Sử dụng lưu trữ email trên Outlook để giải phóng dung lượng (2022)

Hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng email lưu trữ trên outlook để dọn dẹp hộp thư của bạn (NHANH CHÓNG)

Tất cả chúng ta đều dựa vào email bằng cách này hay cách khác, nhưng những email này chiếm dung lượng khi chúng chồng chất lên nhau, mọi thứ chậm hơn, email không được gửi đến bạn và một ngày bạn mở hộp thư của mình và bạn sẽ “MAILBOX ĐẦY ĐỦ Hộp thư của bạn đã đầy , bạn có thể không gửi hoặc nhận được các mặt hàng ”. Bạn làm nghề gì? Làm thế nào để bạn dọn dẹp một hộp thư tràn, đặc biệt là sau nhiều năm thu thập thư? May mắn thay, nó không khó một khi bạn biết một vài thủ thuật.

Xác định kích thước hộp thư

• Hãy bắt đầu bằng cách tìm ra kích thước hộp thư hiện tại của bạn. Để làm điều đó, chỉ cần nhấp vào tệp ở trên cùng, điều này sẽ đưa bạn đến thông tin tài khoản. Trong cài đặt hộp thư, bạn sẽ thấy kích thước tổng thể.

• Bạn cần nhấp chuột phải vào hộp thư và chọn thuộc tính tệp, sau đó nhấp vào kích thước thư mục.

• Con số thú vị là tổng kích thước, bao gồm cả các thư mục con.

• Đây là hộp thư của bạn hiện đang lớn như thế nào. Nếu nó trên 5 GB, bạn nên xem xét làm việc trên nó.

Xóa thư trong thùng rác

Làm thế nào bạn có thể giảm kích thước hộp thư của bạn? Vâng, chúng ta hãy đi qua các tùy chọn. Tùy chọn một là sử dụng dọn dẹp thủ công. Một cách tốt để bắt đầu là luôn dọn sạch thùng rác của bạn. Chỉ cần nhấp chuột phải vào các mục đã xóa của bạn và chọn thư mục trống. Nó sẽ xóa vĩnh viễn các mục trong đó. Điều này không thể được đảo ngược nên rõ ràng hãy đảm bảo rằng bạn không cần những món đồ đó nữa. Trong trường hợp của tôi, tôi chắc chắn.

Dọn dẹp các mục cũ - Lưu trữ thủ công

Bước tiếp theo là lưu trữ các tin nhắn cũ mà bạn có thể cần truy cập vào một lúc nào đó. Thông thường, bạn cần giữ các mục trong một số năm nhất định vì lý do thuế và pháp lý, vì vậy bạn không muốn xóa chúng, nhưng bạn cũng không muốn chúng chiếm dung lượng trong hộp thư của mình. Đó là để lưu trữ đi kèm. Lưu trữ thực tế sẽ xóa các mục cũ khỏi hộp thư outlook của bạn để tách tệp dữ liệu hoặc tệp PST trên máy tính cục bộ của bạn.

• Hãy để tôi chỉ cho bạn cách bạn có thể làm điều đó. Hãy quay lại tệp ở trên cùng và từ menu thả xuống Công cụ, hãy chọn dọn dẹp các mục cũ từ hộp thoại.

• Chúng tôi sẽ chọn tùy chọn thứ hai để lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con. Bạn có thể chọn các thư mục riêng lẻ như Hộp thư đến hoặc các mục đã gửi, nhưng tôi thường chỉ nhấp vào hộp thư ở trên cùng, có nghĩa là nó sẽ chuyển qua mọi thứ.
• Cài đặt chính là ngày giới hạn để tất cả các mục cũ hơn những ngày bạn chọn sẽ được chuyển ra ngoài và chúng sẽ được chuyển vào tệp lưu trữ.
• Bạn có thể thay đổi vị trí và tên của tệp bằng trình duyệt. Tôi sẽ chỉ sử dụng mặc định, sau đó nhấn một phím và lưu trữ sẽ hoạt động.

