Làm thế nào để Mã hóa Email Office 365 một cách hiệu quả?

Dưới đây là những điều bạn nên biết về việc mã hóa email Office 365 với Azure Information Protection.

1 Bảo vệ thông tin Azure là gì?

2 Ứng dụng khách bảo vệ thông tin Azure

3 Mã hóa Email Office 365: Thiết lập

3.1 Đăng ký Bảo vệ thông tin Azure

3.2 Mã hóa Email Office 365: Kích hoạt

4 Mã hóa Email Office 365: Bảo vệ

4.1 Sử dụng nhãn “Mã hóa”

4.2 Sử dụng nhãn “Không chuyển tiếp”

4.3 Sử dụng nhãn “Mã hóa - Bảo vệ”

5 Bảo vệ phần đính kèm

6 Bảo vệ tài liệu không phải của Microsoft 365 Pro Plus

7 Bảo vệ tài liệu Microsoft 365 Pro Plus

8 Quản lý tài liệu được bảo vệ

Bảo vệ thông tin Azure là gì?

Azure Information Protection (đôi khi được gọi là AIP) là một giải pháp dựa trên đám mây giúp tổ chức phân loại và tùy chọn, bảo vệ tài liệu và email của mình bằng cách dán nhãn. Nhãn có thể được áp dụng tự động bởi quản trị viên xác định quy tắc và điều kiện, do người dùng thủ công hoặc kết hợp trong đó người dùng được đưa ra các đề xuất.

Ứng dụng khách bảo vệ thông tin Azure

• Để cung cấp dịch vụ Mã hóa Email, chúng tôi đang tận dụng dịch vụ đám mây Microsoft Azure Information Protection và sự tích hợp hiện có của nó với dịch vụ quản lý Danh tính Microsoft 365 và bộ phần mềm khách Microsoft 365 Pro Plus.
• Các chính sách dịch vụ AIP và nhãn xác định tập hợp các hạn chế được gán cho các tài liệu và email của khách hàng được quản lý trong dịch vụ Azure Cloud.
• Để tận dụng các chính sách và nhãn AIP này, phần mềm máy khách AIP phải được cài đặt trên máy trạm HĐH Windows. Hiện tại, chỉ PC chạy Windows 10 cũng như máy trạm macOS mới có thể áp dụng các hạn chế này cho tài liệu hoặc email.

Mã hóa Email Office 365: Thiết lập

Để bật và định cấu hình Mã hóa tin nhắn Microsoft 365 để gửi tin nhắn an toàn, cần thực hiện các bước sau:

• Đăng ký Bảo vệ thông tin Azure
• Kích hoạt OME

Đăng ký Bảo vệ thông tin Azure

• Bộ Azure Information Protection là một đăng ký tiện ích bổ sung cho Microsoft 365 sẽ cho phép người dùng thực hiện một số chức năng rất hữu ích với email của họ. Nó cũng tích hợp với SharePoint và OneDrive để hoạt động như một công cụ Ngăn chặn Mất dữ liệu.
• Với AIP, người dùng có thể gắn cờ các tin nhắn hoặc tệp tin để chúng không thể bị sao chép, chuyển tiếp, xóa hoặc một loạt các hành động phổ biến khác. Đối với email, tất cả các thư có cờ phân loại cụ thể hoặc đáp ứng các yêu cầu cụ thể đều được mã hóa và đóng gói thành một tệp HTML bị khóa được gửi đến người nhận dưới dạng tệp đính kèm.
• Khi người nhận nhận được tin nhắn, họ phải đăng ký với Azure để được cấp một chìa khóa để mở email.
• Khóa được gắn với địa chỉ email của họ và sau khi đăng ký, người dùng sau đó có thể mở tệp đính kèm HTML và bất kỳ tệp đính kèm nào trong tương lai mà không cần phải đăng nhập vào bất kỳ thứ gì.

Một lần nữa, nếu bạn đã chỉ định đăng ký E3 hoặc cao hơn cho người dùng của mình, họ không cần phải có AIP. Tuy nhiên, mỗi người dùng sẽ gửi tin nhắn với thông tin bí mật trong đó sẽ cần giấy phép AIP hoặc giấy phép E3 / E5 để làm như vậy.

