11 mẹo đơn giản cho Microsoft Teams (2022)

Dưới đây là các mẹo hữu ích dành cho Microsoft Teams sẽ hữu ích và tiết kiệm thời gian cho bạn.

Trước khi tôi bắt đầu, đây là một số điều bạn có thể làm:

• Chúng tôi đã viết hướng dẫn cho nhóm Microsoft những điều cơ bản thực sự thú vị để tìm hiểu.
• Chúng tôi cũng đã viết các bài đăng để cải thiện trải nghiệm Microsoft Teams của bạn để có năng suất tốt hơn. Kiểm tra các mẹo và thủ thuật được đề cập ở đây

Hãy đi sâu vào ngay.

1 Gửi email tới một kênh

2 Lưu các tin nhắn quan trọng

3 lệnh trong thanh tìm kiếm

4 Tùy chỉnh nền

5 Bản dịch

6 cuộc trò chuyện pop-out

7 Đề cập đến người dùng, nhóm hoặc kênh

8 đầu đọc nhập vai

9 Ghim những thứ quan trọng

9.1 Để ghim cuộc trò chuyện

9.2 Để ghim một kênh

10 Hiện và Ẩn nhóm

11 Kết hợp Wiki

Gửi email tới một kênh

Mặc dù một số công ty khởi nghiệp nhỏ bỏ qua e-mail và chỉ sử dụng tính năng trò chuyện, nhưng Microsoft nhận thức đúng đắn về mức độ phụ thuộc của hầu hết chúng ta trong doanh nghiệp quốc tế vào email. Rất may, bạn có thể gửi email đến một kênh từ outlook. Để làm điều này,

• Khởi chạy “ Microsoft Teams “
• Ở bên phải, chọn “ Nhóm ”
• Chọn kênh của một đội
• Nhấp vào Tùy chọn khác (…)
• Chọn " Nhận địa chỉ email "

• Sao chép địa chỉ email và gửi email từ outlook và chúng sẽ được gửi đến kênh.
• Nếu bạn chỉ muốn nhận email đến kênh từ những người gửi cụ thể, hãy nhấp vào " cài đặt nâng cao "

• Thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào " Lưu "

Lưu các tin nhắn quan trọng

Bạn có một tin nhắn quan trọng mà bạn cần kiểm tra lại sau không? Không cần phải lo lắng. Bạn có thể dễ dàng đánh dấu thư là đã lưu hoặc chưa đọc để có thể quay lại xem thư sau.

• Bạn có thể làm điều đó bằng cách lên đầu thư mà bạn muốn giữ lại / đánh dấu là chưa đọc
• Nhấp vào Tùy chọn khác  (…)
• Chọn " Đánh dấu là chưa đọc "

• Trong trường hợp bạn đã lưu trữ tin nhắn, bạn có thể truy cập nó bất kỳ lúc nào bằng cách chọn ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải của ứng dụng khách nhóm và chọn Đã lưu .

Các lệnh trong thanh tìm kiếm

Một tính năng ẩn khác mà bạn có thể không biết về các đội là các lệnh trên thanh tìm kiếm. Chúng là các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ chung trong nhóm. Cần một số trợ giúp về các đội? Chỉ cần nhập / trợ giúp trong thanh tìm kiếm.

Một số lệnh gạch chéo tốt nhất bao gồm:

• / Tệp - Hiển thị các tệp gần đây nhất được chia sẻ với bạn trên Nhóm.
• / GoTo - Cho phép bạn chuyển thẳng đến một kênh
• / Cuộc gọi - Bắt đầu cuộc gọi với người khác trong Nhóm
• / Help - Cung cấp hỗ trợ qua T-bot
• / Đã lưu - Đưa bạn đến các tin nhắn đã lưu của bạn

Chỉ cần nhập “ / ” trong thanh tìm kiếm trên các nhóm để xem các lệnh khác. Bạn có thể nhận được danh sách đầy đủ các lệnh tại đây .