• Bây giờ, hãy để tôi chỉ cho bạn nơi bạn có thể tìm lại các tin nhắn lưu trữ trong trường hợp bạn cần chúng. Bạn sẽ thấy thư mục có tên là Lưu trữ.

• Tất cả các thư mục mà các thư có trong trước đó sẽ có sẵn để nó không đổ mọi thứ vào một thư mục lớn. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng tìm kiếm để tìm thấy những gì bạn cần. Bằng cách này, bạn vẫn có quyền truy cập vào các email cũ trong triển vọng và chúng không chiếm dung lượng trong hộp thư của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng chúng sẽ không khả dụng trong Outlook trực tuyến hoặc điện thoại di động của bạn.

Tạo thư mục cá nhân

Một số không thích ý tưởng để Outlook quyết định những gì sẽ di chuyển. Vì vậy, hãy để tôi chỉ cho bạn một cách thủ công khác để bạn có thể giảm tải các mục từ hộp thư của mình và đó là bằng cách tạo các thư mục cá nhân. Về mặt kỹ thuật, nó rất giống với lưu trữ vì các thư mục cá nhân cũng là các tệp dữ liệu trên máy tính cục bộ của bạn. Ngoại trừ ở đây, bạn tự di chuyển các mục và bạn có thể tạo cấu trúc thư mục của riêng mình để tạo thư mục cá nhân.

• Đi tới tệp ở trên cùng, sau đó trong menu thả xuống cho cài đặt tài khoản, hãy chọn cài đặt tài khoản.

• Hãy chuyển đến tab tệp dữ liệu và nhấp vào Thêm.

• Bạn có thể đặt tên tệp dữ liệu hoặc thay đổi vị trí. Tôi khuyên bạn nên giữ những dữ liệu này và các tệp lưu trữ ở cùng một vị trí. Tôi sẽ cho bạn biết lý do tại sao ở cuối bài đăng này. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK và thế là xong.

• Bây giờ bạn đã tạo thư mục cá nhân của riêng mình. Chúng ta sẽ thấy thư mục này hiển thị trong ngăn thư mục.

• Bạn có thể cấu trúc thư mục này như bạn muốn. Tôi sẽ chỉ tạo một thư mục mới có tên là Contracts bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục cá nhân và chọn thư mục mới.

• Bây giờ, bạn có thể chọn thư hoặc toàn bộ thư mục và chuyển chúng ra khỏi hộp thư vào thư mục cá nhân này.
• Bằng cách này, bạn có toàn quyền kiểm soát những gì đang được xóa và lưu trữ. Đây là các tùy chọn dọn dẹp thủ công trong Outlook. Chỉ cần nhớ rằng lưu trữ thủ công và các thư mục cá nhân dựa trên các tệp cục bộ và máy tính của bạn, vì vậy bất cứ thứ gì bạn chuyển vào các tệp này sẽ không khả dụng với bạn trên một máy tính khác hoặc trực tuyến.

Tự động lưu trữ các mục cũ

• Bây giờ, chúng ta hãy xem xét một tùy chọn khác mà bạn có, đó là tự động lưu trữ. Việc phải làm đi làm lại cách tiếp cận thủ công này có thể khá khó chịu. Một cách hiệu quả hơn để thực hiện việc này trong Outlook là sử dụng tính năng lưu trữ tự động.
• Tính năng này đã tồn tại mãi mãi. Tôi nghĩ rằng nó đã được giới thiệu trong Outlook 2003 dựa trên các cài đặt đã xác định của bạn.
• Nó chạy ở chế độ nền và nó đi qua tất cả các thư mục hộp thư của bạn. Sau đó, nó di chuyển vật lý các email cũ ra khỏi các thư mục này sang một tệp dữ liệu riêng biệt hoặc tệp PST trên máy tính cục bộ của bạn, giống như lưu trữ thủ công. Ngoại trừ một khi nó được thiết lập, bạn không phải nghĩ về nó nữa.
• Thách thức với tính năng lưu trữ tự động là hiểu các cài đặt, điều quan trọng là làm cho chúng đúng, nhưng thật không may, nó không thực sự trực quan.