Để đăng ký AIP, hãy thực hiện các bước sau:

• Khởi chạy “ Trung tâm quản trị Microsoft 365 ”
• Đi tới danh sách " Đăng ký "
• Nhấp vào “ Thêm đăng ký ” ở góc trên bên phải
• Cuộn xuống để tìm Bảo vệ thông tin Azure
• Nhấp vào tùy chọn Mua ngay và làm theo lời nhắc hoặc chọn tùy chọn “ Bắt đầu dùng thử miễn phí ” để nhận 25 giấy phép trong 30 ngày để dùng thử trước khi mua
• Chờ khoảng một giờ để dịch vụ được cấp phép trên đối tượng thuê Microsoft của bạn
• Sau khi được cấp phép, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình.

Mã hóa email Office 365: Kích hoạt

Phần này đã thay đổi rất gần đây. Trước đây, việc kích hoạt Mã hóa tin nhắn Office 365 mất rất nhiều công việc của Powershell và chờ nó hoạt động bình thường. MS đã thay đổi phương pháp kích hoạt OME để hợp lý hóa quy trình và làm việc với nó dễ dàng hơn.

Đây là những gì bạn phải làm:

• Mở tùy chọn Cài đặt trong Cổng thông tin quản trị
• Chọn Dịch vụ & Phần bổ trợ
• Tìm Bảo vệ thông tin Azure trong danh sách dịch vụ và nhấp vào nó
• Nhấp vào liên kết có nội dung “Quản lý cài đặt Bảo vệ Thông tin Microsoft Azure” để mở một cửa sổ mới
• Chọn nút Kích hoạt trong “Quản lý quyền chưa được kích hoạt”
• Chọn Kích hoạt trong Cửa sổ bật lên

Sau khi hoàn tất việc này, bạn sẽ có thể sử dụng  ứng dụng Khách hàng của AIP  để gắn thẻ các thư để quản lý quyền trong Outlook. Cũng sẽ có các nút và tùy chọn mới trong Outlook Web App cho phép bạn mã hóa thư.

Mã hóa email Office 365: Bảo vệ

Chức năng cơ bản của Dịch vụ Mã hóa Email là cung cấp sự bảo vệ để ngăn những cá nhân không mong muốn có thể đọc nội dung email của bạn khi đang chuyển tiếp và khi đang ở trong hộp thư. Để có quyền truy cập vào nội dung email của bạn, người nhận phải được xác thực. Khi sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 Pro Plus, chẳng hạn như Microsoft Outlook, quá trình xác thực này được thực hiện phía sau và người nhận không được nhắc nhập thông tin đăng nhập của họ. Trong tất cả các trường hợp khác, người nhận sẽ được thử thách để xác minh danh tính của họ.

Sử dụng nhãn "Mã hóa"

• Để áp dụng mã hóa cho email bằng ứng dụng Microsoft Outlook được cài đặt trên máy trạm hệ điều hành Windows, bạn chỉ cần chọn nhãn “ Mã hóa ” trên “ Thanh độ nhạy ” như được hiển thị bên dưới:

• Nhãn “ Mã hóa ” này cũng có thể truy cập được từ Menu - Ruy băng nút thông báo menu thả xuống Nút “ Bảo vệ ” như hình dưới đây:

• Sau khi được chọn, Thanh độ nhạy sẽ phản ánh lựa chọn được thực hiện và sẽ ẩn các lựa chọn khác. Chi tiết về các quyền được chỉ định sẽ được hiển thị dưới dạng “ mẹo công cụ ” ngay dưới “ Thanh độ nhạy ” ở phía trên bên trái của cửa sổ email như hình dưới đây:

• Bạn có thể chọn sửa đổi lựa chọn bảo vệ của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “ bút chì ” bên cạnh nhãn được chọn để hiển thị các lựa chọn khác như được hiển thị bên dưới. Biểu tượng bút chì này cũng có thể được sử dụng để ẩn các lựa chọn khác một lần nữa.

• Sau khi một nhãn được đặt, biểu tượng “ thùng rác ” sẽ có sẵn cùng với các nhãn khác để cho phép bạn xóa nhãn đã chọn và trả lại “ độ nhạy ” của email về “ chưa đặt ”. Bạn sẽ được nhắc ghi lại lý do xóa nhãn. (Để sử dụng trong tương lai)

• Sau khi đặt, email của bạn sẽ được bảo vệ cho dù nó nằm trong thư mục Thư nháp trước khi bạn gửi, thư mục Mục đã Gửi sau khi bạn gửi hay trong hộp thư của người nhận. Microsoft Outlook giúp xác định biện pháp bảo vệ này bằng cách sử dụng các biểu tượng sau:

• Bất kể các biện pháp bảo vệ bạn chọn áp dụng là gì, bạn vẫn có quyền " Toàn quyền kiểm soát" đối với email. Chỉ các danh tính được đặt tên trong các trường Từ, Đến, Cc và Bcc mới có quyền truy cập.
• Sử dụng lựa chọn “ Mã hóa ” cho phép người nhận chuyển tiếp email của bạn đến những người khác, những người sau đó cũng sẽ có toàn quyền truy cập vào nội dung email, mỗi người được yêu cầu xác thực để có quyền truy cập. Người nhận sẽ không thể xóa yêu cầu mã hóa.