Tùy chỉnh nền

Hội nghị truyền hình là một phương pháp đáng kinh ngạc để hợp nhất các nhóm, ít chú ý đến vị trí của khách hàng của bạn. Có thể như vậy, các cá nhân có thể do dự tham gia cuộc họp video nếu tình trạng của họ đang hỗn loạn hoặc đang chệch hướng. Microsoft Teams thay đổi tất cả những điều đó. Bạn có thể che khuất mọi thứ phía sau mình trong video để được bảo vệ toàn diện. Để làm điều này,

• Nhấp vào màn hình cài đặt âm thanh và video khi bạn tham gia cuộc họp
• Nhấp vào Tùy chọn khác (…)
• Nhấn vào " Làm mờ nền của tôi "

Bạn cũng có thể thêm hình nền tùy chỉnh như môi trường xung quanh văn phòng hoặc biểu tượng của nhà tuyển dụng, thay vì làm mờ nền. Microsoft cho biết họ đã thiết kế các hình nền tùy chỉnh để hỗ trợ bạn thay thế di sản lắp ráp thực tế của mình bằng một “văn phòng tại nhà tươi mới và sống động”. Để biết thêm về hình nền tùy chỉnh cho các đội, hãy nhấp vào đây .

Dịch

• Bạn làm việc trong một tập đoàn lớn. Nó có nhiều nơi làm việc. Một số có thể ở các địa điểm quốc tế đặc biệt. Trong thời đại của hệ thống kinh tế tự do và hoạt động rộng khắp, việc tìm kiếm các kỹ năng bạn muốn sẽ ít phức tạp hơn trong trường hợp bạn sẵn sàng đi tìm kiếm bên ngoài khu vực cá nhân của mình.
• Mặc dù bạn có lợi thế từ một kho kỹ năng kéo dài, nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ cần phải làm cho một số cuộc trò chuyện nhất định không bị lung tung trong bản dịch.
• Bản dịch tin nhắn nội tuyến duy trì mọi người trên trang web bình đẳng và nói bằng ngôn ngữ ưa thích của họ. Chỉ cần nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh một tin nhắn để dịch nó.

Trò chuyện cửa sổ bật lên

Một trong những bổ sung yêu thích của tôi cho Microsoft Teams là khả năng bật ra một cuộc trò chuyện trong Teams. Giờ đây, các nhóm cho phép bạn đưa ra các cuộc trò chuyện 1-1 hoặc tổ chức của bạn ngay trong một cửa sổ riêng biệt. Sau khi mở nó ra, bạn có thể thay đổi kích thước, đặt lại vị trí hoặc đóng cửa sổ theo ý muốn.

• Ở bên trái của Nhóm, chọn Trò chuyện để mở danh sách trò chuyện.
• Tìm cuộc trò chuyện bạn muốn.
• Chọn Tùy chọn khác Nút tùy chọn khác> Trò chuyện bật ra Hoặc nhấp đúp vào tên trò chuyện và bạn sẽ thấy một cửa sổ trò chuyện bật ra mới.

Đề cập đến người dùng, nhóm hoặc kênh

• Bạn cần đủ nổi bật để được chú ý trong một cuộc thảo luận hoặc nói chuyện trên kênh? Bạn có thể @ ghi nhớ họ bằng cách soạn “ @ ” và sau đó là tên của họ (không có dấu cách).
• Hãy tưởng tượng một kịch bản mà bạn phải nhận được sự cân nhắc của cả nhóm. Chỉ cần nhập @team , chọn nhóm và sau đó nhập tin nhắn của bạn. Nếu bạn chỉ cần @ nhớ một kênh cụ thể trong nhóm, bạn cũng có thể làm điều đó bằng cách soạn @channel , chọn tên kênh và sau đó soạn tin nhắn của mình.