Tuy nhiên, đừng lo lắng, chỉ cần làm theo tại đây và chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng để truy cập cài đặt lưu trữ tự động.

• Chuyển đến menu tệp và chọn các tùy chọn, sau đó chọn Nâng cao và bạn sẽ thấy Tự động lưu trữ.

• Trong trường hợp bạn không thấy nó, bạn đang ở trong môi trường công ty và quản trị viên của bạn đã tắt tính năng này hoặc bạn có tài khoản trao đổi và lưu trữ trực tuyến Microsoft 365 đã được bật cho bạn. Trong những trường hợp này, Outlook sẽ lưu trữ theo chính sách công ty của bạn và bạn không thể sử dụng lưu trữ tự động theo cách khác.

Cài đặt tự động lưu trữ

• Bạn sẽ thấy cài đặt lưu trữ tự động khi bạn nhấp vào. Với hộp kiểm đầu tiên, bạn bật lưu trữ tự động và bạn có thể chỉ định tần suất bạn nên chạy nếu bạn muốn được thông báo trước khi nó bắt đầu xử lý, hãy chọn hộp kiểm nhắc trước khi tự động lưu trữ. Bằng cách này, bạn sẽ có thể hủy nó nếu bạn cần xóa các mục đã hết hạn chỉ đề cập đến các email có thời hạn sử dụng. Điều này đôi khi được sử dụng cho các tin nhắn nhạy cảm về thời gian.
• Bạn có thể muốn các email đã hết hạn biến mất. Nếu vậy, hãy chọn hộp cho biết Xóa các mục đã hết hạn (chỉ dành cho thư mục email).
• Chúng tôi muốn lưu trữ hoặc xóa các mục, hãy giữ cho nó được bật.
• Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục nên được kiểm tra. Bạn sẽ dễ dàng truy cập các kho lưu trữ trong ngăn thư mục.
• Bạn có thể chỉ định độ tuổi mặc định mà bạn muốn lưu trữ các mục. Tôi sẽ đi với 12 tháng nhưng hãy kiểm tra xem những gì phù hợp với bạn. Chúng tôi muốn các mục của chúng tôi được di chuyển và không bị xóa vĩnh viễn.
• Nó đã có một thư mục mặc định, điều này tốt đối với tôi. Nếu bạn muốn sử dụng một thư mục khác, hãy nhấp vào, duyệt qua.
• Chỉ kiểm tra xóa vĩnh viễn nếu bạn chắc chắn rằng bạn thực sự muốn loại bỏ các mục này vì nó sẽ bỏ qua thư mục các mục đã xóa.
• Cuối cùng, chúng tôi nhận được tùy chọn để áp dụng các cài đặt mặc định này cho tất cả các thư mục. Điều quan trọng là phải hiểu bằng cách nhấp vào nút này. Các cài đặt mặc định mà chúng tôi vừa thay đổi này sẽ được áp dụng cho tất cả các thư mục của bạn. Bằng cách này, bạn không phải thực hiện thay đổi cho từng thư mục riêng lẻ. Nếu bạn có nhiều thư mục muốn lưu trữ theo cùng một cách, đây có thể là lựa chọn phù hợp. Nhưng nếu bạn muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quá trình, thì không sử dụng nút này.
• Ví dụ: giả sử bạn có một số thư mục muốn lưu trữ sau ba tháng, những thư mục khác có thể sau sáu tháng, một số thì không. Đối với một số người, bạn có thể muốn nội dung bị xóa sau một thời gian nhất định. Nếu đúng như vậy, tốt hơn bạn nên áp dụng cho các cài đặt ở cấp thư mục.
• Hãy làm điều đó. Tôi sẽ không nhấp vào nút áp dụng cho tất cả, thay vào đó tôi sẽ nhấn một phím để cài đặt an toàn.

