám hộ

• Bấm hoàn tất

Lưu ý : Trên trang Điều tra, hãy nhấp vào tab Công việc và đảm bảo Trạng thái công việc lập chỉ mục cho người giám sát là Thành công, trước khi bạn tiếp tục.

Thiết lập Tìm kiếm

• Trên trang Test12, bấm vào tab Tìm kiếm , sau đó bấm Tìm kiếm mới

• Nhập tên và trang mô tả và nhấp vào Tiếp theo

• Trên trang Người giám hộ, hãy nhập tên của những người giám hộ được đề xuất và sau đó nhấp vào Tiếp theo

• Trên trang Không người quản lý, hãy nhấp vào + Thêm nguồn không người quản lý. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo

Lưu ý : Có thể có nội dung nằm trong hộp thư và các trang web không liên quan đến người quản lý nhưng có liên quan đến trường hợp này. Các vị trí nội dung mà những người quản lý hồ sơ không có quyền kiểm soát hành chính nhưng có thể là chủ sở hữu của dữ liệu có liên quan, được gọi là nguồn dữ liệu không giam giữ.

• Trên trang Vị trí bổ sung, nhấp vào Tiếp theo

• Trên trang Tiêu chí tìm kiếm, hãy nhấp vào + Thêm điều kiện

• Chọn ngày

• Định cấu hình ngày và nhấp vào Tiếp theo
• Trên trang Xem lại trang tìm kiếm của bạn, xem lại các lựa chọn của bạn, nhấp vào Gửi

Tạo một tập hợp đánh giá

• Trên trang Test12, hãy nhấp vào tab Nhóm đánh giá và nhấp vào + Thêm Nhóm đánh giá

• Trên trang Thêm Tập hợp Đánh giá, nhập Tên và bấm Thêm

Phát triển chiến lược đánh giá

Nếu bạn có một lượng rất lớn dữ liệu, trang tổng quan Khám phá điện tử nâng cao cho phép bạn xem báo cáo và dữ liệu Khám phá điện tử một cách trực quan.

Ngay cả trước khi bạn bắt đầu quy trình đánh giá, trang tổng quan có thể giúp bạn nhanh chóng phân tích nội dung của mình trong tập hợp đánh giá để xác định xu hướng hoặc số liệu thống kê chính và phát triển chiến lược đánh giá của bạn. Trang tổng quan động có thể tùy chỉnh để bạn có thể thêm, xóa và định cấu hình các tiện ích con phù hợp với trường hợp của mình và đi sâu vào nội dung của bạn thông qua hình ảnh.

Ví dụ ở đây, tôi chỉ muốn xem xét tất cả các trường hợp từ một miền người gửi cụ thể. Để làm điều này, tôi sẽ tạo một widget cho phép tôi xem dữ liệu đó bằng biểu đồ thanh. Sau khi tạo tiện ích con, tôi có thể sử dụng tiện ích này để giúp tôi tìm kiếm. Bằng cách áp dụng một điều kiện cho tiện ích con, tôi có thể lọc thêm tìm kiếm của mình, trong ví dụ này, tôi chỉ muốn xem theo miền của người gửi. Khi tôi chỉ định miền, tôi có thể sử dụng miền này để tạo tìm kiếm của mình và lưu nó dưới dạng truy vấn.

• Nhấp vào Nhóm xem xét ở trên cùng và mở nhóm đánh giá Dữ liệu lưu ký

• Trên Kết quả riêng lẻ, nhấp vào Xem hồ sơ tìm kiếm

• Nhấp vào + Tiện ích con mới rồi nhấp vào tạo tiện ích con tùy chỉnh

• Thêm tiêu đề và chọn pivot (miền người gửi) và chọn loại biểu đồ (thanh), sau đó nhấp vào Tiếp theo

• Nhấp vào widget sau đó ở góc trên cùng bên phải của widget, nhấp vào Áp dụng điều kiện

• Trên trang flyout, hãy nhấp vào một phần tử trên phím widget hoặc biểu đồ widget để tạo bộ lọc

• Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào  Lưu dưới dạng truy vấn  để lưu các điều kiện của bạn dưới dạng truy vấn tìm kiếm mới cho tập hợp đánh giá

• Đóng  chế độ xem hồ sơ Tìm kiếm  để quay lại chế độ xem kết quả tìm kiếm.

