Tổng quan về Hộp thư Lưu trữ Office 365

Tôi đã suy nghĩ để viết một bài về tổng quan về hộp thư lưu trữ office 365 từ rất lâu rồi và hôm nay mới thực hiện.

Hộp thư lưu trữ là một hộp thư chuyên biệt xuất hiện cùng với các thư mục hộp thư chính của nhân viên trong Outlook và Outlook Web App. Giống như hộp thư chính, kho lưu trữ có thể được tìm kiếm và khôi phục các mục đã xóa.

1 Tính năng lưu trữ trực tuyến

2 Cách bật tính năng lưu trữ trực tuyến trong Microsoft 365

2.1 Sử dụng Exchange tại chỗ

2.2 Trung tâm quản trị Exchange trong Microsoft 365

2.3 Cổng tuân thủ Microsoft Purview

3 Làm cách nào để thiết lập chính sách trên hộp thư lưu trữ để di chuyển email tự động từ hộp thư chính?

4 Làm cách nào để chuyển thư vào hộp thư lưu trữ đám mây của tôi trong Outlook?

5 Làm cách nào để truy cập hộp thư lưu trữ?

5.1 Outlook Web Access:

5.2 Outlook 2013 và các phiên bản mới hơn:

6 Làm cách nào để tìm kiếm cả Outlook và Exchange Online của tôi?

7 Tôi có thể cấp cho người khác quyền truy cập vào hộp thư lưu trữ đám mây của mình không?

Tính năng lưu trữ trực tuyến

• Hộp thư lưu trữ đám mây có dung lượng lưu trữ không giới hạn và không có giới hạn như hộp thư chính.
• Có thể dễ dàng truy cập kho lưu trữ trực tuyến thông qua Outlook 2013 và các phiên bản mới hơn và OWA.
• Có thể dễ dàng tìm kiếm email trên hộp thư lưu trữ và bạn có thể truy cập chúng từ mọi nơi.
• Email có thể được chuyển đến hộp thư lưu trữ từ hộp thư chính bằng cách sử dụng thủ công và tự động.

Cách bật tính năng lưu trữ trực tuyến trong Microsoft 365

Có một số tùy chọn để kích hoạt tính năng lưu trữ trực tuyến trên đám mây và chúng được liệt kê bên dưới.

Sử dụng Exchange tại chỗ

Nếu bạn đang ở trong môi trường Kết hợp, bạn có thể sử dụng tại chỗ để bật tính năng lưu trữ trực tuyến trên hộp thư của người dùng. Sau khi hoàn tất quá trình đồng bộ hóa, bạn có thể thấy các thay đổi trong Microsoft 365.

• Để thực hiện việc này, hãy truy cập PowerShell tại chỗ của Exchange
• Thực hiện lệnh. Enable-RemoteMailbox “tên hiển thị” -Archive

• Chờ các thay đổi tái tạo trên đám mây.
• Kiểm tra trạng thái trong Exchange Online PowerShell.

Trung tâm quản trị Exchange trong Microsoft 365

Có, bạn có thể sử dụng trung tâm quản trị Exchange trong trung tâm quản trị Microsoft 365 để kích hoạt tính năng lưu trữ trực tuyến trên hộp thư của người dùng. Không cần đợi đồng bộ như phương pháp trước.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Exchange "
• Chọn “ Người nhận ”> Hộp thư “
• Tìm kiếm người dùng và nhấp vào Người khác
• Nhấp vào " Quản lý kho lưu trữ hộp thư "

• Bật tùy chọn và nhấp vào Lưu .

Cổng tuân thủ Microsoft Purview

Chúng tôi có một tùy chọn khác để kích hoạt lưu trữ trong Microsoft 365, đó là cổng tuân thủ Microsoft Purview. Tương tự như Trung tâm quản trị Exchange, tùy chọn này không yêu cầu đồng bộ hóa.

• Truy cập " Cổng tuân thủ Microsoft Purview "
• Trong ngăn bên trái của cổng tuân thủ Microsoft Purview, bấm  Quản lý vòng đời dữ liệu , sau đó bấm vào   tab Lưu trữ
• Trong danh sách hộp thư, hãy chọn người dùng mà bạn muốn bật hộp thư lưu trữ và chọn  Bật Lưu trữ .
• Tìm kiếm người dùng và nhấp vào Bật ở bên phải.

Làm cách nào để thiết lập chính sách trên hộp thư lưu trữ để di chuyển email tự động từ hộp thư chính?

Người dùng cuối có thể chọn chính sách cho từng thư mục trên hộp thư chính để di chuyển email vào hộp thư lưu trữ. Để làm điều này,

• Truy cập “ Outlook Web Access (OWA) “
• Nhấp chuột phải vào một thư mục (ví dụ như hộp thư đến)
• Chọn " Chỉ định chính sách "
• Chọn một chính sách mà bạn muốn áp dụng.

• Nếu bạn quan tâm đến việc xóa email khỏi một thư mục cụ thể, hãy làm theo các bước trên nhưng sử dụng chính sách lưu giữ tự động xóa email.

Làm cách nào để chuyển thư vào hộp thư lưu trữ đám mây của tôi trong Outlook?

• Bạn có thể di chuyển các mục từ hộp thư chính sang hộp thư lưu trữ đám mây bằng cách kéo và thả đơn giản. Điều này lý tưởng để chuyển một lượng nhỏ email vào hộp thư lưu trữ của bạn. Sử dụng Sao chép / Dán / Xóa để di chuyển số lượng email lớn hơn.
• Chọn nhiều thư từ hộp thư chính của bạn, nhấn CTRL + C để sao chép chúng.
• Mở thư mục đích trong hộp thư lưu trữ của bạn.
• Bấm CTRL-V để dán chúng vào thư mục đích.
• Quay lại hộp thư chính của bạn và xóa các thư bạn vừa sao chép vào hộp thư lưu trữ của mình.

Làm thế nào để truy cập một hộp thư lưu trữ?

Đây là câu hỏi mà nhiều bạn có thể hỏi. Đây là câu trả lời.

• Outlook, bạn sẽ thấy một hộp thư bổ sung được gọi là ' Lưu trữ Trực tuyến - Địa chỉ Email của bạn '.
• Trong Outlook Web Access (OWA), Kho lưu trữ Trực tuyến được gọi là ' Lưu trữ tại chỗ - Tên của bạn '. Xem hình ảnh bên dưới.

Outlook Web Access:

Outlook 2013 và các phiên bản mới hơn:

Làm cách nào để tìm kiếm cả Outlook và Exchange Online của tôi?

Bạn có thể chọn tất cả các hộp thư trên trường tìm kiếm để tìm kiếm cả hộp thư chính và hộp thư lưu trữ. Điều này sẽ hiển thị kết quả của không chỉ hộp thư chính mà còn trực tuyến.

Tôi có thể cấp cho người khác quyền truy cập vào hộp thư lưu trữ đám mây của mình không?

Nếu người dùng cần quyền truy cập vào hộp thư lưu trữ đám mây của người dùng khác, thì phải cấp toàn quyền truy cập vào hộp thư của người dùng. Các quyền tương tự sẽ được cấp tự động cho hộp thư của người dùng.

Xin chúc mừng! Bạn đã tìm hiểu tổng quan về hộp thư lưu trữ office 365.

Cũng nên đọc : Làm thế nào để Mã hóa Email Office 365 một cách hiệu quả?

Bạn muốn cải thiện trải nghiệm Exchange Online của mình để có năng suất tốt hơn? Kiểm tra các mẹo và thủ thuật được đề cập ở đây .

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.