Trình đọc nhập vai

• Đây là một trong những tính năng của nhóm Microsoft thường không được ghi nhận là chức năng dành riêng cho các tổ chức giảng dạy.
• Người đọc nhập vai đọc to văn bản trên kênh ở nhiều tốc độ khác nhau. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc nhận ra một văn bản hoặc bạn muốn nắm bắt thông tin ngay cả khi mắt bạn đang tập trung ở một nơi khác, thì Immersive Reader là một tính năng hữu ích.
• Nhấp vào ba dấu chấm trên bất kỳ thư nào và chọn người đọc từ menu thả xuống của bạn.

Ghim những thứ quan trọng

Sắp xếp những gì bạn thấy ở điểm cao nhất của khách hàng trong Nhóm của bạn bằng cách gắn kết mọi thứ. Một lợi ích mà tôi thường thấy hữu ích là khả năng ghim cuộc trò chuyện hoặc kênh.

Để ghim một cuộc trò chuyện

• Khởi chạy “ Microsoft Teams “
• Tìm cuộc trò chuyện bạn muốn ghim
• Nhấp vào Tùy chọn khác ( … )
• Chọn " Ghim "
• Bạn sẽ thấy cuộc trò chuyện ở đầu khách hàng của mình cho biết nó đã được ghim.
• Bạn luôn có thể bỏ ghim nó bất cứ lúc nào.

Để ghim một kênh

• Khởi chạy “ Microsoft Teams “
• Tìm kênh trong nhóm mà bạn muốn ghim.
• Nhấp vào Tùy chọn khác ( … )
• Chọn " Ghim "
• Sau đó, bạn sẽ thấy kênh ở đầu khách hàng của mình cho biết kênh đã được ghim.
• Bạn luôn có thể bỏ ghim nó bất cứ lúc nào.

Hiện và ẩn nhóm

• Hoàn thành công việc dễ dàng hơn trong khi bạn không có danh sách kênh không có cấu trúc để làm việc.
• Các tính năng từng là “ yêu thích ” và “ bị loại bỏ khỏi Mục yêu thích ” trên ứng dụng nhóm MS hiện đã được nâng cấp thành “ hiển thị ” và “ ẩn ”. Tính năng này đặc biệt quý giá đối với những con người cần tránh xa các số liệu thống kê bị đè nặng.
• Bạn có thể chọn kênh và nhóm nào bạn muốn xem và ẩn thư giãn khỏi giao diện của mình. Tuy nhiên, mặc dù bạn sẽ nhận được thông báo khi một người @ nhắc đến bạn, nhưng danh sách nhóm của bạn sẽ không quá lộn xộn.
• Chọn một đội hoặc tên kênh, nhấp vào  Tùy chọn khác (“…”), chọn “ ẩn ” để ẩn đội hoặc kênh. Cuộn xuống cuối trang để tìm các nhóm ẩn mà bạn cần xem lại.

• Cuộn xuống cuối trang để tìm các nhóm ẩn mà bạn cần xem lại.

Kết hợp Wiki

• Nếu bạn đã sử dụng Wiki trong nhóm, đây là tùy chọn tuyệt vời để cộng tác tốt hơn.
• Nhấp vào menu bên trái và chọn Wiki thay thế. Bạn sẽ được đưa đến trang trong nước của Wiki đến tab cá nhân của bạn, trong đó bạn có thể ghi chú và kiểm tra số liệu thống kê. bạn cũng có thể nhấp vào tab Tất cả để xem tóm tắt về từng Wiki mà bạn lo lắng.
• Bạn cũng có thể tải các ghi chú lên Wiki không công khai của mình ở bất kỳ đâu. Chỉ cần nhập / Wiki vào hộp văn bản nhóm và nhập nội dung của bạn.

Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã biết các mẹo dành cho Microsoft Teams.

Cũng nên đọc : Làm thế nào để sử dụng phòng Breakout trong nhóm Microsoft?

Tôi có bỏ lỡ điều gì không? Có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.