Định cấu hình bảng điều khiển thẻ

Là một phần của tập hợp đánh giá, bạn có thể định cấu hình bảng gắn thẻ có thể tùy chỉnh để tổ chức nội dung của mình. Ví dụ: bạn có thể tạo các thẻ xác định nội dung là đáp ứng hay không đáp ứng, đặc quyền, v.v. Sau đó, bạn có thể sử dụng các thẻ này cho quy trình công việc như chỉnh sửa nội dung nhạy cảm chỉ trên dữ liệu được gắn thẻ là "đáp ứng" hoặc xuất tất cả nội dung được gắn thẻ "Sẵn sàng để xuất khẩu".

Điều này giúp người đánh giá phân loại sớm và chọn lọc dữ liệu để hạn chế việc xuất vào tập dữ liệu phù hợp và nhanh nhạy nhất. Bạn cũng có thể tận dụng các mô hình Học máy được đào tạo trước để giúp bạn xác định nội dung nhạy cảm tiềm ẩn. Để sử dụng các mô hình, bạn chỉ cần thêm các phần thẻ thông minh vào bảng điều khiển thẻ của mình.

• Trên tab Nhóm đánh giá , hãy nhấp vào Nhóm đánh giá Dữ liệu lưu ký
• Trên trang Dữ liệu lưu ký, hãy nhấp vào Quản lý Tập hợp Đánh giá

• Cuộn xuống dưới cùng và bên dưới Thẻ, nhấp vào Quản lý thẻ

• Trên trang Dữ liệu lưu ký, Thẻ, hãy nhấp vào + Thêm phần

• Nhập tiêu đề và mô tả của phần (tùy chọn)

• Nhấp vào để lưu
• Trên phần Bộ thẻ , hãy nhấp vào dấu chấm lửng dọc và nhấp vào nút + Thêm tùy chọn

• Bên dưới phần Bộ thẻ, trên mục Lựa chọn mới, hãy nhấp vào trường Nhập nhãn lựa chọn và nhập Chọn thẻ

• Nhấp vào để lưu.

Định cấu hình ghi nhật ký hoạt động kiểm tra

• Trên trang Test12, nhấp vào tab Nguồn dữ liệu, sau đó chọn người giám sát

• Trên trang chi tiết của người giám sát, hãy nhấp vào Xem hoạt động của người giám sát

• Nếu cần, hãy nhấp vào Bắt đầu ghi hoạt động của người dùng và quản trị viên , sau đó nhấp vào Bật

• Chỉ định phạm vi ngày và chọn Tìm kiếm để xem dữ liệu hoạt động của người giám sát gần đây

Lưu ý : Nếu không có sẵn dữ liệu, hãy đăng nhập với tư cách là người giám sát và mở một vài tệp.

• Nhấp vào Đóng để đóng trang Hoạt động giám sát.

Cài đặt - Cài đặt phân tích và / hoặc thông tin cơ bản

Khi bạn đã tạo trường hợp, bạn có thể định cấu hình cài đặt trường hợp tùy thuộc vào loại vỏ và độ phức tạp dự kiến. Tab Cài đặt được sử dụng để định cấu hình phân tích tìm kiếm trong cấp trường hợp.

• Trên trang Test12, nhấp vào tab Cài đặt

• Trong phần Tìm kiếm & phân tích , hãy nhấp vào Chọn

• Xem lại cài đặt cho Analytics
• Chọn các hộp kiểm và thay đổi các cài đặt sau:

Ngưỡng tương tự của tài liệu và email : 70%
Số chủ đề tối đa : 10

• Cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào Lưu

• Nhấp vào Thoát .

Tạo và gửi thông báo lưu giữ

Các tổ chức thường được yêu cầu thông báo cho những người quản lý rằng họ đang được lưu giữ hợp pháp và cần có khả năng theo dõi khi nào những người quản lý đã được thông báo và khi nào họ thừa nhận việc lưu giữ hợp pháp. Các tổ chức hiện có thể quản lý quy trình công việc pháp lý của họ xung quanh thông tin liên lạc của người giám sát từ bên trong Advanced eDiscovery trong Trung tâm tuân thủ.