Cài đặt tự động lưu trữ dành riêng cho thư mục

• Giả sử bạn muốn xác định các tùy chọn lưu trữ cụ thể cho các mục đã gửi, chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục và chọn thuộc tính, sau đó chuyển đến tab lưu trữ tự động.
• Bạn sẽ thấy ba tùy chọn. Không lưu trữ thư mục này, lưu trữ các mục theo cài đặt mặc định. Đó là cài đặt mà chúng tôi vừa xem xét. Khi bạn nhấp vào cài đặt lưu trữ mặc định, nó sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ đó để xem các cài đặt dành riêng cho thư mục đã chọn.
• Tùy chọn thứ ba. Giả sử chúng tôi muốn các mục đã gửi sẽ được chuyển đi sau ba tháng, vì vậy tôi sẽ thay đổi khoảng thời gian thành ba tháng. Một thư mục lưu trữ mặc định là tốt cho tôi. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

• Hãy cũng đặt các tùy chọn cho các mục đã xóa. Tôi không muốn lưu trữ tất cả các mục, nhưng tôi muốn chúng bị xóa vĩnh viễn.
• Nhấp chuột phải vào thư mục, đi tới cài đặt lưu trữ mặc định và chọn lại tùy chọn thứ ba, giả sử cho các mục đã xóa. Tôi muốn chúng được dọn sạch sau bốn tháng và vì tôi không muốn chuyển đi, mà muốn xóa những thứ này, tôi chọn tùy chọn cuối cùng, xóa vĩnh viễn các mục cũ.

• Chỉ cần duyệt qua các thư mục mà bạn muốn lưu trữ và thực hiện các thay đổi của mình.
• Tôi thừa nhận rằng bắt đầu với tính năng tự động lưu trữ trong Outlook không phải là trải nghiệm trực quan nhất nhưng một khi bạn thiết lập nó theo cách bạn muốn, nó sẽ hoạt động nhẹ nhàng trong nền, giải phóng dung lượng cho bạn.

Sao lưu các tệp Outlook PST

• Bây giờ, chúng ta hãy nhanh chóng nói về sao lưu. Bất kể bạn sử dụng thư mục cá nhân, lưu trữ thủ công hay tự động, tất cả các giải pháp này đều di chuyển tất cả thư vào một tệp cục bộ trên máy tính của bạn.
• Rủi ro là ổ cứng có thể bị lỗi và các tệp bị hỏng, vì vậy điều thực sự quan trọng là bạn phải sao lưu các tệp này vào ổ cứng ngoài hoặc bất kỳ giải pháp lưu trữ nào khác. Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên giữ tất cả các tệp của bạn ở một nơi. Điều này giúp sao lưu chúng dễ dàng hơn.

• Một lời khuyên cuối cùng. Tôi thường thấy mọi người đặt các tệp PST lưu trữ trên ổ đĩa mạng của công ty để truy cập trực tiếp bằng triển vọng của họ. Bây giờ, tôi biết điều này có thể hấp dẫn để tận dụng một bản sao lưu trung tâm nhưng đừng làm vậy, việc kết nối với PC qua mạng có thể dẫn đến hiệu suất kém hoặc thậm chí là hỏng dữ liệu. Microsoft cũng tuyên bố trên trang web của họ rằng đây là cấu hình không được hỗ trợ.

Đây là những cách khác nhau để sử dụng email lưu trữ trên outlook để dọn dẹp hộp thư của bạn.

Bây giờ tôi muốn chuyển nó cho bạn:

Bạn sẽ thử chiến lược nào từ hướng dẫn hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập. Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.