Sử dụng nhãn "Không chuyển tiếp"

Bảo vệ " Không chuyển tiếp " là bảo vệ email cơ bản do Microsoft cung cấp. Việc chọn biện pháp bảo vệ này sẽ ngăn người nhận không thể thực hiện những việc sau:

•  Chuyển tiếp email của bạn cho người khác (cũng như để ngăn việc thêm người nhận mới vào các trường “tới”, “cc” hoặc “bcc” khi trả lời)
•   In email của bạn hoặc sao chép nội dung của phần nội dung email vào khay nhớ tạm.

Các biện pháp bảo vệ này có thể được thiết lập bằng cách chọn nhãn nhạy cảm: “ Không tiến lên ”, hoặc bằng cách chọn nút “ Không tiến lên ” trên ruy-băng nút Thông báo - Menu như hình minh họa bên dưới:

Vui lòng lưu ý “ Mẹo công cụ ” mô tả bộ bảo vệ xuất hiện ngay bên dưới thanh độ nhạy.

THẬN TRỌNG: Có thể vô tình loại bỏ các biện pháp bảo vệ dự kiến ​​của bạn bằng cách bỏ chọn nút “ Không chuyển tiếp ” trên ruy-băng nút Menu - Tin nhắn như hình dưới đây. Cũng lưu ý rằng “Đầu công cụ” bị loại bỏ NHƯNG “ Không tiến lên ”. Nhãn vẫn được đặt. Email này sẽ KHÔNG được bảo vệ.

Chúng tôi hiện không có phương pháp nào để ngăn bạn bỏ chọn nút “ Không chuyển tiếp ”, vì vậy hãy cẩn thận.

XIN LƯU Ý: Microsoft Outlook cho phép tải xuống các tệp đính kèm bất kể các hạn chế này được áp dụng. Vui lòng xem “ Bảo vệ tệp đính kèm ” ở phần sau của tài liệu này.

Sử dụng nhãn “Mã hóa - Bảo vệ”

• Nhãn “ Mã hóa - Bảo vệ ” là biện pháp bảo vệ tùy chỉnh cho email, bổ sung thêm một hạn chế để ngăn người nhận có thể chỉnh sửa hoặc sửa đổi email gốc của bạn.
• Nhãn này CHỈ nên được sử dụng khi bạn muốn người nhận có quyền " Chỉ xem " đối với email của bạn. Khi trả lời, người nhận của bạn sẽ bị buộc phải đính kèm email gốc của bạn dưới dạng tệp đính kèm vào thư mới vì họ sẽ bị ngăn không thể thêm vào chuỗi email gốc của bạn.
• Nhãn này cũng áp dụng các hạn chế đối với In và Sao chép như được mô tả trong phần Sử dụng nhãn “Không chuyển tiếp” ở trên.

XIN LƯU Ý: Microsoft Outlook cho phép tải xuống các tệp đính kèm bất kể các hạn chế này được áp dụng. Vui lòng xem “ Bảo vệ tệp đính kèm ” ở phần sau của tài liệu này.

Bảo vệ tệp đính kèm

Ứng dụng Azure Information Protection BẮT BUỘC để giải mã và mở một tài liệu được bảo vệ. Một " trình đọc " đã được bao gồm trong phần mềm Microsoft 365 Pro Plus cho Windows OS, macOS, iOS và Android. Tuy nhiên, cần có một ứng dụng riêng để đọc các tài liệu Không phải Microsoft Office Pro Plus được mã hóa ( có sẵn tại đây ). AIP Reader có sẵn cho PC, iPhone, iPad và Android.