Quản trị viên có thể gửi, thu thập và theo dõi thông báo lưu giữ hợp pháp. Bạn có thể tùy chỉnh quy trình và nội dung thông báo lưu giữ để đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn.

Bạn có thể điền trước các thông báo như lời nhắc và báo cáo. Trong khi tạo các thông báo này, bạn có thể thêm các liên kết để đảm bảo rằng những người quản lý xác nhận đã nhận thông tin này. Một trình soạn thảo văn bản đa dạng thức được cung cấp để tạo Thông báo Giữ và các biến có sẵn có thể được sử dụng để tạo thông báo.

Quản trị viên có thể xác định xem đây là đợt phát hành mới, phát hành lại hay giải phóng khoản lưu giữ để liên lạc và xác định nội dung bên trong khoản giữ cũng như sử dụng các biến phổ biến như tên hiển thị, liên kết xác nhận và hơn thế nữa.

• Nhấp vào tab Thông tin liên lạc và chọn + Thông tin liên lạc mới

• Nhập tên và chọn một nhân viên phát hành

• Nhấn tiếp

Lưu ý : Tất cả các thông báo lưu ký sẽ được gửi thay mặt cho Cán bộ phát hành.

• Tạo Thông báo Giữ bằng cách sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức và các trường hợp nhất. Bạn có thể sao chép bức thư như sau và cập nhật các trường cho thông báo giữ. Trong trình chỉnh sửa văn bản, đánh dấu Thay thế bằng LIÊN KẾT XÁC NHẬN , sau đó nhấp vào nút Liên kết Công nhận nằm ở đầu trình chỉnh sửa để chèn trường hợp nhất.

Giữ lệnh

Bảo mật

Tới: {{DisplayName}}
Từ: Văn phòng Tổng cố vấn
Ngày: {{Iss IssueDate}}

Công ty đã nhận được trát đòi hầu tòa từ SEC yêu cầu thu thập và xuất trình một số tài liệu của công ty liên quan đến cuộc điều tra về giao dịch nội gián. Chúng tôi dự định sẽ tuân thủ đầy đủ trát đòi hầu tòa và hợp tác với cuộc điều tra của SEC.

Để tuân thủ đầy đủ trát đòi hầu tòa của SEC, điều quan trọng là tất cả các tài liệu được mô tả trong tệp đính kèm (bao gồm cả tài liệu bản in cứng cũng như dữ liệu và tài liệu điện tử) phải được bảo quản và tất cả việc tiêu hủy hoặc loại bỏ thường xuyên bất kỳ tài liệu hoặc dữ liệu nào như vậy, cho dù theo các chính sách chính thức của công ty hoặc theo cách khác, sẽ bị đình chỉ cho đến khi có thông báo mới. Điều này bao gồm việc tắt mọi chức năng “tự động xóa” và đảm bảo rằng các băng sao lưu được giữ nguyên và không bị ghi đè hoặc bị xóa. Nếu bạn có thắc mắc về việc có cần bảo quản thứ gì đó hay không, hãy bảo quản nó cho đến khi có lời khuyên khác của luật sư.

Chính sách này áp dụng cho tất cả các tài liệu như vậy cho dù được lưu giữ tại văn phòng, tại các cơ sở lưu trữ bên ngoài cơ sở hay tại nhà của bạn. Nó không chỉ bao gồm các tài liệu chính thức của công ty mà còn bao gồm các tài liệu như ghi chú viết tay, bản nháp, lịch và những thứ tương tự. Ngoài ra, nếu bất kỳ ai dưới sự giám sát của bạn có quyền giám sát hoặc kiểm soát các tài liệu hoặc dữ liệu đó và người đó không được liệt kê là người nhận bản ghi nhớ này, vui lòng chuyển ngay cho họ. Nếu bạn biết những người khác sẽ nhận được bản ghi nhớ này hoặc nếu bạn biết về những tài liệu nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi cần được lưu giữ, vui lòng thông báo cho {{IssuedOfficerEmail}} ngay lập tức.

Các hướng dẫn chi tiết về thủ tục thu thập tài liệu sẽ được trình bày ngay sau đây và sẽ được thiết kế để giảm thiểu gián đoạn các hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn. Cho đến khi các hướng dẫn như vậy được cung cấp, tất cả các tài liệu và tệp phải được duy trì như chúng được lưu giữ trong quá trình kinh doanh thông thường.

