Outlook 2019/365: Khắc phục Hộp thư của bạn vượt quá giới hạn kích thước Thông báo

Nếu hộp thư Outlook 2019/365 của bạn đang đầy, bạn sẽ nhận được một email để thông báo rằng hộp thư của bạn sắp đạt đến hạn ngạch. Nếu bạn không giảm kích thước hộp thư của mình, bạn sẽ không thể gửi email và bạn sẽ nhận được email thông báo  “Hộp thư của bạn vượt quá giới hạn kích thước” .

Hạn ngạch email thường do quản trị viên Microsoft Exchange trong tổ chức của bạn đặt. Trong một số trường hợp, quản trị viên có thể cấp thêm dung lượng cho bạn nếu bạn liên hệ với họ. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Thư mục Cá nhân trong Outlook để lưu trữ cục bộ các mục Outlook trên ổ cứng của mình. Các mục trong Thư mục Cá nhân không được tính vào hạn ngạch của bạn.

Tất nhiên, tốt nhất bạn nên giữ mọi thứ ngăn nắp và dọn dẹp một số thứ bạn sẽ không bao giờ cần đến. Để dọn sạch hộp thư của bạn, hãy làm theo các bước sau.

Tùy chọn 1 - Công cụ dọn dẹp

Lưu ý: Các bước này dành cho phiên bản Windows của Outlook. Tính năng này không khả dụng trong phiên bản macOS.

Đi tới “ Tệp ”> “ Công cụ dọn dẹp ”> “ Dọn dẹp hộp thư ”.

Từ màn hình “ Dọn dẹp Hộp thư ”, bạn có thể chọn “ Tìm các mục cũ hơn ” trong một số ngày nhất định hoặc “ Tìm các mục lớn hơn ” một kích thước nhất định. Cá nhân tôi cố gắng tìm các mục lớn hơn 250 kilobyte, sau đó chọn “ Tìm… ”.

Trình hướng dẫn tìm kiếm các thư đáp ứng các tiêu chí tìm kiếm của bạn. Từ màn hình “ Tìm kiếm nâng cao ”, bạn có thể xóa mọi mục không mong muốn.

Khi bạn đã xóa bất kỳ mục không mong muốn nào, hãy đảm bảo làm trống thư mục “ Các mục đã xóa ” bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn “ Thư mục trống ”.

Tùy chọn 2 - Xóa thủ công

Trong khi xem thư của bạn trong Outlook, hãy nhấp chuột phải vào địa chỉ email trong ngăn bên trái và chọn “ Thuộc tính tệp dữ liệu ”.

Chọn nút “ Kích thước thư mục… ”.

Hãy xem thư mục nào có kích thước lớn nhất. Sử dụng thông tin này để nhắm mục tiêu các thư mục để xóa thư email theo cách thủ công.