Bảo vệ tài liệu không phải của Microsoft 365 Pro Plus

• Các tài liệu không phải của Microsoft Office có thể được bảo vệ bằng cách sử dụng lựa chọn “ Hot Menu ” bổ sung có tên: “ Phân loại và Bảo vệ ” được tìm thấy bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu trong Windows Explorer như được hiển thị bên dưới:

• Ứng dụng này (hiển thị bên dưới) sẽ tạo một “ trình bao bọc ” để bao bọc tệp và thêm mã hóa, cũng như các biện pháp bảo vệ bạn chọn

• Đối với mỗi mục đích sử dụng mong muốn, trước tiên bạn sẽ muốn chọn nhãn độ nhạy mong muốn cho email của mình. Nhãn này sẽ được email của bạn kế thừa sau khi tệp được bảo vệ của bạn được đính kèm. Có hai phần cần thiết để cài đặt các biện pháp bảo vệ mong muốn của bạn: “ Quyền ” và “ Danh tính ”

Các "quyền" có sẵn để được cấp là:

• Viewer - View Only
  Quyền này tương đương với Bảo vệ Email: “ Mã hóa - Bảo vệ ”
• Người đánh giá - Xem, Chỉnh sửa Quyền
  này tương đương với Bảo vệ Email: “ Không chuyển tiếp ”.
• Đồng tác giả - Xem, Chỉnh sửa, Sao chép, In Quyền
  này tương đương với Bảo vệ Email: “ Mã hóa ”
• Đồng sở hữu - Toàn quyền
• Quyền này cũng tương đương với nhãn “ Mã hóa ” tuy nhiên quyền này cấp cho người dùng khả năng xóa các quyền đã đặt VÀ mã hóa.
• Chỉ dành cho tôi - Cài đặt này không có giá trị để gửi tài liệu cho người khác, nhưng nó có thể giúp bạn bảo vệ tài liệu cá nhân của mình.

Mặc dù không được khuyến nghị để tránh nhầm lẫn, nhưng có thể chọn các quyền chặt chẽ hơn nhãn mã hóa email mong muốn (ví dụ: quyền đối với tài liệu “ Viewer - View Only ” với nhãn “ Encrypt ” Email Protection). Sự kết hợp này sẽ hạn chế tài liệu để tránh bị xem bởi các danh tính không mong muốn, cũng như hạn chế người nhận sao chép, in hoặc chỉnh sửa trong khi cấp cho người nhận tất cả các chức năng đối với nội dung email. Một lần nữa, như đã nêu ở trên, điều này có thể trở nên khó hiểu và không được khuyến khích.

"Danh tính" có thể được đặt thành các loại sau:

Người dùng - Đây là (các) địa chỉ email của (các) người dùng cá nhân nhận tài liệu. Đây là phương pháp chính mà bạn sẽ sử dụng để xác định ai có thể truy cập tài liệu của bạn.

Nhóm - Đây là (các) địa chỉ email của (các) Danh sách phân phối mà những người nhận dự kiến ​​của bạn thuộc về.  XIN LƯU Ý : điều này sẽ CHỈ hoạt động cho người nhận.

Tổ chức - Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập cho MỌI NGƯỜI trong miền Active Directory

Danh tính có thể được nhập trực tiếp vào hộp được cung cấp hoặc bạn có thể chọn người nhận của mình từ Sổ địa chỉ Outlook (miễn là ứng dụng Outlook đã được khởi chạy và đang chạy) bằng cách nhấp vào biểu tượng “ sách ”.

Có một điều khiển thứ ba có sẵn để Bảo vệ Tệp đính kèm. Bạn có thể đặt Ngày hết hạn cho các quyền được cấp bằng cách nhập ngày trực tiếp hoặc chọn ngày bằng cách nhấp vào biểu tượng " lịch ". Khi đến ngày hết hạn, TẤT CẢ CÁC GIẤY PHÉP sẽ bị thu hồi cho những người dùng đã chọn.

Bất kể cài đặt nào ở trên, bạn vẫn có Toàn quyền kiểm soát đối với tài liệu của mình. Sau khi bạn “ Áp dụng ” các biện pháp bảo vệ cho tài liệu của mình, tài liệu của bạn được THAY THẾ bằng tệp “ được bọc ” và phần mở rộng tệp được thay đổi (tên tệp CHỈ được sửa đổi theo cách thủ công cho các mục đích ví dụ)

Ứng dụng Azure Information Protection BẮT BUỘC để giải mã và mở tệp này.