Trát đòi hầu tòa không được thảo luận ngoài bất kỳ cuộc thảo luận nào cần thiết để bảo quản và tuân thủ tài liệu, hoặc trong các cuộc trao đổi với cố vấn của công ty. Không nên thảo luận với bên thứ ba.

Chúng tôi yêu cầu bạn xác nhận thông báo này bằng cách nhấp vào liên kết bên dưới

Thay thế bằng LIÊN KẾT CẢM ƠN

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến thông báo này, vui lòng liên hệ với {{IssuedOfficerEmail}}

• Sau khi nội dung cổng được tạo, hãy nhấp vào Tiếp theo
• Trên trang Đặt thông báo - Bắt buộc, hãy nhấp vào Chỉnh sửa và tạo thông báo Phát hành, Phát hành lại và Phát hành mới

Phát hành :
Người nhận: Tất cả người giám hộ
Chủ đề:
Cơ quan thông báo về việc phát hành: Đây là việc phát hành thông báo giữ.
{{Iss IssueOfficerEmail}}

Phát hành lại :
Người nhận: Tất cả người giám hộ
Chủ đề: Phát hành lại Nội dung thông báo về việc giữ
: Đây là sự phát hành lại của thông báo giữ.
{{Iss IssueOfficerEmail}}

Phát hành :
Người nhận: Tất cả người giám sát
Chủ đề: Giải phóng Nội dung thông báo Giữ
: Đây là thông báo phát hành giữ.
{{Iss IssueOfficerEmail}}

Lưu ý : Bạn có thể thêm CC \ BCC nếu cần.

• Sau khi các thông báo theo nhóm bắt buộc được tạo, hãy nhấp vào Tiếp theo
• Trên trang Đặt thông báo - Tùy chọn , hãy nhấp vào Tiếp theo. Các thông báo tùy chọn bao gồm quy trình làm việc Nhắc nhở và Báo cáo để gửi các thông báo định kỳ đến những người giám sát được chỉ định và / hoặc người quản lý của họ
• Trên trang Chọn người giám hộ bạn muốn thông báo, xác minh rằng tất cả người giám hộ đã được chọn và nhấp vào Tiếp theo

• Trên trang Xem lại cài đặt của bạn, xác minh cài đặt và nhấp vào Gửi.

Tổng quan về công việc

Bất kỳ quá trình nào trong Advanced eDiscovery mất hơn vài giây sẽ được tạo ra dưới dạng một công việc. Tab Công việc theo dõi trạng thái của các công việc đang chạy hoặc đã hoàn thành.

• Trên trang Kiểm tra 12, bấm vào tab Công việc . Nhấp vào nút Bộ lọc

• Bên cạnh Loại, chọn các mục để hiển thị và ẩn để hiển thị chi tiết của nó

• Tùy chọn : Cuộn xuống cuối bộ lọc và lặp lại hiển thị và ẩn các bộ lọc được áp dụng cho phần Trạng thái và Phạm vi .

• Nhấp vào Áp dụng .

Xuất khẩu

Trong một số trường hợp, luật sư hoặc một bên thứ ba khác có thể chỉ cần tải xuống năm tài liệu từ một trường hợp cho một vụ việc cụ thể và trong trường hợp đó, chúng tôi cung cấp tùy chọn tải xuống.

• Trên trang Test12, hãy bấm vào tab Nhóm đánh giá , sau đó bấm vào bộ đánh giá Dữ liệu lưu giữ
• Nhấp vào menu thả xuống Hành động , sau đó nhấp vào Xuất

• Nhập tên Xuất và nhấp vào Xuất

• Trong một công việc đã được tạo ra! hộp thoại, bấm OK

• Để theo dõi trạng thái của nó, hãy chuyển đến trang Test12, nhấp vào tab Việc làm

• Sau khi thành công, chọn công việc và bấm Xuất để tải dữ liệu.

Cũng đọc : Microsoft Cloud App Security: Hướng dẫn Cuối cùng

Đó là cách ediscovery nâng cao O365 tập trung vào các tài liệu quan trọng để đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn.

Bây giờ đến lượt của bạn:

Bạn sẽ thử chiến lược nào từ hướng dẫn hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Hãy cho tôi biết bằng cách để lại bình luận nhanh bên dưới ngay bây giờ.