Bảo vệ tài liệu Microsoft 365 Pro Plus

Các tài liệu Microsoft Office có thể được bảo vệ từ trong Ứng dụng Office. Như với Microsoft Outlook, ruy-băng nút Trang chủ lưu trữ menu thả xuống nút “ Bảo vệ ”. Điều này cho phép “ Quyền tùy chỉnh ” được áp dụng cho các tài liệu Office. Việc áp dụng Nhãn độ nhạy sẽ khiến Outlook áp dụng các hạn chế quyền giống nhau cho bất kỳ email nào mà tài liệu được đính kèm.

THẬN TRỌNG: Bạn sẽ muốn chọn Nhãn độ nhạy của mình TRƯỚC khi chỉ định Quyền tùy chỉnh. Nếu không, việc chọn nhãn sau khi thực tế sẽ LƯU TRỮ và CHỈ áp dụng “ quyền ” mặc địnhcủa nhãn cho phép BẤT CỨ AI giải mã tài liệu.

Như với “ Bảo vệ tài liệu không phải của Microsoft 365 Pro Plus ” ở trên, bạn sẽ muốn bảo vệ tài liệu của mình bằng cách xác định “ danh tính ” của người được phép tương tác với tài liệu của bạn và “ quyền ” bạn muốn cấp. Các lựa chọn về quyền và quy trình chỉ định danh tính hầu như sử dụng giao diện người dùng đồ họa giống như khi “ Bảo vệ tài liệu không phải của Microsoft 365 Pro Plus ”.

XIN LƯU Ý : Sau khi được bảo vệ và lưu, hãy lưu ý rằng loại tệp KHÔNG ĐƯỢC THAY ĐỔI :

Bạn sẽ cần lưu Tài liệu Office của mình ở định dạng gốc của chúng. Nếu bạn cố gắng lưu tệp ở định dạng “ tương thích ”, các hạn chế mà bạn đã định cấu hình sẽ bị xóa.

Sau khi được lưu, bây giờ bạn sẽ thấy một thanh thông tin mới cảnh báo bạn về thực tế là tài liệu hiện có Quyền truy cập hạn chế.

Quản lý tài liệu được bảo vệ

Khi các biện pháp bảo vệ được thiết lập trên một tài liệu, bạn có thể “ Theo dõi ” các chế độ xem của tài liệu đó cũng như khả năng “ Thu hồi ” quyền truy cập vào tài liệu của mình. Đối với Tài liệu Microsoft Office, bạn có thể truy cập tính năng này từ bên trong Ứng dụng Office.

Đối với Tài liệu Không phải Microsoft Office, bạn có thể truy cập tính năng này bằng cách nhấp đúp hoặc nhấp chuột phải vào tài liệu trong Windows Explorer.

Cả hai sẽ khởi chạy trình duyệt web của bạn và đưa bạn đến trung tâm Theo dõi Tài liệu AIP .

Từ đây bạn có thể:

• Xem lại Tóm tắt Tương tác của tài liệu của bạn bởi những người nhận của bạn
• Danh sách những người đã xem tài liệu của bạn và ngày được xem
• Xem lại Tiến trình tương tác với tài liệu của bạn
• Đặt thông báo Cài đặt để thông báo cho bạn khi ai đó cố gắng tương tác với tài liệu của bạn
• Thu hồi quyền truy cập vào tài liệu của bạn để người nhận không thể truy cập được nữa

Bạn cũng có thể xuất các thống kê này sang tệp CSV.

Người dùng Mac có thêm nhiệm vụ “ Xác minh thông tin đăng nhập ” trước khi các tùy chọn bảo vệ của họ được truy xuất từ ​​các dịch vụ Microsoft Office 365 Cloud .

Sau khi thiết lập; để loại bỏ hoặc thay đổi chế độ bảo vệ, bạn phải đặt lựa chọn " Không có Hạn chế " trong nút Bảo vệ.

Để đặt các biện pháp bảo vệ trên tài liệu Microsoft 365, hãy sử dụng nút “ Hạn chế quyền” trên menu “ Xem lại ”.

Chọn tùy chọn menu “ Quyền truy cập hạn chế… ” để cấp quyền truy cập tùy chỉnh mong muốn.

Sử dụng nút “Tùy chọn khác…” để đặt quyền In và Sao chép.

Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã biết về cách mã hóa email Office 365 với Bảo vệ thông tin Azure. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng cho tôi biết.

Bạn muốn cải thiện trải nghiệm Exchange Online của mình để có năng suất tốt hơn? Kiểm tra các mẹo và thủ thuật được đề cập ở đây .

Tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.